科學(xué)分析，全程管控，規(guī)范超市化采購(gòu)管理流程

謝磊

摘 要：超市化采購(gòu)是強(qiáng)化物資集中采購(gòu)管控，解決零星物資需求的重要方式。湖北公司統(tǒng)計(jì)分析近年來(lái)超市化采購(gòu)實(shí)施情況，優(yōu)化管理流程，利用“物資分類(lèi)矩陣”和采購(gòu)歷史“大數(shù)據(jù)分析”，定性與定量方式相結(jié)合，制訂超市化采購(gòu)目錄確定、調(diào)整的科學(xué)方法；加強(qiáng)對(duì)超市化采購(gòu)物資供應(yīng)商的履約情況監(jiān)控、考核；簡(jiǎn)化超市化請(qǐng)購(gòu)流程，最終用戶直接在系統(tǒng)中實(shí)施請(qǐng)購(gòu)，改變以往“逐條逐級(jí)”審批的流程，由物資管理部門(mén)批量監(jiān)督、審核，減少交叉重復(fù)工作，提高需求響應(yīng)速度；借鑒京東、天貓等大型B2C網(wǎng)站的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)超市化采購(gòu)信息系統(tǒng)功能，能夠?qū)Τ谢少?gòu)管理的持續(xù)改進(jìn)提供有價(jià)值的借鑒。

關(guān)鍵詞：超市化采購(gòu)；管理流程；請(qǐng)購(gòu)流程；物資品類(lèi)

中圖分類(lèi)號(hào)：F253.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.22.043

1 管理目標(biāo)描述

1.1 管理理念和策略

隨著物力集約化和精益管理工作的深入，超市化采購(gòu)范圍不斷擴(kuò)大，對(duì)解決零星物資采購(gòu)方式不統(tǒng)一和采購(gòu)效率低的問(wèn)題發(fā)揮了重要作用。目前，提高超市化采購(gòu)效率與服務(wù)水平成為擴(kuò)大物資集中采購(gòu)范圍、強(qiáng)化物資集中采購(gòu)管控的重要手段。湖北公司以夯實(shí)管理基礎(chǔ)、強(qiáng)化全程管控、提升工作質(zhì)效為出發(fā)點(diǎn)，將單價(jià)低、規(guī)格品種多、需求頻次高、市場(chǎng)供應(yīng)充足且采購(gòu)量難以準(zhǔn)確預(yù)測(cè)的物資納入超市化采購(gòu)范圍，同一品類(lèi)物資全年安排一兩采購(gòu)批次。通過(guò)近年來(lái)采購(gòu)數(shù)據(jù)的收集、積累，逐步建立科學(xué)的超市化采購(gòu)分析方法和循環(huán)改進(jìn)的工作模式，固化簡(jiǎn)明高效的管理流程，實(shí)現(xiàn)物資計(jì)劃從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)管理的轉(zhuǎn)化，從單純的需求響應(yīng)到全程管控的轉(zhuǎn)化，持續(xù)推進(jìn)物資集約化管理體系建設(shè)。

1.2 管理范圍和目標(biāo)

湖北公司促進(jìn)超市化采購(gòu)管理的范圍包括采購(gòu)目錄和物資分類(lèi)管理方法，物資需求預(yù)測(cè)及反饋修正，簡(jiǎn)化需求單位請(qǐng)購(gòu)流程，供應(yīng)商履約管控及評(píng)價(jià)考核。

要實(shí)現(xiàn)的管理目標(biāo)：通過(guò)建立規(guī)范可靠、簡(jiǎn)明高效的超市化采購(gòu)管理流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)超市化物資需求的科學(xué)分析和全面管控，有效提高湖北公司物資計(jì)劃管理水平，落實(shí)集中采購(gòu)主體責(zé)任，以服務(wù)質(zhì)量促進(jìn)管理水平提升。

1.3 管理體系及目標(biāo)值

1.3.1 科學(xué)確定目錄，滾動(dòng)修編

雖然國(guó)網(wǎng)公司明確了超市化采購(gòu)的適用范圍，但全省物資需求種類(lèi)繁多，需要一套科學(xué)、有效的方法來(lái)審定超市化采購(gòu)目錄。依據(jù)供應(yīng)鏈管理理論，從供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)和采購(gòu)成本2個(gè)維度建立物資分類(lèi)矩陣，整理超市化采購(gòu)適用的物資品類(lèi)，再組織不同專(zhuān)業(yè)需求部門(mén)專(zhuān)家，運(yùn)用德?tīng)柗品ㄓ懻?、修訂，形成采?gòu)目錄。按大類(lèi)、中類(lèi)預(yù)測(cè)需求，先由各地市預(yù)測(cè)，再全省范圍匯總分析，有效規(guī)避單一物資的預(yù)測(cè)偏差，為后期計(jì)劃、采購(gòu)的總體規(guī)模提供有價(jià)值的參考。經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)積累，根據(jù)實(shí)際執(zhí)行情況和項(xiàng)目、資金變化，運(yùn)用“大數(shù)據(jù)”理念迭代修正，既提高決策過(guò)程的科學(xué)性，又注重融合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并且具備執(zhí)行過(guò)程中的應(yīng)變能力。

1.3.2 簡(jiǎn)化請(qǐng)購(gòu)流程，事前管控

優(yōu)化完善信息系統(tǒng)功能，加大信息共享力度，科學(xué)處理基層單位差異化需求，提高工作效率和質(zhì)量，減少交叉和重復(fù)性勞動(dòng)。超市化采購(gòu)物資價(jià)格低、品種多、頻次高，所有請(qǐng)購(gòu)由主管部門(mén)、物資部門(mén)逐級(jí)審批，使得需求響應(yīng)周期拉長(zhǎng)，大量重復(fù)的簡(jiǎn)單勞動(dòng)用在了金額占比很小的物資上。按照“精簡(jiǎn)歸并、提高效率”的原則，設(shè)立管控標(biāo)準(zhǔn)和約束條件，由最終用戶直接在系統(tǒng)中完成請(qǐng)購(gòu)，物資管理部門(mén)定期監(jiān)督，隨時(shí)抽查請(qǐng)購(gòu)的合規(guī)情況，將“逐條逐級(jí)審批請(qǐng)購(gòu)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆虑敖y(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，事后批量審核”。

1.3.3 履約情況跟蹤，考核評(píng)價(jià)

開(kāi)展超市化采購(gòu)物資供應(yīng)商資質(zhì)能力核實(shí)，引導(dǎo)供應(yīng)商公開(kāi)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)內(nèi)容，提高超市化物資供應(yīng)服務(wù)水平。及時(shí)收集掌握供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、履約、服務(wù)過(guò)程中問(wèn)題和優(yōu)秀表現(xiàn)，鼓勵(lì)靈活運(yùn)用主動(dòng)配送、自主領(lǐng)用、供應(yīng)商配送與第三方配送等多種方式滿足物資需求，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商履約情況的動(dòng)態(tài)跟蹤。將存在失信行為的供應(yīng)商納入不良行為處理范圍，建立信用信息共建共享機(jī)制、黑名單制度和市場(chǎng)退出機(jī)制，強(qiáng)化處罰警示作用。依據(jù)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、履約情況、財(cái)務(wù)狀況等方面開(kāi)展供應(yīng)商分類(lèi)分級(jí)管理，加強(qiáng)分類(lèi)分級(jí)成果在采購(gòu)環(huán)節(jié)的應(yīng)用，堅(jiān)持“質(zhì)量?jī)?yōu)先、價(jià)格合理、誠(chéng)信共贏”的采購(gòu)原則。

1.3.4 管理指標(biāo)及目標(biāo)值

為落實(shí)超市化采購(gòu)管理的各項(xiàng)內(nèi)容，提高工作質(zhì)效，設(shè)立超市化采購(gòu)執(zhí)行率，超市化采購(gòu)供應(yīng)商評(píng)分二項(xiàng)管理指標(biāo)，見(jiàn)表1. 2 主要管理做法

2.1 流程圖

超市化采購(gòu)管理流程如圖1所示。

2.2 關(guān)鍵點(diǎn)說(shuō)明

2.2.1 科學(xué)制定采購(gòu)目錄

2.2.1.1 依據(jù)供應(yīng)鏈管理理論分析

依據(jù)供應(yīng)鏈管理理論分析超市化采購(gòu)物資品類(lèi)。企業(yè)所需物資可以從供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)和采購(gòu)成本2個(gè)維度劃分為戰(zhàn)略類(lèi)、瓶頸類(lèi)、常規(guī)類(lèi)和杠桿類(lèi)，形成物資分類(lèi)矩陣，見(jiàn)圖2.

根據(jù)超市化采購(gòu)對(duì)物資特性的要求，常規(guī)類(lèi)，比如辦公用品、五金材料、勞保用品等；杠桿類(lèi)，比如鋼材、建材、輔助設(shè)備設(shè)施等是適用于超市化采購(gòu)的物資品類(lèi)。

2.2.1.2 依據(jù)歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)劃分

依據(jù)歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)劃分超市化采購(gòu)物資品類(lèi)。從采購(gòu)頻次和平均單次采購(gòu)金額2方面對(duì)物資種類(lèi)進(jìn)行量化分析。首先篩選出實(shí)際采購(gòu)頻次超過(guò)平均值的物資種類(lèi)，然后篩選出平均單次采購(gòu)金額小于5萬(wàn)/次的物資種類(lèi)。將2次分析所得出的物資類(lèi)別對(duì)比，得出采購(gòu)頻次高且單次采購(gòu)金額低的物資品類(lèi)，納入超市化采購(gòu)范圍。

通過(guò)上述定性與定量分析相結(jié)合，制定出超市化采購(gòu)初級(jí)目錄，用于各專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)專(zhuān)家討論，再進(jìn)一步增減、修訂。

2.2.2 超市化采購(gòu)系統(tǒng)功能分析

超市化采購(gòu)系統(tǒng)可借鑒京東、天貓等大型B2C網(wǎng)站的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)簡(jiǎn)潔明了的用戶界面、智能化的操作指引，使最終用戶直接執(zhí)行請(qǐng)購(gòu)操作。

2.2.2.1 可視化功能

為物資需求單位提供友好的可視化界面，展示物資品名、對(duì)應(yīng)的圖片、單價(jià)、現(xiàn)貨數(shù)量、廠商和技術(shù)參數(shù)、功能介紹等詳細(xì)信息。通過(guò)超市采購(gòu)平臺(tái)，需求單位可直接與供應(yīng)商進(jìn)行信息交流，更加快捷地了解物資性能、庫(kù)存信息或交貨周期，簡(jiǎn)化供應(yīng)環(huán)節(jié)，縮短采購(gòu)周期。

2.2.2.2 自助申購(gòu)功能

需求單位在超市化采購(gòu)的物資范圍內(nèi)對(duì)所需商品進(jìn)行選擇，經(jīng)確認(rèn)后向供應(yīng)商發(fā)送需求，供應(yīng)商直接依據(jù)需求信息發(fā)貨。平臺(tái)提供多維度檢索方式，需求單位可在平臺(tái)上對(duì)不同物資、供應(yīng)商比選，實(shí)現(xiàn)自助申購(gòu)。

2.2.2.3 實(shí)時(shí)評(píng)價(jià)功能

物資到貨后，需求單位可通過(guò)平臺(tái)對(duì)每筆訂單的產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)商服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)需求單位“一單一評(píng)”，積累歷史業(yè)績(jī)，對(duì)供應(yīng)商實(shí)施動(dòng)態(tài)量化考核，結(jié)果可用于引導(dǎo)訂貨和物資管理部門(mén)決策參考。

2.2.2.4 訂單執(zhí)行跟蹤功能

物資供應(yīng)部門(mén)和需求單位可以在平臺(tái)上實(shí)時(shí)查詢訂單的流轉(zhuǎn)和執(zhí)行情況，包括物資的發(fā)貨、到貨時(shí)間、在途時(shí)間等信息，有助于過(guò)程控制和需求單位的生產(chǎn)安排。

〔編輯：劉曉芳〕