如何有效發(fā)揮電廠兼職檔案員的作用

姜仙

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）01-000-01

摘 要 在電廠的發(fā)展過程中，檔案發(fā)揮著重要作用，而兼職檔案員作為一手資料的收集、整理和階段性保管人員，也成為了檔案工作最重要的人力資源。如何有效發(fā)揮兼職檔案員的作用，是電廠檔案管理工作的一個重點。本文通過對新豐熱電廠兼職檔案員的管理方法進行分析，提出完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系、明確人員職責(zé)、推行崗位培訓(xùn)、建立考核制度、實行激勵機制等相應(yīng)對策，尋求促進電力企業(yè)檔案管理工作的新機制。

關(guān)鍵詞 電力企業(yè) 兼職檔案員 檔案

電力企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案發(fā)揮著重要作用，而優(yōu)秀的檔案員作為知識和智力的載體，也成為了檔案工作最重要的資源。除了專職檔案員，電廠各部門都有兼職檔案員，這些兼職檔案員負責(zé)各部門第一手檔案資料的收集、整理、階段性保管和移交檔等工作，這些工作都是電廠檔案工作必不可少的基礎(chǔ)。如何調(diào)動大家的積極性，充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，這是一個必須重視的問題。下面以新豐熱電廠為例，探討一下如何調(diào)動兼職檔案員的積極性，充分發(fā)揮他們在檔案管理工作中的作用。

一、完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

按照檔案集中保管、集中利用的原則，電廠綜合部一般設(shè)有檔案室，有專職檔案員一名或多名，具體負責(zé)全廠檔案的管理工作及日常利用工作。此外，綜合部、黨委工作部、工會、賬務(wù)部、人力資源部、市場開發(fā)部、供應(yīng)部、安全環(huán)保部、燃料管理部、設(shè)備部、運行部等各部門，按照不同的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容，各部部長會按工作需要指定一名或多名兼職檔案員。這些兼職檔案員除了能接觸到部門的第一手資料外，還必須認真、細致、負責(zé)。

新豐熱電廠檔案室將各專、兼職檔案員組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成全廠的檔案管理人力資源體系。以廠發(fā)文件《關(guān)于建立新豐熱電廠檔案管理網(wǎng)絡(luò)的通知》將檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖公布，對各專職、兼職檔案員身份進行確定。如果部門兼職檔案員有變動，網(wǎng)絡(luò)圖也隨即變動，同樣以廠發(fā)文《關(guān)于調(diào)整新豐熱電廠檔案管理網(wǎng)絡(luò)的通知》的形式進行公布。

同樣，新豐熱電廠通過《關(guān)于調(diào)整新豐熱電廠檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》的廠發(fā)文件，將廠領(lǐng)導(dǎo)及各部門的部長也納入了檔案管理的體系。這樣，包括廠長、部門領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案員和兼職檔案員，自上而下、各部門參與，形成一個完整的檔案管理人力資源體系。

二、明確各兼職檔案員職責(zé)

兼職檔案員要做的基本工作，就是將本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)有保存價值的文件材料進行收集和積累，按照檔案管理制度的要求進行簡單的立卷存檔，滿足平時本部門臨時查閱的需要，并按要求建立文件材料的目錄臺帳。

每年初，兼職檔案員要在歸檔時間內(nèi)按歸檔范圍的要求，向檔案室移交本部門上一年度的檔案。向檔案室移交時，應(yīng)按要求填寫移交清冊，并履行簽字手續(xù)。

新豐熱電廠通過下發(fā)《新豐熱電廠兼職檔案管理員工作標準》，規(guī)定了兼職檔案員工作內(nèi)容與要求、責(zé)任與權(quán)限。在每年的十二月份，下發(fā)文件《關(guān)于做好20**年度檔案移交工作的通知》，該通知對各部門的文件歸檔文件類別與內(nèi)容、保管期限及移交時間提出明確要求。明確了自己工作的具體內(nèi)容，兼職檔案員工作起來感到有的放矢。

三、積極開展檔案培訓(xùn)

對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，是提高兼職職檔案員的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力、規(guī)范檔案管理工作制度和程序的重要途徑。

新豐熱電檔案室檔案專工每年精心組織檔案培訓(xùn)材料，結(jié)合本電廠檔案管理實踐，引用檔案管理實例，形象地介紹檔案重要性及檔案法規(guī)的宣傳，生動地講解文書檔案、科技檔案、實物檔案等處理規(guī)范與立卷歸檔的組織，普及推行部門立卷的涵義、意義、方法及業(yè)務(wù)技巧等。通過培訓(xùn)，一方面加強了兼職檔案員對檔案工作法律法規(guī)相關(guān)檔案政策的學(xué)習(xí)，另一方面增強了兼職檔案員對檔案工作的價值、意義、責(zé)任等方面的認識，更主要的是能督促他們掌握檔案工作的基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能此。

新豐熱電廠還多次開展檔案知識競賽。通過答卷的形式，來強化記憶檔案相關(guān)的法律、法規(guī)及管理知識，也能提高大家對檔案工作的興趣和重視，其實這也是另一種培訓(xùn)形式。

四、建立健全考核制度

長期以來，干多干少一個樣，干好干壞一個樣，一直是影響電廠檔案工作效率的重要因素。電廠各兼職檔案員有各自不同的工作崗位，業(yè)務(wù)面不同，忙、閑不平衡，承受的壓力也不同。兼職檔案員在完成本職工作的同時，還要兼顧檔案管理的職能，其實也不容易。建立健全考核制度，按移交檔案的數(shù)量、質(zhì)量、速度來進行公正評價，對表現(xiàn)突出的兼職檔案員給予合理的獎勵，對于不能按時、按質(zhì)、按量移交部門檔案資料的兼職檔案員，提出考核意見。有獎有罰，能使兼職檔案員真正重視自己檔案員這一角色，在日常工作中重視自己的檔案管理工作，從而提高檔案工作效率。

任何管理者都知道，工作效率的高低關(guān)鍵取決于下級在上級不在場時的表現(xiàn)，取決于他們在沒有更具體的指示時是否仍舊發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性。電廠檔案工作中，兼職檔案員的人力資源管理不容忽視。只有“以人為本”，建立健全相應(yīng)制度，采取不同措施，充分激發(fā)兼職檔案員的能動性，才能有效發(fā)揮他們的作用，才能促進電廠檔案工作規(guī)范、持久的發(fā)展，從而為電廠自身的發(fā)展提供更多的知識支撐。

只有充分重視兼職檔案員的能動性，“以人為本”，合理安排，才能促使電廠檔案管理工作規(guī)范、持久的發(fā)展，從而為電廠自身的發(fā)展提供更多的知識支撐。

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