文獻管理軟件在期刊論文中的應用調查與輸出結果分析

■甘可建 劉清海 吳淑金

1)中山大學腫瘤防治中心Chinese Journal of Cancer編輯部，廣東省廣州市東風東路651號 5100602)《中山大學學報(醫(yī)學科學版)》編輯部，廣東省廣州市中山二路74號 5100803)廣東省醫(yī)學學術交流中心《實用醫(yī)學雜志》編輯部，廣東省廣州市惠福西路 510180

由于參考文獻在科技論文中的重要作用，國家標準部門以及編輯出版行業(yè)學會越來越重視論文參考文獻的引用，作者也越來越重視參考文獻的書寫。參考文獻是論文的輔助部分，其著錄錯誤一直被編者詬病。早在20世紀，楊樹桐等[1]就提到了參考文獻的著錄錯誤問題，并將其分為項目不全、順序不符、姓名錯誤、刊名錯誤、符號錯誤五種錯誤。然而，20余年過去了，參考文獻的錯誤仍然是編輯出版人員的研究熱點之一[2-4]。為了提高文后參考文獻的準確性，結合現(xiàn)代計算機與網(wǎng)絡技術的發(fā)展，相應的文獻管理軟件應運而生。EndNote、NoteExpress、Reference Manager、ProCite等是目前使用較多的國外軟件[5-7]，而NoteExpress以及醫(yī)學文獻王等是應用較多的國產軟件[6]。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，在線的文獻管理軟件也逐漸普及。劉清海等[6]在2011年提出，可以利用EndNote軟件提高編輯的工作效率，并介紹了EndNote的使用方法。迄今為止，文獻[6]的下載次數(shù)已經(jīng)超過1000次，可見編輯出版同行非常重視利用現(xiàn)代技術提高工作效率，也重視提高參考文獻的規(guī)范性和準確性。然而，作者來稿中文獻管理軟件使用率的研究鮮有文獻報道；編輯在利用文獻管理軟件時應當注意哪些方面，也鮮有論述。本文初步調查作者來稿中的文獻管理軟件使用情況，認真分析使用文獻管理軟件后參考文獻的規(guī)范化程度與準確率，總結編輯在利用文獻管理軟件時應當注意的問題。

1 調查對象與方法

按照方便取樣的原則，選取ChineseJournalofCancer最近8期刊登的50篇論文，《中山大學學報(醫(yī)學科學版)》最近4期刊登的99篇論文以及《實用醫(yī)學雜志》最近2期刊登的95篇論文為研究樣本。逐篇打開論文的Word文檔，點擊文后參考文獻，觀察是否顯示為統(tǒng)一的灰底塊域，如是，則認定該篇文章使用了文獻管理軟件，再點擊右鍵，選擇Edit Field，可知該篇論文使用的文獻管理軟件類別，例如EndNote顯示為ADDIN EN.REFLIST，而NoteExpress則顯示為ADDIN NE.Bib。統(tǒng)計使用的文獻管理軟件的種類及其數(shù)量，以便分類分析。利用EndNote X7和NoteExpress 3.2中山大學圖書館版，規(guī)范化使用EndNote和NoteExpress的論文的文后參考文獻格式，EndNote文獻模板按照《中山大學學報(醫(yī)學科學版)》的要求設計[6]，NoteExpress直接從系統(tǒng)中提取《中山大學學報(醫(yī)學科學版)》模板，人工逐篇核對規(guī)范化情況，分析匯總軟件輸出結果的錯誤，統(tǒng)計2種軟件對中英文文獻規(guī)范不足或錯誤的情況，提出相應注意事項。統(tǒng)計分析采用SPSS 13.0軟件，以卡方檢驗分析各組分布，檢驗水平α=0.05。

2 結果與分析

244篇研究樣本都是包含參考文獻的已發(fā)表論文，其中使用文獻管理軟件的論文共74篇，占樣本總數(shù)的30.3%。上述三種雜志發(fā)表論文使用文獻管理軟件的比例分別為50.0%，35.4%，14.7%，使用的文獻管理軟件主要為EndNote和NoteExpress(表1)。將三種雜志按照使用與未使用文獻管理軟件進行卡方檢驗，皮爾森卡方值χ2=21.27，概率P<0.001，說明三種雜志發(fā)表論文中使用文獻管理軟件的比例不同。ChineseJournalofCancer的軟件使用率最高，為50.0%；其次為《中山大學學報(醫(yī)學科學版)》，軟件使用率為35.4%；《實用醫(yī)學雜志》的軟件使用率僅為14.7%。在244篇調查論文中，使用EndNote的論文共43篇，占樣本總數(shù)的17.6%，占使用文獻管理軟件樣本總數(shù)的58.1%；使用NoteExpress的論文共25篇，占樣本總數(shù)的10.2%，占使用文獻管理軟件樣本總數(shù)的33.8%；而EndNote和NoteExpress的使用比例約為1.7…1，二者合計占使用文獻管理軟件樣本的91.9%，其他軟件6篇僅占8.1%。

本次調查所選取的三種刊物中，ChineseJournalofCancer為中山大學腫瘤防治中心主辦刊物，1982年創(chuàng)刊，2010年改為英文版，吸納國際編委，接收國際來稿，致力于科學引文索引(SCI)收錄；2014年被SCI正式收錄，同年與德國Springer出版公司合作，并由其旗下BioMed Central出版。ChineseJournalofCancer在稿約中建議作者盡量采用EndNote或Reference Manager作為參考文獻錄入與規(guī)范化軟件，提供了相應的軟件下載鏈接與文獻著錄格式。選取ChineseJournalofCancer2015年的稿件進行分析，使用文獻管理軟件的比例達到50%；分析近1年編輯處理的稿件(包括尚未刊登的稿件，不在本文分析之列)，使用EndNote軟件管理文獻的比例越來越高。文獻管理軟件使用比例較高的為英文軟件EndNote，占比38%，而中文軟件NoteExpress，占比僅為6%。究其原因，可能與稿約要求以及作者群體的屬性有關。ChineseJournalofCancer要求來稿為英文稿件，因此，作者的英語水平普遍較高；但是，因為該刊很大一部分作者仍然是中國人，由于母語習慣，仍然有6%的作者采用了中文版的軟件NoteExpress管理文獻。進一步統(tǒng)計分析顯示，ChineseJournalofCancer50篇論文中，11篇為國外來稿，其中4篇采用了文獻管理軟件，7篇未采用，與國內的39篇中的21篇采用文獻管理軟件，18篇未采用文獻管理軟件的結果相比，χ2=1.049，P=0.306，尚不能認為國內外作者使用文獻管理軟件的比例有明顯不同。

本次調查所選取的另外兩種中文刊物《中山大學學報(醫(yī)學科學版)》和《實用醫(yī)學雜志》，均為國內精品科技期刊，都曾經(jīng)獲得“百種中國杰出學術期刊”稱號，但二者皆未在稿約時或在網(wǎng)站上的有關欄目提示作者采用文獻管理軟件，這也可能是兩種中文期刊文獻管理軟件使用率略低于調查中的英文刊物(χ2=11.518，P=0.001)的原因之一。從主管部門角度分析，《中山大學學報(醫(yī)學科學版)》為國家級刊物，《實用醫(yī)學雜志》為地方級刊物。與英文期刊相比，中文期刊采用文獻管理軟件的比例較低，分別為35.4%和14.7%；而這兩種中文刊物相比，《中山大學學報(醫(yī)學科學版)》軟件使用率略高(χ2=10.915，P=0.001)。雖然選取的兩種中文期刊皆為精品科技期刊，但《中山大學學報(醫(yī)學科學版)》占據(jù)知名高校的優(yōu)勢，稿件作者中高校及其附屬醫(yī)院的作者比例較高，作者群體更接近知識更新點，接受新知識也更快，這可能是二者采用文獻管理軟件不同的原因之一。

3 軟件輸出結果分析

初步瀏覽以上74篇采用了文獻管理軟件的論文，除去6篇使用非EndNote或NoteExpress軟件的論文，其余論文不論其是否已經(jīng)參照投稿雜志的模板要求設計文獻模板，全部論文均以《中山大學學報(醫(yī)學科學版)》為模板參數(shù)進行規(guī)范化檢驗，EndNote點擊Update Citations and Bibliography，NoteExpress點擊“格式化”，初步查看軟件的輸出效果。結果顯示，EndNote和NoteExpress兩種軟件的輸出效果都很理想，尤其是EndNote輸出的英文文獻，因為系統(tǒng)中并無《中山大學學報(醫(yī)學科學版)》的模板，因此規(guī)范化前的樣式多樣，而經(jīng)規(guī)范化后，每一條參考文獻的作者數(shù)量、姓名的大小寫與縮寫、多于3名作者的“et al”處理以及題名后的“[J]”標志、刊名的縮寫規(guī)范、年卷期等的具體信息與符號等信息都非常準確。幾篇綜述稿件中參考文獻數(shù)量近百篇，其中多為英文文獻，原格式參照外文期刊Vancouver格式的居多，更新后，數(shù)秒就可以完成模板轉換，極大地提高了編輯的工作效率，使編輯加工參考文獻的工作不再枯燥無味。NoteExpress的輸出效果也較為理想，各方面基本都規(guī)范完全，但是NoteExpress為中文軟件，系統(tǒng)中有幾百種中文刊物的模板，基本以中華人民共和國國家標準《文后參考文獻著錄規(guī)則》(GB/T 7714-2005)為準，因此，更新前的論文文獻已經(jīng)基本到達要求，導致更新工作主觀成效不明顯。

為摒除不同刊物作者來源的影響，統(tǒng)一選取《中山大學學報(醫(yī)學科學版)》的論文，選取參考文獻數(shù)量較多的幾篇文獻，逐一按照各刊物的格式要求進行人工核對，發(fā)現(xiàn)軟件輸出結果的不足之處，統(tǒng)計結果見表2。使用兩種軟件的論文的參考文獻數(shù)量中，英文文獻均遠多于中文文獻，使用EndNote的論文的英文文獻與中文文獻的比例約為10…1， 使用NoteExpress的論文的英文文獻與中文文獻的比例也接近5…1，二者相比，使用EndNote軟件的論文的英文文獻的比率更高(χ2=13.347，P<0.001)。這可能說明，使用文獻管理軟件的論文作者英文水平更高，知識更新較快，與國際接軌意識更高。2種軟件對英文文獻輸出規(guī)范的結果略有不同，EndNote輸出的卷期頁碼缺漏偏多，而NoteExpress在題名和刊名輸出部分的不足略多。二者對中文文獻的輸出不足主要體現(xiàn)在責任者和卷期頁碼部分，而中文文獻的題名和刊名極少出現(xiàn)錯誤，這可能是中文文獻的題名和刊名不存在大小寫和縮寫的緣故。

表2 軟件輸出參考文獻結果不足的信息統(tǒng)計

3.1 責任者錯誤分析

英文文獻中有一篇文獻的第一作者為機構，EndNote按照個人著者姓前名后的形式將最后一個單詞縮寫為單個字母，例如“Diabetic Retinopathy Clinical Research N, Wells J A, Glassman A R, et al”，其中“N”應為“Network”；另有一篇NoteExpress未按要求縮寫。軟件對中文文獻的責任者部分錯誤主要為EndNote無法區(qū)分中外文文獻，而將中文文獻中多于3名作者的“等”字依然輸出為“et al”；而NoteExpresss可以區(qū)分中英文文獻，分別輸出“等”或“et al”，但是輸出的中文文獻也存在其他錯誤，如將著者姓名的中文和英文混排為“Zhiqiang 郭志強 Guo，Zhengping 賈正平 Jia，Jun 馬駿 Ma，等”樣式。

3.2 題名錯誤分析

兩種軟件輸出的英文文獻結果中，均發(fā)現(xiàn)少量文獻題名所有單詞首字母均大寫不當，如“Antiangiogenic and Antineuroinflammatory Effects of Kallistatin Through Interactions With the Canonical Wnt Pathway”，查詢PubMed數(shù)據(jù)庫發(fā)現(xiàn)文章題名為除首個單詞、專有名詞以及縮寫外，所有單詞應當小寫，也發(fā)現(xiàn)有非英語的外文文獻題名保留了方括號，例如“[Becaplermin gel (Regranex gel)][J]”。中文文獻的題名不存在輸出問題，可能是因為中文既不存在大小寫問題，也不存在縮寫問題，原樣輸出即可。

3.3 刊名錯誤分析

中文文獻刊名不存在輸出錯誤的問題。而英文文獻主要問題為刊名縮寫，例如軟件輸出結果為“JournalofOphthalmology”，規(guī)范著錄格式應為“JOphthalmol”。雖然《文后參考文獻著錄規(guī)則》2005版或2015新版皆認為刊名可為全稱,也可為縮寫，但是一個刊物應當保持前后應一致，其他文獻輸出為縮寫，個別文獻輸出為全稱，即應認為不規(guī)范。

3.4 卷期頁碼錯誤分析

EndNote的輸出結果中，主要問題為同時缺少卷期頁碼，例如輸出結果為“2016:ajprenal0008802016”，查詢數(shù)據(jù)庫，結果發(fā)現(xiàn)其卷期頁碼為“2016,311(1):F186-194”。此外，多數(shù)英文文獻存在網(wǎng)絡出版優(yōu)先于紙質出版的情況，論文作者可能當時查詢到優(yōu)先出版的文獻，同時被軟件輸出為臨時編碼，而論文發(fā)表時數(shù)據(jù)庫已經(jīng)更新，但是軟件未能檢測出其更新，依舊按照舊的內容輸出。也有部分輸出結果僅有年份，而缺少卷期頁碼。EndNote對中文參考文獻的輸出錯誤主要為缺少卷號，而期號和頁碼甚少缺漏。NoteExpress的缺漏與EndNote略有不同，輸出的英文文獻在卷期頁碼方面完全正確，但是輸出的中文文獻則發(fā)現(xiàn)很多缺少卷號的情況，例如“中國糖尿病雜志, 2014, (08): 2-42.”。筆者嘗試使用NoteExpress插入引文和規(guī)范參考文獻，發(fā)現(xiàn)從中國知網(wǎng)(CNKI)數(shù)據(jù)庫檢索到的文獻基本都沒有卷號，需要人工補錄，而從萬方數(shù)據(jù)庫查詢到的文獻則卷期號齊全。

3.5 其他錯誤分析

其他問題極少，未在表2中統(tǒng)計。本次調查發(fā)現(xiàn)有1篇文獻發(fā)表于1908年，正文的引用為“關于腫瘤血管新生的研究可以追溯到100多年前，當時的德國病理學家們發(fā)現(xiàn)腫瘤的發(fā)生發(fā)展往往伴隨著血管的增多”，其引文為“Goldmann E. The Growth of Malignant Disease in Man and the Lower Animals, with special reference to the Vascular System[J]. Proc R Soc Med, 1908, 1(Surg Sect): 1-13.”。因年代久遠，筆者對其原文進行復核，結果發(fā)現(xiàn)PubMed數(shù)據(jù)庫中著錄與引文文獻一致，但是下載PDF格式全文后，發(fā)現(xiàn)其出版年份要更早一年，引用文獻實際發(fā)表于1907年，見圖1。此類錯誤為數(shù)據(jù)庫的錯誤，難以發(fā)現(xiàn)。

圖1 數(shù)據(jù)庫PubMed的文獻發(fā)表年份(1908)與原文實際發(fā)表年份(1907)不一致的示例

4 文獻管理軟件使用討論

4.1 國內醫(yī)學期刊論文作者使用文獻管理軟件的比例偏低

按照方便取樣的原則選取了三種雜志，雖然未能全面代表我國科技期刊的現(xiàn)狀，但是選取的雜志按照其自身特點，應當基本可以分別代表我國英文醫(yī)學期刊、知名高校醫(yī)學學報、地方性精品醫(yī)學期刊。這些雜志論文使用文獻管理軟件的情況略有不同，總體使用文獻管理軟件的比例為30.3%，其中英文醫(yī)學期刊較高，軟件使用率可達50%；知名高校醫(yī)學期刊次之，軟件使用率約為35.4%；地方性精品醫(yī)學期刊軟件使用率約為14.7%。由此可以推測，一般性地方期刊的軟件使用率可能更低。文獻管理軟件不僅具有規(guī)范參考文獻的功能，更重要的是，文獻管理軟件是基于聯(lián)機檢索的文獻，幫助科研工作者有效地建立和管理文獻數(shù)據(jù)庫的題錄與全文，高效地利用文獻，例如標記題錄優(yōu)先級，標記全文的重要內容，做閱讀筆記，并且可以與Word結合協(xié)助論文寫作(插入引文、規(guī)范文獻格式等)[8]。文獻管理軟件是科研寫作的重要助手。研究結果表明，國內醫(yī)學期刊論文作者使用文獻管理軟件比例偏低。結合本研究的調查對象ChineseJournalofCancer，發(fā)現(xiàn)該刊在稿約中明確建議作者盡量采用所推薦的2種參考文獻管理軟件來規(guī)范來稿的參考文獻。調查結果也表明，該刊來稿使用參考文獻管理軟件的比例較高。因此，建議國內期刊編輯部仿照此刊，在稿約時或在網(wǎng)站上增加相關條目，建議作者使用文獻管理軟件。

4.2 主流文獻管理軟件的使用情況

國外的主流文獻管理軟件為EndNote、Reference Manager等，國內的主流軟件為NoteExpress與醫(yī)學文獻王等[5-7]，另外，晁陽等[9]和李玖蔚等[10]還介紹了國內其他幾個免費軟件，例如NoteFirst和基于CNKI的E-Study(原E-learning)。調查結果表明，EndNote和NoteExpress占據(jù)了絕大部分市場，所占比例約為91.9%，其他軟件所占比例僅為8.1%。王子熙[8]以主流的文獻管理軟件EndNote和NoteExpress為基礎，認真分析了二者在聯(lián)機文獻檢索、文獻管理、文獻利用等細節(jié)方面的異同點，認為軟件與科技信息工作的各個環(huán)節(jié)相契合，能夠將工作人員從繁瑣的文獻整理中解放出來，使其有更多精力投入于科技信息內容的分析和研究。實際上，每個軟件都具備文獻管理軟件的基本功能，即聯(lián)機檢索文獻，管理文獻資料(如題名、摘要與全文)，閱讀助手(如標注與筆記)，寫作助手(如插入引文與規(guī)范文獻)等，用于科研寫作應該足夠，只是部分特殊功能與人性化方面的差異，或者是聯(lián)機檢索功能與文獻去重功能等少許差異，如NoteFirst是國內首款網(wǎng)絡版的文獻管理軟件，可以實現(xiàn)多臺電腦數(shù)據(jù)自動同步，并且滿足SCI、工程索引(EI) 等收錄中文論文要求和雙語參考文獻的格式要求等[10]。然而，在EndNote和NoteExpress的優(yōu)先占有之下，其他軟件難以做強做大。

4.3 編輯使用文獻管理軟件的注意事項

對于期刊編輯而言，最理想的狀態(tài)當然是只要作者使用到的文獻管理軟件編輯都會使用。然而，文獻管理軟件種類繁多，編輯不可能熟練掌握每個文獻管理軟件。但是，由上文調查結果可以看出，只要掌握了兩種主流軟件——EndNote和NoteExpress，那么90%以上的使用了文獻管理軟件的論文都可以輕松地按照刊物要求規(guī)范化。掌握兩種軟件比較容易做到。必須注意的是，盡管在正確設置或選擇正確刊物模板后，軟件輸出結果基本令人滿意，但是最終結果仍有不足之處，因此，編輯在加工時不能完全信任軟件輸出結果，最好輔以人工復核，特別是針對一些常見的容易出錯的文獻著錄項目。依據(jù)上述分析，軟件輸出結果后，編輯至少還應當核查中文文獻的責任者和卷期頁碼部分；而英文文獻的責任者、題名、刊名、卷期頁碼部分都還可能存在問題，編輯必須再次詳細瀏覽，以便及時發(fā)現(xiàn)并手動改正問題；對于待修改的文獻，為防止軟件再次自動格式化參考文獻，編輯應當預先關閉軟件的自動更新功能，將待修改的文獻改為普通文本后再修改。在使用EndNote的論文中，可以先在Word文檔中使用EndNote格式化參考文獻，之后關閉EndNote自動更新，將Instant Formatting調整為Off，將Convert Citations and Bibliography下拉點擊Convert to Plain text，從而將參考文獻域轉為普通文本，然后手動改正。在使用NoteExpress的論文當中，可以在Word選項卡NoteExpress中選擇“去除格式化”，在彈出菜單的“去除格式化”和“清除域代碼”中選擇“清除域代碼”，然后再手動改正保存。

雖然做了大量的統(tǒng)計分析工作，得到了一些有益的結論，但是由于本研究采用了方便抽樣的原則，因此，代表性有所局限，只能認為是國內英文醫(yī)學期刊、國內知名高校醫(yī)學學報、地方性精品醫(yī)學期刊的典型代表而非普通代表，所得到的論文使用文獻管理軟件的比例僅具有粗略代表意義而不能作為精確數(shù)字對待。另外，以點擊參考文獻部分是否出現(xiàn)灰底(即文獻域)為使用文獻管理軟件的標準，排除了作者預先去除文獻域代碼的可能，即便極少有作者如此，仍然不能完全排除這種可能性，進而可能導致本調查結果進一步不精確。以上不精確性可能影響各軟件的使用率，但是結論方向應當一致，相互關系并不受影響，對軟件輸出結果的分析也不受影響。因此，本文所得的數(shù)據(jù)仍具有典型代表意義。

5 結論

通過調查統(tǒng)計國內三種典型醫(yī)學期刊，分析調查結果，發(fā)現(xiàn)國內醫(yī)學學術期刊使用文獻管理軟件的比例偏低，總體使用率約為30.3%，英文期刊較高，文獻管理軟件使用率可達50.0%，知名高校醫(yī)學學報次之，使用率約為35.4%，地方性精品醫(yī)學期刊使用率約為14.7%。建議國內期刊在稿約時或在網(wǎng)站上增加有關條目，建議作者使用參考文獻管理軟件。在文獻管理軟件的使用選擇上，EndNote使用率約為58.1%，NoteExpress約為33.8%，二者合計約為91.9%。未發(fā)現(xiàn)國外學者有更高的文獻管理軟件使用率。在使用軟件的論文中，英文文獻使用率比例較高，使用EndNote處理的英文文獻與中文文獻的比例高達10…1，使用NoteExpress處理的英文文獻與中文文獻的比例為5…1。兩種文獻管理軟件輸出的結果都基本符合文獻著錄規(guī)范，但EndNote輸出結果的各個部分以及NoteExpress輸出結果的作者與卷期頁碼部分偶有瑕疵。編輯不能完全信任軟件的輸出結果，必須再次全面把關，如需改正，最好先關閉軟件的自動更新功能，將文獻域轉換為普通文本后再行改正保存。

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作者貢獻聲明：

甘可建：構思和設計研究，收集資料，撰寫和修改論文；

劉清海：設計研究，收集資料，撰寫和修改論文；

吳淑金：收集資料，修訂論文。