提高辦公室檔案管理工作效率的對(duì)策分析

王雪玲

摘 要：對(duì)于政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位而言，辦公室檔案管理工作是事關(guān)檔案有序性和完整性的重要問題。在筆者看來，準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性和高效化原則，是辦公室檔案管理工作中所要遵循的原則。從辦公室檔案管理人員的自身素質(zhì)、檔案管理信息系統(tǒng)和檔案管理工作反饋機(jī)制等方面入手，是對(duì)辦公室檔案管理效率進(jìn)行提升的有效措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

辦公室檔案管理效率是對(duì)辦公室工作的穩(wěn)定性進(jìn)行保障的重要因素。作為檔案管理工作中的重要組成部分，檔案存儲(chǔ)管理機(jī)制的集中性和檔案資料來源的廣泛性已經(jīng)成為了辦公室檔案管理工作所表現(xiàn)出來的主要特點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，建立在數(shù)字化信息技術(shù)基礎(chǔ)上的檔案管理機(jī)制的應(yīng)用，是對(duì)這一工作的嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行保障的有效措施。

1 辦公室檔案管理工作的原則

（一）準(zhǔn)確性原則

檔案管理工作是辦公室管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)辦公室相關(guān)內(nèi)容的客觀記錄，是辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)確性原則的主要表現(xiàn)，在檔案管理工作的開展過程中，如果相關(guān)工作人員未能讓辦公室所涉及到的關(guān)鍵信息進(jìn)行反映，這就無法讓這一工作發(fā)揮出自身的特性。因此，在辦公室檔案管理工作中，責(zé)任心和全局觀念是檔案管理人員在日常工作中需要注意的問題[1]。在檔案信息的整理過程中，工作人員也要遵循一種客觀性的工作態(tài)度，以便讓檔案材料的真實(shí)性特征得以強(qiáng)化。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)性原則

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，效率問題已經(jīng)成為了社會(huì)較為關(guān)注的一個(gè)問題。從辦公室檔案管理工作的自身特點(diǎn)來看，嚴(yán)謹(jǐn)性原則可以被看作是辦公室檔案管理效率的主要表現(xiàn)。為了對(duì)一些與辦公室正常工作有關(guān)的信息進(jìn)行記錄，在檔案管理工作的開展過程中，辦公室檔案中的一些細(xì)節(jié)要素就需要得到相關(guān)工作人員的充分關(guān)注。從政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的管理工作所表現(xiàn)出來的新特點(diǎn)來看，精細(xì)化管理模式已經(jīng)成為了提升自身管理水平的有效措施，在這種精準(zhǔn)化管理模式得到推廣以后，對(duì)工作細(xì)節(jié)的記錄與分析，成為了對(duì)檔案自身價(jià)值進(jìn)行保障的有效方式。除此以外，為了讓嚴(yán)謹(jǐn)性原則在辦公室檔案管理工作中得到充分的落實(shí)，辦公室檔案的保密性問題也需要引起相關(guān)管理人員的關(guān)注。

（三）高效化原則

檔案管理工作中的高效化原則是信息時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理效率的提升，對(duì)與檔案材料有關(guān)的業(yè)務(wù)的開展會(huì)起到積極的促進(jìn)作用[2]。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境下，為了對(duì)檔案管理工作的高效性特點(diǎn)進(jìn)行強(qiáng)化，對(duì)信息化管理工具的運(yùn)用，成為了對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的重要措施。這就要求檔案管理工作人員在日常工作中要始終保持學(xué)習(xí)意識(shí)，進(jìn)而在對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用的基礎(chǔ)上，更好地對(duì)檔案工作進(jìn)行優(yōu)化。

2 辦公室檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案管理人員管理素質(zhì)相對(duì)較低

對(duì)辦公室檔案的整體性的保證，是辦公室檔案管理工作人員日常工作中的一項(xiàng)重要職責(zé)。但是在檔案管理人員自身管理意識(shí)相對(duì)薄弱，或管理人員缺乏管理水平的情況下，辦公室檔案管理工作缺乏有序性的問題，會(huì)給檔案材料的查詢工作帶來較為不利的影響。在一些企事業(yè)單位之中，檔案的無序堆放現(xiàn)象就是檔案管理人員管理素質(zhì)相對(duì)較低的一種表現(xiàn)。檔案歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象的出現(xiàn)，也暴露出了一些管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)的問題。在醫(yī)院、衛(wèi)生院等重要單位，因辦公室歸檔不及時(shí)所引發(fā)的檔案遺失問題，會(huì)讓這些機(jī)構(gòu)在出現(xiàn)醫(yī)療糾紛問題以后陷入到相對(duì)不利的地位之中。對(duì)于一些具有科研性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，辦公室檔案中的機(jī)密文件的遺失，甚至?xí)o本單位正常工作的開展帶來較為不利的影響。

（二）辦公室檔案管理制度相對(duì)落后

在一些企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員看來，檔案管理工作是一項(xiàng)可有可無的工作。在這一思想的影響下，辦公室檔案管理制度在很大程度上陷入了形同虛設(shè)的境地之中。辦公室檔案管理制度的落后表現(xiàn)在管理手段和檔案存儲(chǔ)方式這兩大問題之中，在一些企事業(yè)單位之中，辦公室管理人員在日常工作中需要兼任檔案資料管理員一職，在自身工作精力相對(duì)有限的情況下，辦公室管理人員只能對(duì)自己的本職工作進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。對(duì)于辦公室檔案的管理問題，這些辦公室管理人員通常會(huì)表現(xiàn)出一種敷衍應(yīng)對(duì)的態(tài)度，很多兼任辦公室檔案管理員一職的辦公室行政人員在處理檔案存儲(chǔ)工作的過程中往往只是在對(duì)檔案資料進(jìn)行初步整理的基礎(chǔ)上進(jìn)行編號(hào)保存[3]。對(duì)檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)的安全性缺乏關(guān)注的問題，也是檔案管理制度相對(duì)落后的一種表現(xiàn)，在一些辦公室結(jié)構(gòu)的檔案管理工作中，相關(guān)管理人員所采用的檔案室全天開放的管理措施，是一種對(duì)檔案材料的安全性問題構(gòu)成威脅的措施。在單位其他科室的工作人員可以自由出入檔案室的情況下，檔案材料的丟失和損壞問題就成為了辦公室檔案管理工作中的一大挑戰(zhàn)性因素。人員任用機(jī)制的不完善，也會(huì)讓一些有能力的檔案管理工作人員陷入到無法從事檔案管理工作的境地之中。

（三）辦公室檔案的利用率相對(duì)較低

辦公室檔案利用率低的問題可以被看作是落后的檔案管理方式的產(chǎn)物。在落后的管理制度的影響下，管理效率的低下，會(huì)給檔案文件的應(yīng)用工作帶來不利的影響。在對(duì)辦公室檔案管理工作中所存在的問題進(jìn)行探究的過程中，檔案資料借閱原則的復(fù)雜性，也會(huì)對(duì)辦公室檔案的利用問題帶來不利的影響。在繁瑣的檔案資料借閱程序的影響下，一些借閱人會(huì)放棄對(duì)檔案資料的借閱，這就會(huì)讓一些具有應(yīng)用價(jià)值的檔案材料陷入閑置的境地。

3 辦公室檔案管理工作效率的提升措施

（一）對(duì)辦公室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化

檔案的自身價(jià)值問題是檔案管理人員在日常工作中所要關(guān)注的一個(gè)重要問題。對(duì)檔案管理人員的自身專業(yè)水平的提升，需要在各個(gè)單位之中引起重視。針對(duì)辦公室檔案在各個(gè)機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位中所表現(xiàn)出來的重要性，一些職業(yè)培訓(xùn)課程的設(shè)置，也是對(duì)檔案管理人員的自身素質(zhì)進(jìn)行提升的一種有效方式[4]。在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，對(duì)檔案管理工作的原則性特性和靈活性特性進(jìn)行強(qiáng)化，是企事業(yè)單位在對(duì)檔案管理人員的自身工作能力進(jìn)行提升的過程中所要采取的一種有效措施。在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的過程中，檔案管理者也需要對(duì)自身的職業(yè)勝任力進(jìn)行充分發(fā)揮。在參與檔案管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)的過程中，檔案管理者需要對(duì)自身所從事的工作的重要性和職業(yè)要求進(jìn)行講解，在日常的工作中，檔案管理人員也需要對(duì)自身的不足之處進(jìn)行及時(shí)改進(jìn)，進(jìn)而在尊重自身職業(yè)道德的基礎(chǔ)上，借助自身所積累的工作技巧，對(duì)檔案管理工作中所遇到的問題進(jìn)行及時(shí)處理。在將信息技術(shù)應(yīng)用在這一領(lǐng)域以后，企事業(yè)單位也需要通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式，對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平進(jìn)行提升。

從檔案管理工作的落后性問題的產(chǎn)生原因來看，對(duì)檔案管理工作缺乏最后的認(rèn)識(shí)，是引發(fā)這一問題的一個(gè)重要因素。針對(duì)一些企事業(yè)單位中存在的檔案管理意識(shí)相對(duì)較弱的問題，領(lǐng)導(dǎo)層首先要對(duì)自身的檔案管理意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化。在管理層自身的檔案管理意識(shí)得到強(qiáng)化以后，檔案管理責(zé)任制度的建設(shè)與落實(shí)，就成為了促進(jìn)檔案管理人員提升責(zé)任意識(shí)的有效工具。因此，領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理工作層的共同努力，是促進(jìn)辦公室檔案管理效率提升的有效方式[5]。

（二）對(duì)辦公室檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

無紙化檔案體系的構(gòu)建，是對(duì)檔案管理工作中的信息化系統(tǒng)進(jìn)行完善的重要措施。在社會(huì)的發(fā)展過程中，紙質(zhì)檔案材料所暴露出來的弊端已經(jīng)在檔案管理工作的開展過程中得到了關(guān)注。對(duì)檔案材料的存檔工作和整理工作的工作效率的影響，是這一傳統(tǒng)檔案材料存儲(chǔ)方式所表現(xiàn)出來的主要弊端。信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以被看做是對(duì)系統(tǒng)的存儲(chǔ)方式進(jìn)行優(yōu)化的有效方式。在對(duì)辦公室檔案材料進(jìn)行初步整理以后，檔案資料管理人員可以借助信息化的數(shù)字編號(hào)技術(shù)，對(duì)檔案中的關(guān)鍵詞和關(guān)鍵信息進(jìn)行記錄，以便為檔案的后續(xù)管理工作提供幫助，為了對(duì)檔案信息的完整性進(jìn)行保證，在對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行整理的過程中，對(duì)于材料中出現(xiàn)的信息缺損、字跡模糊的問題，檔案管理人員在對(duì)信息的真實(shí)性進(jìn)行核查以后，要通過對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記的方式，對(duì)檔案材料的完整性提供保障[6]。從這一措施的應(yīng)用效果來看，對(duì)檔案資料的檢索機(jī)制的優(yōu)化，也是信息化管理系統(tǒng)在辦公室檔案管理工作的開展過程中所發(fā)揮出來的主要作用，在信息化的檢索模式下，辦公室檔案借閱環(huán)節(jié)中的一些較為繁瑣的流程得到了簡(jiǎn)化。

從信息管理系統(tǒng)的建設(shè)情況來看，建設(shè)資金問題是這一系統(tǒng)的應(yīng)用單位所要面對(duì)的問題。對(duì)于行政機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)等國(guó)家機(jī)關(guān)而言，電子政務(wù)建設(shè)工作的開展，是對(duì)辦公室檔案信息管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化的一種有效方式。針對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中所面臨的實(shí)際情況，貸款政策的調(diào)整，可以讓一些企業(yè)在構(gòu)建辦公室檔案信息管理系統(tǒng)的過程中獲得足夠的資金支持。在構(gòu)建這一系統(tǒng)的過程中，單位還可以讓自身的信息化管理系統(tǒng)與單位所在地區(qū)的地區(qū)信息化建設(shè)規(guī)劃相融合，這一措施的應(yīng)用，可以讓相關(guān)單位在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)的過程中節(jié)約一定的資金。

（三）對(duì)辦公室檔案管理制度進(jìn)行完善

針對(duì)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及科研院校在社會(huì)發(fā)展中所表現(xiàn)出來的差異性，從辦公室檔案管理工作的實(shí)際情況入手，辦公室檔案管理制度中的細(xì)節(jié)因素進(jìn)行完善，是對(duì)這一制度的實(shí)效性和時(shí)效性進(jìn)行提升的一種有效方式。在辦公室檔案管理工作的開展過程中，除了管理系統(tǒng)的信息化發(fā)展問題以外，辦公室檔案的管理制度還涉及到了檔案管理組織問題等多個(gè)問題。為了對(duì)檔案管理工作效率進(jìn)行提升，管理組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)化，需要成為各個(gè)單位所需關(guān)注的重要問題。對(duì)此單位可以通過設(shè)置專業(yè)管理部門的方式對(duì)這一管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化。針對(duì)辦公室檔案管理工作中所要面對(duì)的檔案資料收集問題、資料歸檔問題、資料錄入等多種問題，由專門人員對(duì)這些問題進(jìn)行處理，可以讓檔案管理工作的及時(shí)性得到充分地提升。針對(duì)這一管理模式在實(shí)際應(yīng)用過程中所面對(duì)的檔案借調(diào)問題，授權(quán)約束機(jī)制的建立，是對(duì)辦公室檔案資料的安全性進(jìn)行保障的重要因素。在檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，為了對(duì)檔案的安全問題提供保障，對(duì)于一些較為重要的檔案材料，辦公室檔案管理人員可以將這一類材料存儲(chǔ)在較高的樓層之中，以避免檔案出現(xiàn)丟失的問題。對(duì)于存儲(chǔ)重要檔案材料的檔案室，管理人員也需要對(duì)檔案室的門窗進(jìn)行有效加固。針對(duì)一些帶有保密期限的檔案材料，管理人員在日常工作中要在第一時(shí)間對(duì)檔案的保密期限進(jìn)行公示，針對(duì)一些需要在保密期滿以后提高保密等級(jí)或需要及時(shí)解密的文件，工作人員需要對(duì)這些檔案材料進(jìn)行及時(shí)整理，為避免檔案管理人員在整理檔案材料的過程中所出現(xiàn)的私自篡改檔案材料的問題，在對(duì)檔案材料的保密問題進(jìn)行調(diào)整的過程中，企事業(yè)單位需要對(duì)與之有關(guān)的監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行完善，讓檔案管理人員在監(jiān)視器可控的范圍內(nèi)對(duì)檔案材料進(jìn)行整理，可以被看做是解決這一問題的一大措施[7]。

為了讓辦公室檔案管理效率得到有效提升，對(duì)檔案資料收集工作體系的優(yōu)化，也是各個(gè)企事業(yè)單位所要關(guān)注的問題。在構(gòu)建檔案管理體系的過程中，單位需要對(duì)主觀領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)檔案人員的職責(zé)范圍進(jìn)行完善，進(jìn)而讓這一工作處于完善的管理體系之下，對(duì)此，企事業(yè)單位也可以將辦公室檔案的收集工作與辦公室責(zé)任人之間的崗位職責(zé)相融合，進(jìn)而通過對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行完善的方式，對(duì)檔案管理工作的工作效率進(jìn)行提升。為了對(duì)檔案管理工作的完整性進(jìn)行充分保證，在構(gòu)建這一體系的過程中，企事業(yè)單位也需要遵循集思廣益的原則，也就是說，在對(duì)檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化的過程中，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要充分聽取辦公室檔案管理工作人員的自身意見，進(jìn)而通過對(duì)各位檔案管理人員的意見進(jìn)行統(tǒng)籌分析的方式，對(duì)檔案管理工作所涉及到的規(guī)章制度進(jìn)行完善，在對(duì)辦公室檔案管理機(jī)制進(jìn)行應(yīng)用的過程中，

（四）對(duì)辦公室檔案管理工作的反饋機(jī)制進(jìn)行完善

在企業(yè)管理工作中，匯報(bào)機(jī)制的應(yīng)用，是讓企業(yè)決策層對(duì)基層結(jié)構(gòu)的工作狀況進(jìn)行了解的有效方式。由于基層基層員工和基層管理人員的匯報(bào)內(nèi)容對(duì)企業(yè)高層的戰(zhàn)略決策有著一定的參考作用，將這一反饋機(jī)制應(yīng)用在辦公室檔案管理工作領(lǐng)域以后，企業(yè)也可以讓檔案管理工作得到一定程度的優(yōu)化，對(duì)此，在構(gòu)建反饋機(jī)制的過程中，企業(yè)及有關(guān)單位可以通過鼓勵(lì)員工對(duì)工作中的問題進(jìn)行反饋的基礎(chǔ)上，讓管理人員對(duì)來自基層的意見進(jìn)行了解。在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的過程中，檔案管理人員也可以構(gòu)建一種建立在部門的基礎(chǔ)之上的檔案管理機(jī)制，在這一機(jī)制的應(yīng)用過程中，檔案管理人員可以從不同部門對(duì)資料的重視程度和這些部門在檔案資料應(yīng)用過程中的反饋信息入手，對(duì)已有的檔案材料進(jìn)行分類規(guī)整[8]。這就可以讓檔案借閱者對(duì)資料的用途問題進(jìn)行充分的了解，這種結(jié)合不同資料對(duì)不同整理資源進(jìn)行分配的措施，對(duì)辦公室檔案管理效率的提升也會(huì)起到一定的促進(jìn)作用。

結(jié)論：辦公室檔案管理工作的優(yōu)化，對(duì)單位整體工作的開展有著積極的促進(jìn)作用。它對(duì)辦公室管理工作的工作效率的提升也有著積極的促進(jìn)作用。在對(duì)自身的責(zé)任意識(shí)進(jìn)行提升的基礎(chǔ)上，對(duì)信息化手段和完善的管理機(jī)制的應(yīng)用，是辦公室檔案管理工作效率提升策略的主要內(nèi)容。

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