新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

張蔚

摘要：檔案管理是一項(xiàng)資源和信息的整合工作，在醫(yī)院的管理工作中占據(jù)著重要的作用，已經(jīng)成為了醫(yī)院管理的重要一部分，越來越受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和人們的重視。在新的醫(yī)改背景下，如何加強(qiáng)檔案管理工作，已經(jīng)成為了各個(gè)醫(yī)院面臨的一大難題。本文主要對(duì)醫(yī)院檔案的作用、以及檔案管理的現(xiàn)狀和如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作等幾個(gè)方面做了一個(gè)簡單的分析。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 醫(yī)院

檔案管理是一項(xiàng)資源和信息的整合工作，是對(duì)過去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動(dòng)，具有一定的保存和參考價(jià)值。尤其是醫(yī)院的檔案對(duì)于人事選拔、醫(yī)院的工作記錄、掌握之前的手術(shù)數(shù)據(jù)、進(jìn)行醫(yī)學(xué)能力評(píng)估等方面有著重要的作用，它是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是醫(yī)院最寶貴的財(cái)富。但是目前醫(yī)院檔案管理工作面臨著許多的問題，比如檔案管理的方式落后、管理人員素質(zhì)不高、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)等問題，所以如何改變?cè)械墓芾砟Ｊ?，加?qiáng)檔案管理成為了各大醫(yī)院所面臨的一大難題。

一、醫(yī)院檔案管理的作用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院改進(jìn)醫(yī)療手段、制定醫(yī)療計(jì)劃、進(jìn)行醫(yī)療評(píng)估等重大工作的重要依據(jù)。醫(yī)院檔案見證著醫(yī)院的成長，它是隨著醫(yī)院的建立和發(fā)展而不斷積累的，是見證醫(yī)院一路走來的重要資料。其中包括醫(yī)院的科研隊(duì)伍、手術(shù)記錄，還包括醫(yī)院各個(gè)時(shí)期的人事安排，新增科室的安排情況、醫(yī)院的總體架構(gòu)等等一系列的內(nèi)容，是醫(yī)院自身建設(shè)發(fā)展的歷史見證。醫(yī)院在制定重大的醫(yī)療決策時(shí)，都要參考醫(yī)院的檔案，進(jìn)行人事變動(dòng)的時(shí)候，也要參照個(gè)人的業(yè)績和以往的檔案進(jìn)行考核。除此之外，醫(yī)院的檔案還可以反映醫(yī)院的醫(yī)療水平和醫(yī)療隊(duì)伍的基本情況。其次檔案是醫(yī)院提升醫(yī)療質(zhì)量的必要依據(jù)。因?yàn)獒t(yī)院檔案包含了大量的手術(shù)數(shù)據(jù)，這些檔案蘊(yùn)藏著豐富的手術(shù)經(jīng)驗(yàn)，有一定的借鑒作用。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案方式管理落后

現(xiàn)在我國的醫(yī)院普遍存在著設(shè)備落后的問題，他們有一套自己管理檔案的方式，根據(jù)自己的理解去管理，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和管理標(biāo)準(zhǔn)，目前仍使用的是手工管理，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，這套落后的管理方式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展。雖然檔案管理工作室已經(jīng)建立了一套管理制度，明確了管理人員的工作職責(zé)，但是還沒有健全相應(yīng)的人員考核標(biāo)準(zhǔn)，這樣就很容易造成檔案管理工作脫節(jié)，造成檔案的流失和泄露。

（二）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

目前，大多數(shù)的醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作不太重視，缺乏科學(xué)的管理理念和方法。它們認(rèn)為檔案工作只是很簡單的一類管理工作，不需要耗費(fèi)大量的人力和物力，更加不用設(shè)立專門的檔案管理崗位，只需要要機(jī)關(guān)內(nèi)部的人員去做就可以，必須的時(shí)候可以采用兼職人員。只要在需要的時(shí)候可以查詢到醫(yī)療資料就可以了。從而忽視了檔案信息化建設(shè)的重要性，加之投入的資金比較少，導(dǎo)致了他們對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

正所謂“工欲善其事，必先利其器”。要想做好醫(yī)院檔案的管理工作，就必須要有充分的準(zhǔn)備，配備專業(yè)的人員。但是現(xiàn)在很多醫(yī)院缺乏專門的檔案管理人員，專業(yè)素質(zhì)普遍不高。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作可有可無，加之檔案部門在醫(yī)院員工眼中就是一個(gè)“冷部門”，在工作時(shí)把檔案管理工作當(dāng)成兒戲，通過勤懇的工作很難在醫(yī)院內(nèi)部得到晉升。從而導(dǎo)致了工作中缺乏積極性和主動(dòng)性。另外檔桿管理人員學(xué)歷比較低，不是科班出身，教育背景也是五花八門，學(xué)什么的都有，但是有專業(yè)的檔案管理背景的人卻很少。

（四）檔案信息化管理水平低

目前醫(yī)院的檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的管理模式，大多數(shù)手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕的保存要求，查找資料時(shí)效率比較低，耗用的時(shí)間比較多。大部分的資料采用的是紙質(zhì)型，缺少大數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)設(shè)備的現(xiàn)代化管理手段。另外還有檔案管理人員信息化水平比較低等問題，他們年齡偏大，對(duì)于計(jì)算機(jī)等知識(shí)知之甚少，無法掌握現(xiàn)階段的信息化技術(shù)手段。

三、新醫(yī)改下的醫(yī)院檔案管理的工作改進(jìn)

（一）加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的重視程度

一項(xiàng)工作能否順利開展與領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度密切相關(guān)。因此，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該更加重視檔案管理工作，給予財(cái)政支持和人力支持。在新的醫(yī)改背景下，要加強(qiáng)醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改進(jìn)檔案管理工作，采取措施強(qiáng)化檔案管理人員的檔案意識(shí)，堅(jiān)持以人為本，對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行有效的收集、存儲(chǔ)和使用。為檔案的使用者提供更加快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案資料可以發(fā)揮自身的價(jià)值。

（二）建立完善的檔案管理體系

為了提升醫(yī)院檔案管理的水平，最好的辦法就是要建立一套完善的檔案管理體系，改變?cè)械墓芾矸绞?，?shí)行集中管理，建立檔案收集、歸檔、傳遞、使用等一系列的制度建設(shè)，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項(xiàng)，將檔案管理工作納入醫(yī)院的整體發(fā)展戰(zhàn)略中，

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍，提升他們的工作待遇，解決晉升難的問題，這樣才能穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，除此之外，醫(yī)院還要經(jīng)常對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)和對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。檔案管員還要學(xué)會(huì)檔案的立卷與編訂，提升自己的信息化處理水平，改變?cè)械闹R(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)還要具備良好的知識(shí)素養(yǎng)。

（四）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

在新醫(yī)改的背景下要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)，還必須要提升檔案管理的信息化水平，醫(yī)院管理者和檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，重視檔案工作的信息化建設(shè)，加強(qiáng)信息化建設(shè)的宣傳。醫(yī)院上層要增加資金和技術(shù)的投資力度，提供設(shè)備和人員的支持，使信息化工作穩(wěn)定的開展下去，而且還要建立相應(yīng)的軟件設(shè)施以及檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，保證檔案室除塵、防水、干燥等。加強(qiáng)信息的收集和處理能力，為醫(yī)院的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院要想加強(qiáng)檔案管理工作，就必須加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)、提高電子化信息建設(shè)水平，改變檔案管理員知識(shí)結(jié)構(gòu)，建立一支高質(zhì)量的檔案管理人員隊(duì)伍和一套完整的管理體系。只有這樣，才能促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：西安醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院）