ERP在企業(yè)采購及庫存管理中的重要性

梁金忠+姬愛玲+苗亞飛

[摘 要] 基于公司建設(shè)管理信息化ERP系統(tǒng)，通過系統(tǒng)加強了公司采購及庫存管理，助力公司企業(yè)管理提升。通過借助管理信息化ERP系統(tǒng)對采購的過程進(jìn)行了精細(xì)化管理，從采購的源頭物資需求計劃，到采購過程管理再到庫存管理都能可以實時準(zhǔn)確的記錄，并做到及時跟蹤，大大提高了生產(chǎn)效率，降低采購人力資源成本，最重要的是降低企業(yè)庫存資金的占用金額。

[關(guān)鍵詞] 管理；ERP系統(tǒng)；采購；庫存

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 024

[中圖分類號] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）03- 0047- 02

0 引 言

采購及庫存管理是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，對于大中型企業(yè)來說無論是大宗原料、材料的采購，還是物資的管理，要靠傳統(tǒng)的手工記賬已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的需要。所以某公司從2009年開始借助管理信息化ERP系統(tǒng)對采購的過程進(jìn)行了精細(xì)化管理，提升企業(yè)核心競爭力。

1 良好的基礎(chǔ)平臺是提升ERP系統(tǒng)管理重要保障

為實現(xiàn)采購和庫存在系統(tǒng)中的精細(xì)和可靠管理，在建立系統(tǒng)之前做好基礎(chǔ)管理工作，必須建立存貨分類和代碼標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能對物料統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，其次是對申報的物資計劃統(tǒng)一匯總平衡，庫管員了解全集團(tuán)的庫存情況，通過平衡后可以快速的調(diào)撥所對應(yīng)物資，在庫存不滿足需求數(shù)量的時候，才進(jìn)行物資采購。

1.1 建立存貨分類與代碼標(biāo)準(zhǔn)

在建設(shè)ERP之初首先要制定的就是《物資分類與代碼標(biāo)準(zhǔn)》，對系統(tǒng)存貨統(tǒng)一管理，實現(xiàn)一物一碼，該公司原來有22萬條存貨，通過系統(tǒng)整理為4萬條存貨，將一些重復(fù)和冗余的存貨進(jìn)行整理規(guī)范。如：將石灰石、碳酸鈣、大理石三種存貨統(tǒng)一為石灰石。根據(jù)企業(yè)的實際情況制定出符合企業(yè)自己的物資分類與代碼標(biāo)準(zhǔn)，這是全部采購工作的基礎(chǔ)。

1.2 物資需求匯總平衡

在物資采購計劃申報后，相關(guān)的管理人員對物資需求匯總平衡，根據(jù)本次平衡的存貨+供貨組織匹配貨源清單，如果匹配到貨源屬性為內(nèi)部的紀(jì)錄，則生成凈需求，提交組織為匹配到貨源清單紀(jì)錄上的供貨庫存組織，庫管員熟知各庫存組織的物資存儲情況，可以對庫存滿足需求的物資進(jìn)行物資調(diào)撥使用；如果匹配到貨源屬性為外部的紀(jì)錄，則生成請購單，需求庫存組織為需求申請單上的需求庫存組織。比如，水泥公司庫存有300噸鋼材，化工分公司并不知道集團(tuán)其他庫存能滿足需求，但依然填報購買計劃，采購部門也不清楚其他庫存可以滿足需求，重復(fù)購買，既造成了采購工作量增加，又占用了資金。通過物資需求匯總平衡，這樣可大大降低多余，避免物資資金占用。

2 通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)對采購和庫存的管理

良好的基礎(chǔ)管理平臺建立之后，才是真正通過ERP系統(tǒng)對采購和庫存進(jìn)行管理，提升管理效率。

2.1 實現(xiàn)貨位管理。

通過在ERP系統(tǒng)中實施貨位管理，實現(xiàn)對庫存物資的精準(zhǔn)定位，只要在系統(tǒng)內(nèi)輸入任何一項物資的存貨編碼，就能立即看到本單位和系統(tǒng)內(nèi)該存貨的名稱、數(shù)量和存放地點，具體精確到庫房和區(qū)、排、層、格、號，這樣既提高了出、入庫的準(zhǔn)確性，降低倉儲管理人員的勞動強度，又有利于物資整理，提高勞動效率。原來同一種物資放置在不同的位置上，造成庫管人員尋找困難，公司通過貨位管理后，實現(xiàn)入庫自動匹配存放位置，出庫時庫管員通過系統(tǒng)可以快速定位存放地點，進(jìn)行出庫。

2.2 實現(xiàn)對庫存盤點及調(diào)整，做到賬實相符。

在ERP系統(tǒng)中對庫存盤點及調(diào)整。對財務(wù)數(shù)據(jù)、供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)和實物數(shù)據(jù)進(jìn)行全面盤點，保證三者數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確統(tǒng)一。根據(jù)盤點情況月底做差額調(diào)整，方便使用部門查詢實時庫存量并支持?jǐn)?shù)據(jù)共享。在ERP系統(tǒng)中實時出庫，由原來的紙質(zhì)出庫單改為ERP系統(tǒng)中實時出庫單，物資領(lǐng)用人員只需在系統(tǒng)內(nèi)填寫所需物資編碼，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)內(nèi)審批后，直接傳至庫房，物資出庫后，單據(jù)及時上傳財務(wù)進(jìn)行核算，既減少了紙質(zhì)版簽字帶來的不便，又避免了因積壓紙質(zhì)出庫單出現(xiàn)賬實不相符等情況，為財務(wù)適時結(jié)賬和當(dāng)日出報表創(chuàng)造了有利條件。

2.3 實現(xiàn)庫存定額預(yù)警與庫齡分析

通過核定常用物資的庫存限額，在ERP系統(tǒng)中對安全庫存數(shù)據(jù)設(shè)置，當(dāng)實際庫存小于設(shè)定的安全庫存時，系統(tǒng)自動報警，提示庫管員申報計劃，上報采購人員采購，既降低庫存資金占用額，又確保生產(chǎn)系統(tǒng)正常運行。通過庫齡分析，可以隨時了解某項物資的存放年限，根據(jù)生產(chǎn)的實際需求對積壓的庫存物資進(jìn)行處理，從而為采購和處理積壓物資提供依據(jù)。

2.4 調(diào)撥管理

通過ERP系統(tǒng)，公司所有人員可以查詢集團(tuán)公司旗下所以企業(yè)的庫存情況，如有物資需求，可以通過系統(tǒng)查詢并調(diào)撥，調(diào)撥過程直接在系統(tǒng)中走相應(yīng)的審批流程，這樣就簡化了調(diào)撥人員在不同公司之間找相應(yīng)管理人員完成簽字手續(xù)才能調(diào)撥，大大降低了采購成本，提高了工作效率。

2.5 建立物資寄售體系

在ERP系統(tǒng)中設(shè)置寄售物資核算體系，在該體系下實現(xiàn)訂單、入庫、出庫等相關(guān)單據(jù)的錄入，準(zhǔn)確記錄各種寄售物資名稱、數(shù)量、價格。適時將出、入庫單據(jù)上傳財務(wù)部門進(jìn)行核算。寄售物資體系的啟用，把寄售物資視同自有物資進(jìn)行核算，強化了對寄售物資的管理。

3 ERP系統(tǒng)對企業(yè)采購和庫存管理的重要性

通過在ERP系統(tǒng)中對庫存貨位管理、賬務(wù)管理、調(diào)撥管理、庫存預(yù)警及庫齡分析管理和寄售物資管理，加強了對采購和庫存的管理，保障了生產(chǎn)現(xiàn)場物資的供應(yīng)，降低了人力和資金成本，提高了工作效率。

3.1 實現(xiàn)對采購和庫存的精細(xì)化管理

通過ERP系統(tǒng)的管理，可以對采購的物資計劃申報，申報內(nèi)容、采購供應(yīng)商和金額、庫存管理、領(lǐng)用管理和調(diào)撥管理等每個細(xì)節(jié)都做到精細(xì)化管理，管理人員對系統(tǒng)的賬務(wù)清晰可見，同時方便財務(wù)核算，ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)日、月和年賬務(wù)結(jié)賬，保障了賬務(wù)與實物的統(tǒng)一管理。

3.2 降低人力成本

在傳統(tǒng)的手工管理模式下，需要很多管理人員，每天對庫房物資管理、庫房盤點和物資出入庫等操作，且物資堆放位置隨意性較大，人員尋找起來困難。通過ERP系統(tǒng)，人員可以很快定位到具體貨位的存放位置，實現(xiàn)對物資的管理，這樣就大大的精簡了人員，降低了人力管理成本。

3.3 庫存占有資金成本降低

通過對貨位管理和庫齡分析管理，管理人員可以對冗余的物資合并整理，具體貨物定位在具體位置，管理有章可循，庫齡時間較長的物資進(jìn)行及時處理，做到保障生產(chǎn)最低需求的最佳庫存要求，大大降底了庫存占用資金，加快了資金的周轉(zhuǎn)和流動。

3.4 生產(chǎn)效率提高

通過對庫存預(yù)警，可以對庫存物資進(jìn)行及時補貨，保障生產(chǎn)系統(tǒng)的供求物資。對于緊急物資的需求可以及時從其他已有該物資的庫房中調(diào)撥，加快了物資的供應(yīng)，降低了采購不及時對生產(chǎn)帶來的影響。

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