試論如何提升石化企業(yè)的檔案管理水平

劉忠慧

摘 要：伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深化發(fā)展，現(xiàn)階段我國經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)出了“井噴式”的發(fā)展趨勢(shì)，社會(huì)的發(fā)展催生著各個(gè)企業(yè)的檔案管理和發(fā)展模式逐漸更新，傳統(tǒng)的檔管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)在新時(shí)代下的需求。對(duì)于石化企業(yè)而言，檔案管理水平的高低對(duì)其企業(yè)的發(fā)展更是尤為重要，現(xiàn)階段我國石化企業(yè)的檔案管理工作還存在一定的環(huán)境設(shè)施和信息數(shù)字化整理不完善等問題有待解決，基于此，本文以石化企業(yè)為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)提升其檔案管理水平的策略進(jìn)行論述，以期能夠推動(dòng)我國石化企業(yè)檔案管理工作的完善與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：石化企業(yè)；檔案管理；人員設(shè)置

在石化企業(yè)中，檔案管理工作的完善程度直接關(guān)乎著整個(gè)企業(yè)的發(fā)展，對(duì)整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)均起著重要的作用。為此，要切實(shí)強(qiáng)化其企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作，提升檔案管理水平。通過對(duì)石化企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際案例來進(jìn)行分析，積極找出企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，并有針對(duì)性的進(jìn)行解決，將企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作朝向規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的方向發(fā)展，進(jìn)而為石化企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提高良好的服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)行。

1 現(xiàn)階段我國石化企業(yè)的檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段我國石化企業(yè)的平均檔案管理水平較弱，其影響因素是內(nèi)外因的結(jié)合導(dǎo)致的。因此，要深入剖析其問題產(chǎn)生的具體原因，做出如下整合：

1.1 檔案信息收集與整理缺乏規(guī)范性，工作人員責(zé)任缺失

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展逐漸趨于各項(xiàng)工作的協(xié)同性，而我國大多數(shù)的石化企業(yè)管理人員缺乏現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營(yíng)意識(shí)，認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作只是日常事務(wù)性工作，并非企業(yè)的管理主要事務(wù)。此外，從事檔案管理工作的人員認(rèn)為，檔案信息資料只是對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行抄抄寫寫，認(rèn)為資料不泄密、不丟失就算完成工作。缺乏檔案管理人員應(yīng)具備的正確認(rèn)知和綜合素質(zhì)能力[1]。

1.2 檔案管理部門的管理能力較弱

我國大部分的石化企業(yè)中，檔案管理部門的人員設(shè)置不規(guī)范，總?cè)藬?shù)設(shè)置較少，且專業(yè)素質(zhì)能力參差不齊，嚴(yán)重影響了檔案資料信息的準(zhǔn)確性和完整性。領(lǐng)導(dǎo)層的人往往只有一個(gè)，在工作中不僅要應(yīng)付行政工作，還要管理黨務(wù)工作。這就使得其工作重心發(fā)生分散，很難將重點(diǎn)管理工作放在檔案管理上，使得檔案管理部門的監(jiān)管出現(xiàn)確實(shí)。此外，在二級(jí)分室中，甚至有部分的人員屬于兼職，這部分人缺乏嚴(yán)周密的檔案管理工作培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，進(jìn)行影響了整體工作的質(zhì)量。

1.3 檔案管理環(huán)境與設(shè)施不理想

由于很多石化企業(yè)對(duì)檔案管理工作的不重視，因此，在檔案管理科室的分配中往往采用條件較為簡(jiǎn)陋的科室。很多的檔案室不僅缺乏相應(yīng)的檔案管理配備，而且潮濕、狹小。使得工作起來十分不便，不僅將檔案管理工作效率較低，還會(huì)容易因存儲(chǔ)不當(dāng)引起部分檔案信息資料的損壞。檔案管理科室的硬件設(shè)備，如打印機(jī)等。往往會(huì)因?yàn)槌睗竦沫h(huán)境發(fā)生故障，進(jìn)而影響正常工作。

2 提升石化企業(yè)的檔案管理水平的有效路徑

2.1 提高管理人員的現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展意識(shí)

若要提升石化企業(yè)的檔案管理水平，就要加強(qiáng)管理層人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知程度。強(qiáng)化現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展意識(shí)，較強(qiáng)各個(gè)部門之間的工作融合。唯有如此，才能從根本上杜絕石化企業(yè)檔案管理問題的產(chǎn)生。石化企業(yè)的檔案管理工作，不僅關(guān)乎著其自身的良好發(fā)展，其信息的準(zhǔn)確性和完整性更是國家檔案數(shù)據(jù)收集歸檔的保障，因此，作為檔案管理部門的人員，同樣要樹立其良好的企業(yè)發(fā)展意識(shí)，積極完善對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)要求，充分發(fā)揮檔案管理人員應(yīng)具備的素養(yǎng)，提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)石化企業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.2 強(qiáng)化檔案管理部門人員對(duì)信息的收集與整理

檔案管理工作重在對(duì)企業(yè)信息的收集，石化企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略要嚴(yán)格按照檔案管理部門所提供的信息進(jìn)行制定。檔案管理人員要充分發(fā)揮信息與資料收集的主動(dòng)性，縮短對(duì)各個(gè)部門和單位的信息歸檔周期，做好與各個(gè)存檔單位的溝通，及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行收集與整理[2]。對(duì)已收集的信息與材料要進(jìn)行細(xì)化審核，對(duì)沒有蓋章的文檔要進(jìn)行補(bǔ)加。嚴(yán)格按照各項(xiàng)程序進(jìn)行，避免信息疏漏。在進(jìn)行檔案清單移交時(shí)，一定要核實(shí)雙方的簽字，確保歸檔文件的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.3 選擇條件完善的科室作為辦公處，加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)

石化企業(yè)對(duì)檔案管理資料與信息的使用率較高，為此，一定要完善檔案管理部門的科室環(huán)境，確?？剖业臐駸岢潭确细鱾€(gè)設(shè)備的保存。在對(duì)檔案管理部門科室選擇時(shí)，盡可能選擇方正布局的科室，便于工作人員對(duì)文檔的整理，提高工作效率。此外，工作人員自身亦要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的維護(hù)，對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間不用的設(shè)備要做好防潮防震工作，將電子化設(shè)備用墊有泡沫板的紙箱進(jìn)行封存。石化企業(yè)對(duì)檔案信息收集核心在于利用，因此，要不斷豐富石化企業(yè)檔案儲(chǔ)存量，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)檔案信息整理創(chuàng)新工作[3]。

2.4 加強(qiáng)檔案管理制度的落實(shí)

鑒于石化企業(yè)檔案管理工作缺乏規(guī)范化，要強(qiáng)化石化企業(yè)對(duì)相關(guān)規(guī)章制度的落實(shí)。使檔案管理工作有章可循，不斷規(guī)范工作形式和內(nèi)容。目前我國在檔案管理領(lǐng)域形成的較為規(guī)范化的法規(guī)和制度有《歸檔文件整理規(guī)則》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號(hào)）[4]。值得注意的是，各項(xiàng)法規(guī)和條例要與石化企業(yè)自身的情況相結(jié)合，形成有針對(duì)性的規(guī)章制度。讓制度的貫徹情況得到落實(shí)，例如項(xiàng)目立項(xiàng)、施工過程和現(xiàn)狀等，嚴(yán)格生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的相關(guān)工作。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是企業(yè)良好運(yùn)轉(zhuǎn)和實(shí)現(xiàn)科學(xué)化發(fā)展的重要保證，尤其在石化企業(yè)中，其發(fā)展戰(zhàn)略的制定和生產(chǎn)模式，均要嚴(yán)格參照檔案信息進(jìn)行。當(dāng)下我國石化企業(yè)在企業(yè)管理方面存在問題較為突出，為此，必須及時(shí)作出調(diào)整，盡快的提升石化企業(yè)的檔案管理水平，讓石化企業(yè)檔案管理工作的重要作用得到充分發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

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