關(guān)于創(chuàng)新文書檔案管理樹立電力檔案文化的分析

薛仙鳳

（廣東電網(wǎng)茂名化州供電局 廣東 茂名 525100）

摘 要：電力文書檔案作為企業(yè)檔案管理的關(guān)鍵部分和核心部分，在企業(yè)檔案整體管理中的作用舉足輕重，其詳細(xì)記載了企業(yè)發(fā)展歷史以及發(fā)展進(jìn)程中出現(xiàn)的各類問題，是指導(dǎo)企業(yè)正確決策與實(shí)踐的重要依據(jù)。本文分析了現(xiàn)階段我國企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)新工作的現(xiàn)狀，并就如何使企業(yè)電力檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及如何樹立電力檔案文化提出了幾點(diǎn)意見和建議。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；文書檔案管理；電力檔案文化

近年來，隨著我國信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)檔案管理工作中電力檔案文化的內(nèi)涵得到進(jìn)一步外延。在新的時(shí)代背景下，我國電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，結(jié)合自身實(shí)際情況不斷優(yōu)化創(chuàng)新、推動(dòng)企業(yè)的文書檔案管理工作的開展，創(chuàng)新文書檔案管理、樹立電力檔案文化，力求獲取最大化的文書檔案管理價(jià)值。

1電力檔案管理的重要意義

檔案是隨著經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展而逐漸形成的，以記錄社會生活實(shí)踐情況為目的的文檔。近年來，隨著我國電力企業(yè)的不斷發(fā)展和擴(kuò)大，企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展和運(yùn)營中發(fā)揮著越來越突出的作用。電力檔案可涉及電力企業(yè)設(shè)備情況、一般運(yùn)作情況、日常營運(yùn)情況等關(guān)鍵信息，涵蓋面較廣，對于企業(yè)的發(fā)展和完善有著強(qiáng)勁的引導(dǎo)作用；同時(shí)也是形成完整有效的數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建健全的電力檔案數(shù)據(jù)庫，提高電企工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵手段。

2電力檔案管理現(xiàn)狀

2.1對于文書檔案管理的重視度不高

現(xiàn)階段，我國大部分電力企業(yè)的中高層領(lǐng)導(dǎo)還未能樹立正確的檔案管理意識，未能真正意識到企業(yè)文書檔案管理的重要性，對于文書檔案管理工作的重視度普遍較低。據(jù)調(diào)查，約有68%的中高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)文書檔案管理不過是無關(guān)緊要的工作，既不會影響到企業(yè)日常運(yùn)行，更不會設(shè)計(jì)到企業(yè)核心利益。但研究證實(shí)，企業(yè)文書檔案的管理不僅可直接關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品市場，同時(shí)也直接關(guān)系到企業(yè)的長期發(fā)展，為此，加大對于文書檔案管理工作的重視度，對于企業(yè)高效發(fā)展意義重大。而目前，我國大部分電力企業(yè)在文書檔案管理中的投入比例很少，導(dǎo)致檔案室設(shè)施還不健全，文書檔案資料缺失、損壞情況時(shí)有發(fā)生，企業(yè)發(fā)展嚴(yán)重受阻。

2.2文書處理與檔案管理分離

文書檔案管理工作指既包括文書處理工作，同時(shí)也包括檔案管理工作的有機(jī)整體，實(shí)踐中不能把二者簡單的分開或者對立，應(yīng)當(dāng)將其視為事物的兩個(gè)方面，協(xié)調(diào)發(fā)展。但現(xiàn)階段，受到認(rèn)識水平差異等因素的影響，我國電力企業(yè)在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)，普遍存在文書處理與檔案管理分離的現(xiàn)象，大多數(shù)文書檔案管理工作人員認(rèn)為文書的處理應(yīng)當(dāng)分屬于企業(yè)各部門辦公室，認(rèn)為其職責(zé)所在不過是整理、匯總由辦公室上交的文書資料。但實(shí)際上，企業(yè)文書檔案管理是具有一定的職業(yè)性和專業(yè)性，辦公室相關(guān)人員雖能夠按照規(guī)定對文書進(jìn)行相應(yīng)的處理，但對于沒有規(guī)定或規(guī)定不全的、但同時(shí)又有記錄和保存價(jià)值的工作內(nèi)容卻不能形成標(biāo)準(zhǔn)文書。

2.3文書檔案軟件落后、硬件匱乏

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國企業(yè)大多得到深化發(fā)展，電力企業(yè)檔案資料數(shù)量也呈現(xiàn)逐年增多的趨勢，但電力企業(yè)檔案管理的軟件和硬件卻未能很好的跟上時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)文書檔案的管理大多存在軟件落后、硬件匱乏的現(xiàn)象，硬件方面，檔案室定點(diǎn)不當(dāng)、檔案柜老舊稀少、微機(jī)匱乏；軟件方面，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)不健全、數(shù)據(jù)庫不完善，企業(yè)文書檔案管理受到嚴(yán)重制約。

2.4文書檔案管理人員素質(zhì)不高

現(xiàn)階段，電力企業(yè)普遍缺乏專業(yè)的文書檔案管理人員，檔案管理人才匱乏、人員素質(zhì)有待加強(qiáng)和提高，大部分工作者均未接受過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，未達(dá)到專業(yè)管理水準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理工作常常出現(xiàn)失誤問題；此外，大部分的檔案管理人員年齡較大，人員結(jié)構(gòu)老齡化趨勢明顯，進(jìn)一步擴(kuò)大了文書檔案管理效率不高、質(zhì)量低下的問題；最后，由于企業(yè)對于文書檔案管理工作的重視度不夠，使得多數(shù)管理工作人員均為兼職上任，人員變動(dòng)頻繁，造成文書檔案管理工作開展進(jìn)程中遭遇重重消極阻礙。

2.5文書檔案管理機(jī)制體系不完善

電力企業(yè)檔案管理制度不完善，未能建立有效的文書檔案管理機(jī)制體系，檔案管理機(jī)制不健全，導(dǎo)致了管理信息缺失、檔案不能及時(shí)歸檔等問題。此外，還造成了文書檔案管理者在實(shí)際工作中由于理解偏差或理解程度不高，而在進(jìn)行管理的過程中常出現(xiàn)不依法循章辦事的違規(guī)現(xiàn)象。

2.6信息化程度低

電力檔案信息化管理程度低，處于相對落后的發(fā)展階段，相較于我國企業(yè)行業(yè)，電力企業(yè)文書檔案管理的硬件、軟件以及信息化程度均較落后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上發(fā)展步伐。電力企業(yè)對于檔案軟件的研究與開發(fā)缺乏缺適用性和通用性，而硬件設(shè)備又難以充分實(shí)現(xiàn)有效運(yùn)用，直接導(dǎo)致了資料信息分類編碼籠統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理薄弱，數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)大。

3創(chuàng)新文書檔案管理、樹立電力檔案文化的措施

3.1創(chuàng)新主動(dòng)參與機(jī)制

建立企業(yè)內(nèi)部各部分之間對于文書檔案管理的互動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制，形成良好的發(fā)展互動(dòng)。采取“年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限”分類模式對文書檔案進(jìn)行管理，即各部門單獨(dú)立卷，將傳統(tǒng)繁瑣的管理過程簡化為按“一事一件”立件整理、不銹鋼夾簡單裝訂的方式，并使用計(jì)算機(jī)直接錄入相關(guān)文件和內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的高效化、簡潔化和快速化，全面提高文書檢索效率和服務(wù)效率，促進(jìn)文書檔案管理工作充分發(fā)揮服務(wù)職能和指導(dǎo)功能。

3.2創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)流程

創(chuàng)新、規(guī)范文書檔案管理工作業(yè)務(wù)流程。近年來，隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在信息技術(shù)的支持和引導(dǎo)下，我國企業(yè)辦公效率得到了大幅度提高，企業(yè)依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)規(guī)范文書檔案管理工作流程，不僅可為應(yīng)用系統(tǒng)的發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)條件，同時(shí)也可顯著提高企業(yè)辦公效率，增加企業(yè)市場競爭力。企業(yè)在對電力文檔管理工作流程進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，應(yīng)當(dāng)利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，重新調(diào)整組卷流程，即首先按照“以我為主”的原則，由各部門根據(jù)相關(guān)依據(jù)性文件及立卷模板進(jìn)行預(yù)立卷；其次，由專職的文書檔案管理人員對預(yù)立卷內(nèi)容進(jìn)行檢查和核實(shí)，同時(shí)專職文書檔案管理人員對各部門所提交的預(yù)立卷進(jìn)行調(diào)整、修改、著錄、掛接電子文件以及組卷裝訂；最后，專職鑒別、審核、把關(guān)。

3.3加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)

首先，糾正企業(yè)中高層管理人員對于文書檔案管理工作的認(rèn)識，提高其對文書檔案管理工作的重視程度，為該項(xiàng)工作的順利實(shí)施給予全面有力的強(qiáng)勁支持。其次，強(qiáng)化對于文書檔案管理工作的培訓(xùn)，全面提升和優(yōu)化管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求其在做好內(nèi)部本質(zhì)工作的同時(shí)，加強(qiáng)與其他部門的溝通與聯(lián)系，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決文書檔案管理工作中存在的問題，確保電力檔案管理工作的順利開展。

4結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理工作對于電力企業(yè)的發(fā)展意義重大，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)將其作為企業(yè)日?；顒?dòng)中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)對于文書檔案管理工作的重視力度、改善文書檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新文書檔案管理，樹立電力檔案文化，進(jìn)而有效發(fā)揮文書檔案管理工作在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展方面的作用。

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