信息化環(huán)境下的單位檔案科學(xué)化管理路徑探索

秀蓮

摘 要：隨著信息技術(shù)及社會(huì)的日益發(fā)展，我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作缺陷也日益突出，機(jī)關(guān)單位進(jìn)行科學(xué)化檔案管理已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，檔案管理人員應(yīng)積極跟上時(shí)代發(fā)展步伐，開(kāi)拓創(chuàng)新，重視檔案管理工作，增強(qiáng)資金及人才投入，推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化及現(xiàn)代化進(jìn)程。本文則對(duì)信息化環(huán)境下的單位檔案科學(xué)化管理路徑分析。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；機(jī)關(guān)單位；檔案科學(xué)化管理

我國(guó)現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了高度信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作方式也出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，朝著信息化方向發(fā)展，機(jī)關(guān)單位在信息化環(huán)境中，只有通過(guò)積極落實(shí)科學(xué)有效管理策略，探索科學(xué)化發(fā)展路徑，才能更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作更加高效有序。

1 我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理目前還存在較多問(wèn)題，需要及時(shí)分析并解決，多數(shù)機(jī)關(guān)單位并不重視檔案管理工作，機(jī)關(guān)單位檔案管理在管理制度中有所體現(xiàn)，但是實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中力度還不足，相關(guān)監(jiān)管部門沒(méi)有積極地履行其職責(zé)，導(dǎo)致管理制度形同虛設(shè)。檔案管理屬于基礎(chǔ)性工作，也比較枯燥，不能快速地反應(yīng)業(yè)績(jī)，這使得多數(shù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)及基層工作人員對(duì)此都不重視，使得檔案管理缺乏科學(xué)性[1]。思想決定行為，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員不重視檔案管理工作，因此在這方面資金投入也比較少，各項(xiàng)檔案管理設(shè)備在其他各種設(shè)置更換情況下也不經(jīng)常更換，使得檔案管理部門工作環(huán)境較簡(jiǎn)陋，使用的檔案柜也比較破舊。檔案管理工作其實(shí)比較復(fù)雜，沒(méi)有明確統(tǒng)一性規(guī)定，要求管理人員具有較高工作專業(yè)性及連續(xù)性，單位在這方面資金、人力投入不足導(dǎo)致其很難做好檔案管理工作，很多沒(méi)有檔案管理教育背景人員進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理人員整體素質(zhì)較低。

2 科學(xué)化管理在機(jī)關(guān)單位檔案管理中的實(shí)施價(jià)值

檔案管理是機(jī)關(guān)單位的基礎(chǔ)性工作，具有管理性、服務(wù)性及政治性特點(diǎn)，信息化環(huán)境中，機(jī)關(guān)單位怎樣提高檔案管理科學(xué)化水平，確保單位更加高效有序運(yùn)行現(xiàn)在是一件非常重要的事情，檔案管理科學(xué)化也具有重要意義，其意義主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（一）有利于推動(dòng)社會(huì)健康可持續(xù)發(fā)展

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及媒體設(shè)備日益發(fā)展，人們生活也出現(xiàn)了巨大變化，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)被社會(huì)淘汰，檔案管理現(xiàn)在正朝著系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化及規(guī)范化方向發(fā)展，相關(guān)人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)關(guān)注社會(huì)及科技發(fā)展新趨勢(shì)并積極創(chuàng)新，逐漸提高檔案管理的科學(xué)化水平[2]。

（二）有利于機(jī)關(guān)單位高效、有序協(xié)調(diào)地運(yùn)行

檔案管理中內(nèi)容很好地將機(jī)關(guān)單位發(fā)展歷史體現(xiàn)了出來(lái)，真實(shí)地記錄了單位以往的工作活動(dòng)情況，單位領(lǐng)導(dǎo)與決策者能夠從檔案管理中比較全面科學(xué)地了解單位基本情況，然后以此為基礎(chǔ)對(duì)單位發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行調(diào)整與制定。單位領(lǐng)導(dǎo)及決策者通過(guò)查閱檔案，也能發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，這樣就能有效提升選拔效率。檔案管理對(duì)于單位基層工作人員來(lái)說(shuō)，他們個(gè)人的成長(zhǎng)被記錄在檔案中，這些工作人員能夠結(jié)合檔案進(jìn)行分析，對(duì)過(guò)去工作作一個(gè)充分認(rèn)識(shí)，然后適時(shí)地調(diào)整目標(biāo)，進(jìn)行自我提升。

（三）有利于機(jī)關(guān)單位進(jìn)行深化改革

我國(guó)積極推進(jìn)機(jī)關(guān)單位改革，機(jī)關(guān)單位的政務(wù)公開(kāi)、財(cái)務(wù)公開(kāi)及人員公開(kāi)等已經(jīng)成為了新時(shí)代要求，這些內(nèi)容要想更好地公開(kāi)，需要通過(guò)系統(tǒng)、科學(xué)、民主的檔案管理制度實(shí)現(xiàn)，社會(huì)各界能夠通過(guò)查閱單位檔案資料來(lái)看到其歷史發(fā)展全部面貌，這樣就起到了有效監(jiān)督作用，也能選擇優(yōu)秀機(jī)關(guān)單位開(kāi)展合作，取得共同發(fā)展[3]。

3 信息化環(huán)境下的機(jī)關(guān)單位檔案科學(xué)化管理路徑

（一）制定完善的管理制度

實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，首先要提升機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度，增強(qiáng)檔案管理事業(yè)宣傳工作力度，詳細(xì)講解檔案管理有關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位及管理人員對(duì)檔案管理工作的重視，并明確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。機(jī)關(guān)單位要結(jié)合自身發(fā)展?fàn)顩r，制定出比較科學(xué)完善檔案管理制度，這些管理制度不僅對(duì)管理人員有強(qiáng)制約束力，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)也有約束力，明確劃分管理責(zé)任，對(duì)員工進(jìn)行定期考核，懲罰那些沒(méi)有積極履行制度的人員。

（二）增大資金投入力度

機(jī)關(guān)單位檔案管理得到單位領(lǐng)導(dǎo)重視之后，還應(yīng)加大在檔案管理設(shè)施上的資金投入，積極改善檔案館工作環(huán)境，使員工在舒適環(huán)境中辦公。單位檔案館應(yīng)配備專用柜子及消防設(shè)備，進(jìn)一步完善檔案館信息化工作，除此之外，還要相應(yīng)地配置計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，增強(qiáng)檔案管理人員工作積極性，為實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化打下堅(jiān)定基礎(chǔ)。

（三）培養(yǎng)專門管理人才

機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，還要重視單位檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，將其作為檔案管理工作的重要組成部分，單位應(yīng)培養(yǎng)出一支專業(yè)化管理人員團(tuán)隊(duì)，定期對(duì)員工進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性及必要性，引導(dǎo)其緊跟上社會(huì)發(fā)展步伐，積極學(xué)習(xí)掌握并及時(shí)更新檔案管理技術(shù)，使員工在頭腦上具備最先進(jìn)的管理理念[3]。同時(shí)還要對(duì)管理人員進(jìn)行思想政治教育，增強(qiáng)其思想素質(zhì)，使員工更加明確自身職業(yè)責(zé)任，樹(shù)立正確職業(yè)觀念，積極投身于檔案管理事業(yè)中。單位人員調(diào)動(dòng)工作，應(yīng)將檔案管理部門工作人員排除在外，確保檔案管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定。

（四）促進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程

機(jī)關(guān)單位要想更好地實(shí)施檔案管理科學(xué)化，應(yīng)積極跟隨時(shí)代發(fā)展潮流，響應(yīng)信息化時(shí)代要求，提出更高發(fā)展目標(biāo)，機(jī)關(guān)單位檔案管理部門應(yīng)加大資金投入，積極充分地使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，構(gòu)建高效、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，將檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確地導(dǎo)入進(jìn)去，促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化與電子化，提升檔案檢索效率。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案具有記錄社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展信息的重要作用，為相關(guān)研究提供了重要的信息資料，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于檔案管理事業(yè)中，促進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化。機(jī)關(guān)單位在信息化環(huán)境下，更應(yīng)該探索出檔案管理的科學(xué)化路徑，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)施檔案管理，學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識(shí)，結(jié)合機(jī)關(guān)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，提出科學(xué)化建議。

參考文獻(xiàn)

[1] 龐亞丹.檔案管理工作的科學(xué)化水平提高問(wèn)題探究[J].科技資訊，2015，（10）：146.

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[3] 郭淑霞.提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2012，（1）：20.