實(shí)現(xiàn)文件資料共享后的檔案管理模式探討

楊利軍

1 杭州市住保房管局文件資料共享系統(tǒng)簡(jiǎn)介

1、產(chǎn)生的背景

資料共享系統(tǒng)是在局提出“一次收件，全局共享”的中心指導(dǎo)思想下，在目前杭州市住保房管局信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)有基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步提高我局房產(chǎn)管理的效率和對(duì)外服務(wù)質(zhì)量而提出的新的系統(tǒng)項(xiàng)目。資料共享系統(tǒng)項(xiàng)目的提出是社會(huì)大背景和局系統(tǒng)工作現(xiàn)實(shí)情況相互作用的結(jié)果。

隨著電腦的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化也以前所未有的廣度和深度向前發(fā)展，在辦公自動(dòng)化的這一進(jìn)程中，政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位無(wú)疑在其中扮演著主要角色。另一方面，提高行政效率，最大限度的便民利民，這是長(zhǎng)期以來(lái)政府所追求的目標(biāo)和一直努力的方向，也是長(zhǎng)期以來(lái)廣大群眾所關(guān)注的問(wèn)題。而在這種社會(huì)大背景下，房管系統(tǒng)卻存在這樣一種工作現(xiàn)狀：本來(lái)，房管系統(tǒng)的整個(gè)業(yè)務(wù)工作基本上是以工作流的形式在進(jìn)行的，好比一條多個(gè)節(jié)點(diǎn)串成的線，系統(tǒng)內(nèi)各個(gè)單位就是組成這條線的多個(gè)節(jié)點(diǎn)中的一個(gè)，理論上說(shuō)，對(duì)于某一節(jié)點(diǎn)取得或產(chǎn)生的要素，其后一環(huán)節(jié)或其后多個(gè)環(huán)節(jié)都可繼承過(guò)來(lái)并加以利用，倘若多個(gè)節(jié)點(diǎn)多次獲取同一要素，那看來(lái)就是一種重復(fù)。然而，從工作流的角度看，目前房管系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作基本上是分割開來(lái)的，系統(tǒng)內(nèi)各單位之間甚至單位內(nèi)各部門之間對(duì)于同一資料都是進(jìn)行多次收取，而對(duì)本系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的審批結(jié)果也是要求業(yè)務(wù)申請(qǐng)者提供的。正是在這一背景下，局里面提出了構(gòu)建資料共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“一次收件，全局共享”。

2、具體模式

簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)，就是通過(guò)對(duì)收件資料和審批結(jié)果材料的掃描和補(bǔ)掃描，形成電子影像，各單位受理業(yè)務(wù)時(shí)通過(guò)查詢，調(diào)閱電子影像和比對(duì)相關(guān)信息，獲取自己所需信息，從而實(shí)現(xiàn)資源的共享和辦公的自動(dòng)化。

從界面設(shè)計(jì)和操作方法看，資料共享系統(tǒng)是以杭州市住保房管局信息管理系統(tǒng)輔助業(yè)務(wù)系統(tǒng)的身份加以定位的，因而它基本上延續(xù)了《杭州市住保房管局信息管理系統(tǒng)》的界面設(shè)計(jì)規(guī)范和操作方法。

2 實(shí)現(xiàn)文件資料共享后檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

1、減少檔案管理的被動(dòng)性，走出檔案館的圍城

杭州市房產(chǎn)檔案館目前對(duì)檔案的接收缺乏長(zhǎng)期規(guī)劃性、完成任務(wù)性色彩較濃。盡管在每年的館工作計(jì)劃中對(duì)檔案接收的具體內(nèi)容都有表述，但基本上都是從完成工作指標(biāo)的角度考慮的，缺乏對(duì)增加館藏內(nèi)容、豐富館藏層次以及是否有利于檔案館長(zhǎng)期發(fā)展的思考。 此外，由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范要求和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案館對(duì)檔案的接收，要么是移交單位移交多少檔案館就接收多少，而且對(duì)進(jìn)館檔案整理質(zhì)量不作要求，這樣勢(shì)必造成大量無(wú)序和重復(fù)資料的進(jìn)館，從而給檔案的后續(xù)整理帶來(lái)諸多困難和不便；要么是檔案館派人到移交單位，幫助整理好以后再做移交，這種做法有其好處，但前提必須是檔案館有充裕的人力和時(shí)間。

檔案館是文件資料共享系統(tǒng)項(xiàng)目的主要參與者之一，做了大量的前期調(diào)研工作。在調(diào)研過(guò)程中，檔案館不僅通過(guò)本館資源對(duì)檔案本身進(jìn)行研究，而且還深入檔案形成的各單位進(jìn)行實(shí)地調(diào)研。通過(guò)調(diào)研，我們不但對(duì)整個(gè)房管系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程有了比較全面的了解，也對(duì)整個(gè)房管系統(tǒng)的檔案類型及檔案的來(lái)源（即檔案產(chǎn)生、發(fā)展和最終形成的全過(guò)程）有了更為全面、深入的了解。這就為我們下一步對(duì)檔案的分類、檔案的組卷等進(jìn)行研究并做出相應(yīng)規(guī)定打下了基礎(chǔ)，有利于我們對(duì)檔案的管理。同時(shí)，文件資料共享系統(tǒng)項(xiàng)目對(duì)于資料的掃描、對(duì)于資料的立卷歸檔都做出了要求，這就有可能使得檔案從其形成起就步入規(guī)范化的軌道，這不僅有利于檔案資料形成單位對(duì)其檔案資料的管理，也為檔案館今后工作的開展贏得了主動(dòng)。文件資料共享系統(tǒng)是一個(gè)契機(jī)，它將促使我們工作的方向從目前以進(jìn)館后的檔案管理為重點(diǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)榻窈髮?duì)進(jìn)館前檔案和進(jìn)館后檔案管理兩者并重的局面。這就意味著，檔案館必須更多地從館內(nèi)走出去，將觸角延伸到館外，加強(qiáng)與系統(tǒng)各單位之間的交流與溝通。

2、檔案管理向統(tǒng)一、規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變

文件資料共享系統(tǒng)是將局系統(tǒng)內(nèi)各單位聯(lián)系起來(lái)，把各個(gè)業(yè)務(wù)辦理置于統(tǒng)一框架之內(nèi)進(jìn)行考慮的，這就要求檔案管理也應(yīng)走向統(tǒng)一化、規(guī)范化。

（1）統(tǒng)一化管理規(guī)范的出臺(tái)

實(shí)行檔案的規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為了統(tǒng)一檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，防止檔案管理上的混亂，必須用檔案管理的規(guī)范手段來(lái)解決這些問(wèn)題。為此，我們可按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)則、統(tǒng)一標(biāo)符、統(tǒng)一的檢索語(yǔ)言、分類方法進(jìn)行操作，使檔案工作達(dá)到協(xié)調(diào)統(tǒng)一，以便在整個(gè)局系統(tǒng)范圍內(nèi)推廣使用。

目前，以局名義發(fā)文的正式的檔案規(guī)范性文件主要有如下幾個(gè)：《文書檔案整理規(guī)則》和《關(guān)于文件材料歸檔與不歸檔范圍的規(guī)定》。從數(shù)量上說(shuō)是少的，涉及的檔案類別也是十分狹窄的。此外，檔案館還擬定了部分館內(nèi)使用的檔案規(guī)范性文件，如商品房預(yù)售許可證、拆遷許可證等業(yè)務(wù)檔案的立卷辦法?？傮w上說(shuō)，檔案館對(duì)于有關(guān)檔案規(guī)范性文件的工作還亟待加強(qiáng)。文件資料共享系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中以及建成后，必然要求大量規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)，其中涉及到檔案管理方面的主要有：檔案的分類規(guī)則、各類檔案的立卷歸檔辦法和有關(guān)電子影像的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、組織要求及移交辦法等。因此，在今后的工作中，必須加強(qiáng)檔案規(guī)范性文件的研究與擬定，以使整個(gè)局系統(tǒng)的檔案管理納入同一框架之內(nèi)。

（2）業(yè)務(wù)指導(dǎo)的提升

要使檔案管理走向統(tǒng)一化、規(guī)范化，光出臺(tái)相應(yīng)的管理規(guī)范是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要求檔案館做相應(yīng)的推廣和解釋工作，這就涉及到一個(gè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的問(wèn)題?？陀^上說(shuō)，到目前為止，業(yè)務(wù)指導(dǎo)仍是檔案館工作的薄弱環(huán)節(jié)之一。文件資料共享系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中和建成后，對(duì)檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)的要求是不斷提高的：一是要求檔案館出臺(tái)更多檔案管理規(guī)范并對(duì)其做出解釋；二是由于文件資料共享系統(tǒng)是電腦程序?yàn)榛A(chǔ)構(gòu)建起來(lái)的，因此要求檔案人員有更高的素質(zhì)，不僅要具備一定的檔案知識(shí)，還要具備一定的現(xiàn)代化思想、掌握一定的現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)。為此，一方面，檔案館工作人員必須不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高自身素質(zhì)；另一方面，檔案館也要加強(qiáng)對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以使檔案管理人員向知識(shí)化方向發(fā)展，成為復(fù)合型的人才。

3、檔案實(shí)體管理進(jìn)一步向信息管理的轉(zhuǎn)變

所謂檔案實(shí)體的管理，就是遵循全宗原則，對(duì)檔案原件實(shí)行集中、有序的質(zhì)量和安全管理，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管四個(gè)環(huán)節(jié)。在這種管理模式下，傳統(tǒng)的手工方式是最主要的管理方式。所謂檔案信息管理，就是以檔案信息與載體的分離為前提，物的概念弱化，直接對(duì)信息進(jìn)行相對(duì)獨(dú)立的管理、加工和利用。在這種管理模式下，電腦自動(dòng)化管理成為最主要的管理方式，而信息技術(shù)則轉(zhuǎn)化成為提升檔案管理效率最直接的要素。檔案信息管理的對(duì)象是電子檔案，電子檔案的來(lái)源有兩個(gè)：一個(gè)是數(shù)字化的檔案，所謂檔案的數(shù)字化，具體來(lái)說(shuō)就是將檔案的目錄信息輸錄進(jìn)電腦和把紙質(zhì)檔案掃描成電子影像存入電腦。另一個(gè)是辦公自動(dòng)化條件下產(chǎn)生的大量電子文件。在目前電子文件合法性還存在較大爭(zhēng)議的情況下，電子檔案主要還是來(lái)源于數(shù)字化的檔案。

目前，除了歷史檔案，檔案館已經(jīng)將絕大部分房產(chǎn)發(fā)證檔案數(shù)字化或半數(shù)字化（即只實(shí)現(xiàn)了檔案目錄的電子化，而尚未實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)內(nèi)容的電子化），這就為檔案從實(shí)體管理向信息管理過(guò)渡創(chuàng)造了較好的條件。從檔案利用的角度看，目前檔案館是手工調(diào)檔、實(shí)體調(diào)閱與電子調(diào)檔、電子影像調(diào)閱兩種方式并用，但重心逐漸向后者偏移?？傮w說(shuō)來(lái)，目前檔案館正處于實(shí)體管理向信息管理過(guò)渡的時(shí)期。

文件資料共享系統(tǒng)建成后，對(duì)檔案信息管理的廣度將擴(kuò)展、難度將加大。因?yàn)闄n案館對(duì)檔案電子信息的管理目前基本上局限于房產(chǎn)發(fā)證檔案，而在文件資料共享系統(tǒng)建成后，檔案館對(duì)檔案電子信息管理的范圍將擴(kuò)展到拆遷、預(yù)售等其它類別檔案。不僅如此，由于文件資料共享系統(tǒng)是基于整個(gè)房管系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程有效運(yùn)轉(zhuǎn)的考慮，因此對(duì)檔案電子信息的管理必須考慮房管系統(tǒng)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生檔案之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系，所以文件資料共享系統(tǒng)建成后，對(duì)檔案信息管理的難度也將加大。此外，文件資料共享系統(tǒng)將推動(dòng)房管系統(tǒng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展。也許就在不久的將來(lái)，在房管系統(tǒng)全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后，檔案館面對(duì)的將不再是成堆的紙質(zhì)文件，而是大量的電子文件。那時(shí)候，檔案館考慮的可能將是如何更好地對(duì)電子文件進(jìn)行組織接收，如何更好地保證電子檔案的合法性、完整性和安全性等。如果從這方面加以考慮，那么文件資料共享系統(tǒng)建成后檔案信息管理的廣度和難度就將更進(jìn)一步了。

盡管在社會(huì)不斷發(fā)展、現(xiàn)代技術(shù)不斷提高的情況下，由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理已經(jīng)成為檔案管理的一種必然趨勢(shì)，不管文件資料共享系統(tǒng)項(xiàng)目存在與否，實(shí)現(xiàn)實(shí)體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變都是檔案館工作的一種必然選擇，但文件資料共享系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)，毫無(wú)疑問(wèn)，將迫使檔案館管理模式的這種轉(zhuǎn)變來(lái)得更為迅速。在這里有一點(diǎn)必須指出，我們說(shuō)要實(shí)現(xiàn)實(shí)體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變，并不是指要拋棄對(duì)檔案實(shí)體得管理，而是指一種工作重心得轉(zhuǎn)移，因?yàn)楫吘箼n案實(shí)體是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，即使辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)后，我們管理的是電子文件，但同樣也要考慮實(shí)行“雙套制”。