淺談檔案知識管理中的安全保密工作

謝建云++陳華文

摘 要：檔案管理從實體管理發(fā)展到計算機管理，再向信息資源管理和知識管理方向發(fā)展。檔案中包含著一些涉及國家秘密的文件資料、科技成果、經(jīng)濟數(shù)據(jù)等，在挖掘檔案信息、知識管理工作中，要對檔案保密工作給予充分的重視。如何在檔案保管過程、利用過程及信息化建設(shè)過程中做好檔案的安全保密是一項重要的工作。

關(guān)鍵詞：檔案知識管理；安全保密

本文系臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院2016年校級課題“數(shù)字檔案館知識管理和知識服務(wù)研究”研究成果，項目編號2016YB19

檔案管理的發(fā)展，從實體管理、計算機管理、信息資源管理發(fā)展到知識管理階段，檔案面臨著因管理方式、保存條件、技術(shù)變化帶來的安全隱患。檔案的安全保密工作是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案中包含一些涉及國家秘密的文件資料、科技成果、經(jīng)濟數(shù)據(jù)等，檔案的不當(dāng)管理以及密級檔案的泄密，將在一定程度上造成危害。本文從檔案保管過程中的安全保密工作、檔案利用過程中的安全保密工作、檔案信息化建設(shè)中的安全保密工作等幾個方面展開，談?wù)剻n案知識管理中的安全保密工作。

1 做好檔案保管過程中的安全保密工作

1、檔案庫房管理中的安全保密工作。檔案的庫房管理是檔案安全保密工作的重點。庫房要具備“八防”要求，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房、辦公室、閱覽室“三室分開”。檔案庫房要配置嚴格的庫房管理制度，并由檔案管理人員負責(zé)管理，無關(guān)人員無特殊情況不得進入檔案庫房。

2、區(qū)分檔案的保管期限與保密期限。檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。保管期限的確定，是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，使保存的檔案既能反映和維護一個單位的主要職能活動與歷史面貌，又便于保管和利用。而保密期限的確定，是根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》（簡稱《保密法》），國家保密局制定的《國家秘密保密期限的規(guī)定》中指出，各單位在確定國家秘密事項的秘級時，應(yīng)當(dāng)同時確定保密期限，保密期限除有特殊規(guī)定外，絕密級不超過三十年，機密級不超過二十年，秘密級不超過十年。

3、強調(diào)檔案管理人員的職責(zé)。檔案人員對檔案的安全保密負有義不容辭的責(zé)任。檔案安全保密工作的好壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護檔案的完整與安全。檔案保管工作是一項細致、艱巨的工作，檔案管理人員要依據(jù)規(guī)定、堅持原則，按照檔案管理規(guī)章制度嚴格辦事，時刻注意，防止檔案信息的泄密與檔案實體的損壞，確保檔案安全。

2 做好檔案利用服務(wù)過程中的安全保密工作

正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系。檔案部門應(yīng)解放思想，改變傳統(tǒng)觀念，在嚴格做好保密工作的前提下，積極主動開放檔案，最大限度發(fā)揮檔案的價值。保密和利用兩者都十分重要，正確處理好兩者關(guān)系，不可偏頗，可以從以下幾個方面來保障。

1、管理制度建設(shè)。檔案室需要制定閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等利用規(guī)章制度。根據(jù)實際情況，對不同的利用人員確定不同的利用開放范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使檔案利用工作能有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保文件信息的不失密、不泄密以及文件實體的完好無損。檔案管理的規(guī)章制度應(yīng)簡明嚴密，便于在工作中執(zhí)行，并且在實際工作中不斷加以完善。

2、人員隊伍建設(shè)。檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)，對檔案的安全負有直接關(guān)鍵的責(zé)任。首先要具備良好的政治素質(zhì)，要有高度的責(zé)任心與事業(yè)心，熱愛檔案事業(yè)；再者要具備較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)與文化素質(zhì)，檔案專業(yè)理論知識扎實，熟悉檔案法律法規(guī)，熟悉館藏檔案內(nèi)容，還要較強的工作能力，能及時處理解決利用中出現(xiàn)的一些問題。

3、落實監(jiān)督措施。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案安全保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用者必須遵守檔案管理規(guī)定，在指定場所按規(guī)定查檔，嚴禁標(biāo)記、折疊、抽取、撤換檔案。檔案管理人員要在利用者離去之前，再仔細檢查翻閱被利用的檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時處理后入庫。有條件的檔案館（室）還可以安裝攝像監(jiān)視器。

3 檔案信息化建設(shè)中的安全保密工作

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)方式提供檔案信息服務(wù)和交流檔案工作信息，已經(jīng)成為現(xiàn)代信息社會檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要特征。依托互聯(lián)網(wǎng)，建立面向社會、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建檔案信息公享服務(wù)平臺。網(wǎng)絡(luò)的共享性、開放性特征決定了其系統(tǒng)的脆弱性，必須采取有力的措施來保證檔案的安全與保密。

1、物理防護。檔案館建設(shè)要質(zhì)量達標(biāo)、面積符合、功能設(shè)施完善，保管的硬件條件安全規(guī)范，配備監(jiān)控器、報警器、自動滅火器、溫濕度控制等安全保護設(shè)施設(shè)備。

2、技術(shù)防御。主要從網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、病毒防護、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)隔離等幾個方面來保障。（1）網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，采用防火墻來負責(zé)防護單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與Internet之間的訪問，防火墻可以控制哪些檔案信息可以被外界訪問，以及外界哪些用戶可以訪問本單位內(nèi)部的哪一些服務(wù)。（2）病毒防護，主要的病毒防護手段是全面部署殺毒軟件，對單機可以采用單機版的殺毒軟件，如360、諾頓、瑞星等，對于檔案網(wǎng)可采用相應(yīng)部署的網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，如瑞星網(wǎng)絡(luò)版等。（3）訪問控制，對查詢用戶訪問檔案網(wǎng)絡(luò)，進行檔案資源的獲取的權(quán)限進行嚴格的控制和認證。例如，對口令進行加密、認證用戶身份，通過設(shè)置用戶訪問目錄或全文的權(quán)限，控制檔案網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備配置權(quán)限等。（4）數(shù)據(jù)加密，數(shù)據(jù)加密通過對網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)加密，傳輸?shù)竭_目的地再解密，還原成原始檔案數(shù)據(jù)，目的是防止非法入侵的用戶盜用檔案信息。（5）網(wǎng)絡(luò)隔離，網(wǎng)絡(luò)隔離主要通過兩種方式，一種是用隔離卡來實現(xiàn)，隔離卡主要應(yīng)用于單機的隔離；另一種是用隔離網(wǎng)閘來實現(xiàn)，網(wǎng)閘主要應(yīng)用于隔離整個網(wǎng)絡(luò)。另外，還需定期對服務(wù)器、工作站等進行安全檢查。

3、管理制度。建立檔案信息安全管理制度，如《檔案數(shù)據(jù)安全保密制度》、《檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng)發(fā)布審查制度》、《檔案數(shù)據(jù)移交管理制度》、《電子文件與數(shù)字檔案登記備份制度》、《檔案人員工作職責(zé)》等，妥善處理檔案開放與檔案信息安全的關(guān)系，明確檔案安全責(zé)任到人的制度。硬件安全工具和技術(shù)手段在網(wǎng)絡(luò)信息安全領(lǐng)域只是輔助手段，沒有責(zé)任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的檔案管理人員和完善的管理制度，是無法保證網(wǎng)絡(luò)信息安全的。很多時候，檔案的安全與否就在于檔案管理人員的一念之間，檔案人員要用責(zé)任與行動來捍衛(wèi)檔案的安全。

4、異地異質(zhì)保存。對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，一方面在檔案利用時通過對數(shù)字化檔案的利用，保護了檔案原件，另一方面可以對檔案化檔案向?qū)?yīng)的檔案管理部門進行數(shù)據(jù)備份。重要檔案可以采用異地異質(zhì)備份保存，檔案因受載體的影響，以及客觀自然環(huán)境的影響，異地異質(zhì)保存是對檔案的雙重安全保障。

參考文獻

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[4]劉丹.如何做好新形勢下檔案安全保密工作[J].黑龍江檔案，2016（8）.

作者簡介

謝建云（1976-），女，浙江臺州人，臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院副研究館員。

陳華文（1971-），女，浙江臺州人，臺州市氣象局副研究館員。