淺析企業(yè)細(xì)化管理工作中的文件控制

【摘 要】強(qiáng)化內(nèi)部控制，細(xì)化企業(yè)內(nèi)部管理，是減少成本、提高效率、進(jìn)一步提升管理水平的重要手段。文件在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中擔(dān)當(dāng)著極為重要的角色，因此更應(yīng)給予足夠重視，在文件流通渠道、工作流程、要素、存檔和保密等方面全面加強(qiáng)控制。本文從文件控制的重要性及控制要點(diǎn)幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】細(xì)化管理、控制、細(xì)節(jié)

當(dāng)前，現(xiàn)代化企業(yè)管理普遍強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)。作為重要的載體，文件是重要的表現(xiàn)形式之一。東北管道公司是國(guó)有大型企業(yè)，擁有良好的文件管理基礎(chǔ)，但面對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化、機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)等新的挑戰(zhàn)，必須進(jìn)一步強(qiáng)化文件控制、鞏固文件流轉(zhuǎn)渠道、完善文件控制程序，使文件管理達(dá)到同行業(yè)先進(jìn)水平。

一、文件控制的重要性

第一，是公司內(nèi)部細(xì)化管理的要求。內(nèi)部細(xì)化管理關(guān)注細(xì)節(jié)，而文件恰恰是企業(yè)“細(xì)節(jié)決定成敗”的關(guān)鍵一環(huán)。信息傳遞是否精確、高效、順暢，是公司內(nèi)部管理水平的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。第二，是對(duì)外樹(shù)立企業(yè)形象的要求。作為與行業(yè)內(nèi)外溝通的媒介，文件如同企業(yè)的門面，任何一個(gè)細(xì)節(jié)的優(yōu)劣均能影響合作方對(duì)企業(yè)品牌形象和管理水平的判斷。第三，是適應(yīng)新形勢(shì)的要求。減文增效要求文件降低數(shù)量、提高質(zhì)量。第四，是QHSE體系認(rèn)證的要求。切實(shí)細(xì)化到每一份文件每個(gè)責(zé)任人，總體管理水平將取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)步。

二、文件控制的特點(diǎn)

公司經(jīng)過(guò)多年積累，已經(jīng)形成了較為完善的文件控制體系。其特點(diǎn)如下：

（一）文件流通渠道簡(jiǎn)明、暢通、高效

文件控制渠道簡(jiǎn)捷明快。辦公室（黨委辦公室），對(duì)外部來(lái)文和內(nèi)部文件統(tǒng)一處理，并對(duì)公司機(jī)關(guān)其余部室和公司下屬二級(jí)單位進(jìn)行文件處理指導(dǎo)及管理監(jiān)督。

（二）文件控制制度與工作流程逐步完善

總體來(lái)說(shuō)，公司目前的文件控制制度與流程涵蓋了所有與文件控制相關(guān)的內(nèi)容條目，并日臻完善。公司一直執(zhí)行《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式和集團(tuán)公司、管道局文秘制度相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合工作實(shí)際制定了本單位具體操作流程和管理辦法。

（三）質(zhì)量、數(shù)量、效率等文件要素控制效果顯著

1.質(zhì)量控制 文件質(zhì)量主要體現(xiàn)為能夠正確使用文種，區(qū)分上行、下行、平行文件的格式，文章結(jié)構(gòu)明晰、表意流暢，文辭準(zhǔn)確、言簡(jiǎn)意賅。

2.數(shù)量控制 公司一直強(qiáng)調(diào)減少辦文辦會(huì)，近年成效顯著，印發(fā)文件成本大幅下降。公司年均發(fā)文控制在380份以內(nèi)。

3.效率控制 市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求對(duì)變化做出迅速反應(yīng)。公司文件處理的效率控制制度明確規(guī)定：凡上報(bào)或批復(fù)的文件當(dāng)天送交領(lǐng)導(dǎo)批示，兩天內(nèi)送交承辦部門，承辦部門最遲不得超過(guò)一周予以答復(fù)。

三.當(dāng)前公司文件控制存在的問(wèn)題

（一）文秘人員流動(dòng)頻繁為文件控制帶來(lái)負(fù)面影響 由于機(jī)關(guān)部室人員調(diào)動(dòng)，專兼職文秘人員經(jīng)常發(fā)生變化，行文渠道不正確、文體格式不規(guī)范、文件質(zhì)量不高的情況時(shí)有發(fā)生，對(duì)公司整體利益和品牌形象造成不利影響。

（二）辦公自動(dòng)化的興起對(duì)文件控制提出新要求 辦公自動(dòng)化作為新生事物，要不斷完善新的管理方式與之匹配。文件的安全性、閱讀用戶權(quán)限的界定等等，要與技術(shù)支持方即惠東公司加強(qiáng)技術(shù)交流，改進(jìn)問(wèn)題。

四.強(qiáng)化企業(yè)文件控制工作的主要措施

（一）以配置專職高素質(zhì)文秘人員為標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格選拔、定期培訓(xùn)為標(biāo)準(zhǔn) 盡量保證專職文秘人員崗位，在人員的選派上，應(yīng)安排文字能力強(qiáng)，工作謹(jǐn)慎勤奮、責(zé)任心強(qiáng)的人員任職。同時(shí)，公司除定期參加上級(jí)部門培訓(xùn)外，應(yīng)每年對(duì)下屬單位進(jìn)行強(qiáng)化技能培訓(xùn)，使原有人員得到強(qiáng)化提高。

（二）以精益求精萬(wàn)無(wú)一失為標(biāo)準(zhǔn)，注重文件審核的每個(gè)細(xì)節(jié) 細(xì)節(jié)決定成敗。由于許多文件起草人不是專門的文秘人員，經(jīng)常疏忽或者干脆不懂，這就為文件出錯(cuò)留下隱患，因此對(duì)草稿審核人員提出了更高的要求。

（三）以與時(shí)俱進(jìn)、全面有效為標(biāo)準(zhǔn)，完善二級(jí)單位制度手 進(jìn)一步完善各單位制度手冊(cè)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定具有本單位特色的手冊(cè)，把制度變成常規(guī)，把無(wú)形變?yōu)榭梢?jiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：劉輝（1978年1月-），男，漢族，河北省徐水縣，本科，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：經(jīng)濟(jì)管理、人力資源。