通過(guò)全過(guò)程梳理、目錄式歸檔提高合同管控水平

王統(tǒng)

（國(guó)網(wǎng)山東省電力公司壽光市供電公司 262700）

摘 要：公司成立合同督導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)小組，開(kāi)展合同管理全過(guò)程梳理督導(dǎo)，通過(guò)對(duì)各合同承辦部門(mén)合同資料情況的地毯式檢查，查找合同管理及合同資料中存在的漏洞和問(wèn)題，要求各單位對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題限期整改。通過(guò)全過(guò)程梳理和目錄式歸檔，規(guī)范了合同全過(guò)程管理流程及合同資料填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)，明確了合同資料的內(nèi)容及順序，同時(shí)完善了合同檔案管理，提高了合同整體管控水平，建立了一套完整的合同督查、歸檔流程。

一、專(zhuān)業(yè)管理的的目標(biāo)描述

1.1專(zhuān)業(yè)管理的理念或策略

活動(dòng)主要分兩個(gè)階段：第一階段，合同全過(guò)程梳理階段。由辦公室下發(fā)通知，對(duì)合同文本及相關(guān)合同資料的內(nèi)容及填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)提出13點(diǎn)要求，確定具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)，各部門(mén)按照通知要求在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)進(jìn)行自查整改。

第二階段，合同目錄式歸檔階段。辦公室下發(fā)通知，要求各合同承辦部門(mén)對(duì)整改完畢后的合同及相關(guān)資料，按照合同目錄的要求進(jìn)行全面分類(lèi)整理和歸檔，合同督導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)小組逐個(gè)部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)檢查歸檔情況，對(duì)合同歸檔完成較好的單位進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒(méi)有按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成歸檔或者沒(méi)有按照歸檔要求進(jìn)行歸檔的單位進(jìn)行通報(bào)，并予以績(jī)效考核。

1.2專(zhuān)業(yè)管理的范圍和目標(biāo)

1.2.1 專(zhuān)業(yè)管理的范圍

壽光公司各部門(mén)、各單位

1.2.2 專(zhuān)業(yè)管理的目標(biāo)

希望通過(guò)本次全面的合同梳理和歸檔，真正明確合同管理流程中各部門(mén)的職責(zé)，明確合同文本及相關(guān)合同附件的填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)及要求，理順合同資料的順序，通過(guò)對(duì)合同的過(guò)程管控，加強(qiáng)對(duì)合同訂立依據(jù)及履行依據(jù)的審核，確保各項(xiàng)合同合法、合規(guī)，并通過(guò)此次梳理歸檔，對(duì)以后的合同管理及合同歸檔建立一整套督導(dǎo)流程和標(biāo)準(zhǔn)，力爭(zhēng)形成一套合同管理歸檔的長(zhǎng)效機(jī)制。

二、專(zhuān)業(yè)管理的主要做法

2.1主要流程說(shuō)明

節(jié)點(diǎn)1：成立合同督導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)小組

公司成立合同督導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)小組，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，由辦公室、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、黨群工作部負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，合同管理涉及的相關(guān)專(zhuān)工做為小組成員。專(zhuān)項(xiàng)小組負(fù)責(zé)本次合同梳理歸檔活動(dòng)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和整體推進(jìn)，負(fù)責(zé)研究決定活動(dòng)重大事項(xiàng)，負(fù)責(zé)對(duì)各單位活動(dòng)開(kāi)展情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和評(píng)價(jià)。

督導(dǎo)范圍：

檢查各合同承辦單位對(duì)外簽訂的合同，主要檢查以下幾種類(lèi)型合同：

①工程建設(shè)類(lèi)合同，主要涉及發(fā)展建設(shè)部的基建工程合同、運(yùn)維檢修部的生產(chǎn)技改合同、綜合服務(wù)中心的非生產(chǎn)類(lèi)小型基建合同，以及營(yíng)銷(xiāo)部的營(yíng)銷(xiāo)項(xiàng)目合同等四種合同。

②買(mǎi)賣(mài)類(lèi)合同，主要涉及各部門(mén)的辦公用品買(mǎi)賣(mài)合同、辦公設(shè)備買(mǎi)賣(mài)合同、食品買(mǎi)賣(mài)合同、電腦耗材買(mǎi)賣(mài)合同、書(shū)籍買(mǎi)賣(mài)合同、廢舊物資買(mǎi)賣(mài)合同、勞保用品買(mǎi)賣(mài)合同、純凈水買(mǎi)賣(mài)合同、低值易耗品買(mǎi)賣(mài)合同、倉(cāng)儲(chǔ)貨架買(mǎi)賣(mài)合同、安全標(biāo)示買(mǎi)賣(mài)合同等十一種合同。

③運(yùn)維檢修類(lèi)合同，主要包括輸、變、配設(shè)施的維修施工合同、安全警示設(shè)施的維修施工合同、信息設(shè)備的維修維護(hù)合同、電能表維護(hù)合同、用電服務(wù)終端的維修維護(hù)合同、監(jiān)控設(shè)備的維修維護(hù)合同等六種合同

④后勤服務(wù)類(lèi)合同，主要包括房屋租賃合同、車(chē)輛維修合同、物業(yè)管理合同、綠化維護(hù)合同、蒸汽供用合同、物業(yè)保潔合同、環(huán)衛(wèi)服務(wù)合同、電梯保養(yǎng)合同、保安服務(wù)合同等九種合同。

⑤各供電所合同，主要包括各所簽訂的辦公用品采購(gòu)合同、低值易耗品采購(gòu)合同、純凈水采購(gòu)合同、電腦耗材采購(gòu)合同、書(shū)籍采購(gòu)合同、油料采購(gòu)合同、資料印刷合同、車(chē)輛雇傭合同、房屋修繕合同、苗木綠化合同、線路清理合同等十一種合同。

⑥其他類(lèi)合同，主要包括除上述合同外的技術(shù)服務(wù)類(lèi)合同、財(cái)務(wù)資產(chǎn)類(lèi)合同、宣傳與公共關(guān)系類(lèi)合同、咨詢委托類(lèi)合同、勞務(wù)服務(wù)類(lèi)合同等。

節(jié)點(diǎn)2：各單位進(jìn)行合同自查梳理

各單位根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作情況，組織部門(mén)內(nèi)各專(zhuān)工對(duì)本部門(mén)負(fù)責(zé)的所有合同進(jìn)行全面的梳理，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題自行整改和規(guī)范，自查的重點(diǎn)是合同文本及其附件的規(guī)范性，各項(xiàng)合同支持性材料的完整性，尤其要注意核查合同前端的項(xiàng)目計(jì)劃或申請(qǐng)、招投標(biāo)材料以及合同履行過(guò)程中或履行完畢后的驗(yàn)收材料、付款依據(jù)等的合法、合規(guī)性。

節(jié)點(diǎn)3：合同督導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)小組進(jìn)行督查會(huì)審（此節(jié)點(diǎn)為該流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）

各單位自查整改期限屆滿后，合同督導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)小組開(kāi)始對(duì)各單位合同及相關(guān)資料進(jìn)行集中會(huì)審，重點(diǎn)檢查合同文本填寫(xiě)的規(guī)范性、合同臺(tái)賬及合同支持資料的完整性，對(duì)會(huì)審發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及資料不完整的合同，確定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，督促責(zé)任單位限期進(jìn)行整改，整改完畢后專(zhuān)項(xiàng)小組進(jìn)行二次督導(dǎo)。合同督查的具體內(nèi)容主要包括以下幾項(xiàng)：

（1）檢查各單位合同管理的人員配備情況。確定各部門(mén)合同管理工作是否由專(zhuān)人負(fù)責(zé)；

（2）檢查經(jīng)法系統(tǒng)使用情況。檢查各部門(mén)合同在經(jīng)法系統(tǒng)中的上線情況，統(tǒng)計(jì)出各部門(mén)“合同上線率”作為排名和考核依據(jù)。

（3）檢查統(tǒng)一文本應(yīng)用率。即各部門(mén)在國(guó)家電網(wǎng)公司頒布的統(tǒng)一合同文本范圍內(nèi)，簽訂合同采用統(tǒng)一合同文本的比率。

（4）檢查合同授權(quán)情況。檢查授權(quán)辦理方式是否通過(guò)經(jīng)法系統(tǒng)完成；授權(quán)委托書(shū)內(nèi)容是否合規(guī)；授權(quán)委托書(shū)是否載明下列內(nèi)容：授權(quán)委托書(shū)編號(hào)；被授權(quán)人的姓名、職務(wù)；授權(quán)委托事項(xiàng)；被授權(quán)人權(quán)利義務(wù)；授權(quán)委托期限；單位印章及法定代表人簽字；簽發(fā)日期。

（5）檢查合同對(duì)方的確定方式是否合規(guī)。

（6）檢查合同承辦部門(mén)對(duì)合同對(duì)方的主體信息資料進(jìn)行審查、留存的情況。

（7）檢查經(jīng)法系統(tǒng)中合同名稱(chēng)錄入是否規(guī)范。合同名稱(chēng)錄入均應(yīng)采用全稱(chēng)，并跟紙質(zhì)合同文本保持一致。

（8）檢查合同歸類(lèi)是否正確。

（9）檢查合同標(biāo)的額錄入是否準(zhǔn)確。合同收、付款方式是否填寫(xiě)清楚，金額輸入是否準(zhǔn)確，與貨幣單位是否對(duì)應(yīng)；

（10）檢查合同簽署情況。主要檢查合同簽署人員是否具有權(quán)限，合同用印是否統(tǒng)一加蓋合同專(zhuān)用印章；

（11）檢查合同履行情況。主要檢查合同是否按照合同條款的約定，按時(shí)、按質(zhì)、按量進(jìn)行履行，也包括合同的變更、解除是否合法合規(guī)，合同履行異常是否及時(shí)報(bào)告等；

（12）檢查合同歸檔情況。合同歸檔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：合同簽訂依據(jù)等背景材料；合同談判、簽訂、履行等往來(lái)過(guò)程中形成的各種資料；合同對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、證明文件等資料；合同審查意見(jiàn)書(shū)；合同正本；簽約對(duì)方的授權(quán)委托書(shū)原件及我方授權(quán)委托書(shū)原件或復(fù)印件（如有）；合同爭(zhēng)議解決的有關(guān)資料（如有）；其他需要?dú)w檔的資料。

（13）檢查合同臺(tái)帳的建立情況。檢查各部門(mén)是否有獨(dú)立的合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，同時(shí)檢查合同臺(tái)帳的統(tǒng)計(jì)信息是否完整，合同臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)信息應(yīng)包含有合同承辦部門(mén)、合同承辦人、合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、合同對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的額、生效時(shí)間、履行結(jié)束時(shí)間。

節(jié)點(diǎn)4：各單位進(jìn)行合同整改，整改完畢后進(jìn)行“目錄式”歸檔（此節(jié)點(diǎn)為該流程的創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)）

合同督導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)小組督導(dǎo)會(huì)審結(jié)束后，各單位按照合同督導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)小組提出的整改要求和完成節(jié)點(diǎn)，對(duì)檢查出的問(wèn)題進(jìn)行整改，整改完畢后，按照合同歸檔的要求對(duì)合同進(jìn)行全面整理歸檔，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作。

要求各合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人親自負(fù)責(zé)合同歸檔整理和規(guī)范化管理工作，嚴(yán)格按照《合同資料目錄》（見(jiàn)附件1）順序和要求梳理好合同資料，按照公司計(jì)劃和要求按期完成或提前完成歸檔工作。歸檔期限屆滿，合同督導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)小組對(duì)各單位合同歸檔情況進(jìn)行逐一督查，對(duì)存在工作拖沓滯后，到期完不成歸檔任務(wù)，或者對(duì)合同歸檔工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、歸檔質(zhì)量不高、應(yīng)歸未歸等現(xiàn)象的單位落實(shí)績(jī)效考核。

三、評(píng)估與改進(jìn)

3.1評(píng)估效果

通過(guò)本次全面的合同梳理、歸檔，對(duì)合同管理中存在的問(wèn)題和盲區(qū)進(jìn)行了查找和整改，明確了合同文本及合同附件相關(guān)內(nèi)容的填寫(xiě)規(guī)范和要求，理順了合同資料的順序和形式，通過(guò)過(guò)程管控，進(jìn)一步提高了公司合同的合法性及合規(guī)性，并對(duì)以后的合同管理及合同歸檔工作建立了一整套督查流程和標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提高了合同管控能力，對(duì)有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)有限維護(hù)公司合法權(quán)益意義重大。

3.2專(zhuān)業(yè)管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)方向

合同梳理歸檔工作取得了顯著成效，但是合同督導(dǎo)過(guò)程中仍然暴露出不少問(wèn)題，需要在下一步工作中改進(jìn)提升。

3.2.1合同缺乏履行監(jiān)督機(jī)制。在檢查中發(fā)現(xiàn)，各部門(mén)基本上都沒(méi)有建立合同履行監(jiān)督臺(tái)帳。合同履行是合同全過(guò)程管理的重要的一環(huán)，是合同訂立的目的和歸宿，合同前期大量的工作就是為了保證合同能夠順利履行，但目前的實(shí)際情況是沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)對(duì)合同的后續(xù)履行進(jìn)行監(jiān)督，合同承辦部門(mén)也沒(méi)有形成自己的合同履行監(jiān)督機(jī)制。合同履行監(jiān)督機(jī)制不健全，往往影響合同履行質(zhì)量，甚至導(dǎo)致合同的目的難以實(shí)現(xiàn)，引發(fā)合同糾紛。

改進(jìn)方向：建立合同履行監(jiān)督機(jī)制，明確合同履行監(jiān)督的主管部門(mén)，定期或不定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，對(duì)合同履行質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。

3.2.2部分合同沒(méi)有留存合同對(duì)方的資信資料和授權(quán)資料，部分留存的資信資料沒(méi)有加蓋對(duì)方公章，授權(quán)資料沒(méi)有加蓋法定代表人印鑒。如此則不能夠證明與我方簽訂合同的當(dāng)事人為有效簽約人，存在法律風(fēng)險(xiǎn)，未加蓋兩?。ü潞头ǘù砣擞¤b）的授權(quán)委托書(shū)應(yīng)該屬于無(wú)效授權(quán)。

改進(jìn)方向：簽訂合同時(shí)，應(yīng)該審查合同對(duì)方的資信資料和授權(quán)資料，明確簽約人的身份和權(quán)力，并留存加蓋對(duì)方單位公章的資信資料復(fù)印件（包括企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等），留存加蓋對(duì)方公章的法定代表人身份證明書(shū)或者兩章齊全（公章和法定代表人印鑒）的授權(quán)委托書(shū)。

3.2.3大部分合同作為訂立依據(jù)的招投標(biāo)或比價(jià)資料沒(méi)有在合同資料中一并留存。合同的簽約內(nèi)容是根據(jù)招投標(biāo)或比價(jià)結(jié)果確定的，如果合同資料中沒(méi)有作為訂立依據(jù)的資料，可能發(fā)生合同內(nèi)容簽訂錯(cuò)誤或混淆的情況。

改進(jìn)方向：招投標(biāo)活動(dòng)作為合同簽訂的前置程序，同時(shí)也是合同的訂立依據(jù)，作為合同全過(guò)程管理的一部分必不可少。合同承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)留存能夠說(shuō)明合同訂立情況的相關(guān)資料或復(fù)印件，作為合同資料的一部分。

3.2.4合同會(huì)簽單、合同流轉(zhuǎn)單填寫(xiě)不完整。表現(xiàn)為合同流轉(zhuǎn)單的合同對(duì)方欄未填寫(xiě)，合同會(huì)簽單審核只有簽名，沒(méi)有審核意見(jiàn)和審核時(shí)間。

改進(jìn)方向：相關(guān)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)完整，并且按照要求規(guī)范填寫(xiě)。合同會(huì)簽單的審核意見(jiàn)也應(yīng)該寫(xiě)明“同意”、“不同意”等明確的意見(jiàn)，不能填寫(xiě)“已閱”“基本同意”等模糊的意見(jiàn)，更不能不填意見(jiàn)；審核時(shí)間應(yīng)為審核當(dāng)天，且必須填寫(xiě)。

3.2.5部分單位未建立獨(dú)立的合同審核臺(tái)帳，也沒(méi)有確定本部門(mén)的合同專(zhuān)責(zé)人。

改進(jìn)方向：各部門(mén)可參照公司的“合同審核臺(tái)帳”，建立本部門(mén)獨(dú)立的合同審核臺(tái)帳，并以年度為單位進(jìn)行臺(tái)帳匯總；各部門(mén)應(yīng)確定本部門(mén)的合同專(zhuān)責(zé)人，統(tǒng)一管理、審核、規(guī)范本部門(mén)合同相關(guān)工作。

3.2.6合同存檔資料不全，且順序混亂。

改進(jìn)方向議：合同承辦部門(mén)為合同歸檔部門(mén)，各部門(mén)合同專(zhuān)責(zé)人應(yīng)按照《合同資料目錄》的順序?qū)贤瑢?duì)方資質(zhì)審查表、合同對(duì)方資信資料、合同對(duì)方授權(quán)委托資料、招投標(biāo)情況說(shuō)明資料、合同會(huì)簽單、合同流轉(zhuǎn)單、授權(quán)委托書(shū)、合同文本等資料。

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