實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的路徑分析

薛文清

摘 要：檔案管理現(xiàn)代化是一項綜合性系統(tǒng)工程，也是信息環(huán)境發(fā)展的新形勢下對檔案管理工作提出的新要求。本文對檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題進(jìn)行了分析，提出了一些實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效策略。希望能給檔案管理工作提供有益的參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；策略

【中圖分類號】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】1008-1216（2017）03B-0041-02

檔案管理現(xiàn)代化是信息技術(shù)背景下對檔案管理工作提出的要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢。只有實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，如何促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化是擺在檔案工作人員面前的重要課題。本文就檔案管理現(xiàn)代化的問題進(jìn)行探討與分析。

一、檔案管理現(xiàn)代化的概念

檔案管理現(xiàn)代化，是指用科學(xué)的思想、現(xiàn)代化的管理設(shè)備、管理手段等對檔案進(jìn)行有效管理，使檔案管理工作取得更高的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益。檔案管理人員要充分發(fā)揮工作的主動性、積極性與創(chuàng)造性，針對傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足進(jìn)行改革，使管理系統(tǒng)化、智能化、信息化。如可以利用電腦完成對檔案的輸入、輸出、打印、修改、查詢等工作，電腦具有鑒別、診斷、篩選等功能，可以用電腦做好檔案的鑒定工作。利用縮微照相技術(shù)可以對紙質(zhì)載體的重要檔案進(jìn)行縮微復(fù)制。檔案管理現(xiàn)代化具有儲存信息量大、占用實體空間小、效率高等特點，能夠快速提供檔案信息，電子檔案作為新型的信息載體，會逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這是一種發(fā)展趨勢。

科技的發(fā)展為檔案管理現(xiàn)代化提供了優(yōu)勢平臺，社會的發(fā)展對檔案管理提出了更高的要求，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化也是檔案工作發(fā)展的必然。1946年美國制成了世界上第一臺計算機，在經(jīng)歷了不斷的改進(jìn)與創(chuàng)新之后，計算機已經(jīng)成為人們生活與工作的重要工具。進(jìn)入21世紀(jì)，電子計算機已經(jīng)在檔案事業(yè)中被廣泛應(yīng)用，眾多的系統(tǒng)軟件，利用計算機管理已經(jīng)成為檔案管理工作的常態(tài)，現(xiàn)代化的檔案管理具有很多優(yōu)越性，如速度快、效率高、系統(tǒng)性強、保存時間長、資源共享、檢索快捷等。檔案管理現(xiàn)代化是一個動態(tài)的概念，隨著科技的不斷發(fā)展，必然會增添新的內(nèi)容。

二、檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題

（一）檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度不高

實現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化重要條件，也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。為了實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，我國從20世紀(jì)80年代就開始了檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作，國家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件。由于檔案復(fù)雜性，造成了我國檔案管理缺乏統(tǒng)一性，檔案管理各自為政、自給自足。各單位的檔案發(fā)展水平不同，通常是根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件進(jìn)行硬件建設(shè)，選擇硬件設(shè)備，機型各種各樣，水平高低不一。目前研制的不少檔案應(yīng)用軟件不符合國際標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化水平不高、數(shù)據(jù)不完善，出現(xiàn)了大多數(shù)檔案無主題標(biāo)引、共享性差的問題。國家在這方面沒有發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，檔案發(fā)展思路與目的不清晰。如果任這種情況不斷發(fā)展，必然會給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與資源共享造成隱患。可見標(biāo)準(zhǔn)化程度不高直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，出現(xiàn)了許多低水平的重復(fù)建設(shè)，計算機檔案管理系統(tǒng)只停留在輔助管理功能位置，無法得到長足發(fā)展。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理現(xiàn)代化需要高素質(zhì)的專業(yè)人才，但由于檔案管理專業(yè)人員數(shù)量不足，延誤了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程?，F(xiàn)代管理隊伍通常由檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員、高級檔案管理人員三個層次構(gòu)成。高級檔案管理人員應(yīng)該具備較高的理論水平、政策執(zhí)行能力以及較高的文化素養(yǎng)和現(xiàn)代管理技術(shù)，能根據(jù)檔案管理的實際情況制定檔案管理政策，具有較強的組織與決策能力。隨著檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化不斷推進(jìn)，新形勢對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理工作人員學(xué)歷層次不高，缺乏掌握現(xiàn)代管理技術(shù)的專業(yè)人員，既懂檔案管理和現(xiàn)代化技術(shù)，又懂社會科學(xué)與經(jīng)濟管理的高素質(zhì)人才可謂鳳毛麟角。檔案管理人員素質(zhì)不高，檔案管理的新方法、新技術(shù)無法在檔案管理工作中有效推廣，對于檔案管理中遇到的新問題、新情況，無法有效解決。檔案管理人員配置不合理，及檔案管理人員整體素質(zhì)不高，制約著檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。

（三）檔案管理現(xiàn)代化資金投入不足

經(jīng)費的不足，從根本上影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理現(xiàn)代化作用的認(rèn)識不足，致使資金投入不足。一些現(xiàn)代化的設(shè)備也無力購置，特別是基層單位情況更不容樂觀，檔案室建設(shè)相當(dāng)簡陋，基礎(chǔ)條件較差，缺乏安全措施，相當(dāng)一部分檔案室建設(shè)不達(dá)標(biāo)、不規(guī)范，更談不上檔案室建設(shè)的自動化、數(shù)字化。投入的不足，制約著檔案管理現(xiàn)代化。

三、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的策略

（一）加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先要加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案管理現(xiàn)代化的重要特征是使用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行管理，通過嚴(yán)密的分工與協(xié)作，提高檔案管理效率與質(zhì)量。信息時代為檔案管理的現(xiàn)代化提供了優(yōu)勢條件，但檔案的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更需要按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)。如各類檔案的數(shù)據(jù)的交換、信息的傳遞、資料的共享等，都需要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來運行，形成規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，這些都是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本條件。在檔案管理過程中，有的單位往往強調(diào)本單位的特殊性，導(dǎo)致管理方式不能更改，這其實是拒絕標(biāo)準(zhǔn)化、不采用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理的做法，影響了檔案的現(xiàn)代化管理。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定與實行需要花費巨大的人力與物力，不但涉及到數(shù)據(jù)格式等細(xì)節(jié)，還會涉及到運行環(huán)境等因素，所要解決的課題較為復(fù)雜，所以必須統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，凝聚力量，不斷推進(jìn)。

（二）實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

檔案管理隊伍要強化現(xiàn)代化管理意識，樹立現(xiàn)代化管理理念，這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。檔案管理人員如果缺乏現(xiàn)代化管理意識，就不會認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化的意義，就會影響到檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。在檔案管理過程中，工作人員要勇于實踐，善于用先進(jìn)的管理技術(shù)與手段，用先進(jìn)的管理方法，改變傳統(tǒng)檔案管理中輕檔案利用、等客上門、封閉保守等做法，實施主動服務(wù)模式，實現(xiàn)開放性服務(wù)。只有引進(jìn)現(xiàn)代管理理論與方法，才能使檔案管理從舊有經(jīng)驗式管理，向科學(xué)的現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。

（三）加強對檔案管理人才的培養(yǎng)

強化檔案管理人才的培養(yǎng)，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要因素。檔案室管理現(xiàn)代化對檔案管理工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。不僅具有檔案管理方面的理論知識與技能，還要具有一定的經(jīng)濟與信息技術(shù)等綜合技能與知識。要始終把提高檔案管理工作人員的素質(zhì)作為檔案管理現(xiàn)代化工作的重中之重。加強檔案管理隊伍建設(shè)，應(yīng)該從培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才切入，把具有技術(shù)技能的人才充實到檔案現(xiàn)代化管理隊伍當(dāng)中。同時，要注重加強繼續(xù)教育，采取多種形式，實施多方位的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理與服務(wù)技能，培養(yǎng)一支素質(zhì)高、思想過硬、技術(shù)先進(jìn)、關(guān)念前衛(wèi)的檔案管理隊伍。

（四）加大資金投入

從我國目前的檔案管理來看，很多單位在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，都遇到了設(shè)備陳舊、檔案室簡陋等問題，有的甚至還沿用人工記錄的方式，這些都是資金不足造成的。因此，要提高檔案現(xiàn)代化管理水平，就必須更新觀念，加深對檔案現(xiàn)代化建設(shè)重要意義的認(rèn)識，從根本上改變檔案管理設(shè)備陳舊、管理方法落后的狀況，提高檔案管理現(xiàn)代化的工作效率，加快檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

四、結(jié)束語

檔案管理現(xiàn)代化是一項綜合性的系統(tǒng)工程，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理工作人員要充分認(rèn)識檔案管理現(xiàn)代化的意義，調(diào)動各方面的力量，彼此協(xié)調(diào)與合作，使檔案管理現(xiàn)代化形成一個科學(xué)的完整的體系，善于利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，加大檔案管理工作的投入，提高檔案管理現(xiàn)代化的效率，更好地為社會發(fā)展與經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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