試論電子文件檔案的優(yōu)越性及其風(fēng)險(xiǎn)防控措施

張海晶

（大同區(qū)保密技術(shù)檢查中心）

摘 要：信息技術(shù)在不斷的發(fā)展，現(xiàn)在各行各業(yè)都在利用信息技術(shù)，信息技術(shù)可以提高工作的效率，對(duì)人們的工作有著極大的好處，在電子文件檔案上也是如此，檔案在不斷的發(fā)展，現(xiàn)在的電子檔案已經(jīng)逐漸的取代了紙質(zhì)檔案，電子檔案自身有著很多的優(yōu)點(diǎn)，在檔案管理中是極其關(guān)鍵的。本文就是對(duì)試論電子文件檔案的優(yōu)越性及其風(fēng)險(xiǎn)防控措施的優(yōu)越性及其風(fēng)險(xiǎn)防控措施進(jìn)行分析，為相關(guān)的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：電子文件檔案；優(yōu)越性；風(fēng)險(xiǎn)防控措施

檔案在國(guó)家的發(fā)展中是極其關(guān)鍵的，關(guān)系著我們的基本信息和國(guó)家的機(jī)密。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足人們的基本需要，人們對(duì)檔案的要求在逐漸的增加，電子文件檔案已經(jīng)成為了檔案的主要方式，利用電子文件檔案可以減少檔案面臨的風(fēng)險(xiǎn)、也可以減少工作中的強(qiáng)度，可以說(shuō)電子文件檔案有著極大的優(yōu)越性。

一、電子文件檔案的優(yōu)越性

電子文件檔案是相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言的，利用電子文件檔案可以加快檔案工作的效率，對(duì)檔案有著極其重要的作用，在電子文件檔案使用的過(guò)程中，可以簡(jiǎn)化很多的程序，僅僅需要在計(jì)算機(jī)上完善所有文件的歸檔工作，也便于文件的保存，對(duì)于檔案工作人員是非常有利的，作為檔案工作人員在相同的時(shí)間內(nèi)可以完成更多的工作量，對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)是非常快捷的，提高了工作的效率。現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，電子網(wǎng)絡(luò)在逐漸的普及，為電子文件的歸檔和是整理提供了科學(xué)的依據(jù)，在整理的過(guò)程中，減少了立卷。檢查、尋找的難度，僅僅將關(guān)鍵詞輸入到相應(yīng)的檔案系統(tǒng)中就可以將需要的信息檢索出來(lái)，利用虛擬的信息網(wǎng)絡(luò)，電子文件檔案可以減少檔案占用的空間，只需要使用先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備就可以將電子文件進(jìn)行存檔，如果是紙質(zhì)的文件，則需要大量的空間，在存儲(chǔ)的過(guò)程中對(duì)環(huán)境的要求也較高，隨著時(shí)間的推移，容易受到潮濕環(huán)境的影響，也不需要頻繁的進(jìn)行檔案的搬動(dòng)，減少了檔案出現(xiàn)遺漏、丟失和破損等現(xiàn)象，保證檔案可以科學(xué)合理的利用。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在使用的過(guò)程中，需要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檔案工作人員在檢查的過(guò)程中需要逐字逐句的進(jìn)行檢查，保證文字的準(zhǔn)確性，章節(jié)之間的連貫性，檔案要健全，在排查完成之后，還要進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行完善，還要對(duì)修改的檔案進(jìn)行拆封，對(duì)這些文件進(jìn)行重新的訂裝，但是電子文件檔案就不需要這么多的環(huán)節(jié)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，可以在計(jì)算機(jī)上直接對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行修整，做到查缺補(bǔ)漏，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行修改，這樣就可以有效的保證電子文件檔案順利使用，在利用電子文件檔案的過(guò)程中，在計(jì)算機(jī)上直接對(duì)相應(yīng)的電子檔案進(jìn)行檢查，如果出現(xiàn)了問(wèn)題就可以及時(shí)的進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，如果出現(xiàn)了其他的問(wèn)題也可以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，對(duì)整個(gè)電子檔案的利用有著極大的好處，不需要進(jìn)行反復(fù)的拆卷，也不需要進(jìn)行檢查裝訂，這樣就可以減少很多的環(huán)節(jié)，對(duì)檔案的管理有著極大的好處。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在使用的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種個(gè)樣的問(wèn)題，尤其是在保密性上，傳統(tǒng)的方式有發(fā)掘密道，后來(lái)又檔案館，但是這些檔案保密的方式都費(fèi)時(shí)費(fèi)力，對(duì)人們的利用也沒(méi)有好處，在使用的時(shí)候也有著很大的影響，但是電子文件檔案在使用的時(shí)候是不需要進(jìn)行這些繁雜的環(huán)節(jié)進(jìn)行保密的，只需要在計(jì)算機(jī)上設(shè)置一個(gè)密碼鎖，這樣就可以對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的文件檔案進(jìn)行保密，在利用的過(guò)程中是極其便捷的，為了提高保密性，不會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失，對(duì)檔案可以設(shè)置分部閱讀，人們?cè)诓檎业臅r(shí)候只能夠查到需要的那一部分，在使用的過(guò)程中是極其便捷的，作為修改人員也僅僅能夠看到所要修改的那一部分，不能看見(jiàn)全部檔案，對(duì)檔案的管理有著很大的好處，保證檔案的保密性，檔案不會(huì)被輕易的泄露。

二、電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)

文件檔案的電子化一方面節(jié)省了人們對(duì)文檔進(jìn)行收集、保管、利用的成本，提高了工作效率，一方面也存在著諸多不安全因素，導(dǎo)致電子檔案的不真實(shí)、不完整和不可靠，影響其效力的發(fā)揮。那么文件檔案的電子化究竟存在哪些風(fēng)險(xiǎn)呢？

（一）計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面存在著不安全因素

由于網(wǎng)絡(luò)是開(kāi)放的，任何人都能通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的內(nèi)容和形式很容易被非法改動(dòng)、刪除、復(fù)制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

（二）制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫(xiě)、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護(hù)、更新等都需要通過(guò)檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫(xiě)和修改當(dāng)中，人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務(wù)水準(zhǔn)參差不齊，因此經(jīng)常會(huì)有一些管理上的漏洞，導(dǎo)致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

（三）電子檔案的保存上不穩(wěn)定

電子檔案存儲(chǔ)的磁性材料從保存時(shí)限上說(shuō)最長(zhǎng)也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強(qiáng)磁場(chǎng)或技術(shù)升級(jí)等問(wèn)題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說(shuō)是“電”檔案，它依賴(lài)于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無(wú)法服務(wù)的，甚至可以說(shuō)，一旦失去了電力供應(yīng)，那么電子檔案將不復(fù)存在。

三、風(fēng)險(xiǎn)防控措施

（一）應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核，根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定。其次，要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施，對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理，系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)，從而保證電子文檔的原始性和真實(shí)性。

（二）要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制

首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門(mén)的工作職責(zé)，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門(mén)在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

（三）應(yīng)優(yōu)化專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍

檔案部門(mén)應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高，思想好，責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書(shū)、檔案工作。另一方面要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。檔案管理部門(mén)應(yīng)盡快改變保管型人員過(guò)多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)，結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

四、結(jié)論

電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無(wú)法比擬的優(yōu)越性。我們不僅要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]俞紅.淺析電子文件檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J].通訊世界.2014（23）

[2]沈彥.淺議電子文件及電子檔案管理[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2010（4）.