信息化背景下高校檔案服務(wù)策略分析

郭曉文

（赤峰學(xué)院 機(jī)關(guān)黨總支，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

信息化背景下高校檔案服務(wù)策略分析

郭曉文

（赤峰學(xué)院 機(jī)關(guān)黨總支，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，我國(guó)的許多領(lǐng)域開(kāi)始想著信息化智能化的方向發(fā)展，高校檔案也逐漸從紙質(zhì)版的形式向著電子信息的形式發(fā)展，檔案服務(wù)也是如此.隨著社會(huì)形式的改變，人們開(kāi)始對(duì)高校檔案的服務(wù)要求越來(lái)越高、越來(lái)越多.以前的檔案服務(wù)難以滿足人們的這種需求了，所以在這種社會(huì)形勢(shì)下就需要對(duì)高校檔案的服務(wù)進(jìn)行改變.如何仔細(xì)的研究當(dāng)前的信息化北京下的高校檔案服務(wù)存在的一些問(wèn)題，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出一些有見(jiàn)解性的措施，最終使得高校檔案的服務(wù)更加完善.

信息化；高校檔案；服務(wù)；研究；措施

我國(guó)高校檔案一直受到各方的重視，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，在這種背景下，高校檔案服務(wù)的模式也受到相關(guān)方面的重視.高校檔案的工作在高校的管理工作中起著非常關(guān)鍵的作用.但是在信息化時(shí)代，高校檔案和檔案服務(wù)正在面對(duì)著許多以前沒(méi)有遇到過(guò)的問(wèn)題，所以本文從對(duì)高校檔案存在的一些問(wèn)題，并提出一些有效的措施以完善信息化背景下高校檔案的服務(wù).

1 檔案信息服務(wù)概念的界定

檔案信息服務(wù)可以分為兩個(gè)層次，一個(gè)是從廣義方面來(lái)定義的，還有一個(gè)就是從狹義方面進(jìn)行定義的.在廣義方面來(lái)說(shuō)，它就是為了使用戶對(duì)檔案信息的一些需求所進(jìn)行的檔案信息溝通、傳送，最終滿足客戶的需求，服務(wù)客戶的一系列活動(dòng).而從檔案的狹義方面來(lái)說(shuō)就是檔案的相關(guān)工作人員在客戶有對(duì)檔案需求為了滿足客戶要求而對(duì)檔案進(jìn)行獲取和利用的整個(gè)工作過(guò)程.而本文的高校檔案信息服務(wù)是從后者進(jìn)行分析的，檔案的最終目的就是為了通過(guò)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念、程序使用戶的需求得到滿足.這樣的服務(wù)理念會(huì)使整個(gè)社會(huì)的檔案信息化服務(wù)水平得到很大程度的提高，最終使高校檔案工作受到教育的相關(guān)部門(mén)的重視.

當(dāng)前我國(guó)的高校檔案服務(wù)已經(jīng)無(wú)法滿足了不斷變化的社會(huì)形勢(shì)的需求，所以適當(dāng)有效的對(duì)高校檔案的服務(wù)模式進(jìn)行改革創(chuàng)新是迫切需要的，也是必然的，尤其是隨著信息化時(shí)代的到來(lái).通過(guò)對(duì)高校檔案服務(wù)進(jìn)行完善，這樣也在一定程度使我國(guó)的教育事業(yè)得到向前的發(fā)展.通過(guò)對(duì)信息化時(shí)代對(duì)高校檔案服務(wù)的需求，最終建立健全完善的服務(wù)體系，是其在教育工作中發(fā)揮著更重要的作用.

2 信息化背景下高校檔案服務(wù)工作中存在著一些問(wèn)題

2.1 檔案服務(wù)途徑以及形式比較單一

我國(guó)的檔案起源很早，檔案有著悠久的歷史.然而在服務(wù)途徑上卻比較單一，大部分都是通過(guò)面對(duì)面的方式完成服務(wù)的，很少有電話服務(wù)、傳真服務(wù)等這類(lèi)現(xiàn)代的服務(wù)形式，更沒(méi)有通過(guò)郵件、網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)的渠道進(jìn)行檔案服務(wù)的.當(dāng)前信息化已經(jīng)蔓延到我國(guó)的各行各業(yè)，在這種背景下，高校檔案服務(wù)卻還是缺少借助當(dāng)前發(fā)達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案服務(wù)的形式，這無(wú)疑就就使高校檔案的服務(wù)方式的弊端暴露出來(lái).高校檔案的服務(wù)一般都是以學(xué)校自己為服務(wù)中心，所有的工作僅僅限制在高校的校園中，這就無(wú)形的與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展脫軌.還有就是，有調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)的高校檔案服務(wù)的工作范圍一般都是以復(fù)印檔案、開(kāi)具檔案證明以及檔案的查詢工作為主.高校檔案很少有檔案陳展、檔案目錄信息以及檔案咨詢服務(wù)等的服務(wù)形式.所以說(shuō)高校檔案服務(wù)的形式和途徑比較單一，缺乏多樣性，也沒(méi)有跟上時(shí)代的要求，最終影響到了高校檔案資源的利用以及開(kāi)發(fā)等工作，使高校檔案沒(méi)有完全發(fā)揮到它的功能.

2.2 高校檔案館的館藏?cái)?shù)量比較少，檔案管理不規(guī)范

高校檔案的館藏?cái)?shù)量較少，在很大程度上直接影響到高校的檔案信息全面性.當(dāng)一些用戶對(duì)檔案有一些需求時(shí)，由于高校檔案信息不全面，檔案的價(jià)值沒(méi)有充分的表現(xiàn)出來(lái)，最終使用戶的要求無(wú)法滿足，影響到高校的檔案服務(wù)質(zhì)量和形象.導(dǎo)致高校檔案館藏?cái)?shù)量不足的原因有兩個(gè)，一個(gè)就是歷史原因造成的，許多的高校檔案對(duì)政治檔案比較重視，而忽視一般的檔案，這樣時(shí)間一長(zhǎng)，就會(huì)使得高校的檔案的政治檔案比重越來(lái)越大，導(dǎo)致高校檔案的資源比較匱乏，形式也向著單一化的趨勢(shì)發(fā)展.除此之外就是通過(guò)用許多時(shí)間和精力收藏的政治檔案如果沒(méi)有使客戶的需求得到滿足，就會(huì)使得高校檔案的價(jià)值沒(méi)有完全的發(fā)揮，最終使檔案館藏?cái)?shù)量和質(zhì)量都會(huì)降低，影響到高校檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展.還有一個(gè)原因就是在高校或者高校的檔案館進(jìn)行合并的時(shí)候，相關(guān)的工作人員沒(méi)有對(duì)合并的檔案資料進(jìn)行及時(shí)的整理和匯總，也沒(méi)有完成好檔案合并的交接和保存等工作.在這種情況下很有可能造成一些比較重要的高校檔案資料出現(xiàn)缺失.高校檔案的管理工作不到位也會(huì)造成檔案館藏種類(lèi)和數(shù)量減少，最終使高校檔案的資源沒(méi)有被充分的利用和價(jià)值的完全體現(xiàn).

2.3 高校檔案管理人員的素質(zhì)普遍不是很高

現(xiàn)代信息化已經(jīng)幾乎充斥著我國(guó)的各行各業(yè)，在信息化背景下就使得我國(guó)的檔案迫切需要改革和創(chuàng)新.這種形勢(shì)下，我國(guó)的高校檔案不單單局限在對(duì)檔案的復(fù)印以及查詢的工作層面上，需要通過(guò)利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，建立健全對(duì)檔案信息收集、篩選以及整理等工作的系統(tǒng).所以在這種形式下就必須提高檔案相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，使得工作人員的職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)都得到提高，這樣才會(huì)適合信息化背景下的高校檔案服務(wù)以及管理工作.但是在現(xiàn)階段，我國(guó)許多高校的高校檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)比較匱乏和計(jì)算機(jī)操作能力比較低.不能長(zhǎng)期很好的服務(wù)檔案工作，最終制約著我國(guó)高校檔案服務(wù)工作的進(jìn)一步發(fā)展.

3 信息化背景下改善高校檔案服務(wù)的一些策略

3.1 強(qiáng)化高校檔案信息服務(wù)理念，堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)原則

隨著我國(guó)社會(huì)形式的不斷變化，信息化也在迅速的發(fā)展，這種背景下也促使我國(guó)的教育工作方式、途徑等都向著多元化的趨勢(shì)發(fā)展.所以要想使我國(guó)高校檔案服務(wù)的途徑以及形式單一的局面得到轉(zhuǎn)變，高校檔案的相關(guān)工作人員就需要對(duì)檔案的服務(wù)以及管理工作重新定位.通過(guò)對(duì)問(wèn)題的認(rèn)真分析，找到在信息化背景下的高校檔案管理工作和其他教育工作發(fā)展的差距所在.然后對(duì)高校檔案的管理工作以及服務(wù)工作理念進(jìn)行改革和創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案信息化的服務(wù)理念.通過(guò)利用先進(jìn)的信息技術(shù)，擴(kuò)展高校檔案信息服務(wù)的渠道，使高校檔案的價(jià)值得到充分的發(fā)揮.除此之外，高校檔案的服務(wù)工作還是要從“以人為本”的服務(wù)原則開(kāi)展服務(wù)工作，以用戶需求為中心進(jìn)行相關(guān)的檔案服務(wù)工作，提供更加貼心的服務(wù)，使用戶的需求得到很好的滿足.

3.2 強(qiáng)化高校檔案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立更加完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在信息化的大背景下，高校檔案要想長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，就必須在對(duì)檔案的管理工作時(shí)以服務(wù)為重心.通過(guò)對(duì)高校檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，利用先進(jìn)的信息資源對(duì)高校檔案進(jìn)行整合，最終為用戶提高方便、快捷的服務(wù)，使得高校的檔案的服務(wù)形式和途徑單一的局面得到很大的改善.除此之外就是建立更加完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這是高校檔案工作的基礎(chǔ)，只有有著更加全面的檔案資源才會(huì)滿足用戶、師生對(duì)檔案資源的要求.所以要想實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)就必須對(duì)高校的檔案投入更多的人力和財(cái)力，再通過(guò)對(duì)現(xiàn)代信息的配合，最終為檔案的相關(guān)工作人員更加便捷的檔案查詢工作以及減少了對(duì)檔案的日常管理的工作量，節(jié)省了大量的時(shí)間，也在一定程度上節(jié)省了人力.但是全面并且高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)有著以下的特點(diǎn)：（1）檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)有自身的特色，通過(guò)在檔案的服務(wù)過(guò)程中突出檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)自身的服務(wù)特色，使服務(wù)質(zhì)量得到提高，讓用戶得到很好的體驗(yàn).（2）重視檔案的實(shí)效性，在不斷變化的社會(huì)形勢(shì)下，信息更是不斷發(fā)生變化的，在這種情況下就需要及時(shí)的開(kāi)發(fā)用戶新需求的檔案服務(wù)，只有這樣不斷的改善，才不會(huì)與社會(huì)脫鉤.所以就需要對(duì)高校檔案的信息資源進(jìn)行不定時(shí)的更新個(gè)補(bǔ)充，使得檔案資源更加豐富，能滿足各種用戶的需求.（3）以用戶的需求為中心，只有滿足不同的用戶對(duì)檔案的不同需求，檔案服務(wù)工作才能長(zhǎng)久的發(fā)展下去.所以在這種情況下，可以根據(jù)不同的用戶的不同檔案需求建立完善不同的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案得到充分的利用，也使檔案資源得到了豐富.

3.3 強(qiáng)化高校檔案管理隊(duì)伍，提高檔案相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)

通過(guò)對(duì)高校檔案管理隊(duì)伍的強(qiáng)化，使得高校檔案相關(guān)的工作人員的職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)得到提升.通過(guò)對(duì)高校檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，豐富管理工作人員的專業(yè)知識(shí)，使其更好的適應(yīng)和服務(wù)檔案工作.除此之外還會(huì)使得檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平得到提高，面對(duì)信息化的檔案工作時(shí)更加得心應(yīng)手.這樣建立健全了高校檔案的管理和服務(wù)體系，更好的為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù).最后就是，高校檔案的工作人員需要優(yōu)化提升，需要引進(jìn)一些對(duì)高校檔案工作有著熱情，能夠吃苦耐勞，有著活躍的思維的工作人員.無(wú)論如何，只有高校檔案管理的工作人員的綜合素質(zhì)比較高，就能給用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù).

4 結(jié)束語(yǔ)

計(jì)算機(jī)已經(jīng)成了21世紀(jì)發(fā)展的主流，信息化也在社會(huì)的方方面面得到迅速的發(fā)展.我們的生活已經(jīng)離不開(kāi)了這些先進(jìn)技術(shù)的支持，它是我們社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力.信息化時(shí)代下，人們不再靠體力進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)，而是向著智能化的方向發(fā)展.所以，在信息化背景下，高校檔案的服務(wù)工作也不會(huì)僅僅限制在對(duì)檔案的復(fù)印、查詢的工作層面上，而是向著更加智能化、多元化的趨勢(shì)發(fā)展，這也是社會(huì)前進(jìn)的必然.當(dāng)前我國(guó)高校的檔案服務(wù)工作雖然進(jìn)行了一些改革和創(chuàng)新，但是在信息化的背景下仍然存在許多的問(wèn)題，所以需要檔案的相關(guān)工作人員對(duì)其進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案的全面化，為用戶提供更加全面、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使我國(guó)的檔案事業(yè)得到不斷的發(fā)展.

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2016-10-13