對建立財務(wù)共享服務(wù)中心初期出現(xiàn)的問題及建議

徐建敏

摘要：隨著經(jīng)濟全球化程度的加深，資本的加速流轉(zhuǎn)，全球市場整合，企業(yè)生存環(huán)境發(fā)生重大變化。企業(yè)為保持強有力的競爭優(yōu)勢，在適應(yīng)外部環(huán)境的情況下，必須隨時調(diào)整自身的經(jīng)營戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)和管理模式，最大程度的整合公司資源。財務(wù)共享服務(wù)中心正式在這種情況下應(yīng)用而生。財務(wù)共享服務(wù)中心適應(yīng)了公司不斷擴大的經(jīng)營規(guī)模，提升了財務(wù)工作效率，提高了財務(wù)管理水平和會計信息質(zhì)量，為公司管理決策提供有效的數(shù)據(jù)支持。但是在建立初期，還是有很多需要完善和改進的地方。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享服務(wù)中心；管理；問題

一、財務(wù)共享服務(wù)中心建立初期常見問題

（一）部分員工存在認識誤區(qū)

1.有人認為共享服務(wù)中心影響工作效率，干涉項目工作。原先的業(yè)務(wù)是各子分公司、項目都是獨立記賬，公司或項目領(lǐng)導(dǎo)簽字完成就可以入帳付款，實行財務(wù)共享服務(wù)中之后，公司或項目領(lǐng)導(dǎo)簽字之后進入共享服務(wù)中心，共享服務(wù)中心按照標準和流程進行審核。前期有很多業(yè)務(wù)不符合標準，退單率很高，說明這一問題。經(jīng)過一段時間，員工熟練度和認知都會提高，退單率慢慢降低，工作效率大大提升。有的項目要超過合同約定付款比例付款，共享服務(wù)中心對照合同條款予以駁回，認為干涉項目工作。合同是由單位自己簽訂的，共享服務(wù)中心只是依據(jù)項目部簽訂的合同進行審核。因此，問題的根本出在項目部自身，要么是對項目整體進度把控不足，要么是前期做的工作計劃過于隨意，對合同簽訂不重視。

2.資金不能自由支付。在原有的工作模式下，業(yè)務(wù)流程并沒有固化，資金支付手續(xù)完全或部分不受控，單位領(lǐng)導(dǎo)有可能一個電話，就能實現(xiàn)資金支付。但在共享模式下，“先記賬，后付款”這一流程固化到系統(tǒng)中，項目部資金支付必須按照公司設(shè)定的流程，完成各個環(huán)節(jié)的審批后，才能實現(xiàn)款項支付。推行共享平臺的基本出發(fā)點之一就是要讓資金的使用有序受控。雖然項目的資金所有權(quán)和支配權(quán)不變，但是必須按照企業(yè)內(nèi)部控制流程支出，下面單位只是感覺不自由了。

（二）共享服務(wù)平臺本身及和財務(wù)業(yè)務(wù)融合的問題

1.系統(tǒng)本身功能存在急需完善的地方。盡管目前移動客戶端可以實現(xiàn)審批功能，但是缺乏信息推送功能和影像查看功能，一方面不能及時讓領(lǐng)導(dǎo)知曉有哪些需要審批的業(yè)務(wù)，另一方面不能查看影像，一些領(lǐng)導(dǎo)堅持見到原件才審批，影響了審批的及時性。

2.個別業(yè)務(wù)和系統(tǒng)不能很好融合。財務(wù)共享借助信息化平臺為財務(wù)業(yè)務(wù)服務(wù)的，但是在實際操作中，出現(xiàn)個別業(yè)務(wù)要適應(yīng)系統(tǒng)，如果不適應(yīng)系統(tǒng)就無法進行操作。在共享中心資金結(jié)算崗中，支付結(jié)算崗無法看到“記賬憑證”，只能看到“支付單”，資金支付只能根據(jù)“支付單”進行。但是根據(jù)《會計法》規(guī)定，“先記賬，后付款”，出納根據(jù)記賬憑證進行付款，資金結(jié)算崗無法看到“記賬憑證”。這就需要平臺系統(tǒng)不斷的完善，來適應(yīng)業(yè)務(wù)的需要。

（三）財務(wù)共享服務(wù)中心人員不知如何定位

共享信息系統(tǒng)的介入，使財務(wù)工作在形式上發(fā)生本質(zhì)變化，各種業(yè)務(wù)逐漸向精細化發(fā)展，專業(yè)性較強的財務(wù)工作變成根據(jù)標準和流程機械的審核業(yè)務(wù)單據(jù)，點擊鼠標進行流水操作。在共享中心工作的員工感覺自己就像車間工人一樣，在流水線上重復(fù)自己單調(diào)的工作。隨著時間推移，員工熟練掌握標準和流程后，這項工作就會變得枯燥，員工容易失去工作熱情。

二、推動企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心順利實施的一點建議

（一）加大宣傳力度，提高認識

建立財務(wù)共享中心對單位來說有重大的意義，建立共享服務(wù)中心優(yōu)勢主要體現(xiàn)在“降本增效”、“加強管控”、“落實內(nèi)控制度”、“提供決策支持”。所有人員應(yīng)該清楚知道，財務(wù)共享服務(wù)平臺實現(xiàn)業(yè)務(wù)的標準化和規(guī)范化，但是并不轉(zhuǎn)移各級領(lǐng)導(dǎo)人員、企業(yè)人員、財務(wù)人員的責(zé)任和權(quán)利，即：會計主體責(zé)任不變，資金所有權(quán)不變、使用權(quán)不變。

（二）盡快完善共享平臺系統(tǒng)本身功能，使系統(tǒng)使用起來更便捷

系統(tǒng)服務(wù)單位要結(jié)合使用單位情況，盡快開發(fā)出適合使用單位的系統(tǒng)和模塊。比如信息系統(tǒng)推送和影像查看功能在移動客戶端像“微信”一樣使用起來方便，快捷。系統(tǒng)本身應(yīng)該滿足所有財務(wù)業(yè)務(wù)的需要，而非業(yè)務(wù)適應(yīng)系統(tǒng)。

（三）財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)該有完善的用人制度，科學(xué)的績效管理

隨著時間推移，周而復(fù)始單調(diào)的工作使員工缺乏工作動力，降低工作效率。因此如何建立一個科學(xué)的考評體系來激發(fā)員工工作熱情，保證服務(wù)質(zhì)量，是擺在共享服務(wù)中心面前的一個課題。（1）共享中心應(yīng)建立清晰的輪崗制度。共享中心在業(yè)務(wù)節(jié)點細化后，在某一崗位上體現(xiàn)的是機械化的操作，對自己崗位上的工作越來越熟練，同時對其他工作崗位上的業(yè)務(wù)越來越生疏。在實際工作中共享中心應(yīng)考慮操作人員的輪崗周期、輪崗順序確保在執(zhí)行輪崗時能夠平穩(wěn)過渡。（2）詳細的崗位職責(zé)。崗位職責(zé)不僅僅員工責(zé)權(quán)利的界定，更多的在界定責(zé)權(quán)利時把業(yè)務(wù)標準和工作流程鑲嵌進去，盡可能細化。（3）科學(xué)的績效管理。個人薪酬即和單量掛鉤，又要和服務(wù)質(zhì)量掛鉤。在工作中既要關(guān)注員工處理業(yè)務(wù)時間和業(yè)務(wù)質(zhì)量，還要關(guān)注員工服務(wù)態(tài)度是否和善，業(yè)務(wù)溝通技巧是否有效等。

三、結(jié)束語

財務(wù)共享系統(tǒng)在企業(yè)的發(fā)展過程中擁有著重要的作用。財務(wù)共享系統(tǒng)能夠突破傳統(tǒng)系統(tǒng)中時間地點的限制，節(jié)約企業(yè)在財務(wù)管理中人力物力的支出，為企業(yè)獲得更大的利潤空間。同時，提高財務(wù)管理工作的效率，為管理決策提供及時有效的數(shù)據(jù)支撐。

參考文獻：

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（作者單位：中鐵十四局集團財務(wù)共享服務(wù)中心）