城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題的思考

黃桂華

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科學(xué)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理也隨著時(shí)代的腳步不斷創(chuàng)新。城建檔案管理在城市建設(shè)中占有非常重要的地位。在新時(shí)代的背景下，采取措施提高城建檔案管理的數(shù)字化水平，極大程度地滿足相關(guān)人員對(duì)檔案管理的需求，是相關(guān)工作人員亟須考慮的問(wèn)題。為了促進(jìn)城建工作的發(fā)展，城建檔案管理工作需要提高自身數(shù)字化建設(shè)的水平。因此，闡述了城建檔案管理建設(shè)存在的問(wèn)題，僅供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案；檔案管理；數(shù)字化技術(shù)；計(jì)算機(jī)

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.24.033

我國(guó)的檔案管理工作以傳統(tǒng)的管理模式為主，存在很多弊端，比如數(shù)字化水平低、員工素質(zhì)有待提高等，這些問(wèn)題成為了我國(guó)檔案管理發(fā)展的絆腳石。因此，對(duì)檔案管理數(shù)字化水平進(jìn)行全面提升，不斷改變管理理念，是我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展進(jìn)步的必經(jīng)之路。一些城建單位還在用傳統(tǒng)的檔案管理方式，多依賴于人工操作，這些對(duì)單位的發(fā)展和數(shù)字化的實(shí)踐造成了不利影響，對(duì)城建企業(yè)自身發(fā)展也不利。隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及城建系統(tǒng)數(shù)字化進(jìn)程的逐步深入，給城建檔案管理帶來(lái)了前所未有的巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)，也給城建檔案管理帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的“實(shí)體檔案”管理模式受到了全新的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，文件的接收、儲(chǔ)存、應(yīng)用和文件的真實(shí)性、完整性受到了巨大的沖擊，擺在我們面前的緊迫任務(wù)是怎樣使城建檔案數(shù)字化建設(shè)加快、使數(shù)字化技術(shù)得到充分利用。此外，電子檔案的管理也漸漸被納入數(shù)字化建設(shè)的日程中。

1 城建檔案數(shù)字化技術(shù)概述

檔案信息化發(fā)展達(dá)到一定階段后，就產(chǎn)生了檔案數(shù)字化，它對(duì)檔案工作由傳統(tǒng)管理變?yōu)楝F(xiàn)代管理有促進(jìn)作用，對(duì)傳統(tǒng)利用模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代利用模式也有促進(jìn)作用。現(xiàn)代化檔案管理采用了現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，比如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)。應(yīng)用這些科學(xué)技術(shù)，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向“無(wú)紙”的數(shù)字載體進(jìn)行了轉(zhuǎn)變，使工程檔案資料的數(shù)字存儲(chǔ)和查閱得以實(shí)現(xiàn)。

1.1 數(shù)字化技術(shù)

信息的離散化表述、感知、定量、處理、控制、傳遞、存貯，以數(shù)字電子計(jì)算機(jī)軟硬件、協(xié)議、周邊設(shè)備為基礎(chǔ)的集成技術(shù)就是數(shù)字化技術(shù)。在檔案數(shù)字化技術(shù)中，把紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)換成“數(shù)字”載體是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)之一，是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可使用的數(shù)字信息的過(guò)程，應(yīng)用現(xiàn)代掃描技術(shù)是紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成“數(shù)字”載體的過(guò)程。這種數(shù)字化掃描技術(shù)使用計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備等硬件設(shè)備，符合城建紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求。

1.2 城建檔案的分類

城建檔案紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成“數(shù)字”載體的設(shè)備就是掃描設(shè)備。目前，依照檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，需要從紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)換成“數(shù)字”載體的檔案為：科技檔案，包括對(duì)城市基本建設(shè)、生產(chǎn)等活動(dòng)反映的檔案；文書(shū)檔案，即對(duì)行政、黨務(wù)管理等活動(dòng)反映的檔案；照片檔案，即對(duì)視察工程項(xiàng)目的照片、施工的照片、各種活動(dòng)的照片等反映的檔案。

1.3 數(shù)字化文件的要求

對(duì)數(shù)字化文件的質(zhì)量技術(shù)要求包括圖像的頁(yè)面清晰可辨，不能有雜點(diǎn)、黑邊等存在于數(shù)字圖像中；圖像的偏斜角度不能大于1°，圖像的偏斜不可以超過(guò)頁(yè)面內(nèi)半個(gè)文字。

2 存在的問(wèn)題

城建企業(yè)中應(yīng)用電子檔案還屬于新興事物，與紙質(zhì)文檔相比，雖然優(yōu)勢(shì)很大，但也存在很多不足。

2.1 安全系數(shù)低

對(duì)于使用數(shù)字設(shè)備生成的電子檔案，只要其中一個(gè)操作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就造成全部文檔均無(wú)法確定。電子數(shù)據(jù)的易復(fù)制性、易改動(dòng)性、易消失性和網(wǎng)絡(luò)的易被侵害性給電子檔案的安全保密帶來(lái)了極大的威脅。這些是如今數(shù)字化檔案管理存在的較為突出的問(wèn)題。此外，對(duì)于有些缺乏責(zé)任感的管理人員，未進(jìn)行較好的備份和存檔，導(dǎo)致文件損毀現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。

2.2 信息管理水平不高

城建檔案管理的概念比較陳舊，并沒(méi)有隨時(shí)代的發(fā)展而出現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的改變。在我國(guó)城建單位中，信息管理水平仍處于初級(jí)階段，而檔案處理還處于人工操作階段，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)很低。這個(gè)文件管理模式不是真正意義上的數(shù)字化。在我國(guó)，信息技術(shù)的工作尚處于起步階段，應(yīng)用時(shí)間不長(zhǎng)，各種技術(shù)裝備的配置不完善。由于信息技術(shù)是推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的根本保證，因此，大量的軟件和硬件設(shè)施有待改進(jìn)。同時(shí)，由于缺乏文件管理的經(jīng)驗(yàn)，城建單位檔案管理的錯(cuò)誤也將浪費(fèi)資源和企業(yè)的資金。

2.3 對(duì)數(shù)字化檔案的管理不重視

城建單位通常對(duì)加快城建工程的建設(shè)較為注重，卻對(duì)單位檔案建設(shè)忽視。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展不能夠起到實(shí)質(zhì)性的作用，不重視檔案管理工作和庫(kù)藏檔案資源的管理，對(duì)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的重要性沒(méi)有充分意識(shí)到，未改變封閉守舊的檔案管理觀念，導(dǎo)致檔案管理電子化的建設(shè)受到了影響。

3 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略

3.1 統(tǒng)籌規(guī)劃，注意風(fēng)險(xiǎn)防控

城建檔案數(shù)字化建設(shè)屬于很復(fù)雜的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術(shù)、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)以及政策等各個(gè)方面。要統(tǒng)籌策劃，科學(xué)、合理設(shè)計(jì)，并進(jìn)行嚴(yán)格的管理，從而保證安全。規(guī)劃和立項(xiàng)時(shí)，要將檔案數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)防控當(dāng)作非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)密的科學(xué)論證，并將經(jīng)費(fèi)預(yù)算做好。建設(shè)城建檔案數(shù)字化的信息系統(tǒng)時(shí)，要保證系統(tǒng)平臺(tái)的可擴(kuò)展性、前瞻性、安全性和兼容性，要有合理的備份策略，穩(wěn)定、安全的操作系統(tǒng)，可靠、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)備份系統(tǒng)，功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)容錯(cuò)能力等；滿足業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，不違反計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)，設(shè)計(jì)與相關(guān)檔案工作相符；系統(tǒng)必須具備可移植性、易操作性、安全性、開(kāi)放性、可擴(kuò)展性以及兼容性，還要記錄完備操作日志，具有嚴(yán)格的權(quán)限管理功能；加密存儲(chǔ)和傳輸屬于機(jī)密級(jí)的數(shù)字化檔案信息，保證檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的安全；對(duì)進(jìn)口的計(jì)算機(jī)和數(shù)字化轉(zhuǎn)換工具進(jìn)行安全保密檢查，沒(méi)有問(wèn)題后才能使用。

3.2 做好備份工作

在城建檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)存儲(chǔ)介質(zhì)和設(shè)備的選用上，要選擇質(zhì)量可靠和成熟技術(shù)的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)，并將設(shè)備定期檢測(cè)、更新、存儲(chǔ)介質(zhì)、技術(shù)升級(jí)和技術(shù)跟蹤等工作做好；做好

載體更新和數(shù)據(jù)遷移工作，以免設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)的老化而引發(fā)一些問(wèn)題；加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)遷移和載體更新的監(jiān)督管理，檢驗(yàn)經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)換之后的檔案信息，對(duì)其結(jié)構(gòu)、背景信息、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí)，并保證數(shù)字檔案的真實(shí)性和完整性；定期備份檔案，防止人禍天災(zāi)等突發(fā)事件造成數(shù)字檔案的毀滅性破壞，對(duì)于一些珍貴的檔案，日過(guò)條件允許，則要利用各種介質(zhì)、格式以及軟硬件進(jìn)行異地保存。

3.3 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

信息技術(shù)的日新月異為檔案數(shù)字化帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員要適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展的需要，不斷學(xué)習(xí)，提高自身的素質(zhì)。在信息大環(huán)境下，相關(guān)工作人員應(yīng)提升自身的管理操作能力，以高度的修養(yǎng)和敬業(yè)精神面對(duì)數(shù)字化技術(shù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)；要根據(jù)當(dāng)今時(shí)代的數(shù)字化特征，積極學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，并進(jìn)行理論知識(shí)和檔案管理實(shí)踐的有效運(yùn)用，積極創(chuàng)新，從而提高自身的管理能力。因此，城建部門需要增加檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提升檔案管理人員對(duì)信息化的掌握程度，打造一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著公開(kāi)信息程度逐漸的變高，相應(yīng)的檔案社會(huì)性質(zhì)也在慢慢強(qiáng)化，使檔案利用范圍也在慢慢增大。檔案管理工作者要根據(jù)實(shí)際情況，實(shí)事求是地開(kāi)展工作，明確工作目標(biāo)，并不斷改進(jìn)和完善檔案管理制度，慢慢地將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉蠒r(shí)代特征的新模式。城建檔案信息應(yīng)順應(yīng)當(dāng)今發(fā)展形勢(shì)的需求，把目光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，對(duì)檔案采用數(shù)字化技術(shù)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，使其更好地服務(wù)于社會(huì)。

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〔編輯：張思楠〕