高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的協(xié)調(diào)工作及作用

江曉春

(福建商學(xué)院，福州 350012)

高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的協(xié)調(diào)工作及作用

江曉春

(福建商學(xué)院，福州 350012)

高校教學(xué)秘書工作是教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)，作為連接教師、學(xué)生以及高校教務(wù)的橋梁，其作用不可忽視。隨著我國高校教學(xué)制度的不斷改革，高校教學(xué)管理工作的矛盾不斷凸顯，高校教學(xué)秘書協(xié)調(diào)工作是保障教學(xué)活動(dòng)有效開展的根本?；诖耍岢龈咝＝虒W(xué)秘書協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容，分析其主要特征及其職責(zé)、作用，并介紹我國高校教學(xué)秘書教學(xué)管理工作的現(xiàn)狀及其應(yīng)對措施，以期促進(jìn)我國高校教育事業(yè)的快速發(fā)展。

高校教學(xué)秘書；教學(xué)管理；協(xié)調(diào)工作；作用

引言

高校教學(xué)管理中的教學(xué)秘書工作在教學(xué)活動(dòng)中起著承上啟下的作用，其重要性不可忽視。一般來說，教學(xué)秘書工作主要職責(zé)為輔助教學(xué)辦公室開展各系或?qū)W院的教學(xué)工作。高校教學(xué)秘書工作主要包括協(xié)助本院系制定各種教學(xué)文件、錄入專業(yè)培養(yǎng)方案和安排教學(xué)工作會議等活動(dòng)；同時(shí)負(fù)責(zé)按照教務(wù)的有關(guān)規(guī)定辦理調(diào)、停課手續(xù)和教學(xué)場地的申請和安排；會同輔導(dǎo)員做好學(xué)生注冊手續(xù)和學(xué)籍檔案建設(shè)；以及學(xué)生成績管理、核查工作等。因此，高校教學(xué)秘書工作是教學(xué)管理中的基層工作，其協(xié)調(diào)功能可保障教學(xué)活動(dòng)的順利開展。

一、高校教學(xué)秘書協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容

1. 協(xié)調(diào)學(xué)院、辦公室之間的關(guān)系

高校教學(xué)秘書的工作職責(zé)主要體現(xiàn)在其關(guān)系協(xié)調(diào)方面，通過各學(xué)院、辦公室關(guān)系的協(xié)調(diào)，積極組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、教師的交流會議，避免工作人員之間的隔閡影響教學(xué)活動(dòng)的有序開展。根據(jù)當(dāng)前高校管理體制來分析，高校院系工作主要交由書記與專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)組織開展，由于其思考問題的角度以及工作重點(diǎn)之間的差異性，對同一教學(xué)工作的看法也會存在一定差異，在此情況下，高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，起到信息傳遞作用，保障院領(lǐng)導(dǎo)均明確掌握高校教育工作的基本內(nèi)容。在實(shí)際的學(xué)院、辦公室的溝通工作中，教學(xué)工作人員應(yīng)當(dāng)保障其信息傳遞的真實(shí)性以及可靠性，將團(tuán)隊(duì)的團(tuán)結(jié)、和諧作為根本出發(fā)點(diǎn)。例如在開展教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與教務(wù)、科研、學(xué)生等單位之間的交流，保持密切的聯(lián)系，并積極了解高校教學(xué)計(jì)劃，根據(jù)實(shí)際情況安排教師教學(xué)活動(dòng)[1]。需要提出的是，在教學(xué)秘書執(zhí)行協(xié)調(diào)工作的過程中十分容易引發(fā)矛盾，特別是許多細(xì)節(jié)需要進(jìn)一步協(xié)調(diào)，比如課程安排不符合實(shí)際教學(xué)要求，教材發(fā)放時(shí)間存在爭議，甚至存在教師調(diào)補(bǔ)課時(shí)間、地點(diǎn)沖突等。在此情況下，如果工作或者活動(dòng)計(jì)劃產(chǎn)生變動(dòng)，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)將學(xué)院辦公室的實(shí)際情況及時(shí)上報(bào)，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)意見的統(tǒng)一，促進(jìn)教學(xué)活動(dòng)的有效開展。

2. 協(xié)調(diào)教師、學(xué)生之間的關(guān)系

開展教學(xué)管理工作是為了實(shí)現(xiàn)教學(xué)活動(dòng)高效、合理開展的目標(biāo)，教師在實(shí)際的工作過程中，由于其獨(dú)立性、自主性較為突出，因此教師難以及時(shí)與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交流各自意見，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)了解教師個(gè)人的意見及其思想，做好學(xué)院教師與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)工作，主動(dòng)將教師思想?yún)R報(bào)給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，通過信息的溝通與交流，促進(jìn)教師同領(lǐng)導(dǎo)之間的和諧關(guān)系，營造良好的教育教學(xué)環(huán)境。另外，教學(xué)秘書在實(shí)際的工作中應(yīng)當(dāng)尊重教師的意見，在安排學(xué)生課程、安排期末考試時(shí)應(yīng)及時(shí)詢問教師意見，避免教師與秘書之間的意見沖突，一旦發(fā)生意見不符的情況應(yīng)及時(shí)溝通，共同尋求解決方法。在實(shí)際的教學(xué)管理環(huán)節(jié)中，教學(xué)秘書的大部分工作與學(xué)生有關(guān)聯(lián)，為了保障教學(xué)工作的有序開展，教學(xué)秘書在處理學(xué)生工作時(shí)應(yīng)當(dāng)事先同學(xué)生交流，征詢學(xué)生意見，比如處理學(xué)籍等應(yīng)當(dāng)制定具備針對性的處理方案，應(yīng)當(dāng)有序協(xié)調(diào)學(xué)生關(guān)系，以此提高學(xué)生對學(xué)校的滿意度以及學(xué)習(xí)的依從性[2]。

二、教學(xué)秘書協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)及職責(zé)

1. 教學(xué)秘書協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)

(1)教學(xué)秘書協(xié)調(diào)工作的復(fù)雜性。由于高校教學(xué)管理工作涉及多個(gè)方面，且具體內(nèi)容較為復(fù)雜。因此，高校教學(xué)秘書協(xié)調(diào)工作具有復(fù)雜性的特點(diǎn)。

(2)教學(xué)秘書協(xié)調(diào)工作的原則性。一般來說，高校在實(shí)際的教學(xué)管理過程中，有關(guān)工作均有較為清晰的規(guī)定及其制度，這就間接決定教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)按照高校教學(xué)制度執(zhí)行工作，并通過靈活、高效的形式發(fā)揮出教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)作用，統(tǒng)一相關(guān)工作者意見。

(3)教學(xué)秘書協(xié)調(diào)工作的輔助性。高校教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的工作覆蓋面較廣，不僅要處理高校行政工作，同時(shí)也要處理高校教學(xué)以及科研方面的工作，由于領(lǐng)導(dǎo)工作量相對較大，因此教學(xué)秘書的輔助作用更加重要。教學(xué)秘書在實(shí)際的工作過程中應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地執(zhí)行工作任務(wù)，真實(shí)客觀地反映教學(xué)活動(dòng)中的不足，而不應(yīng)迎合領(lǐng)導(dǎo)思想，出現(xiàn)假報(bào)或者謊報(bào)的情況。

(4)教學(xué)秘書協(xié)調(diào)工作的服務(wù)性。教學(xué)秘書的工作要點(diǎn)即服務(wù)，首先服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，輔助領(lǐng)導(dǎo)處理高校教學(xué)事務(wù)；其次，服務(wù)于教師，合理安排教學(xué)進(jìn)度，協(xié)調(diào)教師辦理調(diào)停課手續(xù)以及教材分發(fā)等事務(wù)；最后，服務(wù)于學(xué)生，要積極與學(xué)生溝通交流，了解學(xué)生的實(shí)際狀況，并積極主動(dòng)地解決學(xué)生疑問[3]。

2. 教學(xué)秘書協(xié)調(diào)工作的職責(zé)

高校教學(xué)秘書的工作較為分散，工作量相對較大，工作范圍較廣。主要包括以下幾個(gè)方面：

(1)協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)組織制定各種教學(xué)文件和安排教學(xué)工作會議、學(xué)生座談會等各種教學(xué)活動(dòng)。做好教學(xué)檢查、教學(xué)評估和其他教學(xué)管理工作。

(2)負(fù)責(zé)本院系學(xué)生注冊手續(xù)及學(xué)生證辦理，會同輔導(dǎo)員做好學(xué)生學(xué)籍檔案的建立、變更記錄及日常保管工作。辦理學(xué)生休、退、復(fù)、轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)。

(3)負(fù)責(zé)將本院系專業(yè)培養(yǎng)方案導(dǎo)入教務(wù)系統(tǒng)，下達(dá)教學(xué)任務(wù)書，負(fù)責(zé)領(lǐng)取、下發(fā)本單位教師和班級課表。及時(shí)、準(zhǔn)確核算教師的教學(xué)工作量。

(4)按照教務(wù)部門有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)辦理調(diào)、停課手續(xù)和教學(xué)場地的申請、安排。

(5)組織安排各類學(xué)生考試工作，并做好與考試有關(guān)的所有材料的整理、保管、發(fā)放。

(6)組織學(xué)生進(jìn)行選課。負(fù)責(zé)學(xué)生出勤情況的匯總工作。

(7)及時(shí)了解、匯總統(tǒng)計(jì)有關(guān)教學(xué)情況，做好教學(xué)管理中統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基本數(shù)據(jù)的整理工作；收發(fā)教學(xué)管理文件、通知安排，并做好資料歸檔、保存工作。

(8)協(xié)助教務(wù)部門做好學(xué)生重修注冊及教材預(yù)定工作。

(9)負(fù)責(zé)本院系畢業(yè)生成績整理、核查工作，會同輔導(dǎo)員做好畢(結(jié))業(yè)生花名冊的編制和畢(結(jié))業(yè)證書發(fā)放工作。

(10)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織好教學(xué)、服務(wù)工作。協(xié)調(diào)上下、內(nèi)外、各部門的工作關(guān)系，加強(qiáng)同有關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系。接待、處理教學(xué)方面的來訪、來函。

(11)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

三、高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

1. 溝通作用

由于高校教學(xué)秘書的工作性質(zhì)較為特殊，決定了教學(xué)秘書具有溝通協(xié)調(diào)的作用，高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)良好協(xié)調(diào)上下級工作，積極了解教學(xué)進(jìn)展，及時(shí)獲取高校各個(gè)專業(yè)教學(xué)中的最新情況，并主動(dòng)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映。作為高校教學(xué)秘書必須第一時(shí)間了解高校各教學(xué)制度，并在日常的教學(xué)活動(dòng)中將高校教學(xué)管理的基本理念、高校管理制度等傳達(dá)給教師及學(xué)生，促進(jìn)高校的良性發(fā)展[4]。同時(shí)，高校教學(xué)秘書在工作之余應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與高校領(lǐng)導(dǎo)建立良好關(guān)系，積極同高校領(lǐng)導(dǎo)溝通交流，擴(kuò)展教學(xué)管理工作，尤其是各院系間教學(xué)秘書可以相互交流工作經(jīng)驗(yàn)，分析其他人員在工作中值得學(xué)習(xí)的方法，并且耐心聽取教師以及學(xué)生的意見與建議，在最短時(shí)間內(nèi)將有效內(nèi)容反饋給上級教務(wù)管理人員。另外，高校教務(wù)管理人員也應(yīng)當(dāng)輔助各教學(xué)秘書，積極參與教學(xué)管理工作。主要包括以下幾點(diǎn)：

(1)與教師溝通交流，合理設(shè)計(jì)各個(gè)學(xué)院中不同專業(yè)課程的開展方案，了解教師工作的實(shí)際情況，確保教學(xué)活動(dòng)的有效開展。

(2)在準(zhǔn)確制訂課程計(jì)劃，安排授課時(shí)間后，及時(shí)與教材采購單位交流，負(fù)責(zé)學(xué)生教材的制定，保證在正式開課前將教材發(fā)放至學(xué)生手中。

(3)在學(xué)期末主動(dòng)與各專業(yè)相關(guān)實(shí)習(xí)單位或者公司進(jìn)行溝通，安排學(xué)生到相關(guān)部門實(shí)習(xí)，重視學(xué)生的社會實(shí)踐鍛煉。

(4)與學(xué)生建立友好的關(guān)系，積極主動(dòng)了解學(xué)生意見，并且反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)調(diào)整不合理的教學(xué)管理方式。

(5)定期走訪了解教師的教學(xué)情況、出勤情況，輔助教師協(xié)調(diào)考試時(shí)間，并整理以及保存相關(guān)材料。

總之，教學(xué)秘書在教務(wù)管理工作中的重要性不可忽視，其應(yīng)當(dāng)良好發(fā)揮聯(lián)系、溝通作用，促進(jìn)教學(xué)管理工作的有效開展[5]。

2. 協(xié)調(diào)作用

高校教學(xué)管理工作的關(guān)鍵作用主要體現(xiàn)在協(xié)調(diào)方面，當(dāng)高校上級主管部門所制訂的教學(xué)會議計(jì)劃、活動(dòng)決定等相關(guān)事務(wù)與學(xué)院、辦公室等存在沖突，高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)在最短時(shí)間內(nèi)與活動(dòng)有關(guān)人員協(xié)調(diào)、了解活動(dòng)開展的主要目的以及活動(dòng)開展的時(shí)間等，主動(dòng)發(fā)揮其協(xié)調(diào)作用，根據(jù)實(shí)際情況制訂合理的計(jì)劃，并將當(dāng)前的困難與矛盾反饋給相關(guān)教務(wù)管理人員，與上級共同商議有效的解決方式，保障高校各項(xiàng)教學(xué)重點(diǎn)活動(dòng)或者工作的落實(shí)以及開展[6]。同時(shí)，高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)以學(xué)生的實(shí)際情況作為出發(fā)點(diǎn)，樹立以人為本的處事原則，保障高校各部門之間工作的協(xié)調(diào)開展，有效發(fā)揮其處于教學(xué)管理工作中的協(xié)調(diào)作用。一方面，在高校教學(xué)管理的過程中，由于高校各個(gè)學(xué)院的院長、書記以及教研室主任等，各領(lǐng)導(dǎo)的管理觀念存在差異，受工作經(jīng)驗(yàn)以及個(gè)人思想的限制，工作中難免出現(xiàn)意見分歧，導(dǎo)致各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)對于同一事件的決策存在不同，在此情況下，高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)分別與各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)交流，了解其實(shí)際想法，統(tǒng)一工作意見，提高教學(xué)管理工作的效率，保障工作決策的最大效益。另一方面，高校教學(xué)秘書在實(shí)際的協(xié)調(diào)工作中，應(yīng)當(dāng)樹立正確的思想觀念，將有價(jià)值的信息反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)，在開展協(xié)調(diào)工作之前，應(yīng)當(dāng)首先制訂工作計(jì)劃，在實(shí)際的工作過程中，應(yīng)當(dāng)營造和諧的氛圍，真實(shí)地反映各領(lǐng)導(dǎo)想法，將教學(xué)工作的有效以及教學(xué)管理人員的團(tuán)結(jié)作為協(xié)調(diào)出發(fā)點(diǎn)，以此才能保障高校整體水平的提高[7]。

3. 信息傳遞作用

近年來，我國社會逐漸面向信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展，隨著高校信息管理系統(tǒng)的不斷完善，高校教學(xué)管理工作模式同以往相比也有了較大的改觀，具體體現(xiàn)在高校信息量越來越大。隨著信息管理模式的不斷普及，高校教學(xué)秘書所需掌握、挖掘以及提供的信息逐漸增多，因此，高校教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中的另一作用即信息傳遞。其一，一般來說，高校各學(xué)院、相關(guān)辦公室之間存在大量教學(xué)管理文件、學(xué)生課程資源等，教學(xué)秘書及時(shí)傳遞這一類信息是避免教師課程安排出現(xiàn)沖突的主要途徑；同時(shí)，在有必要的情況下，高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)積極向領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)管理信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)開展其日常教學(xué)計(jì)劃，并及時(shí)傳遞高校職能辦公室，如教務(wù)處、學(xué)生處、科研處等的信息，輔助各個(gè)學(xué)院制訂教學(xué)計(jì)劃，保障各項(xiàng)教學(xué)制度的貫徹以及落實(shí)。在高校教學(xué)管理過程中，教學(xué)秘書良好發(fā)揮其信息傳遞功能能夠促進(jìn)各院系工作的有序開展。其二，高校教學(xué)秘書具有傳遞教師之間以及學(xué)生之間信息的責(zé)任，一般來說，高校教師在其授課過程中的獨(dú)立性較強(qiáng)，缺乏與高校領(lǐng)導(dǎo)之間的思想交流，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)充當(dāng)二者橋梁，積極了解教師實(shí)際情況，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，營造良好的教學(xué)環(huán)境，及時(shí)改善教學(xué)過程中的不足。同時(shí)，高校教學(xué)秘書也負(fù)責(zé)高校信息的發(fā)布，對于學(xué)校課程安排、教學(xué)計(jì)劃以及相關(guān)重要事項(xiàng)，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)布到教學(xué)管理系統(tǒng)中，保障信息的準(zhǔn)確性、有效性，提高教學(xué)管理水平，使學(xué)生能夠更加便捷地查閱信息。

4. 管理作用

高校教學(xué)管理工作性質(zhì)相對復(fù)雜，一方面，高校工作環(huán)境相對較為自由輕松，另一方面，高校教師工作獨(dú)立性較強(qiáng)，導(dǎo)致在許多教學(xué)管理工作中容易遇到諸多問題。在處理教學(xué)工作時(shí)，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)不斷訓(xùn)練自身思考問題的方式，提高個(gè)人工作能力，具備心理學(xué)、教育學(xué)等方面的知識，能夠熟練進(jìn)行人際交流，擅于處理教學(xué)管理中的矛盾。另外，高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)具備管理以及分析事件的能力，能夠熟悉教學(xué)工具的運(yùn)用方式。所以，高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)并主動(dòng)思考，在實(shí)際的管理工作中具備發(fā)散性、創(chuàng)新性思維，保障高校教學(xué)管理工作的有效落實(shí)。

結(jié)束語

在高校教學(xué)管理中，教學(xué)秘書的工作系統(tǒng)性較強(qiáng)，覆蓋范圍較廣，其在高校教學(xué)管理工作中的角色相對較為特殊，發(fā)揮著承上啟下的關(guān)鍵作用。隨著我國教學(xué)改革工作的不斷推進(jìn)，高校教學(xué)管理工作的不斷強(qiáng)化以及深入，高校對教學(xué)秘書提出了新的要求，即高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)在教學(xué)管理中良好發(fā)揮其溝通、協(xié)調(diào)、信息傳遞以及管理作用，以此逐漸適應(yīng)高校的發(fā)展，滿足社會的需求，促進(jìn)我國高校教育事業(yè)的進(jìn)步。

[1]楊希葳.探討高校教學(xué)管理中教學(xué)秘書的角色定位、工作任務(wù)及作用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版,2016,10(10):153—155.

[2]王鳳銀.在實(shí)踐中創(chuàng)新:高校教學(xué)秘書自我提升途徑新探[J].山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院學(xué)報(bào),2016,01(15):58.

[3]蔣盛巖.高校院系教學(xué)秘書的管理素質(zhì)與工作創(chuàng)新淺論[J].黑龍江教育：理論與實(shí)踐,2016,07(15):243—247.

[4]徐慶佳.教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中的作用與隊(duì)伍建設(shè)分析[J].中國管理信息化,2016,03(15):59—61.

[5]姚微娜.論教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中的作用[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2016,10(25):73.

[6]陸玉發(fā).淺析高校教學(xué)管理中的教學(xué)秘書[J].第三屆世紀(jì)之星創(chuàng)新教育論壇論文集,2016,01(10):145—147.

[7]穆亞榮.高校教學(xué)秘書管理角色現(xiàn)狀及發(fā)展對策研究[J].陜西教育(高教),2015,02(15):16—19.

〔責(zé)任編輯：李海波〕

Coordination and Function of Teaching Secretary in Teaching Management of Colleges and Universities

JIANG Xiao-chun

(Fujian Commercial College, Fuzhou 350012, China)

The work of teaching secretary in colleges and universities is the foundation of teaching management. As a bridge between teachers, students and the educational administration in colleges and universities, its role cannot be ignored. With the reform of teaching system in colleges and universities, the contradiction of teaching management is continuously emerging. Therefore, teaching secretary coordination work is fundamental to guarantee efficient teaching activities to carry out. Based on this, this paper puts forward the main content of the teaching secretary coordination, analyzes its main features and its position, function, and briefly introduces the status of the current teaching management work of teaching secretary and its countermeasures so as to promote the rapid development of education undertakings in colleges and universities.

teaching secretary in colleges and universities; teaching management; coordination work; role

10.3969/j.issn.1008-6714.2017.05.055

2017-04-11

江曉春(1983—)，女，福建福州人，講師，從事教育管理研究。

G473

A

1008-6714(2017)05-0121-03