解析人事檔案規(guī)范化管理措施

何麗芬

（東山縣公務(wù)員局人事考試考核中心，福建東山 363400）

人事檔案是記錄一個人成長軌跡的重要資料，能反映出一個人的能力、態(tài)度、作風(fēng)?？梢哉f是用人單位選擇人才的直接依據(jù)。如今，人事檔案管理已經(jīng)成為人力資源管理工作的重要內(nèi)容。因此，為了更好地實現(xiàn)人力資源配置，推動人事檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，人事檔案管理單位應(yīng)進一步做好人事檔案的規(guī)范管理。

1 現(xiàn)階段人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案管理制度對信用建設(shè)、國家安全、公眾福利等工作起到了非常重要的貢獻。但是隨著時代的進步，現(xiàn)有的人事檔案管理制度已經(jīng)無法適應(yīng)市社會發(fā)展的需求。并且國家對人事檔案管理提出了新的要求。在這種形勢下，各單位應(yīng)積極響應(yīng)國家號召，解決人事檔案管理工作中存在的問題，提升人事檔案的利用價值。從整體上來看，單位內(nèi)部的人事檔案管理工作中存在著管理人員意識不足、制度不完善、管理方式落后等問題。若要真正改善人事檔案管理的現(xiàn)狀，實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理，企事業(yè)單位應(yīng)注意深入管理實際，并結(jié)合國家政策、地方政策，制定出完整、詳細(xì)的管理方案。也只有這樣才能保證人事檔案管理現(xiàn)狀得到有效的改善。在此過程中，企事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)注意新形勢下的人事檔案管理工作還具有一定的服務(wù)性、開放性，在開展規(guī)范的人事檔案管理時應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出這兩點。

2 人事檔案規(guī)范化管理措施

2.1 樹立人事檔案管理規(guī)范化的意識

若要真正實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化，就要加強全員對人事檔案管理的重視，從而在單位內(nèi)部形成從上到下的管理機制，樹立相應(yīng)的人事檔案規(guī)范化管理意識，確保全員都能夠參與到人事檔案規(guī)范化管理的工作中。首先，應(yīng)加強高層領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重視。畢竟只有高層領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，了解到當(dāng)前管理形勢，才能夠制定出合理的管理方針，才能夠確保人事檔案管理工作的順利開展。比如給予資金投入，及時更新人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施；完善部門組建，保證人事檔案管理質(zhì)量；及時檢查監(jiān)督，引導(dǎo)人事檔案管理工作走向正軌。其次，在對人事檔案工作重要性進行認(rèn)識的同時，需要對其進行有效的落實，對人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題和困難進行及時的發(fā)現(xiàn)和解決，促使人事檔案管理工作能夠主動性開展。人事檔案管理能夠為人員的晉職、晉級、年齡以及工齡等方面提供相應(yīng)的依據(jù)，借助人事檔案能夠?qū)x拔的對象進行了解，保證人員選擇的準(zhǔn)確性。隨著經(jīng)濟和科技的發(fā)展，對人事工作有了更高的要求，人事檔案管理工作需要和新時期的選拔任用制度的實際相結(jié)合，對其進行完善。人事檔案規(guī)范化管理工作開展的過程中，需要對其進行相應(yīng)的調(diào)查和研究，并且對存在的問題采取有效的措施，促使人事檔案管人員自覺性和責(zé)任感的培養(yǎng)，樹立人事檔案規(guī)范化管理的意識。

2.2 促使人事檔案管理硬件建設(shè)的規(guī)范化

在人事檔案規(guī)范化管理工作開展的過程中，檔案庫房是檔案管理的重要條件，是保證人事檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，要保證檔案管理中的檔案室、閱檔室、整理室以及檔案管理人員辦公室分開，并且在各個室內(nèi)配備相應(yīng)的空調(diào)、除濕設(shè)施、吸塵器、濕溫度顯示表、應(yīng)急照明、防盜報警、滅火器等等基礎(chǔ)設(shè)施。同時需要配置相應(yīng)的打孔機、切邊機以及復(fù)印機等設(shè)備，做好相應(yīng)的防火防盜、防潮防蛀以及防塵措施，為人事檔案規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。另外，需要保證人事檔案內(nèi)容的規(guī)范化，對檔案整理的方式、步驟以及措施進行明確，并且對檔案袋、卷皮以及目錄等檔案用品進行統(tǒng)一，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作。促使檔案管理方式的改進，提高檔案管理的質(zhì)量，按照相應(yīng)的類別做好檔案的管理工作。

2.3 促使人事檔案管理機制的規(guī)范化

在人事檔案規(guī)范化和程序化管理的過程中，需要促使管理機制的健全和完善，促使檔案工作人員責(zé)任制度、檔案安全保密制度、收集制度等進行完善。在此基礎(chǔ)之上，建立相應(yīng)的登記簿，如檔案借用登記簿、材料轉(zhuǎn)交登記簿、材料銷毀登記簿等。在檔案查閱的過程中，需要做好“審、定、陪、核、簽”相關(guān)內(nèi)容的工作。實際工作中，對查檔人員、目的、范圍等進行全面審查，嚴(yán)格執(zhí)行查閱審批的制度，針對不符合規(guī)定的一律不能查閱。在查閱之前，檔案管理人員需要對查閱的范圍進行卻名，出示給查閱人，和查閱目的不符的一律不得查閱。在查閱人員檔案查閱的過程中，檔案管理人員不能夠擅自離開檔案室，并且對檔案的安全機密進行保證。查閱人按照規(guī)定對檔案進行摘抄的內(nèi)容需要和源文件相同，不能夠?qū)υ膺M行歪曲。在經(jīng)過核查沒有錯誤之后，需要添加相應(yīng)的意見并且加蓋印章。同時，在查閱的過程中需要填寫相應(yīng)的檔案查閱申請表格，單位需要簽署相應(yīng)的意見和加蓋公章，經(jīng)過檔案管理領(lǐng)導(dǎo)同意之后才能查閱檔案。同時加強自查工作的開展，保證制度能夠有效的落實，對執(zhí)行制度不嚴(yán)的地方及時的指出和改正，保證泄密、失竊以及蟲蛀鼠咬的情況不會發(fā)生。

2.4 人事檔案利用的規(guī)范化管理

人事檔案管理工作開展的目的是促使人事信息資源的開發(fā)，促使其作用的發(fā)揮，能夠更好的服務(wù)于人事工作和經(jīng)濟建設(shè)。在人事檔案利用規(guī)范化管理的過程中，首先需要明確人員檔案的利用范圍，一般情況下有以下幾種利用情況：人員的考察和了解、干部任免的辦理、調(diào)資、調(diào)動、離退休、出國以及表彰等。明確人事檔案利用的機關(guān)范圍，人事檔案利用人員需要符合相應(yīng)的要求和規(guī)范。同時人事檔案利用的方式應(yīng)當(dāng)規(guī)范，采取主動服務(wù)和被動服務(wù)的有效結(jié)合，對檔案的借出使用和查閱等工作進行完善，為工資的改革、重要的決策等提供有效的信息資料和依據(jù)。同時促使人員檔案利用環(huán)境的改善，設(shè)置專門的檔案閱覽室，并且配置相應(yīng)的閱覽服務(wù)產(chǎn)品，做好相信的服務(wù)工作，需要平等的對待每個檔案利用人員，保持服務(wù)的熱情、態(tài)度和耐心。在檔案利用的過程中，需要對材料的進出進行嚴(yán)格的把關(guān)，重視歸檔鑒定工作，認(rèn)真進行核對。同時按照相應(yīng)的章程開展工作，對不合理的要求進行拒絕，保證人事檔案規(guī)范化管理中檔案利用的規(guī)范化。

2.5 人事檔案整理工作的規(guī)范化

在人事檔案規(guī)范化管理的過程中，檔案整理工作是中重要的工作內(nèi)容和環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)的重視，促使檔案整理工作的規(guī)范化。首先，對基本情況卡進行建立，對人員的出生信息、工作時間、入黨時間以及工資變動等各項內(nèi)容按照原始資料進行相應(yīng)的審定，并且進行相應(yīng)的登記。同時，在對基本情況進行了解的過程中，需要對情況卡進行利用，能夠有效的避免由于檔案材料查閱的不一定造成多次查檔，對檔案造成損壞，同時能夠提高保密程度。其次，促使人事檔案信息的微機化管理，對相關(guān)的人事檔案進行相應(yīng)的采集，并且在微機中錄入，建設(shè)相應(yīng)的簡況庫等，在進行查詢、統(tǒng)計以及文件處理的過程中，能夠在短時間內(nèi)進行完成，提高工作的效率和質(zhì)量。最后，促使信息采集報送制度的構(gòu)建，制定相應(yīng)的信息采集登記表格，對相應(yīng)的人員變動等情況及時的采集和填寫。

綜上所述，就現(xiàn)階段而言，人事檔案管理工作現(xiàn)狀仍不夠樂觀，存在著許多不足之處。對此，可以從加強對人事檔案管理的重視、完善人事檔案管理制度等方面入手，推進人事檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展，從而真正提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。

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