醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的發(fā)展及其應(yīng)用分析

王麗

摘要：在國(guó)家對(duì)醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)大量投入的背景下，醫(yī)院對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理需求也越來越大。本文通過對(duì)X醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理模式的剖析，得出大多數(shù)公立醫(yī)院目前科研經(jīng)費(fèi)管理的現(xiàn)狀；同時(shí)對(duì)X醫(yī)院原有的科研經(jīng)費(fèi)管理中存在的弊端進(jìn)行了深入的分析，從而提出引進(jìn)新科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的必要性和迫切性。文章還對(duì)X醫(yī)院新引進(jìn)的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用模塊進(jìn)行了介紹，總結(jié)了這套系統(tǒng)在X醫(yī)院的應(yīng)用價(jià)值。最后，提出了這套系統(tǒng)在后續(xù)應(yīng)用中需要進(jìn)一步改進(jìn)的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 科研經(jīng)費(fèi) 管理系統(tǒng) 發(fā)展 應(yīng)用

醫(yī)院的科研經(jīng)費(fèi)管理是醫(yī)院科研管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它不僅關(guān)系到醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)科學(xué)的預(yù)算、分配、使用，還可以促進(jìn)醫(yī)院科研建設(shè)的發(fā)展。隨著醫(yī)療體制改革的日益深化，近幾年，科技廳、財(cái)政廳、教育部等相關(guān)部門對(duì)醫(yī)院科研項(xiàng)目的資金投入越來越大?？蒲姓n題的增多，科研經(jīng)費(fèi)的逐年加大，對(duì)醫(yī)院在科研經(jīng)費(fèi)管理的精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)化等方面都提出了更高的要求。醫(yī)院原有經(jīng)費(fèi)管理模式的弊端開始顯現(xiàn)，一些大型醫(yī)院已經(jīng)開始與軟件公司合作，借助信息化手段，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行精細(xì)化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理。本文以H省某三甲醫(yī)院為例（以下簡(jiǎn)稱X醫(yī)院），通過分析新引進(jìn)的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的基本模式，探討其能解決的問題及需要完善之處，謹(jǐn)供各醫(yī)院管理者借鑒和參考。

一、X醫(yī)院及其原有的科研經(jīng)費(fèi)管理模式

（一）X醫(yī)院的簡(jiǎn)介

X醫(yī)院是H省某知名三甲?？菩葬t(yī)院，醫(yī)院的研究所在某些專業(yè)領(lǐng)域也有一定的影響力和知名度。近年來，X醫(yī)院還經(jīng)常和協(xié)作單位進(jìn)行深層次交流，加強(qiáng)基礎(chǔ)與臨床的結(jié)合，注重科研的開展，使醫(yī)療、教學(xué)、科研同步發(fā)展。醫(yī)院的科研課題逐年增加，據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，截至2015年，X醫(yī)院立項(xiàng)課題就有600多項(xiàng)，還不包括院內(nèi)課題。2015年廳局級(jí)、省部級(jí)、國(guó)家級(jí)等課題收入達(dá)到677萬。

（二）X醫(yī)院原有的科研經(jīng)費(fèi)管理模式

1.科研經(jīng)費(fèi)使用手工本登記報(bào)銷

和大多數(shù)醫(yī)院一樣，X醫(yī)院的科研經(jīng)費(fèi)主要依賴課題本進(jìn)行手工登記報(bào)銷。一個(gè)項(xiàng)目設(shè)立一個(gè)經(jīng)費(fèi)本，由課題負(fù)責(zé)人保管。為了不影響科研人員日常報(bào)銷工作，財(cái)務(wù)科一般到年末才把經(jīng)費(fèi)本統(tǒng)一收齊，來核對(duì)余額，核對(duì)工作量很大?？蒲腥藛T也害怕報(bào)銷，因?yàn)檎翌I(lǐng)導(dǎo)簽字走流程，耗時(shí)長(zhǎng)，他們通常積累半年的發(fā)票一起簽字報(bào)銷，實(shí)效性差。

2.手工統(tǒng)計(jì)科研經(jīng)費(fèi)獎(jiǎng)勵(lì)

科教科對(duì)科研人員的獎(jiǎng)勵(lì)經(jīng)費(fèi)等采取手工統(tǒng)計(jì)的管理方式，紙質(zhì)進(jìn)行分配。由于某些科研人員同時(shí)有好幾個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)獎(jiǎng)勵(lì)，科教科要先按項(xiàng)目進(jìn)行分配，再按人員匯總給財(cái)務(wù)科發(fā)放?？蒲腥藛T也無法隨時(shí)查詢到獎(jiǎng)勵(lì)的分配情況。

二、X醫(yī)院原有科研經(jīng)費(fèi)管理模式中存在的弊端

（一）管理工具無法實(shí)現(xiàn)事前與事中控制

雖然OA辦公系統(tǒng)下面有一套科研項(xiàng)目基礎(chǔ)信息管理模塊，記錄項(xiàng)目的基本信息情況，包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、下?lián)芙?jīng)費(fèi)、配套經(jīng)費(fèi)等基本信息情況。但由于無法提供課題和科目的計(jì)劃額度、支出數(shù)、結(jié)余數(shù)，所以這個(gè)模塊形同虛設(shè)，讓管理者無法做到事前和事中控制，只能事后控制。而且X醫(yī)院目前多數(shù)課題從立項(xiàng)到結(jié)題都是跨年度的，要求連續(xù)核算?？蒲薪?jīng)費(fèi)來源渠道的不同，科研項(xiàng)目數(shù)量的攀升，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算都提出了更高的要求，使得專門處理科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)人員工作量較為繁重。

（二）管理工具無法適應(yīng)趨嚴(yán)的外部監(jiān)管要求

監(jiān)管部門越來越嚴(yán)格，課題審計(jì)越來越規(guī)范，醫(yī)院配合檢查難度增加?？蒲姓n題在中期和結(jié)題的時(shí)候，監(jiān)管部門經(jīng)常會(huì)讓醫(yī)院出具課題執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。醫(yī)院科教科和財(cái)務(wù)科每次都需要花費(fèi)很大的人力物力來配合監(jiān)管的執(zhí)行。由于目前這種模式受人為影響較大，存在一定的漏記或錯(cuò)記的風(fēng)險(xiǎn)。若經(jīng)費(fèi)本一旦丟失，該項(xiàng)目的科研情況將無從考究。這種信息化脫節(jié)的管理方式給科研經(jīng)費(fèi)的管理帶來了很多不可控的因素。

（三）管理工具無法滿足科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理需求

科研經(jīng)費(fèi)使用不合理，醫(yī)院在科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算控制方面缺乏有效的技術(shù)手段。部分科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人認(rèn)為科研經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)下來以后就可以自由支配了，因而在經(jīng)費(fèi)使用上并沒有按照計(jì)劃合同書在規(guī)定的預(yù)算范圍進(jìn)行使用，有些甚至出現(xiàn)課題結(jié)題后，課題負(fù)責(zé)人還在報(bào)銷的情況。特別是2012年1月1日?qǐng)?zhí)行新的醫(yī)院會(huì)計(jì)制度后，科研核算科目分類細(xì)化，收、支、余分別在三個(gè)科目進(jìn)行反映，無法再沿用以往對(duì)單一科目余額赤字控制預(yù)算的方法來控制預(yù)算超支。

以上這些弊端的存在，使得X醫(yī)院原有的科研經(jīng)費(fèi)管理模式跟不上整個(gè)醫(yī)院的科研體系發(fā)展，X醫(yī)院迫切需要一個(gè)統(tǒng)一的、科學(xué)的、現(xiàn)代化的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，將課題從立項(xiàng)、預(yù)算編制、申報(bào)、審批、資金撥付、經(jīng)費(fèi)支出、結(jié)題等各個(gè)環(huán)節(jié)通過模塊管理整合起來。

三、X醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理的新系統(tǒng)及其應(yīng)用。

（一）新系統(tǒng)流程圖

新系統(tǒng)流程圖見圖1。

（二）新系統(tǒng)的構(gòu)成

新系統(tǒng)主要有四個(gè)模塊組成：網(wǎng)上查詢模塊、網(wǎng)上報(bào)銷模塊、網(wǎng)上追加模塊和OA銜接模塊。

1.網(wǎng)上查詢模塊

該模塊主要便于課題負(fù)責(zé)人直接在網(wǎng)上查看屬于自己的課題項(xiàng)目，以及課題的計(jì)劃金額、撥入金額、支出金額、結(jié)余額度。財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理人員也可以實(shí)時(shí)追蹤每個(gè)課題的開支明細(xì)和結(jié)余狀況。

2.網(wǎng)上報(bào)銷模塊

課題負(fù)責(zé)人可以直接在網(wǎng)上填寫執(zhí)行單（見圖2），實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷，在報(bào)銷的過程中，系統(tǒng)會(huì)顯示課題的剩余額度以及顯示課題的凍結(jié)資金，自動(dòng)限制課題報(bào)銷的金額，科目可用余額，報(bào)銷科目。同時(shí)，對(duì)于填寫錯(cuò)誤的執(zhí)行單，課題負(fù)責(zé)人可以編輯修改，也可以撤銷單據(jù)。每筆經(jīng)費(fèi)支出都有對(duì)應(yīng)的科目選擇，如材料費(fèi)、設(shè)備費(fèi)，出版文獻(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)事務(wù)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)等。

3.網(wǎng)上追加經(jīng)費(fèi)模塊

經(jīng)費(fèi)調(diào)整流程按設(shè)定的金額權(quán)限處理，在一定額度內(nèi)的由財(cái)務(wù)科審批。

4.OA系統(tǒng)銜接模塊

經(jīng)費(fèi)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把報(bào)銷單提交給OA，然后自動(dòng)發(fā)起流程，領(lǐng)導(dǎo)可以在OA內(nèi)直接審核單據(jù)，審核的同時(shí)可以看到報(bào)銷單的所有信息，目前還可以查看到發(fā)票的拍照信息，以及發(fā)票的明細(xì)信息。

（三）新系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)分析

經(jīng)過近兩年的使用，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)管理工作，確實(shí)為醫(yī)院帶來了至少四方面的亮點(diǎn)。

1.提高了財(cái)務(wù)管理的工作效率

首先，將預(yù)算管理、財(cái)務(wù)管理、科研經(jīng)費(fèi)管理集成到一個(gè)統(tǒng)一的應(yīng)用平臺(tái)；其次，采用系統(tǒng)簡(jiǎn)化錄入和自動(dòng)對(duì)接功能之后，不僅減少了科教和財(cái)務(wù)人員繁瑣的手工勞動(dòng)，保證了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)錄入的可靠性，而且實(shí)現(xiàn)了科教科和財(cái)務(wù)科之間的數(shù)據(jù)有效及時(shí)的溝通，確保了數(shù)據(jù)的一致性。

2.提高了科研人員的報(bào)銷效率

課題人員報(bào)銷項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)時(shí)走網(wǎng)上的簽字審批流程，減少等候領(lǐng)導(dǎo)簽字時(shí)間，讓科研人員能將更多的精力投入到研究中，調(diào)動(dòng)了科研人員的積極性，提高了科研工作效率。另外，系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)量大，提供的信息快而且準(zhǔn)確，同時(shí)節(jié)省了大量人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率。

3.增強(qiáng)了科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理

加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)的規(guī)范化報(bào)銷管理和OA協(xié)同審核管理，使用系統(tǒng)后，系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)先設(shè)定的預(yù)算控制方案，隨時(shí)給出提醒，實(shí)現(xiàn)了事前、事中、事后的經(jīng)費(fèi)控制系統(tǒng)，避免資金使用上的隨意性，使相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解資金執(zhí)行進(jìn)度和實(shí)際使用情況，并做出合理的決策，使科研經(jīng)費(fèi)使用的預(yù)算制度真正得以實(shí)施，科研管理更加規(guī)范化和制度化，提高了科研項(xiàng)目管理的質(zhì)量。

4.樹立了科研人員成本核算的意識(shí)

新系統(tǒng)設(shè)置了接口，可以統(tǒng)計(jì)以下幾張報(bào)表：經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度表，經(jīng)費(fèi)執(zhí)行預(yù)警表，經(jīng)費(fèi)執(zhí)行分析表等。系統(tǒng)對(duì)科研支出的分類也進(jìn)行了明細(xì)設(shè)置，可以讓管理者了解各個(gè)報(bào)銷科目的占比。對(duì)不同來源的經(jīng)費(fèi)，不同的報(bào)銷內(nèi)容和金額，分別設(shè)置審核權(quán)限和流程，做到有據(jù)可查。

（四）小結(jié)

X醫(yī)院的新系統(tǒng)上線后，課題組、科教科、財(cái)務(wù)科都在系統(tǒng)中擔(dān)任不同的角色，對(duì)這個(gè)系統(tǒng)按其職能進(jìn)行不同的操作，并設(shè)置相應(yīng)的查詢權(quán)限。系統(tǒng)對(duì)這些角色加以定義，并針對(duì)不同的環(huán)節(jié)將相關(guān)制度嵌套在系統(tǒng)中。一切科研活動(dòng)的申請(qǐng)及審批，都將走電子化會(huì)簽的流程，通過系統(tǒng)對(duì)整個(gè)科研活動(dòng)加以控制。另外改變了科教科傳統(tǒng)手工統(tǒng)計(jì)科研人員獎(jiǎng)勵(lì)的模式，提高科教科和財(cái)務(wù)科的工作效率和準(zhǔn)確性。

四、對(duì)新系統(tǒng)后續(xù)改進(jìn)的幾點(diǎn)建議

X醫(yī)院建立科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)近兩年，為提升X醫(yī)院的整個(gè)財(cái)務(wù)管理體系做出了很大貢獻(xiàn)。然而，在這個(gè)科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的運(yùn)用過程中，也暴露出了一些不足，筆者認(rèn)為還有幾個(gè)方面需要進(jìn)一步完善和探討。

第一，希望能設(shè)置自動(dòng)靈活的核稅處理模塊，使得經(jīng)費(fèi)報(bào)銷自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證。因?yàn)檎n題組在發(fā)放勞務(wù)費(fèi)和專家咨詢費(fèi)時(shí)，需要代扣個(gè)人所得稅。以往都是手工計(jì)算，如果能通過系統(tǒng)模塊，既支持對(duì)院外人員發(fā)放勞務(wù)費(fèi)，也支持對(duì)院內(nèi)有工資性收入的人員發(fā)放獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效，并且能夠自動(dòng)核稅，最終自動(dòng)生成憑證傳遞給總賬。這樣通過財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，簡(jiǎn)化手工勞動(dòng)，減少業(yè)務(wù)差錯(cuò)。

第二，系統(tǒng)還需要進(jìn)一步完善X醫(yī)院經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況分析報(bào)表和支出科目分類明細(xì)報(bào)表，對(duì)科研成本進(jìn)行二級(jí)核算。按照合理的占比分?jǐn)偪蒲许?xiàng)目進(jìn)行過程中的直接成本和間接成本，計(jì)算出各項(xiàng)目的真實(shí)收益。在運(yùn)行過程中不斷完善科研課題的成本核算體系和科研經(jīng)費(fèi)使用績(jī)效體系，使之更適應(yīng)科研經(jīng)費(fèi)管理的需求，配合醫(yī)院全成本核算。

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