新形勢下中學(xué)檔案安全體系建設(shè)存在的問題及對策

黃紅

【摘要】 新形勢下檔案安全體系建設(shè)面臨著新的問題、新的挑戰(zhàn)。目前，中學(xué)檔案存在著檔案安全管理機(jī)制不完善、安全基礎(chǔ)設(shè)施不健全、檔案信息缺乏安全保障措施等問題，應(yīng)根據(jù)新的形勢要求，采取積極有效措施，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案安全體系建設(shè)，筑牢檔案安全防線，更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的發(fā)展需要，推動(dòng)檔案事業(yè)安全穩(wěn)步發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 安全體系 中學(xué)檔案 問題對策

【中圖分類號】 G637 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1992-7711（2017）02-001-02

一、新形勢下構(gòu)建檔案安全體系的重要意義

中學(xué)檔案管理工作是學(xué)校不可或缺的重要的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是學(xué)校的歷史使命和法定職責(zé)。2010年，國家檔案局把檔案安全體系納入“三個(gè)體系”建設(shè)，并作為今后檔案工作的一項(xiàng)主要內(nèi)容來抓。2014年5月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)[2014]15號），對新形勢下檔案安全體系建設(shè)提出了具體要求，廣東省檔案局印發(fā)了《檔案室安全保管保護(hù)條件建設(shè)指引的通知》（粵檔發(fā)[2016]22號），首次在全國對檔案安全保管條件建設(shè)做出了指引。新的形勢下，對檔案安全工作提出了更高的要求，確保檔案安全，是黨和人民對檔案人員的基本要求，是檔案人員的基本職責(zé)和天大責(zé)任。面對新形勢、新任務(wù)、新要求，建立檔案安全體系具有重要，惟其如此，才能有效預(yù)防和減輕自然災(zāi)害、人為災(zāi)害對檔案造成的損失，才能保障新技術(shù)條件下數(shù)字檔案信息安全。因此，要把安全體系建設(shè)作為新時(shí)期學(xué)校檔案管理的一項(xiàng)重要任務(wù)來抓，積極探索有效途徑和方法，確保檔案信息安全。

二、中學(xué)檔案安全體系建設(shè)存在的問題

（一）管理機(jī)制存在的問題

1. 領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不足

部分中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)在學(xué)校管理、發(fā)展工作中，缺乏全局眼光、發(fā)展眼光，沒有把檔案納入學(xué)校工作的重要組成部分，對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，缺乏安全意識、風(fēng)險(xiǎn)意識，使檔案工作在人力、物力、財(cái)力上得不到應(yīng)有的重視。部分學(xué)校檔案室的建設(shè)沒有按標(biāo)準(zhǔn)納入學(xué)校建設(shè)范疇，檔案工作的安全得不到充分保障。如檔案庫房選址不能因地制宜，遠(yuǎn)離自然災(zāi)害多發(fā)地段，增加了檔案庫房的安全隱患。購置的檔案裝具不符合要求、檔案安全防護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施不完善，使檔案工作存在不可預(yù)設(shè)的隱患。

2. 安全管理制度建設(shè)流于表面

目前，大部分學(xué)校雖已制定了檔案安全管理制度，但也存在著管理制度與檔案日常工作相脫節(jié)的現(xiàn)象，具有很大的隨意性，沒有把制度切實(shí)落實(shí)到檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中。主要表現(xiàn)在：在庫房內(nèi)堆放雜物，隨意允許非庫房管理人員入庫，極易造成檔案的泄密和失竊；檔案未經(jīng)消毒就入庫，極易引起蟲災(zāi)；沒有做好檔案室溫濕度調(diào)節(jié)，導(dǎo)致檔案發(fā)霉等等。同時(shí)，也沒有根據(jù)檔案的發(fā)展需要進(jìn)行修訂、增補(bǔ)，存在了檔案工作不斷發(fā)展，制度卻依舊不變的現(xiàn)象。

3. 檔案人員安全意識有待進(jìn)一步提高

目前，部分檔案人員缺乏安全意識，對檔案安全體系建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，麻痹大意，沒有樹立安全至上的思想，日常工作中沒有堅(jiān)持做好檔案安全檢查，檔案管理沒有落到實(shí)處，疏于防范，人為地給檔案的完整與安全造成了嚴(yán)重威脅。

4. 上級部門檢查、監(jiān)督、懲治缺乏力度。沒有定期對學(xué)校開展檔案安全檢查，沒有對學(xué)校檔案工作進(jìn)行實(shí)地監(jiān)督，致使部分學(xué)校檔案人員安全意識松懈，檔案管理存在一定漏洞，檔案應(yīng)急管理預(yù)案缺失，一旦遭遇突發(fā)事件，將給檔案造成不可彌補(bǔ)的損失。

（二）檔案基礎(chǔ)設(shè)施及保護(hù)措施存在的問題

1. 檔案硬件設(shè)施有待完善。有的學(xué)校檔案庫房沒有嚴(yán)格按照要求納入學(xué)校建設(shè)當(dāng)中，庫房面積未達(dá)標(biāo)，不能滿足學(xué)校檔案日益增加的需求，不利于學(xué)校檔案的可持續(xù)發(fā)展；有的學(xué)校樓面及荷載沒有達(dá)到要求，有的學(xué)校檔案庫房“頂天立地”，未能在硬件上確保檔案安全。有的檔案柜不符合要求，有的沒有配齊防火、防潮、防霉、防汛等設(shè)備，造成了檔案安全設(shè)施的缺失。

2. 檔案的安全保護(hù)措施有待完善。沒有建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。特別是沒有根據(jù)檔案工作的新的發(fā)展趨勢做好相應(yīng)防護(hù)措施。如沒有采取有效措施做好防磁、防輻射、防電子病毒等工作。同時(shí)，由于我市地處沿海地區(qū)，對防汛、防臺風(fēng)工作提出了更高要求，部分學(xué)校并沒有根據(jù)這一特點(diǎn)采取有效防范措施，使檔案蒙受不可挽回的損失。部分紙質(zhì)檔案由于保護(hù)不當(dāng)，出現(xiàn)了長霉、蟲蛀、紙質(zhì)發(fā)黃變脆的現(xiàn)象，錄音、錄像、光盤等出現(xiàn)磁化現(xiàn)象。電子檔案在數(shù)據(jù)整理與遷移過程中受病毒侵襲，使檔案安全受到嚴(yán)重威脅。

3. 檔案應(yīng)急預(yù)案缺失。沒有根據(jù)檔案工作實(shí)際建立應(yīng)急預(yù)案。沒有開展檔案應(yīng)急演練，缺乏檔案危機(jī)意識，缺乏預(yù)見性，一旦檔案發(fā)生危險(xiǎn)，難以在第一時(shí)間內(nèi)及時(shí)搶救，造成的后果難以設(shè)想。

三、積極采取有效措施，完善檔案安全體系建設(shè)

（一）完善檔案安全管理機(jī)制

1. 加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，要認(rèn)識到檔案工作的重要性，把檔案工作納入規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，加大資金的投入量，優(yōu)化設(shè)備，完善檔案安全設(shè)施。要嚴(yán)格實(shí)行檔案安全一把手負(fù)責(zé)制，以高度的責(zé)任感來做好檔案安全管理工作，要成立由主要領(lǐng)導(dǎo)為組長的檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，帶頭抓好檔案安全工作，在全體干部職工中開展檔案安全管理專題學(xué)習(xí)活動(dòng)，加大宣傳力度，樹立“安全問題人人有責(zé)”的思想，共同維護(hù)檔案的安全。

2. 把各項(xiàng)制度落到實(shí)處。落實(shí)好日常檢查制度，每天做好庫房各項(xiàng)設(shè)施的檢查，保持庫房整潔干凈，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理；建立健全檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案提供利用過程中借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸檔的程序；建立檔案、人員出入庫登記制度，確保檔案的完整無缺。同時(shí)根據(jù)不同載體材質(zhì)的檔案應(yīng)分類存放、規(guī)范保存。

3. 進(jìn)一步提高檔案人員素質(zhì)。要構(gòu)筑起堅(jiān)固的思想防線，牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主，防治結(jié)合”的安全意識，做到“一天一小查”：每天保持庫內(nèi)清潔，確保庫內(nèi)溫濕度控制，做好檔案除濕、消毒、殺蟲等日常工作；“一月一大查”：每月對檔案工作用房、檔案保管設(shè)施設(shè)備做全面細(xì)致的安全檢查；“一年一整查”：對室藏檔案進(jìn)行一次整體清點(diǎn)核對，做到登記臺帳與檔案實(shí)體相符。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，將安全隱患消除在萌芽狀態(tài)，時(shí)刻繃緊安全這跟弦，切實(shí)做到檔案安全警鐘長鳴。

4. 切實(shí)提高上級行政部門的檢查、監(jiān)督及懲治力度。要按照檔案法要求，做好檔案的檢查監(jiān)督工作，依法提高履職能力，要經(jīng)常到學(xué)校中去，實(shí)地查看、監(jiān)督，了解學(xué)校檔案工作中存在的問題和困難，及時(shí)督促相關(guān)學(xué)校完善各項(xiàng)安全制度及措施。對表現(xiàn)良好的學(xué)校給予肯定，對執(zhí)行力度欠缺的學(xué)校給予批評，對因玩忽職守造成檔案損失的要依法追究法律責(zé)任。

（二）落實(shí)檔案安全體系措施

1. 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案安全提供更好的條件。各學(xué)校應(yīng)將檔案工作用房納入本單位辦公業(yè)務(wù)樓房新建、擴(kuò)建、改建和裝修項(xiàng)目整體規(guī)劃，不得將檔案室及陳列室、展覽館設(shè)置在一樓或頂樓及不利于通風(fēng)的地方，要給檔案提供一個(gè)優(yōu)良的硬件，確保檔案的安全。要做好檔案用房的配備工作，特別是要做好庫房的選址面積、樓面荷載、門窗設(shè)置的配置工作；配齊檔案相關(guān)設(shè)備如檔案柜、抽濕機(jī)、滅火器等。要根據(jù)我市地理區(qū)域特點(diǎn)，有針對性地做好防潮、防臺風(fēng)、防腐蝕工作。

2. 采取有效措施保護(hù)檔案安全。要根據(jù)不同的檔案載體采取相應(yīng)的措施。對于紙質(zhì)檔案，要嚴(yán)格按照檔案管理要求，重點(diǎn)做好防霉、防蟲、防潮、防高溫、防火等工作，保護(hù)紙質(zhì)檔案原件，確保檔案原件安全。做到入庫前先消毒，入庫后按要求保持適宜的溫濕度，保持庫房及箱柜的整潔、干凈。對于電子檔案，要嚴(yán)格執(zhí)行安全保密管理制度，嚴(yán)防把涉密檔案傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)上。要密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，不斷對歷年來電子檔案使用的軟件升級、更新情況進(jìn)行記錄、保存，適時(shí)對電子檔案的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換。對涉密檔案、重要檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)和認(rèn)證，確保長期可用。

3. 迅速制定安全應(yīng)急預(yù)案。要根據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急管理辦法》要求，盡快建立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制和檔案安全應(yīng)急管理制度，制定應(yīng)急預(yù)案，建立與公安、消防等部門的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，把檔案工作納入學(xué)校應(yīng)急工作體系。定期開展應(yīng)急演練，實(shí)行各部門相互合作，自救互助，共同抗災(zāi)。檔案人員要熟悉掌握應(yīng)急處置辦法，確保檔案在受到危害時(shí)能得到妥善處置，把損失降到最低程度。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

[1]中共中央辦公廳，國務(wù)院辦公廳.關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見[Z].中辦發(fā)[2014）15號.

[2]廣東省檔案局.廣東省檔案局關(guān)于印發(fā)《檔案室安全保管保護(hù)條件建設(shè)指引》的通知[Z].檔發(fā)[2016]22號.

[3]徐珂靜.加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)的思考.http：//www.hada.gov.cn/.