防震減災(zāi)科研項目檔案管理現(xiàn)狀與對策

摘 要：我國作為地震相對頻繁的國家之一，深受地震所帶來的危害。為了能夠有效規(guī)避甚至避免地震為我國帶來的損失，對于地震的研究十分必要。尤其是關(guān)于防震減災(zāi)科研項目的檔案，為我國提供了豐富的防震減災(zāi)的一手資料，為我國建設(shè)防震減災(zāi)措施提供了重要的理論基礎(chǔ)。因此，為了能夠使防震減災(zāi)的資料得到充分利用，必須著重加強對防震減災(zāi)項目相關(guān)檔案的管理。本文將就防震減災(zāi)科研項目檔案管理的現(xiàn)狀與對策進行分析與概述。

關(guān)鍵詞：地震；防震減災(zāi)；檔案管理

近年來，我國各個地區(qū)都十分重視抗震防震相關(guān)工作的部署與實施，中國地震局及其下轄的各級相關(guān)單位也逐步對防震減災(zāi)項目制定出了較為完善且系統(tǒng)的科研項目檔案，在正在建設(shè)的相關(guān)檔案中保存了多種防震減災(zāi)項目的數(shù)據(jù)、文字以及圖表等方面的內(nèi)容。由于當(dāng)前我國國家建設(shè)的重要任務(wù)就是防震減災(zāi)項目，所以科研機構(gòu)工作的重要任務(wù)也轉(zhuǎn)變?yōu)榉勒饻p災(zāi)項目檔案的相關(guān)整理工作，并且已成為科學(xué)建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容。

1 防震減災(zāi)的科研項目檔案相關(guān)概述

我國對于防震減災(zāi)的研究主要包括對地震預(yù)警、版塊活動的構(gòu)造等基本內(nèi)容的研究之外，還包括對地震的預(yù)測與防御、以及海域地震的研究。研究方面之廣，為我國開展的各個防震減災(zāi)的項目提供了充足的理論基礎(chǔ)。近年來，我國地震發(fā)生的次數(shù)逐漸增多，為了能夠有效減少甚至規(guī)避地震為我國帶來的災(zāi)害與損失，我國開始逐漸加大防震抗災(zāi)項目的支持力度，使得防震減災(zāi)項目的研究種類與研究數(shù)量得到了大幅度的提升。在這種形勢之下，防震抗災(zāi)研究項目的相關(guān)檔案也呈現(xiàn)出逐漸上升的趨勢，使得檔案的全面性與系統(tǒng)性得到了空前的提升[1]。

2 科研項目檔案的管理現(xiàn)狀概述

2.1 檔案管理體系不健全

隨著防震減災(zāi)你科研項目種類的不斷增加，我國對科研項目各項工作內(nèi)容與流程也提出了更高的要求，于是，階段性的相關(guān)規(guī)范文件已經(jīng)無法滿足檔案管理工作的需求。第一，檔案歸檔中存在的問題。當(dāng)前我國歸檔的防震減災(zāi)的檔案仍然是在科研項目進行過程中所收集的基礎(chǔ)性材料，隨著科研項目研究種類與內(nèi)容的增對，其呈現(xiàn)出了極大的局限性[2]。第二，檔案沒有確定的編號。在通常情況下，進行防震減災(zāi)科研項目的驗收時采用的都是臨時編號的形式，在很大程度上容易造成檔案的丟失，而且降低了工作的效率。

2.2 前期控制力度薄弱

相關(guān)文件指出，在進行防震減災(zāi)相關(guān)的科研項目檔案管理的工作時，主要遵循任務(wù)同步管理的原則。然而，其中的任務(wù)下達與進度檢查，尤其是檔案驗收工作，由于程序的復(fù)雜與內(nèi)容種類與數(shù)量的繁多，很難實現(xiàn)管理的同步。產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因是檔案部門無法完全控制與掌握科研項目啟動前期的工作情況，進而無法實行及時的指導(dǎo)與監(jiān)督。還有一個原因是項目主管部門沒有明確對檔案工作進度檢查的要求，使得課題專組的人員不夠重視檔案工作的檢查工作。

3 優(yōu)化科研項目檔案的管理對策

3.1 加強檔案管理的體系建設(shè)

中國地震局檔案部不僅是我國進行地震系統(tǒng)相關(guān)檔案工作的核心部門，而且是管理防震減災(zāi)相關(guān)科研項目的重要機構(gòu)。因此，為了實現(xiàn)檔案管理的體系建設(shè)，本文建議中國地震局必須制定一個統(tǒng)一的檔案管理制度，并且將檔案管理的內(nèi)容進行針對性的劃分，包括：（1）任務(wù)下達；（2）進度檢查；（3）驗收；（4）報獎考核等四部分核心內(nèi)容，以此來完善與優(yōu)化管理科研項目檔案的整個過程。

在下達任務(wù)的階段，主管部門應(yīng)同時下達檔案收集與歸檔的任務(wù)及相關(guān)要求，促使承擔(dān)項目的相關(guān)部門及時了解項目下達的情況，并且嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度明確任務(wù)書的內(nèi)容，使課題組能夠及時進行課題組的收集清單與檔案培訓(xùn)等工作。

3.2 實行檔案系統(tǒng)化管理

為了能夠使前期工作的控制力度得到有效加強，相關(guān)部門在下達檢查通知時應(yīng)將明確的表示出對檔案收集整理的相關(guān)檢查要求，并且充分參照科研項目的進度來實行對相應(yīng)檔案的檢查。與此同時，還應(yīng)嚴(yán)密對課題組的進度實行嚴(yán)密的監(jiān)督，對于其中不及時、不齊全的文件檔案收集行為予以督促，并要求課題組及時補充與完善不及時、不齊全的文件檔案[3]。

在檔案分類與編號的相關(guān)工作沒有達到標(biāo)準(zhǔn)要求時，項目承擔(dān)部門還應(yīng)及時對其進行指導(dǎo)并且為其的整改工作提供幫助。在檢查驗收檔案的過程中，還需在課題負(fù)責(zé)人進行工作報告的過程中為其提供相應(yīng)的幫助，待驗收通過后在督促課題負(fù)責(zé)人完成驗收工作的提交以及申報成果獎勵等工作，使檔案的執(zhí)行程序與相關(guān)工作實現(xiàn)系統(tǒng)化的管理。

4 結(jié)束語

通過上文對防震減災(zāi)的科研項目檔案及其管理現(xiàn)狀的相關(guān)概述，可以得知，我國當(dāng)前科研項目的檔案管理主要存在檔案管理體系不健全、前期控制力度薄弱以及電子文件的管理不規(guī)范等問題。針對這些問題，本文在深刻認(rèn)識到科研項目檔案管理對防震減災(zāi)工作的重要性的前提之下，提出了加強檔案管理的體系建設(shè)、實行檔案系統(tǒng)化管理以及規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)等對策，以期對防震減災(zāi)的科研項目檔案的管理起到一定的積極作用。

參考文獻

[1]李瑩，張萌，蔣越，姜金征，李林侗.地震科研項目檔案管理的實踐與思考[J].防災(zāi)減災(zāi)學(xué)報，2015，04：94-97.

[2]盧文剛，蔡裕嵐，方冰，李曉婷.地方政府地震風(fēng)險預(yù)防與應(yīng)急準(zhǔn)備：實踐、挑戰(zhàn)及對策——基于廣東河源市的分析[J].防災(zāi)科技學(xué)院學(xué)報，2015，01：72-81.

[3]劉如山，李山有，金星，王飛，李吉.關(guān)于地震預(yù)警政策的研究與探討[J].地震工程與工程振動，2015，04：27-39.

作者簡介

楊柳（1988-），女，漢，河北省石家莊市人，助理館員，學(xué)歷：本科，研究方向：科技檔案管理。