基于移動互聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)差旅出租車費管理

楊占坡+劉春宇

摘要：差旅費是企業(yè)的一項重要支出，是企業(yè)可以控制的一項重要費用。隨著商旅平臺的興起，企業(yè)差旅管理進(jìn)入到新的階段。但是在企業(yè)差旅費中的出租車費用因其不能被有效監(jiān)控，產(chǎn)生了尋租和違法取得票據(jù)等問題，也導(dǎo)致了企業(yè)員工對財務(wù)部門的滿意度降低。筆者以D出行公司為代表的移動互聯(lián)網(wǎng)APP第三方打車平臺的運用為基礎(chǔ)，為企業(yè)差旅出租車費管理提供新的手段，可降低相關(guān)成本，提升企業(yè)管理水平。

關(guān)鍵詞：移動互聯(lián)網(wǎng) 差旅出租車費 管理

差旅管理，又叫商旅管理，是指企業(yè)利用信息技術(shù)，對差旅活動進(jìn)行全過程監(jiān)控，從而達(dá)到控制差旅成本的目的。目前，差旅管理越來越受到重視。許多專業(yè)的公司進(jìn)入差旅管理領(lǐng)域為企業(yè)差旅費管理提供專業(yè)的服務(wù)。然而，當(dāng)前很多的商旅平臺只能夠解決飛機票、火車票、酒店等差旅費的監(jiān)督管理，對企業(yè)差旅費中的出租車費并不能進(jìn)行有效的監(jiān)督管理。

隨著以各類出行公司APP為代表的移動互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用打車平臺的興起，顛覆了路邊攔車概念，利用移動互聯(lián)網(wǎng)的特點，將線上與線下相融合，從打車初始階段到下車使用線上支付車費，畫出一個乘客與司機緊密相連的O2O完美閉環(huán)，最大限度優(yōu)化乘客打車體驗，改變傳統(tǒng)出租司機等客方式，最大化節(jié)省司乘雙方資源與時間。中國95%的商旅發(fā)生在國內(nèi)，這也為企業(yè)差旅管理提供了新的差旅出租車費管理的手段與方式。

一、企業(yè)差旅出租車費管理的現(xiàn)狀

差旅費是指工作人員臨時到常駐地以外地區(qū)出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內(nèi)交通費。市內(nèi)交通費是指企業(yè)工作人員出差期間發(fā)生的市內(nèi)交通費用，一般由出租車費用等組成。另外還有一種特殊情況，員工申請企業(yè)公車派車。一般在進(jìn)行公務(wù)接待或者市區(qū)內(nèi)出差的情況下，員工申請企業(yè)派車，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后進(jìn)行單位內(nèi)部結(jié)算。筆者把此業(yè)務(wù)歸屬于差旅管理的范圍，屬于隱性的差旅管理，也是管理相對寬松的領(lǐng)域。

目前企業(yè)對市內(nèi)出租車費的管理標(biāo)準(zhǔn)如下。

（1）包干。給定一個費用標(biāo)準(zhǔn)，總額包干、超支不補、節(jié)余歸己。企業(yè)差旅市內(nèi)交通費按出差自然（日歷）天數(shù)計算，每人每天按一定的標(biāo)準(zhǔn)包干使用。不管實際費用如何，只給定額的報銷或者補貼。有的企業(yè)參照財政部下發(fā)的《關(guān)于調(diào)整中央和國家機關(guān)差旅住宿費標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)問題的通知》（財行[2013]531號）規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，如80元每人每天。有企業(yè)會根據(jù)員工的級別和出差地點不同給予不同的標(biāo)準(zhǔn)，如經(jīng)理級別員工北京出差300元每人每天，鄭州出差200元每人每天；普通員工北京出差200元每人每天，鄭州出差100元每人每天。需要員工事先理解企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，避免未授權(quán)行為的發(fā)生，來確定員工最終可以報銷的費用。

（2）實報實銷。員工出差回來后憑由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批的票據(jù)進(jìn)行報銷。這個制度一般是對級別比較高的員工，或者有特殊事項的差旅項目來執(zhí)行的。如總經(jīng)理級別的員工市內(nèi)交通費實報實銷，或者某重要項目事先經(jīng)過申請可實報實銷市內(nèi)交通費。企業(yè)公務(wù)用車費用報銷也屬于這種情況，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部結(jié)算。

二、企業(yè)差旅出租車費管理存在的問題

在實際工作中，許多企業(yè)的差旅出租車費管理存在比較大的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）出租車費用包干缺乏靈活性，不利于調(diào)動員工的積極性。如員工在北京、上海、廣州、深圳等城市出差，80元每人每天的市內(nèi)交通費很難滿足需要。最終造成員工會消極地去完成相關(guān)工作，或者再尋找其他途徑報銷費用。

（2）不能反映實際費用，增加隱性成本。如出租車費用實際為25元，但員工可以從出租車司機那里取得30元甚至更多的票據(jù)作為報銷憑證，也有員工通過網(wǎng)上等其他途徑直接購買票據(jù)來報銷。

（3）員工行程不清晰，公務(wù)目的交通費用和私人目的交通費用無法區(qū)分。如員工在出差期間會專門去看望自己的親朋好友或者去相關(guān)景點進(jìn)行游玩，通過其他途徑取得相關(guān)的票據(jù)作為報銷憑證。而企業(yè)無法對其行程路線進(jìn)行監(jiān)控，也無法進(jìn)行核實，只能對金額的大小憑經(jīng)驗進(jìn)行判斷，不能確定其具體行程。

（4）利用業(yè)務(wù)單位的招待差旅費尋租，產(chǎn)生腐敗行為。員工在出差期間接受有業(yè)務(wù)往來單位的公務(wù)車使用，出差后報銷包干費用，或者用其他途徑取得的票據(jù)實報實銷，從而達(dá)到取得相關(guān)費用的目的。這是一種尋租腐敗行為，最終導(dǎo)致企業(yè)與業(yè)務(wù)往來單位的業(yè)務(wù)受到影響，損害企業(yè)的利益。

（5）單位公務(wù)用車內(nèi)部管理體系失效。各部門用車申請隨意，甚至有的企業(yè)業(yè)務(wù)部門特別是管理部門可以直接打電話到車隊叫車，不需要申請和批準(zhǔn)。內(nèi)部結(jié)算缺乏監(jiān)督，最終增加了企業(yè)的成本費用。

（6）差旅管理流程耗時費神，財務(wù)部門服務(wù)滿意度低。由于從審批差旅，借款或者墊付資金，保留票據(jù)，后續(xù)報銷整個過程耗時比較長，要求比較多，最終導(dǎo)致差旅費報銷是員工抱怨最多和覺得最麻煩的事務(wù)。當(dāng)遇到差旅管理的要求后，員工被瑣事所煩擾，不能安心地從事自己的業(yè)務(wù)工作。財務(wù)人員疲于應(yīng)付各種問題，嚴(yán)格要求就被其他部門的員工投訴，導(dǎo)致財務(wù)部門在企業(yè)的考核中的群眾滿意度一般都比較低，不利于工作的開展。

三、企業(yè)差旅出租車費管理存在問題的原因

（1）無專門的差旅管理部門，差旅管理職能不能獨立。傳統(tǒng)的差旅管理職能分散在各個部門，一般只有事前的審批和事后財務(wù)部門的報銷，最終造成管理流程的不完善，缺乏專業(yè)管理和整體控制機制。

（2）沒有按需設(shè)置用車規(guī)則，用車管控粗放。在什么樣的條件下可以用車，用什么樣的車，缺乏事前的授權(quán)、事中的監(jiān)督和事后的分析。員工憑感覺和從自身利益出發(fā)，選擇是否用車和用什么樣的車。

（3）行程管理不清晰，不能做到員工陽光出行。員工的上車地點、金額、時間、用車類型都不清晰。員工的差旅行程不能清晰確認(rèn)，比如出租車票等沒有實名制，有網(wǎng)站公開轉(zhuǎn)讓票據(jù)，員工從出租車司機處索取或者購買票據(jù)等行為都是比較普遍的現(xiàn)象。

四、基于D出行公司的企業(yè)差旅出租車費管理策略

以D出行公司為代表的移動互聯(lián)網(wǎng)第三方打車平臺的興起，為企業(yè)差旅出租車費管理提供了新的手段和方法。根據(jù)D出行公司企業(yè)版的運營模式，筆者編制了企業(yè)與D出行公司差旅管理業(yè)務(wù)連接示意圖。

由此可見，基于D出行公司的差旅管理具有下列優(yōu)勢，可以克服傳統(tǒng)差旅管理存在的漏洞，也避免存在的浪費。

（1）由財務(wù)部門費用會計和D出行公司進(jìn)行對接，不需另外設(shè)立專門的機構(gòu)。由D出行公司根據(jù)企業(yè)實現(xiàn)錄入的員工信息和權(quán)限實施事中監(jiān)管，保證差旅管理流程的完善。沒有增設(shè)專門的差旅管理機構(gòu)，從而也降低了企業(yè)的差旅管理成本。

（2）事先設(shè)定用車規(guī)則和員工的權(quán)限，確保在實施過程中，員工遵循相關(guān)的規(guī)則和要求，否則就不能報銷相關(guān)的費用。做到了在事中的管理，確保使用更符合規(guī)定。

（3）行程管理清晰，員工陽光出行。員工的上車地點、金額、時間、用車類型、行駛路線都很清晰，在企業(yè)管理后臺都可以看到。這是以前的差旅管理中的出租車費管理無法監(jiān)控的區(qū)域。

（4）由企業(yè)和D出行公司進(jìn)行結(jié)算，員工無需報銷。傳統(tǒng)出租車不僅打車麻煩，而且還牽扯到需要員工先墊付很多次打車費用、保留小票、后續(xù)報銷貼票的問題。利用D出行公司不需要索取票據(jù)，不僅員工省去了報銷的繁瑣，也讓財務(wù)人員省去了逐單審核的麻煩，因為通過D出行公司企業(yè)版后臺就可以直接設(shè)置管控的要求，員工在這個管控范圍內(nèi)叫到車，財務(wù)人員不需要對結(jié)果再進(jìn)行審核。

（5）行程出行數(shù)據(jù)報告，企業(yè)可以隨時分析。企業(yè)可以在D出行公司的系統(tǒng)內(nèi)查看系統(tǒng)提供的企業(yè)員工的出行數(shù)據(jù)報告進(jìn)行分析，為企業(yè)差旅管理提供大數(shù)據(jù)支撐。

五、D出行公司差旅管理改進(jìn)的建議

（1）D出行公司差旅管理平臺需要與企業(yè)差旅管理系統(tǒng)實現(xiàn)對接。目前D出行公司提供的差旅管理服務(wù)需要企業(yè)在D出行公司網(wǎng)站進(jìn)行注冊，在D出行公司系統(tǒng)內(nèi)部完成所有的操作和業(yè)務(wù)，也就是說D出行公司目前只是一個封閉的系統(tǒng)，沒有和企業(yè)的差旅管理系統(tǒng)進(jìn)行對接。這也導(dǎo)致了目前D出行公司差旅管理的服務(wù)層次還不是很高，需要進(jìn)一步提升。

（2）結(jié)算方式采用預(yù)付款的方式，不夠靈活。D出行公司與企業(yè)簽訂的合同注明企業(yè)要預(yù)存出行服務(wù)費，如果企業(yè)未能按D出行公司提示充值導(dǎo)致甲方賬戶內(nèi)余額為零（0）元時，D出行公司有權(quán)暫時中止支持甲方用車人員使用甲方D企業(yè)版賬戶發(fā)出的出行服務(wù)需求。過于僵化的結(jié)算方式不利于客戶群的維護，需要根據(jù)客戶情況進(jìn)行分類管理。如大客戶可以采取定期結(jié)算的模式，中小客戶則可以采取預(yù)存款的結(jié)算模式。

六、結(jié)束語

企業(yè)通過D出行公司之類的移動互聯(lián)網(wǎng)APP第三方打車平臺來進(jìn)行差旅出租車費管理，可以簡化差旅審批流程，減少在差旅管理方面的投入，縮短差旅管理的時間。通過與D出行公司之類的移動化聯(lián)網(wǎng)APP差旅供應(yīng)商的合作，可以實現(xiàn)整個差旅管理過程的無紙化，使員工在差旅過程中不需要進(jìn)行支付操作，不僅可以徹底杜絕虛開發(fā)票的問題，還可以減少員工的麻煩，使員工可以將更多的精力投入到本部門的工作而不被差旅費報銷之類的事情干擾，大大提升了員工的滿意度。此外，還可以利用移動互聯(lián)網(wǎng)平臺提供的出行數(shù)據(jù)報告進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，獲取相關(guān)信息，降低企業(yè)的差旅成本，提升企業(yè)的管理水平。