加強(qiáng)檔案安全保障能力建設(shè)的方法

摘 要：本文從安全保障的基本概念出發(fā)，提出新時(shí)期建立檔案安全保障體系的必要性，從實(shí)際出發(fā)提出如何做好檔案信息安全保障體系建設(shè)的方法。

關(guān)鍵詞：安全保障體系；檔案信息資源；安全備份

所謂安全保障，就是發(fā)生安全事故的概率為“零”。現(xiàn)代數(shù)字環(huán)境下檔案信息保管利用所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)很大，這些風(fēng)險(xiǎn)或“隱患”如果不加防范，在特定時(shí)空條件下就可能觸發(fā)為安全事故。例如，對(duì)于“系統(tǒng)崩潰”或“載體失效”的隱患，如果保存其中的數(shù)字檔案未加備份，則隨時(shí)可能丟失殆盡。建立安全保障體系，就是要采取主動(dòng)防御的策略，著力消除可能發(fā)生的各種安全隱患，防患于未然。

1 事實(shí)上，檔案安全之所以成為當(dāng)今檔案工作的重點(diǎn)，主要有以下幾個(gè)因素

（一）防止國內(nèi)外敵對(duì)勢力竊取我國核心檔案信息資源

信息資源是各國特別關(guān)注和必然爭奪的戰(zhàn)略性資源之一，信息安全問題正成為嚴(yán)重影響我國國家安全的非傳統(tǒng)安全隱患之一。在信息化發(fā)展過程中，檔案信息因其特殊價(jià)值而有可能成為國內(nèi)外敵對(duì)勢力竊取的目標(biāo)，國際舞臺(tái)上不斷上演的間諜門事件提醒我們，必須重視檔案信息及其管理系統(tǒng)的安全性。這是新形勢下檔案安全工作必須迫切應(yīng)對(duì)的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。我們必須從各個(gè)方面構(gòu)建起確保檔案安全保密的“防火墻”。

（二）預(yù)防和減輕自然災(zāi)害、人為災(zāi)害對(duì)檔案造成損失

檔案作為社會(huì)活動(dòng)的記憶和人類知識(shí)的儲(chǔ)備，在實(shí)體資源遭受毀壞時(shí)，可以幫助人們及時(shí)復(fù)原再造，恢復(fù)生產(chǎn)，但若檔案自身遭受嚴(yán)重?fù)p毀，則造成的損失將是毀滅性的。汶川、玉樹地震、南方洪澇災(zāi)害等給檔案界敲響了防災(zāi)容災(zāi)的警鐘，全面提高檔案部門的安全保障能力，抵御各種災(zāi)害侵襲，是當(dāng)前各級(jí)檔案部門不可回避的一項(xiàng)迫切任務(wù)。

（三）解決公共檔案信息服務(wù)與檔案信息安全之間的矛盾

“兩個(gè)體系”建設(shè)的推進(jìn)，帶來了檔案資源類型及其服務(wù)對(duì)象的變化。社保、就業(yè)、教育、醫(yī)療、婚姻、房產(chǎn)等民生檔案成為館藏檔案中最為活躍的成員，這類檔案與傳統(tǒng)文書不同，直接關(guān)乎特定主體的切身權(quán)益，如果在強(qiáng)調(diào)服務(wù)的過程中，對(duì)文件開放鑒定不夠嚴(yán)格細(xì)致，導(dǎo)致有些不該公開的文件公之于眾，不該上網(wǎng)的信息在網(wǎng)上流傳，就會(huì)嚴(yán)重?fù)p害國家利益和當(dāng)事人的相關(guān)權(quán)益。

（四）應(yīng)對(duì)新技術(shù)條件下數(shù)字檔案信息的安全挑戰(zhàn)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件的大量產(chǎn)生，給檔案工作帶來了新的工作內(nèi)容，同時(shí)也給非傳統(tǒng)載體檔案信息安全帶來了新的難題。如何確保電子文件的齊全完整、真實(shí)有效，讓今天的電子文件在幾十年、幾百年后還能被人讀取利用，是一個(gè)需要特別注意的重大問題和特別需要解決的根本問題。不建設(shè)好檔案安全體系，信息空白的慘劇將無法避免。

2 當(dāng)前形勢下，檔案信息安全保障體系建設(shè)的方法有如下幾個(gè)方面

（一）樹立檔案安全責(zé)任意識(shí)，為檔案安全構(gòu)筑堅(jiān)固的思想防線

樹立安全責(zé)任意識(shí)。檔案安全體系建設(shè)的首要任務(wù)在于加強(qiáng)人的安全思想建設(shè)，提高人們特別是檔案人的安全意識(shí)，要牢固樹立“責(zé)任重于泰山，防范高于一切”的工作理念；具體來說要全員開展檔案安全教育和培訓(xùn)，提高每個(gè)人的檔案安全意識(shí)和技能，使每位檔案工作者和每個(gè)檔案工作崗位都成為保護(hù)檔案安全的一根樁或一道墻，而不是成為妨害檔案安全的一個(gè)引信或一個(gè)漏洞。

（二）加強(qiáng)檔案安全制度保障

1.要堅(jiān)持“三納入”原則。把檔案安全體系建設(shè)工作納入到各級(jí)黨委、政府的重點(diǎn)工作；把檔案安全體系建設(shè)工作納入到各部門一把手職責(zé)之中，形成上下貫通的檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo)體系；把檔案安全體系建設(shè)工作納入到各單位目標(biāo)管理考核之中，并實(shí)行“一票否決制”。

2.要加強(qiáng)內(nèi)部管理。要層層落實(shí)檔案安全責(zé)任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書。要采取各種獎(jiǎng)懲辦法，把相關(guān)人員在檔案安全保密方面的表現(xiàn)同他的個(gè)人利益掛鉤。要采取各種切實(shí)可行的辦法，確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)中檔案的安全保密。要建立檔案安全保密記錄，使檔案安全事故發(fā)生后可以進(jìn)行追溯性檢查甚至追回檔案。

3.要加強(qiáng)安全設(shè)施建設(shè)。完善檔案室的基礎(chǔ)安全設(shè)施，增強(qiáng)檔案安全體系，抵御各種危害的能力，確保檔案工作在安全、規(guī)范、清潔的物質(zhì)條件下進(jìn)行。有能力的單位要在原件保護(hù)庫房裝置監(jiān)控，涉密檔案的掃描、存儲(chǔ)、復(fù)印、傳真、縮微等設(shè)備，要經(jīng)過安全檢測，以防檔案信息被竊取。

（三）大力保護(hù)檔案原件，確保檔案原件安全

1.加速開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。數(shù)字化應(yīng)以全宗為單位普遍進(jìn)行，要盡快完善檔案查閱系統(tǒng)，提高檔案的查準(zhǔn)率、查全率，減少利用者大量地盲目翻閱檔案帶來的損壞。

2.限制文件原件的利用。檔案原件在管理、利用過程中極易受損，因此要對(duì)檔案原件實(shí)施特殊保護(hù)，進(jìn)行封存管理。對(duì)珍貴的檔案文件，利用中應(yīng)使用復(fù)制件，避免原件使用。在必須使用原件時(shí)，應(yīng)有專人照管，為利用者提供服務(wù)。對(duì)還沒有各種復(fù)制件的檔案原件，要盡快運(yùn)用數(shù)字化掃描、縮微等手段加以復(fù)制，以盡快封存原件。

3.及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行搶救修復(fù)。要“預(yù)防為主，防治結(jié)合”。一手抓防范，一手抓治理，對(duì)由于歷史原因或不可抗因素而造成的受損檔案、瀕危檔案開展搶救性的保護(hù)與修復(fù)，對(duì)易碎、易裂的檔案要及時(shí)加固，以防破損；對(duì)已褪色褪變的檔案要迅速進(jìn)行搶救性恢復(fù)；對(duì)易褪色或字跡擴(kuò)散的檔案，要及時(shí)采取措施加以預(yù)防。對(duì)產(chǎn)生霉變的檔案，要及時(shí)除霉去污。對(duì)需要倒帶的膠片、磁帶檔案，要定期倒帶，以防粘連。

（四）切實(shí)搞好安全備份，確保萬一情況下的檔案安全

歷史和現(xiàn)實(shí)告訴我們，隨時(shí)都可能發(fā)生的自然災(zāi)害和人為災(zāi)害會(huì)對(duì)檔案造成毀滅性損失。為保證電子文件的安全存儲(chǔ)，引入備份機(jī)制對(duì)電子文件、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份是必不可少的。一要切實(shí)開展檔案備份工作。建立信息數(shù)據(jù)分級(jí)管理機(jī)制，包括定期備份和緊急備份，結(jié)合具體情況采取相應(yīng)的備份方式。同時(shí)選擇具備良好可擴(kuò)充性的存儲(chǔ)設(shè)備，以滿足不斷增長的數(shù)據(jù)量的要求。二要實(shí)行異地存放。要迅速把本單位的重份檔案或已復(fù)制檔案至少一套，送往異地庫存放備份，以確保本單位在發(fā)生萬一情況使檔案遭到毀滅性損失時(shí)，用備份檔案來避免或彌補(bǔ)檔案損失。

（五）建立檔案開放利用審核機(jī)制，確保檔案信息安全

作為社會(huì)活動(dòng)的伴生物，檔案由形成者制作，為利用者使用，在其生命周期中始終與特定的主體相關(guān)聯(lián)。因而，不同主體之間復(fù)雜的權(quán)益關(guān)系必然影響到對(duì)檔案文件的保管和利用。例如，每份檔案文件都有其所有權(quán)屬，在特定的時(shí)期只能限于確定的用戶范圍。所有權(quán)或著作權(quán)人失去對(duì)其權(quán)屬檔案的控制和利用，檔案文件被超范圍的主體所利用，都可能造成利益上的沖突，帶來社會(huì)混亂和法律訴訟。因此要通過準(zhǔn)確的檔案劃控和嚴(yán)格的用戶管理來避免檔案利用中的安全風(fēng)險(xiǎn)，防止敏感檔案信息的泄密，保守專業(yè)機(jī)要和個(gè)人隱私，實(shí)現(xiàn)檔案的安全利用。要實(shí)現(xiàn)檔案的合理利用，要做到以下幾點(diǎn)：一要對(duì)擬開放檔案進(jìn)行審核和審批。凡按規(guī)定必須實(shí)行檔案開放的單位，要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，組織專人，對(duì)擬開放檔案進(jìn)行逐頁審核，提出開放意見并報(bào)有關(guān)部門審批。未經(jīng)開放審核、審批的檔案，一律不得對(duì)外開放。二要嚴(yán)防有損國家安全和國家利益以及公民權(quán)益的不宜公開檔案被公開利用。在因特網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢服務(wù)的，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)安全。

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作者簡介

侯菲菲，女，拱墅區(qū)人民檢察院，館員，研究方向：檔案學(xué)。