如何做好高校會(huì)務(wù)工作探析

詹映靜

摘 要：會(huì)務(wù)工作是高校辦公室人員的一項(xiàng)重要工作，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則繁瑣、枯燥。要做好高校會(huì)務(wù)工作，要求辦公室工作人員具備耐心和細(xì)心，高度重視會(huì)務(wù)工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，做到會(huì)前精細(xì)籌備、會(huì)中有序管理、會(huì)后及時(shí)總結(jié)反思。同時(shí)，辦公室人員還需要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高綜合工作能力。才能將會(huì)務(wù)工作科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；才能更好地發(fā)揮會(huì)議的實(shí)質(zhì)作用，適應(yīng)學(xué)院的發(fā)展，更好的為學(xué)院的發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校；會(huì)務(wù)工作；提高；服務(wù)

中圖分類號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.03.036

1 會(huì)前精細(xì)化籌備階段

1.1 科學(xué)、合理地做好會(huì)議策劃

遵照領(lǐng)導(dǎo)指示，根據(jù)會(huì)議的名稱、參會(huì)人員、人數(shù)、具體時(shí)間、地點(diǎn)，進(jìn)行詳細(xì)的方案策劃。科學(xué)的規(guī)劃工作小組，做到分工明確，責(zé)任落實(shí)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后，下發(fā)到各相關(guān)部門。

1.2 廣發(fā)通知、密切聯(lián)系

會(huì)議通知是籌備會(huì)議的基礎(chǔ)性工作。通知的內(nèi)容必須完整、文字簡(jiǎn)潔，不能出現(xiàn)歧義。通知應(yīng)盡快發(fā)布，盡可能讓參會(huì)人員有足夠的時(shí)間處理其他工作。會(huì)務(wù)人員與參會(huì)人員應(yīng)保持密切聯(lián)系，告知其相關(guān)重要事項(xiàng)。如對(duì)外會(huì)議，主辦方提出的臨時(shí)性改動(dòng)要及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作、協(xié)助處理突發(fā)情況。

1.3 會(huì)務(wù)材料、用品的準(zhǔn)備

高校會(huì)務(wù)工作的類型主要是學(xué)術(shù)交流和黨政類會(huì)議居多。不同類型的會(huì)議，會(huì)務(wù)工作需要準(zhǔn)備的會(huì)議材料、會(huì)議用品也不同。工作小組應(yīng)根據(jù)會(huì)議不同類型、主題的要求，做好充分、細(xì)致的準(zhǔn)備。大型的會(huì)議需要準(zhǔn)備相關(guān)資料，如：會(huì)議須知、會(huì)議主題相關(guān)材料、議程等，應(yīng)當(dāng)做到文字簡(jiǎn)潔，內(nèi)容全面，排版整潔。如需購(gòu)買會(huì)務(wù)用品，如：水果、點(diǎn)心等，須盡早購(gòu)買，保證質(zhì)量?jī)?yōu)良、數(shù)量充足。

1.4 密切與各工作小組聯(lián)系

1.4.1 協(xié)調(diào)好多媒體設(shè)備保障工作

根據(jù)會(huì)議議程需要，聯(lián)系相關(guān)部門調(diào)配好多媒體設(shè)備，與操作員溝通確定麥克風(fēng)的數(shù)量、擺放位置。如需播放影像短片、PPT文件等需提前拷貝到會(huì)議使用的電腦中，提前演練，確保萬(wàn)物一失。

1.4.2 協(xié)調(diào)好后勤保障工作

會(huì)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與后勤部門溝通，做好會(huì)場(chǎng)電路的檢修，確保會(huì)議期間電力供應(yīng)通暢；提前做好參會(huì)人員用車統(tǒng)計(jì)，根據(jù)實(shí)際需要做好交通車的調(diào)配工作，及時(shí)將車輛信息告知與會(huì)人員；如需用餐，應(yīng)提前統(tǒng)計(jì)好用餐人數(shù)、協(xié)調(diào)好用餐地點(diǎn)、確定用餐標(biāo)準(zhǔn)和菜式等。

1.4.3 協(xié)調(diào)好安保工作

大型會(huì)議應(yīng)注意協(xié)調(diào)好安保工作。安保工作小組應(yīng)提前定點(diǎn)擺放好交通指引標(biāo)識(shí)，做好校內(nèi)交通指引，指揮車輛按照指定位置停放，確保會(huì)場(chǎng)周邊交通通暢，避免交通擁堵。會(huì)議期間，應(yīng)派工作人員定時(shí)巡查會(huì)場(chǎng)周邊環(huán)境，確保會(huì)議安全有序進(jìn)行。

1.4.4 協(xié)調(diào)好宣傳工作

會(huì)議新聞稿件的撰寫(xiě)，需要提前通知宣傳小組配齊相關(guān)宣傳設(shè)備，準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。在會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中做好相片采集，會(huì)后做好合影安排，如合影有場(chǎng)地要求，應(yīng)提前確定、溝通，以免影響合影質(zhì)量。同時(shí)，一些會(huì)議還需要在會(huì)議結(jié)束后進(jìn)行采訪，應(yīng)提前做好準(zhǔn)備。

1.4.5 細(xì)致做好會(huì)場(chǎng)布置工作

會(huì)場(chǎng)布置是會(huì)前工作的最后一項(xiàng)，至關(guān)重要，要做到嚴(yán)格要求，力求精細(xì)。根據(jù)會(huì)場(chǎng)實(shí)地情況和參會(huì)人員名單，科學(xué)的制定座次表，并在工作群發(fā)布，張貼會(huì)場(chǎng)座位表，防止出現(xiàn)會(huì)場(chǎng)混亂。主席臺(tái)嘉賓座位牌的擺放應(yīng)嚴(yán)格按照排名順序。會(huì)務(wù)用品整潔，擺放整齊，根據(jù)會(huì)議需要，將議程、相關(guān)文件材料印制后，連同便簽、筆、橡皮擦等整理整齊，擺放于桌面。茶水的擺放位置務(wù)必整齊。會(huì)議召開(kāi)前一小時(shí)，要認(rèn)真檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)更正，以免影響會(huì)議的正常召開(kāi)。

2 會(huì)中做好管理工作

2.1 做好會(huì)場(chǎng)指引工作

禮儀人員熱情接待參會(huì)人員，組織其有序簽到，并發(fā)放會(huì)議相關(guān)材料。根據(jù)會(huì)議座位安排，引導(dǎo)其有序就座，提醒其關(guān)閉手機(jī)，對(duì)于參會(huì)人員的疑問(wèn)應(yīng)禮貌回答。

2.2 做好會(huì)中服務(wù)工作

會(huì)議期間根據(jù)氣溫調(diào)整好室內(nèi)溫度、備好茶水、水果等。會(huì)中服務(wù)的禮儀也是一門重要學(xué)問(wèn)，服務(wù)人員應(yīng)著裝整潔，不披頭散發(fā)，盡量不要佩戴首飾。根據(jù)會(huì)議的時(shí)間長(zhǎng)度，適時(shí)給來(lái)賓添加茶水。服務(wù)時(shí)應(yīng)根據(jù)來(lái)賓、領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)排序有序的進(jìn)行。工作人員在會(huì)場(chǎng)走動(dòng)時(shí)，避免動(dòng)作粗魯，分散與會(huì)人員注意力，影響會(huì)議進(jìn)行。

2.3 協(xié)助處理好會(huì)場(chǎng)突發(fā)事件

會(huì)議期間工作人員應(yīng)在會(huì)場(chǎng)附近，密切關(guān)注會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)情況。如發(fā)生緊急情況，應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，積極協(xié)調(diào)處理，盡量減少對(duì)會(huì)議的影響。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)也要盡快完成。

2.4 維護(hù)好會(huì)場(chǎng)秩序

會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中，工作人員應(yīng)排除一切可能干擾會(huì)議順利進(jìn)行的不良因素。提前做好相關(guān)措施，杜絕會(huì)場(chǎng)附近出現(xiàn)吵鬧等影響會(huì)議進(jìn)行的行為。

2.5 組織參會(huì)人員有序離場(chǎng)

會(huì)議結(jié)束后工作人員應(yīng)禮貌提醒與會(huì)人員檢查并帶齊隨身物品，有序組織其離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。與會(huì)人員離開(kāi)后，應(yīng)及時(shí)檢查會(huì)場(chǎng)是否有遺留物品。如有物品遺留，應(yīng)妥善保管，及時(shí)與失主聯(lián)系。重要物品則應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)按照領(lǐng)導(dǎo)指示處理。

2.6 做好會(huì)務(wù)記錄

會(huì)議記錄必須語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、條例清晰。會(huì)議精神、會(huì)議決定和決議、重大事件的安排、發(fā)言者的觀點(diǎn)和意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)清楚記載，不得更改內(nèi)容或隨意增減。

3 會(huì)后總結(jié)思考

3.1 會(huì)后及時(shí)總結(jié)、反饋

會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)做好會(huì)場(chǎng)清理。根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)決定是否收回相關(guān)材料，如需回收則必須一一清查，如有丟失應(yīng)及時(shí)追回。會(huì)議材料的保存將有助于完成會(huì)后歸檔工作。應(yīng)由專人對(duì)材料進(jìn)行妥善保管。及時(shí)跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)報(bào)告的撰寫(xiě)和新聞宣傳報(bào)道。會(huì)議記錄、新聞宣傳報(bào)道內(nèi)容是否正確、完整等都要嚴(yán)格把關(guān)，特別是參會(huì)人姓名應(yīng)確保無(wú)誤。如有需要，可在將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給參會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)要和會(huì)宣傳報(bào)道有助于傳達(dá)會(huì)議精神，促進(jìn)會(huì)議決策的落實(shí)。

3.2 會(huì)后認(rèn)真反思、解決難題

會(huì)務(wù)組工作人員應(yīng)客觀、全面的分析會(huì)務(wù)工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。反思會(huì)務(wù)工作中遇到的難題，試圖尋找解決方案；剖析工作中做得不夠到位的地方，虛心改正，以免在以后的工作中出現(xiàn)同樣的錯(cuò)誤。只有在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、認(rèn)真思考、虛心改正，才能提高會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量和效率。

3.3 制定激勵(lì)機(jī)制

在每次會(huì)議總結(jié)中，應(yīng)當(dāng)做到獎(jiǎng)懲公正。對(duì)于在工作中有出色表現(xiàn)的人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?lì)，提高其工作的積極性。對(duì)于在工作中失誤或玩忽職守的工作人員，應(yīng)追究其責(zé)任，以便其以后更好的完成工作。

4 注重學(xué)習(xí)，提高會(huì)務(wù)工作能力

4.1 提高會(huì)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力

時(shí)代在發(fā)展，工作觀念和工作要求也在不斷變化，工作人員在日常工作中的不僅要保持積極向上的工作熱情，還要保持認(rèn)真的學(xué)習(xí)態(tài)度，做到善于自學(xué)、善于互學(xué)。同時(shí)，還應(yīng)具有創(chuàng)新精神，與時(shí)俱進(jìn)。只有通過(guò)學(xué)習(xí)才能進(jìn)步。認(rèn)真借鑒現(xiàn)時(shí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)，不斷提高思想覺(jué)悟、提高工作效率，提升業(yè)務(wù)工作水平。

4.2 提高會(huì)務(wù)人員的工作積極性

高校辦公室工作人員日常工作較多、相對(duì)枯燥、壓力大。在工作中避免不了遇到各種各樣的困難，時(shí)間長(zhǎng)久容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。辦公室人員應(yīng)在工作中多交換意見(jiàn)，互相切磋，善于站在別人的立場(chǎng)思考。在同事需要幫助時(shí)，應(yīng)給予他們支持和照顧。遇到困難應(yīng)該一起面對(duì)，共同克服。和諧、融洽的工作氛圍，可以促進(jìn)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，有利于提高工作質(zhì)量和工作效率。

5 結(jié)語(yǔ)

會(huì)議安排是辦公室人員團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力的體現(xiàn)，要提高高校會(huì)務(wù)工作水平，工作人員應(yīng)該時(shí)刻保持認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，努力做到會(huì)前精細(xì)化籌備、會(huì)中有序的管理、會(huì)后客觀全面的總結(jié)反饋。同時(shí)，要求辦公室人員在工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，努力提升理論水平和實(shí)踐操作能力。只有這樣才能將會(huì)務(wù)工作規(guī)范化、科學(xué)化；才能適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展，為學(xué)院的發(fā)展服務(wù)。

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