港口企業(yè)檔案管理的問題分析及解決

孫雁

摘 要：港口企業(yè)目前發(fā)展良好，創(chuàng)造了很多經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，一個(gè)企業(yè)，對(duì)檔案的管理也體現(xiàn)出了一個(gè)企業(yè)的素質(zhì)和企業(yè)對(duì)歷史檔案的重視。我國目前檔案管理的現(xiàn)狀已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下的發(fā)展和對(duì)企業(yè)的要求。尤其是在港口企業(yè)中，固有的模式和傳統(tǒng)的制度使資源都封閉在了自家企業(yè)，不能夠流通。

關(guān)鍵詞：港口企業(yè)；檔案管理；問題的分析及解決

近年來，隨著港口企業(yè)的興起和不斷發(fā)展，在獲得經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，也產(chǎn)生了很多的問題。和其他領(lǐng)域的企業(yè)的發(fā)展繁榮相比，港口企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理更加顯得落后和缺乏創(chuàng)新。如何發(fā)現(xiàn)這些問題，又如何解決這些問題，哪些是需要改進(jìn)的，哪些又是需要摒棄的，這就需要我們不斷的進(jìn)行調(diào)整并且要能夠發(fā)現(xiàn)問題并且能夠解決問題。對(duì)于這些問題，要引起足夠的重視，不能夠放任不管，當(dāng)小問題變成大問題的時(shí)候，再想要解決就已經(jīng)來不及了。

1 港口企業(yè)檔案管理的問題

港口企業(yè)在檔案管理方面存在著很多問題，從管理方式落后到管理制度缺乏等一系列問題層出不窮。對(duì)于出現(xiàn)的問題不能及時(shí)的認(rèn)識(shí)到并加以整改，這也是一個(gè)目前存在的很大的問題。

1.1 港口企業(yè)對(duì)檔案管理的管理重視程度低

港口企業(yè)的有些領(lǐng)導(dǎo)，在目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢下，一味的重視生產(chǎn)工作和經(jīng)濟(jì)效益，卻疏忽了基層的工作。對(duì)檔案管理工作的重視程度很低，甚至是根本無暇過問，從內(nèi)心就覺得它根本不重要，只是看到了眼前的利益。這就導(dǎo)致從事檔案管理工作的工作人員產(chǎn)生懈怠心理，覺得工作沒有意義，沒有工作熱情，而只是每天混日子。這就讓那些明明擁有才華和能力的人才流失，而一些沒有能力的人卻混進(jìn)了企業(yè)占據(jù)著位置，等到真正需要的時(shí)候就傻眼了，而在工作崗位上又找不到可以利用的人，這時(shí)候花高價(jià)錢去請(qǐng)國外的人才，就得不償失了。

1.2 港口企業(yè)檔案管理制度一成不變，沒有改進(jìn)

港口企業(yè)檔案管理是港口企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分。就對(duì)檔案管理方面制定了一系列的規(guī)章和制度。比如：檔案材料的收集等級(jí)制度、檔案材料的鑒別歸檔制度、檔案的查閱制度、檔案的借閱制度、檔案的保管保密制度等。這些規(guī)章和制度從建立開始就一直用到了現(xiàn)在，在對(duì)這一套制度的使用過程中出現(xiàn)的問題沒有及時(shí)的加以改正，或者說是忽略了這些問題，甚至是把重點(diǎn)放在別的地方，根本沒有對(duì)檔案管理產(chǎn)生應(yīng)有的關(guān)注度，因而也就沒有發(fā)現(xiàn)任何的問題，就這樣一直運(yùn)行下去了。在檔案材料的收集過程中，人們只是按部就班的進(jìn)行收集，材料的收集是被動(dòng)的、有限的，范圍也是非常小的。檔案材料的鑒別歸檔固守傳統(tǒng)，沒有技術(shù)含量，不加以重視，又容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。檔案的查閱、借閱制度又有很多的限制，不是任何人在任何時(shí)間任何地點(diǎn)想查閱就能夠看的。

1.3 港口企業(yè)檔案管理的手段落后

在現(xiàn)在的信息化時(shí)代，檔案管理還采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存的方法，這樣及其容易因?yàn)楹芏嘀饔^因素和客觀因素丟失，比如：被人為弄丟還有火災(zāi)水災(zāi)等的自然災(zāi)害。另一方面，就算有計(jì)算機(jī)等設(shè)備，企業(yè)給檔案管理室配備的也是硬件和軟件條件都不夠的計(jì)算機(jī)，而有些檔案管理的工作人員甚至都不會(huì)使用計(jì)算機(jī)，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)就上崗成為了很大的問題。

2 如何解決港口企業(yè)存在的問題

既然港口企業(yè)存在著方方面面的問題，那么就需要認(rèn)識(shí)到問題并且去解決它們，才能夠更好的發(fā)展。要能夠虛心向其他領(lǐng)域的檔案管理部門請(qǐng)教，借鑒他們當(dāng)中好的經(jīng)驗(yàn)和管理方法，改進(jìn)自己的不足，一味的固守傳統(tǒng)只能使自己停滯不前，沒法進(jìn)步，一個(gè)企業(yè)當(dāng)中的一個(gè)部分出現(xiàn)了問題，也必定會(huì)影響和制約著其他的組成部分，給企業(yè)整體的發(fā)展都會(huì)帶來影響。所以我們必須要在發(fā)現(xiàn)了問題之后及時(shí)找出解決方案，并盡快實(shí)施。

2.1 提高港口企業(yè)的對(duì)檔案管理的重視程度

要提高港口企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度，首先是需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，不能只關(guān)注表層的經(jīng)濟(jì)效益，拘泥于眼前，還要有長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)和看法。領(lǐng)導(dǎo)要重視基層的檔案管理人才，要多多過問他們工作。建立一個(gè)完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高他們的工作積極性，而不是每天上班就是在混日子，拿著一樣的工資卻不為企業(yè)做有用的事情。增加他們的責(zé)任心，還要給他們進(jìn)行不定期培訓(xùn)，讓工作人員在原有的基礎(chǔ)上增加學(xué)識(shí)，接受新知識(shí)，不斷適應(yīng)新形勢變化下的新要求、新挑戰(zhàn)，提高他們的素質(zhì)。

2.2 改進(jìn)港口企業(yè)檔案管理制度

把檔案管理從原來的舊制度體系中進(jìn)行改造重組，取其精華，去其糟粕。科學(xué)做好檔案管理工作。在只重視利潤的現(xiàn)代企業(yè)，企業(yè)用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)更是少之又少，不僅是設(shè)備老化陳舊，用人也是能簡就簡。所以還是要聘用專業(yè)的檔案管理人才，因?yàn)樗麄兡軌蚴炀毜恼莆諜n案的歸檔和整理工作，不至于出錯(cuò)而引發(fā)麻煩。應(yīng)該一個(gè)人負(fù)責(zé)一部分，實(shí)行分權(quán)制度。這樣可以合理分工，又不至于加重一個(gè)人的負(fù)擔(dān)。劃分重點(diǎn)也是一項(xiàng)很重要的內(nèi)容，檔案整理不僅可以按時(shí)間、事件、地點(diǎn)等進(jìn)行整理，還可以按照關(guān)鍵詞等內(nèi)容進(jìn)行劃分，這樣分類就可以很容易的把相同類型的事件整理到一起，而不只是單純的機(jī)械的進(jìn)行歸類。在工作人員發(fā)生變動(dòng)的時(shí)候，要對(duì)檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)的交接，做到心中有數(shù)。

2.3 對(duì)檔案用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理

把所有的檔案資料都輸入錄進(jìn)計(jì)算機(jī)中進(jìn)行備份，這樣在查找的時(shí)候只需輸入關(guān)鍵詞或是時(shí)間、事件，就能夠清晰明了的確認(rèn)檔案的位置，或者是可以在線瀏覽。在信息化日益發(fā)達(dá)的今天，能否掌握基本的計(jì)算機(jī)能力已經(jīng)成為衡量一個(gè)人才的重要標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理方面也同樣需要建立起一張完善的科學(xué)的信息管理網(wǎng)絡(luò)，人們不僅能夠在這里滿足查閱的需求，還能夠?qū)ぷ魅藛T的工作進(jìn)行監(jiān)督，使檔案管理的工作人員對(duì)工作更有責(zé)任心。利用網(wǎng)絡(luò)傳播性和快捷性的特點(diǎn)，加大檔案的宣傳管理力度，要從有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)入手，加強(qiáng)宣傳建設(shè)。要從上到下，從領(lǐng)導(dǎo)到基層都有著基本的對(duì)檔案的意識(shí)。不只是在企業(yè)內(nèi)部，通過網(wǎng)絡(luò)的傳播也能夠在社會(huì)進(jìn)行宣傳。

3 結(jié)語

總之，在高速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，無論是企業(yè)還是個(gè)人，都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)和高度重視港口企業(yè)檔案管理工作的重要意義。適應(yīng)現(xiàn)在新觀念、新理念，做到與時(shí)俱進(jìn)。無論是哪一個(gè)領(lǐng)域都需要進(jìn)步，固步自封只能是落后和失敗。要用科學(xué)發(fā)展觀和與時(shí)俱進(jìn)的精神做好項(xiàng)目檔案工作，為港口企業(yè)經(jīng)營發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

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