現(xiàn)代檔案管理的創(chuàng)新模式

任婭妮

摘要：當(dāng)前我國(guó)的檔案管理機(jī)制相對(duì)老化、模式較為陳舊，與現(xiàn)代的信息社會(huì)化進(jìn)程不相匹配。傳統(tǒng)檔案管理工作的采集、整理、保管、利用方法，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代要求，因而改革檔案管理工作機(jī)制、創(chuàng)新型檔案管理模式尤為重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；知識(shí)

檔案行業(yè)是以保存檔案并提供檔案為社會(huì)利用為己任，直接面向社會(huì)，并對(duì)社會(huì)原始記錄的收集、整理、鑒定以及保管、檢索等任務(wù)。在當(dāng)今社會(huì)，每天產(chǎn)出的原始數(shù)據(jù)量和種類與過(guò)去大相徑庭，現(xiàn)在的檔案工作者已經(jīng)明顯感覺(jué)到任務(wù)的艱巨性和阻力重重，表現(xiàn)在數(shù)據(jù)上是數(shù)量多且種類繁多。面對(duì)洶涌而來(lái)的大數(shù)據(jù)，檔案工作者急需改革創(chuàng)新。因此，有必要探討一下現(xiàn)代大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的創(chuàng)新型模式。

一、檔案管理舊化的原因

現(xiàn)代的檔案管理模式存在很多舊化的現(xiàn)象，我國(guó)建國(guó)至今仍然以紙質(zhì)檔案保存為主，流通性能差，攜帶不便捷，操作方式和程序老舊緩慢。并且檔案屬于機(jī)要性文件，長(zhǎng)期處于保密狀態(tài)，呈不對(duì)外公開、不透明、不解密狀態(tài)，紙質(zhì)檔案統(tǒng)計(jì)起來(lái)十分不便利，導(dǎo)致檔案管理者無(wú)法完全了解檔案具體內(nèi)容和詳實(shí)資料。雖然保密性能強(qiáng)，但是也有弊端，不能為廣泛開發(fā)利用，使有價(jià)值的檔案材料得不到共享利用，失去了應(yīng)有的使用價(jià)值。而且現(xiàn)代的信息流動(dòng)量大，帶給工作者的壓力劇增，筆者認(rèn)為，導(dǎo)致現(xiàn)代檔案管理弊端的原因是多方面的，既有思想上的認(rèn)識(shí)性和思維習(xí)慣問(wèn)題，也有體制老化和管理失序等方面問(wèn)題，但是更重要的是缺乏檔案管理創(chuàng)新。各界對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的創(chuàng)新問(wèn)題缺乏足夠的認(rèn)識(shí)與重視，沒(méi)有將其提到國(guó)家資源開發(fā)與綜合利用層面來(lái)落實(shí)和重視。

二、檔案工作者思想理念上的創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的前提

現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管人員的思想觀念必須是創(chuàng)新的、創(chuàng)造性的，要與時(shí)俱進(jìn)的，現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理工作的內(nèi)容與過(guò)去相比，發(fā)生了很大的變化，不僅數(shù)據(jù)量龐大，還要兼容其他，所以檔案管理人員要明確這種工作上的變化。過(guò)去的檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象主要是行政，封閉性相對(duì)較高，結(jié)構(gòu)也較為單一。但隨著發(fā)展，現(xiàn)階段檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象變得廣泛了，有單一的行政向經(jīng)濟(jì)、科研、教學(xué)等各個(gè)領(lǐng)域擴(kuò)展，再依靠以往的舊思路已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求，所以急需檔案工作者主動(dòng)的開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)于當(dāng)代社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求。因此檔案管理工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，將創(chuàng)新手段與方法運(yùn)用到檔案的管理的工作中來(lái)。首先就應(yīng)該在思想觀念上真正意識(shí)到創(chuàng)新在檔案管理工作中的巨大作用，創(chuàng)新的在未來(lái)工作中的必然性和可行性。在檔案管理工作的過(guò)程中，檔案管理工作人員還要不斷更新觀念、解放思想和開拓創(chuàng)新，但是也要奔著實(shí)事求是的態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)，這樣才能夠及時(shí)的解決檔案管理中出現(xiàn)的新問(wèn)題。

三、檔案管理活力的源泉是知識(shí)創(chuàng)新

管理制度改革迫在眉睫，怎樣改革，從什么地方著手，需要什么方式和方法成為當(dāng)前尤為突出的問(wèn)題。加之網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，普及率在逐年提高，然而我們現(xiàn)在的檔案管理還處在老舊狀態(tài)，紙質(zhì)檔案，隨意抽取，檔隨事變，這種管理方式勢(shì)必會(huì)造成效率低下，管理分散，因循守舊，工作緩慢。與此同時(shí)，由于紙質(zhì)檔案不易攜帶，運(yùn)輸不便，導(dǎo)致檔案信息資源嚴(yán)重的封閉，無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，這種狀態(tài)下，嚴(yán)重影響了資源管理的質(zhì)量和流通，機(jī)制的不健全急需改進(jìn)和完善。

檔案管理工作的方法創(chuàng)新除具備現(xiàn)代化的管理理念之外，還需要樹立學(xué)無(wú)止境、與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)觀念。在實(shí)際的檔案管理工作中，要?jiǎng)?chuàng)新管理的方法與手段，從檔案管理體制改革、檔案管理工作流程等等各個(gè)環(huán)節(jié)入手，積極探索出切實(shí)有效、科學(xué)規(guī)范的管理方法，不斷提高檔案管理者的工作效率和工作標(biāo)準(zhǔn)。做好分工協(xié)作，各司其職，高效高產(chǎn)的強(qiáng)化各個(gè)工序的監(jiān)督校驗(yàn)職能，加強(qiáng)編研創(chuàng)新與方法革新，確保檔案信息管理的準(zhǔn)確與高效、安全與快捷、科學(xué)與人性化。創(chuàng)新方法和手段可以通過(guò)電子編輯常用卷宗、將檔案資料錄入電子庫(kù)，以電子復(fù)制、電子掃描、建立通用數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代方法提高錄入速度和準(zhǔn)確效率，通過(guò)電子檢索篩選陳舊的數(shù)據(jù)信息，以直接轉(zhuǎn)庫(kù)或者長(zhǎng)期封存等方法，減少重新錄入的工作總量、勞動(dòng)強(qiáng)度與差錯(cuò)頻率。通用數(shù)據(jù)庫(kù)的建立有利于數(shù)據(jù)的共享和廣泛應(yīng)用。檔案工作者要加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理理論的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，為推進(jìn)我國(guó)社會(huì)信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展上下大功夫，通多網(wǎng)絡(luò)等多媒體等多種途徑，夯實(shí)知識(shí)儲(chǔ)備，從社會(huì)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化入手，創(chuàng)新檔案管理的新體系。在確保信息安全的前提下，以實(shí)現(xiàn)信息綜合開發(fā)、緊密協(xié)調(diào)為工作原則，抓住當(dāng)今管理世界信息產(chǎn)業(yè)革命帶來(lái)的重大機(jī)遇，積極推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理事業(yè)的信息化與數(shù)字化、精細(xì)化與智能化、系統(tǒng)化與社會(huì)化進(jìn)程，抓大力度，出臺(tái)相關(guān)的規(guī)定和準(zhǔn)則，通過(guò)加大培訓(xùn)力度，狠抓嚴(yán)抓落實(shí)情況，壯大檔案管理人員的隊(duì)伍，大力提升現(xiàn)代檔案管理人員的方法創(chuàng)新能力和服務(wù)能力。

加強(qiáng)檔案管理方法的創(chuàng)新思路，當(dāng)前其核心競(jìng)爭(zhēng)力體現(xiàn)在方式方法上的創(chuàng)新。隨著科技和生產(chǎn)力的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理需要同步時(shí)代步伐，這要求檔案管理工作人員積極進(jìn)取的開拓新思路，多渠道多角度的把管理方法創(chuàng)新作為首要目標(biāo)和抓手，為新思路新方法注入更多的新鮮血液。隨著科技的進(jìn)步和時(shí)代步伐的加快，人員的流動(dòng)性加強(qiáng)，檔案管理工作凸顯尤為重要。使用價(jià)值和社會(huì)價(jià)值已經(jīng)顯現(xiàn)出十分突出的位置。傳統(tǒng)守舊的檔案管理方法已經(jīng)迫在眉睫，現(xiàn)代管理方法創(chuàng)新是必然之路，是檔案實(shí)現(xiàn)共享，大勢(shì)所趨，走向現(xiàn)代化管理的必然選擇和唯一出路。因此，大力推進(jìn)檔案管理信息化與數(shù)字化、精細(xì)化與智能化、系統(tǒng)化與社會(huì)化，抓緊進(jìn)行方法創(chuàng)新與對(duì)策設(shè)計(jì)方面的創(chuàng)新研發(fā)和管理隊(duì)伍建設(shè)的力度，開創(chuàng)現(xiàn)代創(chuàng)新型檔案管理模式。

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