淺析檔案安全保障體系建設(shè)

孫晶姝

摘 要：構(gòu)建完善的檔案安全保障體系對(duì)檔案管理工作具有現(xiàn)實(shí)意義。文章闡釋了檔案安全保障體系的構(gòu)成要素，分析了當(dāng)前檔案安全保障體系建設(shè)的影響因素，并從四個(gè)方面提出了構(gòu)建檔案安全保障體系的對(duì)策，用以完善目前檔案安全保障體系建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案；安全保障；體系建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

2014年，中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，指出“要深入貫徹落實(shí)黨的十八大和十八屆三中全會(huì)精神，以鄧小平理論、‘三個(gè)代表重要思想、科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系為目標(biāo)，進(jìn)一步完善檔案工作體制機(jī)制，加大對(duì)檔案工作的支持保障力度，推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展?！?可見，建設(shè)檔案安全保障體系是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要并具有重要意義。

一、檔案安全保障體系的構(gòu)成

檔案安全保障體系包括與檔案安全有關(guān)的政策法規(guī)、技術(shù)、人員等多方面內(nèi)容，各個(gè)方面相互聯(lián)系、相互作用，以此建立起組織管理有保障、技術(shù)措施能夠?qū)嵤┑臋n案安全保障體系。

目前，檔案安全保障體系可劃分為檔案安全物質(zhì)保障體系、技術(shù)保障體系和政策法規(guī)保障體系，并將這三項(xiàng)內(nèi)容有機(jī)結(jié)合為一個(gè)整體共同發(fā)揮作用。檔案安全保障體系實(shí)施包括檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施、安全全程控制、安全組織管理、安全法規(guī)。

二、制約檔案安全保障體系建設(shè)的因素

1.政策法規(guī)保障體系有待于健全

科學(xué)合理的檔案管理制度是做好檔案安全保障工作的前提條件。在檔案管理過(guò)程中，雖然制定了大量的管理制度，但大多流于形式，尤其是缺乏完善的檔案安全應(yīng)急制度。應(yīng)對(duì)地震、泥石流、火災(zāi)等災(zāi)害的應(yīng)急響應(yīng)制度是降低安全事件危害的有力手段，但在實(shí)際制定制度的過(guò)程中，考慮過(guò)于單一，往往受定式思維的影響，對(duì)潛在的威脅考慮不全面。一旦發(fā)生災(zāi)害，很難對(duì)檔案進(jìn)行搶救恢復(fù)，也很難挽回對(duì)檔案造成的損失。

2.檔案安全管理意識(shí)有待于加強(qiáng)

檔案管理工作具有制度化和規(guī)范化等特點(diǎn)，需要根據(jù)檔案的規(guī)律、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)辦事，不允許存在任何的疏忽大意。因此，檔案管理工作者的意識(shí)直接影響到檔案管理工作的目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，影響到檔案利用的效果的充分發(fā)揮。在檔案安全管理方面，因?yàn)楹芏鄼n案管理人員不是檔案專業(yè)畢業(yè)，缺乏檔案安全系統(tǒng)教育和培訓(xùn)，盡管在實(shí)踐當(dāng)中對(duì)檔案安全知識(shí)有一定了解，但專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)仍不夠。同時(shí)，檔案管理人員缺乏相應(yīng)知識(shí)更新的主動(dòng)性和自覺性，進(jìn)而也對(duì)檔案安全管理有一定影響。

3.技術(shù)保障體系有待于完善

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案信息化將計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊等應(yīng)用于檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面、各個(gè)層次，使檔案信息資源的開發(fā)利用逐步擺脫傳統(tǒng)的手工處理方式。檔案信息化帶來(lái)便捷的同時(shí)，也應(yīng)看到越來(lái)越多的電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，而網(wǎng)絡(luò)作為一種開放的信息流通渠道，抗攻擊性較弱。

4.安全物質(zhì)保障體系有待于完備

物質(zhì)保障是檔案安全保障體系建設(shè)的核心內(nèi)容，包括檔案制成材料、檔案館館外環(huán)境和館內(nèi)環(huán)境、資金和人力資源保障。檔案在保管過(guò)程中不可避免地受到外界不利的溫度、濕度、光線等影響，紙質(zhì)檔案、聲像、光盤檔案等制成材料如果使用不當(dāng)，有可能造成檔案毀損。另外，突發(fā)事件、自然災(zāi)害、人為災(zāi)害是影響檔案安全的主要因素，在建設(shè)檔案庫(kù)房時(shí)，館內(nèi)外環(huán)境如果考慮不到位，一旦發(fā)生以上情況，將對(duì)檔案造成毀滅性破壞。資金和人力資源保障是建設(shè)檔案安全保障體系的基礎(chǔ)，若缺少資金，檔案庫(kù)房、信息網(wǎng)絡(luò)、裝具設(shè)備等建設(shè)都無(wú)從談起，而檔案人員是做好檔案工作的主體，是加強(qiáng)檔案管理的核心，人力資源不足將嚴(yán)重影響檔案工作的開展。

三、建設(shè)檔案安全保障體系的對(duì)策

1.建立健全檔案安全管理制度

目前，各級(jí)檔案系統(tǒng)建立了各式各樣的檔案安全制度，但有些卻不盡規(guī)范。應(yīng)按照國(guó)家檔案局相關(guān)要求，在嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律、法規(guī)的基礎(chǔ)上，完善各項(xiàng)工作制度，使制度規(guī)范完整，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)規(guī)章制度執(zhí)行情況的監(jiān)督，建立起長(zhǎng)效機(jī)制，確保規(guī)章制度實(shí)施到位。規(guī)范電子檔案的保密制度，推進(jìn)電子檔案的安全保密制度建設(shè)，做到級(jí)別化和細(xì)致化，解決好電子文件的保密、保存、保讀取等問(wèn)題。健全檔案庫(kù)房日常管理與維護(hù)制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)；強(qiáng)化突發(fā)事件的應(yīng)急管理機(jī)制；完善受損檔案搶救制度，對(duì)災(zāi)害和老化等因素造成損毀的，盡快采取保護(hù)措施，避免損失。同時(shí)加強(qiáng)檔案安全管理制度的執(zhí)行力度，保證檔案安全管理制度在工作中能被落實(shí)到位。從工作機(jī)制上落實(shí)檔案安全防范措施，提高內(nèi)部管理水平，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全規(guī)定，把檔案安全的要求貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。

2.開展檔案安全培訓(xùn)，提高檔案安全管理意識(shí)

檔案館要加強(qiáng)檔案管理人員在檔案安全管理方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案安全管理的意識(shí)；制定培訓(xùn)學(xué)習(xí)制度和規(guī)劃，有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高管理人員的崗位知識(shí)水平和能力，從而使檔案管理人員快速成長(zhǎng)，克服麻痹意識(shí)、厭煩情緒，提高全員安全意識(shí)，使每個(gè)人都知道需要保安全和如何保安全；強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，普及檔案安全基本知識(shí)與技能，加強(qiáng)檔案信息化安全體系技術(shù)人才的培養(yǎng)，介紹國(guó)內(nèi)外檔案安全保障的最新成果，培養(yǎng)造就一支責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作的檔案干部隊(duì)伍，為檔案安全提供可靠的人才保障。

3.建立檔案安全的技術(shù)保障體系

檔案館要建立和完善技術(shù)保障體系，健全安全技術(shù)防范系統(tǒng)，應(yīng)用先進(jìn)的消防設(shè)施、防盜設(shè)施、報(bào)警設(shè)施、監(jiān)控設(shè)施和經(jīng)久耐用的檔案裝具等，采用各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)加密、防入侵和防病毒技術(shù)，檔案字跡加固和保護(hù)技術(shù)，電子信息和聲像恢復(fù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)處理錄音錄像技術(shù)等，為檔案安全提供切實(shí)有效的技術(shù)支撐。同時(shí)，檔案館要實(shí)施重要檔案異地備份制度，提高應(yīng)對(duì)人為災(zāi)害和自然災(zāi)害的能力，防止重大災(zāi)害對(duì)檔案造成的損失。在開展檔案異地備份工作中，檔案館要采取異質(zhì)備份措施，保證電子檔案長(zhǎng)久可讀。

4.提高檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施投入

加強(qiáng)檔案安全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從環(huán)境建設(shè)和設(shè)備建設(shè)入手，確保檔案的安全管理和利用。環(huán)境建設(shè)方面，根據(jù)《檔案館建設(shè)設(shè)計(jì)規(guī)范》《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等規(guī)范，綜合地理位置、氣候條件等因素，建設(shè)符合防水、防火、抗震等要求的檔案館，為檔案保管提供更優(yōu)質(zhì)的環(huán)境。設(shè)備建設(shè)方面，檔案館要根據(jù)紙質(zhì)檔案等對(duì)溫濕度、光、酸堿等的特殊要求，檔案館要配備專業(yè)的裝具來(lái)確保檔案安全，并且?guī)旆恳蠙n案“八防”要求。同時(shí)，配備電子檔案所需的終端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、輸入輸出設(shè)備和防電磁干擾設(shè)備。

檔案安全保障體系建設(shè)是檔案安全管理的基礎(chǔ)工作，應(yīng)從制度保障、人才培養(yǎng)、技術(shù)保障和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面下功夫，不斷優(yōu)化，確保檔案安全保障體系的建設(shè)完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]中共中央辦公廳，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》[EB/OL].http：//news.xinhuanet.com/politics/2014-05/05/C_126464500.htm.

[2]張美芳，王良城. 檔案安全保障體系建設(shè)研究[J].檔案學(xué)研究，2010（1）.