如何使用Fax虛擬傳真機(jī)接收管理傳真文件

歐定軍

摘要：該文詳細(xì)介紹了利用傳真moderm和WindowsXP文件安裝虛擬傳真機(jī)Fax的方法，如何設(shè)置和使用虛擬傳真機(jī)，以及使用體會(huì)。

關(guān)鍵詞：虛擬傳真機(jī)；傳真管理

中圖分類(lèi)號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2017）01-0259-03

在現(xiàn)代辦公室里，收發(fā)傳真相當(dāng)普遍。有兩個(gè)問(wèn)題長(zhǎng)期困擾著我們，一個(gè)是已接收打印好的傳真件的管理，另一個(gè)是垃圾傳真。當(dāng)您接聽(tīng)電話時(shí)，聽(tīng)筒里傳來(lái)的是自動(dòng)傳真的信號(hào)，接收信號(hào)是給？還是不給？這的確是一個(gè)問(wèn)題。給吧，如果是垃圾傳真，既浪費(fèi)紙張，又浪費(fèi)打印墨水；如果不給吧，萬(wàn)一是客戶(hù)發(fā)來(lái)的重要資料，豈不壞事？

其實(shí)有一個(gè)簡(jiǎn)單的辦法，就是利用虛擬傳真機(jī)，讓電腦來(lái)幫我們接收傳真。早期的臺(tái)式電腦都配置了一個(gè)傳真Moderm，現(xiàn)在要找一個(gè)并不困難，與其把它浪費(fèi)掉，不如利用它和WindowsXP系統(tǒng)安裝盤(pán)自帶的傳真文件，在電腦上安裝虛擬的傳真機(jī)，變廢為寶，用來(lái)接收、發(fā)送和管理傳真文件。無(wú)人值守時(shí)，把它設(shè)置為自動(dòng)接收模式，不管是正常傳真，還是垃圾傳真，全部自動(dòng)接收。在有人值守時(shí)，可以設(shè)置為手動(dòng)模式，并不影響電話的正常通話功能。在管理傳真文件時(shí)，把沒(méi)用的文件全部刪掉，有用的留下，需要打印的則打印，可能有用但暫不需要打印的，保留電子文件即可，我們還可以把有用的傳真電子文件按不同用途分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行保存。即使過(guò)了很多年，要找出以前的傳真文件也很簡(jiǎn)單。下面介紹一下具體的操作步驟和設(shè)置，有興趣的朋友不妨試試，可能您的收獲比預(yù)想的更大。下面按步驟逐一介紹。

1 安裝虛擬傳真機(jī)

當(dāng)我們?cè)陔娔X主板上安裝好傳真Moderm后，進(jìn)入“我的電腦”→“控制面版”→“打印機(jī)和傳真機(jī)”，這時(shí)候只顯示已安裝好了的打印機(jī)（這時(shí)沒(méi)有Fax傳真機(jī)），在空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，如圖1，選擇“設(shè)置傳真”。

系統(tǒng)需要復(fù)制文件安裝傳真機(jī) ，默認(rèn)的文件復(fù)制路徑為c：＼windows＼system32＼drivers，我們安裝Windows XP系統(tǒng)時(shí)，驅(qū)動(dòng)文件夾里沒(méi)有復(fù)制這個(gè)文件，這時(shí)需要利用Windows XP系統(tǒng)安裝盤(pán)里的文件，把安裝盤(pán)里I386文件里的FXSAPI.DL-文件拷貝過(guò)來(lái)，如圖2，即可安裝虛擬傳真機(jī)，安裝完成后，在“控制面板”→“打印機(jī)和傳真機(jī)”里，就可以看到新增的傳真機(jī)圖標(biāo)，如圖3。

2 設(shè)置傳真機(jī)

虛擬傳真機(jī)在使用前均需預(yù)先進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置方法有兩種：首次使用時(shí)，鼠標(biāo)左鍵雙擊Fax圖標(biāo)，按系統(tǒng)配置向?qū)崾具M(jìn)行設(shè)置；第二種方法是鼠標(biāo)右鍵選擇Fax屬性進(jìn)行設(shè)置。下面分別介紹。

1）利用傳真配置向?qū)гO(shè)置傳真機(jī)。

在“打印機(jī)與傳真機(jī)”文件夾里鼠標(biāo)雙擊Fax圖標(biāo)，系統(tǒng)出現(xiàn)歡迎使用傳真配置向?qū)В紫冗M(jìn)行撥號(hào)規(guī)則的設(shè)定，其中包括設(shè)置國(guó)家、國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途區(qū)號(hào)、撥外線需要另加上的號(hào)碼（這主要是用電話分機(jī)時(shí)使用，直線電話不予理會(huì)）；撥號(hào)方式有音頻撥號(hào)和脈沖撥號(hào)兩個(gè)選項(xiàng)。接下來(lái)需要填寫(xiě)發(fā)件人基本信息，包括姓名、電話、公司名稱(chēng)、地址、部門(mén)、職務(wù)等信息，如圖4所示。

隨后就需要選擇接收和發(fā)送傳真的設(shè)備，如圖5所示，傳真設(shè)備選擇電腦上已安裝的傳真Moderm型號(hào)，下面有兩個(gè)選項(xiàng)，允許發(fā)送和允許接收，如果這兩個(gè)選項(xiàng)同時(shí)選中，那么我們安裝的虛擬傳真機(jī)的功能與普通傳真機(jī)無(wú)異，既可以接收，也可以發(fā)送。接收傳真有兩個(gè)選項(xiàng)：手動(dòng)回答和自動(dòng)回答，如果選中自動(dòng)回答，還可以設(shè)置在響鈴多少次后給出接收傳真的信號(hào)；選擇手動(dòng)回答方式不影響電話的正常通話功能。

下一步是設(shè)置接收用戶(hù)標(biāo)識(shí)符（CSID）和傳輸用戶(hù)標(biāo)識(shí)符TSID），這個(gè)設(shè)置的作用是解決發(fā)送或接收傳真時(shí)，傳真文件里會(huì)包含傳真號(hào)碼和公司名稱(chēng)的信息。最后一步是設(shè)置接收傳真后的路由選項(xiàng)，如圖6所示。當(dāng)我們成功接收到傳真文件后，系統(tǒng)默認(rèn)保存在傳真控制臺(tái)的“收件箱”里，這個(gè)文件夾默認(rèn)在系統(tǒng)C盤(pán)里，為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，我們都要選中“將副本保存到文件夾”選項(xiàng)，并在系統(tǒng)盤(pán)之外的路徑下另存一個(gè)副本，即使系統(tǒng)出了問(wèn)題也能找回多年前的傳真文件，相當(dāng)方便。

單擊下一步，系統(tǒng)提示設(shè)置已完成，系統(tǒng)顯示出了配置摘要：如接收和發(fā)送傳真的設(shè)備類(lèi)型，是手動(dòng)還是自動(dòng)接收方式，發(fā)送傳真的TSID碼，接收傳真的CSID碼等信息。

至此，傳真配置已完成，已安裝好的Fax就具有與普通傳真機(jī)一樣的功能了。

2）利用Fax屬性設(shè)置傳真機(jī)。

進(jìn)入圖3所示界面，鼠標(biāo)右鍵選中Fax圖標(biāo)，選擇屬性，出現(xiàn)如圖7上半部分所示的傳真屬性。屬性里有“常規(guī)”、“共享”、“安全”、“傳真安全設(shè)置”、“設(shè)備”、“跟蹤”、“存檔”幾個(gè)標(biāo)簽，這里主要介紹后面3項(xiàng)。

單擊“設(shè)備”標(biāo)簽，這里顯示了我們前面已設(shè)置好的設(shè)備名稱(chēng)，是否允許發(fā)送或接收傳真，以及TSID和CSID碼等信息。選擇“屬性”，設(shè)備屬性下面有3個(gè)標(biāo)簽，包括：“發(fā)送”、“接收”和“清理”。選中“發(fā)送”標(biāo)簽，如圖7下半部分所示。其中第一個(gè)選項(xiàng)是“允許設(shè)備發(fā)送”，如果選中，則此虛擬傳真機(jī)Fax才可以發(fā)送傳真，否則只能接收傳真。中間有一個(gè)選項(xiàng) “包括標(biāo)題”，如果選中此選項(xiàng)，每次發(fā)送的傳真都會(huì)多出一頁(yè)如圖4所示的發(fā)件人基本信息的內(nèi)容，這需要根據(jù)各用戶(hù)自己的實(shí)際情況，選擇是否每次都加上這部分內(nèi)容。重試次數(shù)和重試間隔是指當(dāng)?shù)谝淮螕芴?hào)不成功，需要重復(fù)撥號(hào)的次數(shù)，以及每次撥號(hào)的時(shí)間間隔。

傳真設(shè)備屬性的第二個(gè)標(biāo)簽是“接收”，如圖8所示。在這個(gè)標(biāo)簽里可以設(shè)置允許設(shè)備接收傳真、答應(yīng)模式、副本保存選項(xiàng)，必須選中“允許設(shè)備接收”選項(xiàng)，保證虛擬傳真機(jī)能接收傳真，否則我們前面做的工作就基本沒(méi)有意義了。答應(yīng)模式有“手動(dòng)”接收和“自動(dòng)”接收兩種方式，如果選中“自動(dòng)”，還可以設(shè)置響鈴多少次后自動(dòng)給出接收信號(hào)，這一點(diǎn)與圖5的設(shè)置是一樣的。收到傳真時(shí)選擇的打印機(jī)和文件副本的其他路徑保存，與圖6的設(shè)置是一樣的，主要是多一個(gè)文件備份，以保證重要文件的安全。

傳真設(shè)備屬性的第三個(gè)標(biāo)簽是“清理”，在這里可以設(shè)置經(jīng)過(guò)多少時(shí)間后系統(tǒng)自動(dòng)刪除傳真失敗的文件，收發(fā)成功的傳真文件不受影響，會(huì)一直保存下去，除非您自己手動(dòng)刪除。

在Fax屬性的“跟蹤”標(biāo)簽里，用于設(shè)置通知范圍和在什么狀態(tài)下開(kāi)啟傳真監(jiān)視器，選中“接收和發(fā)送傳真時(shí)顯示進(jìn)度”選項(xiàng)，讓我們對(duì)完成傳真的時(shí)間有一個(gè)大致的估算，還可設(shè)置接收和發(fā)送傳真是否發(fā)出通知聲音，在什么情況下開(kāi)啟傳真監(jiān)視器。Fax屬性的“存檔”標(biāo)簽里的設(shè)置，與圖6里的一樣，這里不再重述。

至此，F(xiàn)ax虛擬傳真機(jī)的安裝及設(shè)置工作已經(jīng)完成，我們隨時(shí)可以方便快捷地使用。

3 如何使用Fax虛擬傳真機(jī)

在使用前，先建立傳真機(jī)桌面快捷方式，“開(kāi)始”→“程序”→“附件”→“通訊”→“Fax傳真機(jī)”→“發(fā)送到桌面快捷方式”。雙擊此快捷圖標(biāo)，即打開(kāi)傳真監(jiān)控器和如圖9的查看管理傳真文件的“傳真控制臺(tái)”。

接收傳真：當(dāng)有外線電話打入后，F(xiàn)ax系統(tǒng)被激活，自動(dòng)開(kāi)啟傳真監(jiān)控器，系統(tǒng)按我們的設(shè)置進(jìn)行處理。如果設(shè)置為“自動(dòng)接收”，那么系統(tǒng)就會(huì)在已設(shè)置的響鈴聲次數(shù)后自動(dòng)給出接收信號(hào)；如果設(shè)置為“手動(dòng)接收”，則需要手工在傳真監(jiān)控器上點(diǎn)擊“接收傳真”，這時(shí)系統(tǒng)才會(huì)給出接收信號(hào)。因此，把Fax傳真機(jī)設(shè)為無(wú)人值守時(shí)可選擇“自動(dòng)接收”；把它既當(dāng)電話又當(dāng)傳真，則設(shè)為“手動(dòng)接收”為宜。

發(fā)送傳真：將要發(fā)送的文件打開(kāi)，選擇“文件”→“打印”，在“打印機(jī)名稱(chēng)”的下拉選項(xiàng)中，選擇Fax傳真，然后再按系統(tǒng)提示，逐步完成。這里涉及外線電話號(hào)碼的輸入，外撥時(shí)間的等待，如果一次撥號(hào)不成功，還要按圖7里設(shè)置的間隔和次數(shù)進(jìn)行重新?lián)芴?hào)，不能像普通傳真機(jī)那樣可以按重?fù)苕I，所以比較煩瑣。

管理傳真：在圖9的界面里，把未成功的發(fā)送和接收文件刪除（如果在設(shè)備屬性“清理”標(biāo)簽里已設(shè)置了自動(dòng)刪除失敗傳真文件的時(shí)間，屆時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)幫您刪除）。在這里還可以查看傳真文件，查看后再?zèng)Q定怎樣處理：垃圾傳真即時(shí)刪除，需要打印的則打印，暫不打印的一起保留即可。這樣，在非工作時(shí)間里，我們就可以把虛擬Fax傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收模式，無(wú)人值守，幫我們完成接收傳真的任務(wù)，待查看后再?zèng)Q定是否保留和打印，免去了普通傳真機(jī)因垃圾傳真浪費(fèi)紙張和打印墨水的煩惱。

經(jīng)過(guò)我們多年的使用，感覺(jué)到Fax虛擬傳真機(jī)除了上述明顯的優(yōu)點(diǎn)外，也有不足之處：一是接收傳真的時(shí)間要比普通傳真機(jī)的稍長(zhǎng)一些（但也在可以接受的范圍內(nèi)）。另一個(gè)問(wèn)題是發(fā)送傳真，先要“打開(kāi)文件”→“打印”→“選擇傳真機(jī)”，還要輸入外撥的電話號(hào)碼，如果一次撥號(hào)成功，還稍微好一些，如果一次撥號(hào)不成功，還得按圖7里的設(shè)置重來(lái)，與普通傳真機(jī)發(fā)送傳真相比，就顯得比較煩瑣了。因此我信建議不使用“發(fā)送傳真”這一功能了（可以在圖7中不選中“允許設(shè)備發(fā)送”或圖5中不選中“允許發(fā)送”），只使用Fax虛擬傳真機(jī)的接收和管理傳真的功能，就能揚(yáng)長(zhǎng)避短。

本文詳細(xì)介紹了如何利用傳真Moderm和Windows XP安裝盤(pán)里自帶的FXSAPI.DL-文件，安裝和使用虛擬傳真機(jī)Fax，物盡其用，變廢為寶，幫您接收和管理傳真文件，十分方便，有興趣的朋友，不妨一試。