試論如何提升高校干部檔案管理工作質量

陳小磊

干部檔案管理工作是黨和國家干部相關工作不能缺少的重要部分，對于高校來說，干部檔案管理工作對于高校培養(yǎng)、選拔及任用干部意義重大。但是目前高校存在干部檔案管理制度不健全，配套設施欠缺等問題影響了檔案管理工作的順利進行，筆者針對問題提出了較為科學的解決措施，對提高高校人才的使用有一定幫助。

【關鍵詞】提升；高校；干部；檔案管理；工作質量

1 高校干部檔案管理現(xiàn)狀

在《干部檔案條例》中明確指出，干部檔案工作屬于國家檔案工作的一部分。對于高校，干部檔案管理工作的對象包括教師、學生及行政管理人員，能夠及時反映干部的工作、學習、科研及獎懲情況，是高?？疾旄刹康囊环N方式，兼具保密性和唯一性的特點。一般情況下，高校的干部檔案管理工作由人事處或者組織部負責，但是由于高校對干部檔案管理工作的認識不深等，導致很多問題出現(xiàn)，需要加以重視。

2 高校干部檔案管理工作中的問題

2.1 高校領導對干部檔案管理工作的重視程度不夠

很多高校的領導層對干部檔案管理工作質量的認識缺乏規(guī)范性，簡單地認為檔案管理就是實現(xiàn)對相關資料的保存，并沒有技術含量，檔案管理人員的工作得不到認可，并無積極性可言，除了干部提拔或者退休等情況，干部檔案幾乎很少被使用。

2.2 干部檔案管理制度不完善

干部管理工作在運行中缺乏強制性的綱領文件確保實施，管理干部檔案的人員有的甚至身兼數(shù)職，或者由院系直接由秘書兼職干部檔案管理員，沒有足夠的時間和精力。

2.3 干部檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)化。

很多高校的相關崗位人員并沒有檔案管理方面專業(yè)的知識，欠缺綜合能力，也沒有經過專業(yè)化的訓練，在整理、收集、歸檔及審核各項工作中毫無頭緒，不了解工作程序，此外，受到人事制度改革的影響，檔案管理人員缺乏穩(wěn)定性，變動較大，也就缺乏連續(xù)性，影響干部檔案管理工作的有序進行。

2.4 干部檔案管理相關的配套不完善

有的高校沒有針對干部檔案管理專用的資料室，對其安全、防火、防盜方面的相關配套不健全，存在安全漏洞，沒有自動化的檔案管理設備，信息技術挖掘手段缺乏。

3 提高高校干部檔案管理工作質量措施

3.1 提高高校干部檔案管理工作的創(chuàng)新理念

創(chuàng)新是民族進步的不竭動力，在干部檔案管理中不斷創(chuàng)新理念可以使管理人員樹立積極向上的精神態(tài)度。干部檔案管理在高校人才信息資源挖掘中的意義逐漸凸顯，高校應該站在人才戰(zhàn)略的高度，不斷解放思想，在工作中創(chuàng)新管理方法，適應社會對人才的需求。此外，還要在干部管理體制機制及管理模式方面樹立創(chuàng)新觀念，不斷提高其信息化管理程度，用現(xiàn)代數(shù)字化武裝高校檔案管理工作，提高干部檔案管理水平。

3.2 健全高校干部檔案管理制度，增加配套設施。

高校干部檔案管理工作應該建立在高校發(fā)展具體情況的基礎上，改變原有的復雜管理工作程度，確保各個環(huán)節(jié)工作有序進行。干部檔案資料在進行轉進和歸檔時要把好關，嚴謹混雜虛假信息，完善相應的查閱及借閱制度，并做好審批記錄，工作細則要落實到位，加強基礎配套設施的建設。高校對于干部檔案管理工作也要加大資金投入，改善檔案管理工作及存放環(huán)境及工作人員的待遇，提高檔案管理的安全性。配置專用的檔案柜及密集架，做好有序分類，提高空間的利用率。

3.3 加強領導重視，理順機制。

高校的干部檔案管理工作是一項長期的連續(xù)性的復雜工作，在落實好《干部檔案工作條例》的同時，高校的領導干部要提高重視力度，完善管理機制。首先，要完善相應的規(guī)章制度，干部檔案的相關的收集工作要提高不同部門的協(xié)調程度，將各項責任落實到個人，實現(xiàn)專項工作專門負責，及時將檔案資料歸檔，提高工作規(guī)范性和效率。第二，檔案管理人員合理配置。改變目前各個院系的管理人員身兼數(shù)職的情況，設定專門的人員從事干部管理工作，設定處級以上的干部專任檔案管理工作，形成一條從處級到專職管理人員再到兼職分管人員的管理機制。

3.4 提高高校干部檔案管理人員的專業(yè)化水平，定期培訓。

干部檔案管理工作也是一門專業(yè)性和技術性工作，高校不僅僅要改善基礎設施建設，還要加大對其的財力和物力的投入，建設一支專業(yè)化的檔案管理團隊，保障干部管理工作有效進行。由于干部檔案管理工作具有較強的保密性，因此相關工作人員要提高其綜合素質。高?？梢哉衅赣羞^檔案管理經驗的人員從事，提高其待遇水平及晉升機會，留住專業(yè)化人才。還可以定期對本校的檔案管理人員進行培訓，鼓勵其繼續(xù)教育，開展多種途徑的學習，更新檔案管理人員的專業(yè)技術水平。尤其是，目前各個領域的科技化、數(shù)字化，高校的檔案管理人員也要掌握先進信息化技術，提高他們工作的技術含量，不斷學習專業(yè)知識，提高業(yè)務能力。最后，高校還可以運用技術手段搭建干部檔案管理的信息化數(shù)據憑條，便于資料的查閱和共享，這樣，借助現(xiàn)代化的計算機設備，紙質的或者圖片的文字轉化為數(shù)字化的信息能夠便于長期保存，提高安全系數(shù)，提高檔案管理工作的效率。

4 結語

高校的干部檔案管理工作比較復雜，瑣碎，但是對高校干部的任用等方面有著重要的作用，為了提高檔案管理工作的專業(yè)化及穩(wěn)定性，高校應該加強重視，樹立干部檔案管理工作的創(chuàng)新理念，完善相關的規(guī)章管理制度，不斷提高管理人員的專業(yè)化水準，運用現(xiàn)代化的信息手段武裝高校的干部檔案管理，提高檔案管理的技術含量，為高校的人才選拔和利用做貢獻。

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作者單位

黑河學院 黑龍江省黑河市 164300