淺談高校檔案管理信息化建設(shè)

李榕

摘 要：隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，全球化背景下對于我國教育事業(yè)提出了更高的要求，如何能夠在激烈的國際競爭中占據(jù)更大優(yōu)勢，優(yōu)秀人才的輸出是一個十分關(guān)鍵的因素。對于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，主要是為了提高我國人才軟實(shí)力競爭力，而高等院校作為高素質(zhì)人才培養(yǎng)基地，輸送更多優(yōu)秀人才的首要前提就是做好檔案管理工作。高校檔案管理工作作為教育教學(xué)活動開展的主要參考依據(jù)，應(yīng)用信息化技術(shù)輔助工作開展提升檔案管理信息化水平是尤為必要的，有助于提升高校檔案管理信息化建設(shè)成效。由此，本文主要就高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，結(jié)合實(shí)際情況，提出合理的改善措施。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化；檔案服務(wù)

高校檔案信息化建設(shè)是推動高校數(shù)字化建設(shè)的必然選擇，利用信息技術(shù)來收集、整理和分類信息，整合檔案資源，檔案管理效率和質(zhì)量更高。通過檔案管理工作，有助于為社會輸送更多有價值檔案信息，實(shí)現(xiàn)更大范圍的資源共享。高校檔案管理工作主要是圍繞信息資源建設(shè)，電子文件管理為主要工作內(nèi)容，深入挖掘檔案信息資源，更好的滿足高校長遠(yuǎn)發(fā)展需求，朝著更高層次發(fā)展。高校檔案管理信息化，有助于為后續(xù)的教學(xué)、科研和后勤工作開展提供支持和保障，對于高校長遠(yuǎn)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響。由此看來，加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)研究是十分有必要的，對于后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開展具有一定參考價值。

1 高校檔案信息化管理必要性

在當(dāng)前信息時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)已經(jīng)進(jìn)入千家萬戶，在無形中改變著人們的生活習(xí)慣和思維方式。高校檔案工作信息化建設(shè)，已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然選擇。

（一）高校檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展需要

高校檔案工作作為傳播文化和文明的事業(yè)機(jī)構(gòu)，其中蘊(yùn)含著高校長期以來的辦學(xué)理念和文化沉淀[1]。作為信息收集和保管的部門，高校檔案部門在文化積累中具有十分重要的作用，伴隨著高校體制改革工作的不斷深化，檔案門類隨之增加，出現(xiàn)了一系列新的檔案類別，內(nèi)容變的復(fù)雜多樣；與此同時，電子政務(wù)的實(shí)施，促使辦公自動化水平得到了顯著提升，檔案已經(jīng)從以往單一的紙質(zhì)載體發(fā)展成為磁盤、光盤和移動硬盤等多種載體檔案，也正是由于檔案資源容量的增加，盡管能夠長期存儲，但是伴隨而來的不穩(wěn)定因素也變得愈加突出。

（二）檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)發(fā)展需要

高校在發(fā)展中，對于檔案信息需求度也在不斷提升，同時也對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任意識提出了更高的要求，尤其是在信息技術(shù)不斷應(yīng)用在檔案管理工作背景下，辦公自動化推動了檔案管理信息化建設(shè)。電子文件的出現(xiàn)，可以更好的滿足社會對檔案管理新載體需求，相應(yīng)的也需要檔案管理人員自身的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)能力進(jìn)一步優(yōu)化和提升[2]。

（三）檔案信息資源的利用需要

信息時代背景下，檔案管理信息化建設(shè)受到了社會各界的廣泛關(guān)注，也正是這種關(guān)注程度的提升，社會對檔案信息依賴程度獲得了前所未有的增長，尤其是經(jīng)過信息化處理和加工的檔案信息。對于檔案部門而言，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的工作，同時也是檔案工作的一次質(zhì)的飛躍，對于人類文明發(fā)展具有十分突出的促進(jìn)作用。電子檔案以其體積小、密度存儲以及傳輸速度快的優(yōu)勢，可以將人類文明長久的留存和傳承。信息化建設(shè)，對于檔案部門而言，不僅是發(fā)展，還是一次挑戰(zhàn)，只有積極向上，迎合時代發(fā)展需要，爭取主動權(quán)，才能獲得更為可觀的成效[3]。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)問題

（一）資金投入大，集資能力弱

檔案管理信息化建設(shè)中，一個突出的制約問題就是資金問題。高校檔案管理信息化建設(shè)，需要大量的資金予以購置計(jì)算機(jī)、路由器和掃描儀等設(shè)備，在高校內(nèi)部開通局域網(wǎng)，連接外部網(wǎng)絡(luò)，以及加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸安全防護(hù)工作等等，這些工作均需要大量的資金支持。

（二）建設(shè)任務(wù)沉重，工作成效低

檔案信息化建設(shè)中，首先需要借助信息化設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)據(jù)化處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子文件；利用文檔處理軟件來整理文檔，便于后續(xù)使用；建立網(wǎng)上平臺，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)；做好數(shù)據(jù)備份和加密工作，防止黑客攻擊和誤操作，保障信息安全；隨著電子信息技術(shù)的更新?lián)Q代，對電子文件升級處理。等等這些，均是檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容，十分繁瑣和復(fù)雜，尤其是在檔案信息化建設(shè)前，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理方式，工作量更大[4]。

（三）人員素質(zhì)偏低，隊(duì)伍建設(shè)要求高

檔案信息化對于檔案人員自身的專業(yè)素質(zhì)和職責(zé)素養(yǎng)要求較高，除了掌握充分的檔案管理專業(yè)知識和技能以外，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，具備檔案、計(jì)算機(jī)雙重管理能力，但是由于受到傳統(tǒng)用人體制影響，導(dǎo)致難以吸收到優(yōu)秀的檔案管理人才，加之待遇水平偏低，人才流失率較大。

3 高校檔案管理信息化建設(shè)對策

（一）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)應(yīng)該作為高校總體工作規(guī)劃中，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是尤為關(guān)鍵的，提高高校檔案館計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的應(yīng)用水平，充分發(fā)揮檔案館原有作用。加強(qiáng)內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部各個部門之間的資源共享，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料遠(yuǎn)程歸檔，促使檔案工作更加數(shù)字化、自動化和智能化開展，提升檔案管理成效。此外。為了確保高效檔案資料安全，應(yīng)該充分利用防火墻技術(shù)，對于外來敏感操作隔離在外，對于不同賬號給予不同的等級權(quán)限，用戶只可以瀏覽自己等級權(quán)限內(nèi)的檔案信息，這樣可以有效避免檔案資料的丟失和惡意篡改，及時追查來源。

（二）檔案信息資源建設(shè)

高校檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，有重點(diǎn)、有計(jì)劃的開展檔案信息化建設(shè)工作[5]。首先，高校內(nèi)部各個部門應(yīng)該將資料文件按照檔案部門要求錄入到檔案管理系統(tǒng)中，這樣不僅可以降低檔案部門的管理工作強(qiáng)度和壓力，還可以保證檔案資料及時歸檔，確保檔案資料的完整性，便于后續(xù)人員查詢檔案資料，了解到檔案信息資源共享進(jìn)程。其次，檔案部門可以通過組織人員錄入資料，將以往紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件，根據(jù)電子檔案存儲和利用方法，對高校內(nèi)部電子文件收集。鑒定、錄入和歸檔工作提供指導(dǎo)和幫助，深入挖掘檔案資料潛在價值，促使檔案資料更加安全、完整和真實(shí)。此外，可以推行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制，盡管這樣工作強(qiáng)度較大，但是可以避免檔案資料的丟失，促使檔案資料逐漸朝著數(shù)字化方向發(fā)展。系統(tǒng)應(yīng)該具備備份功能，對于上傳的檔案資料及時上傳和備份到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，這樣即便是學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)被攻破，也不會造成檔案資料的完全丟失，提供雙重保障。

（三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

高校檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范、實(shí)用和先進(jìn)原則，在滿足工作需要的同時，順應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展的趨勢，促使檔案管理工作中能夠充分運(yùn)用先進(jìn)軟件開展工作，提升檔案管理工作成效和應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源大范圍共享。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，收錄高校內(nèi)部檔案信息資源，充分發(fā)揮系統(tǒng)作用，大力宣傳檔案工作，提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，在網(wǎng)上提供更加優(yōu)質(zhì)的查詢和使用服務(wù)。

4 結(jié)論

綜上所述，高校檔案管理工作直接關(guān)乎教學(xué)、科研和管理工作開展，為了能夠提升檔案管理工作質(zhì)量，應(yīng)用信息技術(shù)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)重視程度，推動高校檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展是尤為必要的，為高校長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代情報，2014，27（6）：63-64，67.

[2]程玉敏.論高校檔案管理信息化建設(shè)[J].福州大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2012，22（3）：109-111.

[3]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2015，8（1）：181-182.

[4]王萍.數(shù)字化時代推動高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，22（17）：154-155.

[5]張茜.數(shù)字時代下高校檔案管理信息化建設(shè)[J].蘭臺世界，2014，31（29）：112-113.