新時代學(xué)校檔案管理創(chuàng)新初探

宋 博

(呂梁經(jīng)濟(jì)管理學(xué)校，山西 呂梁 033000)

一、認(rèn)識學(xué)校檔案工作的新變化和新挑戰(zhàn)

近年來，學(xué)校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐步向電子型檔案轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變需要將有限的、無法共享的紙質(zhì)文件檔案，通過數(shù)字化手段和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，轉(zhuǎn)化為可以共享的電子檔案信息資源；過去存入檔案盒、檔案袋以及裝訂成冊的檔案，現(xiàn)在必須轉(zhuǎn)變成電子文件、光盤、視頻、網(wǎng)絡(luò)云文檔等電子檔案，形成以電子檔案為主要形式的檔案管理系統(tǒng)。檔案服務(wù)需求也發(fā)生了變化，使用者希望絕大多數(shù)檔案信息能夠利用互聯(lián)網(wǎng)終端進(jìn)行服務(wù)，隨時隨地在網(wǎng)上查詢。檔案工作變?yōu)閷嶓w檔案加工成電子文件、信息檔案，為用戶提供多元化、多層次的信息服務(wù)。檔案的保護(hù)管理也從過去的重點保護(hù)實物檔案變?yōu)楸Ｗo(hù)檔案信息，注重計算機(jī)安全、防止病毒黑客侵入以及信息流失等工作。

大數(shù)據(jù)時代的到來已經(jīng)開始對學(xué)校檔案管理工作產(chǎn)生影響。隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，各種信息需求快速增長，對檔案信息的獲取越發(fā)需要快捷、準(zhǔn)確，質(zhì)量要求越來越高，學(xué)校信息檔案的收集、整理、加工等工作量愈發(fā)繁重，客觀上需要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)處理，迅速、準(zhǔn)確、優(yōu)質(zhì)、高效地為學(xué)校各項工作提供服務(wù)。這些變化對學(xué)校檔案管理工作提出了全新的要求。

二、 學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵

(一)轉(zhuǎn)變觀念

傳統(tǒng)檔案管理的思維始終是制約檔案工作創(chuàng)新的桎梏。只有對檔案工作環(huán)境變化和創(chuàng)新需求有深刻認(rèn)識，只有檔案工作者思想觀念的快速轉(zhuǎn)變，才能重視和支持創(chuàng)新，才能做好檔案管理創(chuàng)新工作。過去許多人都認(rèn)為檔案工作是一項非常簡單、無關(guān)緊要的事情，完全沒有認(rèn)識到檔案資料的收集、整理，檔案信息利用會影響學(xué)校的教育教學(xué)工作，這種思想嚴(yán)重制約著學(xué)校檔案管理工作的提升和發(fā)展。檔案工作者應(yīng)緊扣學(xué)校教育發(fā)展需要，徹底消除檔案工作無關(guān)緊要的落后觀念，拓寬檔案管理工作思路，大膽介入學(xué)校教學(xué)改革和新事物的發(fā)展創(chuàng)新，廣泛收集和整理檔案信息資源，開拓進(jìn)取，為學(xué)校改革發(fā)展做出強(qiáng)有力的信息支撐。

(二)注重管理

目前，學(xué)校在辦公自動化及電子檔案工作方面有了許多進(jìn)步，但離成熟完善還有較大距離，電子檔案管理的覆蓋范圍還比較小，管理技術(shù)水平低，不能適應(yīng)學(xué)校教育教學(xué)的工作需求，對學(xué)校工作造成了不利的影響。面對信息化浪潮的不斷沖擊，檔案信息的多樣化、多層次需求，學(xué)校檔案管理必須全面提升，管理現(xiàn)代化刻不容緩。只有創(chuàng)新檔案管理，制定全新的檔案管理工作制度，建立先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息檔案系統(tǒng)，才能滿足新時代學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展對檔案信息的各項需求。

(三)創(chuàng)新服務(wù)

學(xué)校檔案工作的根本目的是為教育教學(xué)服務(wù)，是一項服務(wù)性極強(qiáng)的工作。檔案管理人員必須克服服務(wù)觀念陳舊，服務(wù)對象單一、服務(wù)內(nèi)容簡單、服務(wù)方式落后的現(xiàn)狀，從傳統(tǒng)的檔案管理者向信息開發(fā)者、信息傳播者轉(zhuǎn)變，檔案內(nèi)容向深層次、多元化開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式向多渠道和用戶自主搜索方向轉(zhuǎn)變。創(chuàng)新服務(wù)方式，提升服務(wù)質(zhì)量，最大限度地滿足學(xué)校各項工作需要。

三、學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的具體方法

(一)營造良好的檔案管理創(chuàng)新環(huán)境

學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識檔案管理的重要性，認(rèn)識學(xué)校教育教學(xué)對檔案服務(wù)提出的新要求，認(rèn)識學(xué)校快速發(fā)展對檔案信息收集、加工、管理、服務(wù)提出的新挑戰(zhàn)，創(chuàng)新檔案管理思維，轉(zhuǎn)變思想意識，營造創(chuàng)新檔案管理的工作氛圍；檔案管理部門要把創(chuàng)新作為檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段，適應(yīng)發(fā)展需要，建立激勵機(jī)制，為檔案管理創(chuàng)新提供良好的工作環(huán)境，鼓勵檔案工作人員以各種方式開展創(chuàng)新活動，調(diào)動其積極性、主動性，力求使相對乏味、呆板的檔案管理工作變得生動、有趣、富有創(chuàng)造性；加大校園宣傳，使全校師生都能充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性、認(rèn)識檔案建設(shè)與自己的學(xué)習(xí)工作緊密相連、息息相關(guān)，提出提升檔案管理的好建議，使檔案管理更加貼近師生、貼近學(xué)校工作實際。

(二)創(chuàng)新檔案管理模式，加快檔案信息化建設(shè)

當(dāng)前學(xué)校檔案管理的一些傳統(tǒng)做法，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)新時代教育教學(xué)發(fā)展需要，因此必須創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，重構(gòu)檔案管理體系。目前，雖然許多學(xué)校已經(jīng)將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，但實際使用僅限于電子文檔的存儲、檔案目錄的輸入和檢索，一些學(xué)校即使有先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，但在具體的開發(fā)利用方面十分滯后，許多能用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成的檔案管理工作不會利用，能夠通過現(xiàn)代化技術(shù)提高效率和質(zhì)量的方法沒有得到開發(fā)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究工作中的具體問題，分析原因，引進(jìn)和建設(shè)全新的檔案信息管理系統(tǒng)，在檔案信息收集、加工歸檔、信息交流等方面不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)管理，提高管理水平和工作效率。

大數(shù)據(jù)時代的到來，給學(xué)校檔案管理創(chuàng)新提供了全新的發(fā)展機(jī)遇。學(xué)校應(yīng)積極創(chuàng)造條件，引進(jìn)大數(shù)據(jù)管理技術(shù)，建立專業(yè)化數(shù)字檔案館，采用大數(shù)據(jù)電子檔案信息收集平臺，實現(xiàn)一體化的數(shù)字處理和檔案大數(shù)據(jù)的云儲存，做好檔案大數(shù)據(jù)的云服務(wù)，加強(qiáng)用戶需求的數(shù)據(jù)分析，運(yùn)用更加專業(yè)安全的保密技術(shù)，全面提升學(xué)校檔案管理水平。

(三)創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域

學(xué)校是教育教學(xué)和科研場所，在當(dāng)今科技信息快速發(fā)展的時代，檔案信息工作對學(xué)校管理、教學(xué)、科研都有著極其重要的作用。學(xué)校檔案服務(wù)必須突破傳統(tǒng)的思維模式，發(fā)現(xiàn)檔案功能，拓展檔案作用。要轉(zhuǎn)變只重收集、整理而不重開發(fā)利用的舊觀念，樹立重在使用、重在發(fā)揮檔案作用的思想意識，拓展服務(wù)領(lǐng)域、服務(wù)渠道、服務(wù)方式，做好檔案信息的開發(fā)利用。要充分利用互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程服務(wù)功能，建立開放、完備的檔案信息查詢系統(tǒng)，提升大數(shù)據(jù)檔案檢索服務(wù)水平，提高服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度，做好方便、快捷的檔案信息服務(wù)。

(四)創(chuàng)建先進(jìn)完善的檔案管理制度

現(xiàn)代學(xué)校的檔案管理，是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，學(xué)校檔案信息的多樣化、信息收集的多層次、多渠道，信息檔案的整理、加工，電子檔案的制作及網(wǎng)絡(luò)傳播，檔案信息的查詢和遠(yuǎn)程服務(wù)，大數(shù)據(jù)檔案管理平臺的建立和使用，等等。同時，學(xué)校保密性電子文件、新技術(shù)的發(fā)明創(chuàng)造、知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展、辦公自動化程度的不斷提高，光盤、移動硬盤、云存儲、多媒體、電子檔案等檔案載體的安全可靠性，各種現(xiàn)代化設(shè)備的維護(hù)、使用、管理，技術(shù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；等等，這些都對檔案管理工作提出了新挑戰(zhàn)、新要求。要實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、高效、有序的的檔案管理，必須有一套先進(jìn)、完善的管理制度，高效的工作規(guī)范。學(xué)校必須制定嚴(yán)格的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理的監(jiān)督、檢查、評估和創(chuàng)新改進(jìn)工作，實現(xiàn)對問題的及時發(fā)現(xiàn)、超前預(yù)防，確保檔案信息的安全使用，確保檔案信息系統(tǒng)的高效運(yùn)作。

(五)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高工作能力

新時代檔案管理工作，對檔案管理人員提出了全新的要求。檔案管理工作人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，學(xué)習(xí)新的先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，學(xué)習(xí)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)檔案管理知識和技術(shù)。要樹立終身學(xué)習(xí)的思想意識，養(yǎng)成愛學(xué)習(xí)、愛鉆研的良好習(xí)慣。同時要學(xué)習(xí)教育教學(xué)和科學(xué)技術(shù)，緊跟學(xué)校改革發(fā)展步伐，熟悉本校發(fā)展歷史和檔案室(館)情況，拓展創(chuàng)新思維、增強(qiáng)創(chuàng)新熱情，不斷提高解決問題的工作能力，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，努力做好檔案工作。

在學(xué)校教育管理進(jìn)入新的發(fā)展時期，學(xué)校檔案管理相關(guān)部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，營造檔案管理創(chuàng)新的環(huán)境機(jī)制，創(chuàng)新管理模式，采用更加高效的網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)、大數(shù)據(jù)檔案信息管理技術(shù)，建立更加科學(xué)先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，提高學(xué)校檔案管理和檔案信息服務(wù)水平，制定先進(jìn)科學(xué)的檔案管理制度，提升檔案信息的安全性，為學(xué)校教育教學(xué)及科研發(fā)展提供更好的檔案信息服務(wù)。

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