信息化時代高校人事檔案管理創(chuàng)新方向探討

賀瀅錦

摘 要 21世紀是一個被信息浪潮席卷的時代， 隨著信息化浪潮已經(jīng)席卷到我國的各行各業(yè)，我國高校也應該順應信息化時代的要求積極創(chuàng)新。其中，高校人事檔案管理屬于比較重要的一塊，筆者認為，高校人事檔案管理模式要適應整個信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，必須緊隨高校人事制度的變化而不斷進行革新，根據(jù)新形勢與新要求進行不斷的優(yōu)化與創(chuàng)新。這種優(yōu)化與創(chuàng)新，旨在摒棄舊觀念和措施 ，充分利用現(xiàn)代化的科學管理技術(shù)提升人事檔案管理工作的成果和效率。同時，做為檔案管理的負責人，應該積極引進新穎的管理理念和方法以及全新的管理舉措，從各種層面改變落后的管理模式，促進高校檔案管理與人事工作順利進行與展開。

關(guān)鍵詞 信息化浪潮 高校人事檔案管理 創(chuàng)新與優(yōu)化

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.02.008

Abstract Twenty-first Century is a wave swept by the information era， with the wave of information technology has swept all walks of life in our country， China's colleges and universities should comply with the requirements of the information age and actively innovate. The management of college personnel files belong to a more important， the author believes that the personnel file management in colleges should adapt to the development of the information industry， must follow the change of university personnel system and constantly innovate， optimize and innovation under the new situation and new requirements. This kind of optimization and innovation， aims to abandon the old ideas and measures， make full use of modern scientific management technology to improve the results and efficiency of personnel file management. At the same time， as the person in charge of the management of archives， should actively introduce management ideas and methods of new and new management initiatives， at various levels to change the backward management mode， promote the university archives management and personnel work smoothly and expansion.

Keywords information wave； university personnel file management； innovation and optimization

0 前言

“術(shù)業(yè)有專攻”，我們國家之所以能夠取得的今天的輝煌成就無疑與各行各業(yè)的工作人員努力付出密不可分。在高校的管理工作中，我們必須承認，人事檔案管理無疑占據(jù)著比較重要的作用，這從各種層面發(fā)出的聲音就能看出來。在我國的各項事業(yè)中，檔案管理事業(yè)是一項比較繁瑣的工作，檔案管理工作是我們國家一切組織管理工作的基礎(chǔ)，也是我們整個民族事業(yè)興旺必不可少的一個環(huán)節(jié)。在高校工作中，人事檔案是高校人才數(shù)據(jù)庫管理的重要根據(jù)。隨著信息技術(shù)的進一步發(fā)展，高校人事檔案管理工作正在不同的層面不斷豐富著自己的內(nèi)涵和外在，變得更充實，更具有現(xiàn)實的意義。當前，高校人事檔案管理工作如何更快更好地適應信息時代對高校人事管理提出的種種挑戰(zhàn)已成為高校工作的當務之急，同時，高校人事檔案管理也因其自身獨有的特點成為檔案界的標桿課題。接下來，筆者將分幾個層面闡述我國現(xiàn)階段各個城市內(nèi)諸多高校人事檔案管理的現(xiàn)狀以及一些迫切需要解決的問題。

1 高校人事檔案管理實施信息化管理的重要意義

1.1 檔案信息化管理的意義

我們國家之所以能取得今天的成就，與各行各業(yè)周密細致的檔案管理工作密不可分。所以，我們可以不夸張的說，檔案管理工作是我國社會各項事業(yè)中的重中之重，在社會主義建設(shè)中，有著不可替代的作用和積極的意義。近幾年來，我們國家的檔案局緊隨信息化浪潮，從各種角度加大力度推進檔案的電子信息化建設(shè)，我國的各級高等學府人力資源管理（即人事檔案管理）工作也必須積極適應國家檔案管理的變革趨勢，緊隨變革的步伐，加快構(gòu)建信息化建設(shè)的檔案管理的整體結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)高校人事檔案的資源共享，是當今全國高校適應信息化浪潮的最好體現(xiàn)，此舉具有劃時代的意義。

1.2 發(fā)揮高校的人才優(yōu)勢，信息管理功不可沒

我國高校聚集著各種復合型人才，他們是社會的棟梁，是國家的精英。在高校的人事管理工作中，檔案是一個非常好的載體，它承載著高校內(nèi)部教職員工政績、品德、工作履歷各方面的真實記錄，它是反映每一名人才的成長記錄的最真實的憑證，也是選拔高尖端人才的重要依據(jù)。它是一個十分重要的信息港灣，是重要的信息資源。高校人事檔案實行信息化管理后益處很多，可以隨時通過智能檢索和搜索引擎在數(shù)據(jù)庫里搜索到需要的查閱的數(shù)據(jù)和信息，同時可以通過數(shù)據(jù)庫合成大量的較為直觀的圖表，有利于為高校人力資源的統(tǒng)計提供有力的依據(jù)。

1.3 信息化管理對于人事管理的發(fā)展也有一定意義

傳統(tǒng)的高校人事檔案是以紙質(zhì)為主的，以紙張為載體，存在各種問題。新型便捷的電子化檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)的檔案載體帶來不可估量的沖擊，同時也為高等學府人事檔案提供了良好的發(fā)展余地。電子化檔案更便捷、儲存資料的時間更久遠，我們在日常工作中通過計算機系統(tǒng)信息進行檢索、傳輸、等述種種技術(shù)手段，最終實現(xiàn)高校人事檔案工作的資源共享。

2 我國高校人事檔案信息化管理存在的弊端

我國高校人事檔案管理已經(jīng)存在了數(shù)十年，經(jīng)歷了較為漫長的階段。由于檔案管理工作的獨特性質(zhì)，現(xiàn)階段，種種弊端仍然存在與現(xiàn)階段高校人事檔案信息化管理中：

2.1 管理手段過于滯后是現(xiàn)階段高校人事檔案管理存在的首要問題

隨著信息化浪潮席卷到世界各地，每個國家都在號召無紙化辦公，然而在我國，由于種種現(xiàn)實問題的存在仍然沒有得到廣泛的普及。目前我國各級單位的人事檔案管理，仍然具有很大的局限性，“齊堆式”的管理辦法仍然普及在各個單位中，同時，電子計算機技術(shù)沒有在高校的管理中得到有力的推廣，部分單位的的局域網(wǎng)和電腦配置跟不上，十分滯后。同時，網(wǎng)絡(luò)維護不到位，軟件的開發(fā)也不夠，導致檔案管理的信息化程度不高，無紙化辦公根本沒有實現(xiàn)，種種現(xiàn)實問題的存在，導致檔案信息管理需要沒有得到滿足，無法跟上行政干部人事制度的進展步伐。

2.2 人才數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量良莠不齊

目前，我國高校人才檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)仍然跟不上時代的步伐，存在各種弊端。信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)階段，高校人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）數(shù)據(jù)體系不夠完善。一些單位為了迎接上級單位的檢查不得不臨時構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，錄入的數(shù)據(jù)未經(jīng)核實只是應付了事，態(tài)度過于敷衍。（2）檔案數(shù)據(jù)不準確。檔案數(shù)據(jù)不準確是檔案信息化建設(shè)的硬傷，往往出現(xiàn)這個失誤是因為缺少一定的審核環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)都是由高校的教職員工自行錄入，沒有必要的審查與核實，導致數(shù)據(jù)不準確。（3）數(shù)據(jù)更新不及時，數(shù)據(jù)庫質(zhì)量無法保證。我國部分高校人力資源數(shù)據(jù)庫的信息更新不及時，導致人才數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量無法保證，錯誤較多，同時沒有專業(yè)的人員進行校準，大大降低了高校人事檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量和使用頻次，這兩點成正比，越是沒人使用就越容易無人問津，長此下去，極易導致惡性循環(huán)。

2.3 檔案資源開發(fā)“重收藏輕使用”沒有切實發(fā)揮自身的效用

現(xiàn)階段，我國高校人事檔案管理有一個明顯的弊端就是“重藏輕用”，這個問題很普遍，不屬于個案。這種弊端產(chǎn)生的后果往往導致儲存的重要資源總是不能得到及時的利用。由于這樣的現(xiàn)象存在，導致檔案信息的資源不能有的放矢，產(chǎn)生的弊端過多，嚴重地限制了人事檔案資源的有效用途，已經(jīng)嚴重違背檔案管理自身發(fā)展規(guī)律的要求。那么，現(xiàn)在橫亙在各所高校面前的一個現(xiàn)實就是，如何在做好保障人事檔案信息安全的前提下，加強檔案資源的廣泛開發(fā)利用，真正發(fā)揮出檔案信息化管理在高校管理中的基層作用，是高校檔案信息化管理工作中面對的最需要解決的問題。

2.4 高校檔案管理普遍缺乏高素質(zhì)人才

現(xiàn)階段，我國高校的人事檔案管理工作普遍缺乏高素質(zhì)人才。目前，我國檔案管理工作崗位的工作人員普遍缺乏系統(tǒng)、專業(yè)的培訓，大都沒有經(jīng)過相對專業(yè)的訓練，業(yè)務水平相對較低，也沒有機會接觸到更為先進的理念和管理方法，他們普遍年紀較大，對局域網(wǎng)絡(luò)的維護不精通，對數(shù)據(jù)的保存和處理不專業(yè)，管理觀念落后，管理意識相對薄弱，更無法與國際接軌。培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才是高校檔案管理工作的當務之急，因為它會直接導致整個高校管理進程速度的放慢，所以必須加以重視。

2.5 高校檔案管理對信息的重視程度往往不夠

隨著信息化浪潮的席卷，計算機網(wǎng)絡(luò)也不斷顯現(xiàn)出它的負面作用。隨著信息化建設(shè)的不斷完善，網(wǎng)絡(luò)中出現(xiàn)許多黑客肆意攻擊網(wǎng)絡(luò)中具有保密性質(zhì)的信息，同時，電腦病毒也呈交叉性出現(xiàn)，兩者都對保密信息造成一定的安全威脅，給網(wǎng)絡(luò)維護帶來重重危機，為了避免檔案信息外泄造成難以挽回的結(jié)果，筆者建議，高校應該重視檔案信息的安全維護，培養(yǎng)高素質(zhì)的計算機人才，以此對檔案信息形成最完善的維護。

3 高校人事檔案信息化建設(shè)可實施的創(chuàng)新方式

3.1 加大高校檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費投入

首先，應該重視人事檔案管理的相關(guān)工作，將其視為學校相關(guān)管理工作的基礎(chǔ)，將其納入到學校的預算中是首要選擇。同時，全國的高校也應該適當改善檔案經(jīng)費的投入數(shù)量，筆者認為，應該在原有基礎(chǔ)上適當增加經(jīng)費的投入。在此基礎(chǔ)上，高校應該根據(jù)實際需要添加必要的電腦硬件，在相應的硬件比較完善的情況下建立檔案計算機網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，可以將云系統(tǒng)引入到共享平臺中，這樣就能保證信息的精準度，加快檔案的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的步伐。

3.2 正確規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立標準

人事檔案數(shù)據(jù)必須真實、完整、及時，正確。這幾種特質(zhì)關(guān)系到整個人事數(shù)據(jù)庫質(zhì)量的優(yōu)劣，也是整個數(shù)據(jù)庫的信息化向資源共享邁進的最關(guān)鍵的一步，更是數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)化的重要基礎(chǔ)。要達到上述標準，筆者認為，以下幾個方面應該多加注意：（1）必須重視人事檔案的收集，歸檔和整理工作，同時，要表明檔案的各項目錄。（2）充分利用計算機技術(shù)、數(shù)碼攝（照）像和掃描技術(shù)，加快檔案的目錄數(shù)據(jù)庫的建檔和整體數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。（3）建立精確的檢索體系并及時更新數(shù)據(jù)庫信息，并加快檔案的數(shù)字化開發(fā)進程，做到檔案信息“準、快、全”的優(yōu)秀特質(zhì)，逐步實現(xiàn)高校人事檔案信息的全方位檢索進程，使得信息管理進一步系統(tǒng)化和規(guī)范化。

3.3 重視人才培養(yǎng)加強檔案信息隊伍建設(shè)

人才是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，各級檔案部門應該重視人才的培養(yǎng)。各個高校應該將努力打造高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍視為自己肩上的重任?，F(xiàn)階段，我國高校人事檔案管理人員大多數(shù)不夠?qū)I(yè)，再加上單位領(lǐng)導沒有給予足夠的重視，檔案管理人員很少獲得相應的學習機會和提升自己的機會。所以，無論是在業(yè)務素質(zhì)，工作作風還是思想體系都有不適應的地方，他們的專業(yè)素質(zhì)仍然有很大的提升空間。所以，要實現(xiàn)檔案管理的全面優(yōu)化必須重視人才的培養(yǎng)。要做到人才的全面培養(yǎng)應該做到以下幾點：首先，檔案管理人員必須具有良好的道德品質(zhì)和相關(guān)的必備的研究水平。（下轉(zhuǎn)第22頁）（上接第16頁）其次，檔案管理人員應該具有崇高的職業(yè)道德和良好的敬業(yè)精神。再次，檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)也必須十分精良，同時，要有全心全意的服務精神。最后，檔案管理人員要有虛心學習的精神，同時，還要掌握計算機網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識和現(xiàn)代管理方法，如實現(xiàn)計算機在檔案管理中的應用。

3.4 檔案信息的安全管理要做到警鐘長鳴

檔案信息化的安全應該做到警鐘長鳴。要做到這一點，要求檔案管理人員必須掌握先進的信息技術(shù)手段和信息加密技術(shù)，不越權(quán)適用操縱數(shù)據(jù)和信息，防止泄密的現(xiàn)象發(fā)生，同時，數(shù)據(jù)庫的備份要及時，確保信息的安全。

4結(jié)語

總之，現(xiàn)階段我國高校的人事檔案信息管理方面仍然存在種種現(xiàn)實問題，隨著信息化浪潮的席卷和高校的深入改革，對于人事檔案的管理只能越來越規(guī)范和嚴格。所以，打造高素質(zhì)的檔案管理隊伍，掌握最先進的數(shù)據(jù)庫實時信息，不斷探尋高校人事檔案的管理之路將任重而道遠。

參考文獻

[1] 夏冰.人事檔案現(xiàn)代化建設(shè)進程中存在的問題及對策[J].人才資源開發(fā)，2010（7）：33-34.

[2] 吳衛(wèi)，李繼偉.高校人事檔案信息化管理的思考[J].黑龍江檔案，2009（3）：58-58.

[3] 張毅萍.新時期人事檔案管理工作的思考[J].企業(yè)家天地月刊，2010（7）：31-32.