淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

姜紅巖

（吉林省大安市機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心,吉林大安 131300）

在當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展的形勢(shì)下，在檔案管理工作中對(duì)于管理水平及管理質(zhì)量也有著越來越高的要求，因而在實(shí)際工作中積極實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理，從而進(jìn)一步提升檔案管理科學(xué)性及合理性也就十分必要。作為檔案管理工作人員，在實(shí)際工作過程中應(yīng)當(dāng)對(duì)新形勢(shì)下檔案管理加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，并且應(yīng)當(dāng)積極探索及應(yīng)用有效策略實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，使檔案管理能夠更好滿足社會(huì)需求及要求，促使其得以更好發(fā)展。下面就新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)行分析。

一 新形勢(shì)下檔案管理規(guī)范化的必要性及重要意義

首先，在新形勢(shì)下檔案管理工作中，檔案管理規(guī)范化屬于必然要求。在當(dāng)前社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)及環(huán)境均在不斷發(fā)生變化的形勢(shì)下，單位運(yùn)行環(huán)境也發(fā)生了很大的變化，從而導(dǎo)致一系列的改變，若無法與當(dāng)前各個(gè)方面變化較好適應(yīng)，則對(duì)單位穩(wěn)定良好發(fā)展將會(huì)產(chǎn)生十分不利的影響。檔案資源作為單位內(nèi)部的一種重要資源，主要記錄單位發(fā)展歷程，具有十分重要的參考價(jià)值，通過規(guī)范化檔案管理工作可使單位對(duì)今后發(fā)展方向更加明確，可使單位發(fā)展中存在的問題得以較好解決，保證單位得以穩(wěn)定良好發(fā)展，因而檔案管理規(guī)劃化屬于企業(yè)發(fā)展必然要求。

其次，在單位強(qiáng)化自身管理方面，檔案管理規(guī)范化屬于具體體現(xiàn)。在當(dāng)前單位各項(xiàng)管理工作過程中，檔案管理屬于重要組成部分，其主要就是對(duì)單位實(shí)際發(fā)展過中存在的各個(gè)方面問題實(shí)行歸檔整理，避免企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程出現(xiàn)偏差。另外，在單位文化創(chuàng)建方面，檔案管理也是十分重要的組成內(nèi)容，對(duì)于單位良好現(xiàn)象的樹立具有重要作用及意義，同時(shí)檔案資源也是各項(xiàng)工作開展的總結(jié)及依據(jù)，通過規(guī)范化檔案管理，可使單位內(nèi)部各個(gè)方面工作得以更加高效開展，對(duì)單位內(nèi)部自身管理水平的進(jìn)一步提升十分有利。

二 新形勢(shì)下檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理體系缺乏健全

在當(dāng)前各個(gè)單位實(shí)際發(fā)展及運(yùn)行過程中，單位內(nèi)部相關(guān)經(jīng)營(yíng)體制及管理體制雖然得到不斷完善及創(chuàng)新，在較大程度上使經(jīng)營(yíng)水平及管理水平均得到較大程度提升，然而在檔案管理工作方面仍未能夠得到較明顯進(jìn)步及改善，相關(guān)檔案管理體系仍舊缺乏健全，并且較完善的檔案管理制度比較缺乏，從而導(dǎo)致檔案管理工作未能夠得到較好落實(shí)，未能夠使檔案管理規(guī)范化得以較好實(shí)現(xiàn)。在當(dāng)前很多單位內(nèi)部的檔案管理工作過程中，仍選擇傳統(tǒng)落后檔案管理體系實(shí)施檔案管理工作，導(dǎo)致新形勢(shì)下檔案管理工作實(shí)際需求未能得到較好滿足，從而對(duì)檔案管理規(guī)范化的較好實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生不良影響，對(duì)檔案管理工作效率的進(jìn)一步提升造成阻礙，同時(shí)也會(huì)在一定程度上對(duì)單位整體良好發(fā)展造成不良影響。

2.2 檔案管理制度缺乏完善

在當(dāng)前各個(gè)單位檔案管理工作中，另外比較普遍的一個(gè)問題就是相關(guān)檔案管理制度仍舊缺乏完善。就當(dāng)前很多單位發(fā)展實(shí)際情況而言，很對(duì)單位及其內(nèi)部檔案管理部門并未能夠依據(jù)檔案管理實(shí)際情況制定專門管理制度，從而對(duì)于檔案管理工作的實(shí)際執(zhí)行及落實(shí)情況也就無法進(jìn)行較好控制及約束，在有些檔案管理部門內(nèi)甚至未能夠在檔案管理工作方面指定相關(guān)負(fù)責(zé)人員，導(dǎo)致相關(guān)工作人員責(zé)任缺乏明確，這種情況的存在也會(huì)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量及水平產(chǎn)生不良影響，造成檔案管理規(guī)范化無法實(shí)現(xiàn)。

2.3 檔案管理方法及措施仍較落后

在現(xiàn)代化檔案管理工作中，運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)實(shí)施檔案管理工作屬于具體要求，也是必然發(fā)展趨勢(shì)。在當(dāng)前社會(huì)信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的大形勢(shì)下，檔案管理工作也受到很大程度影響，然而就檔案管理工作實(shí)際情況而言，相關(guān)管理方法及管理手段仍舊比較落后，在實(shí)際管理工作中所運(yùn)用相關(guān)信息化管理方法也缺乏規(guī)范，在檔案信息資源管理方面，并未能夠構(gòu)建相關(guān)合理網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，檔案信息化管理水平仍舊比較落后。就實(shí)際情況而言，很多單位仍選擇手工登記及紙質(zhì)管理模式，管理效率較低，對(duì)管理規(guī)范規(guī)范化實(shí)現(xiàn)十分不利。

三 新形勢(shì)下檔案管理規(guī)范化有效途徑及策略

3.1 進(jìn)一步完善檔案管理體系

在新形勢(shì)下檔案管理工作過程中，為能夠使檔案管理規(guī)范化得以更好實(shí)現(xiàn)，十分重要的一點(diǎn)就是應(yīng)當(dāng)健全并完善檔案管理體系，從而保證檔案管理工作能夠得以更好落實(shí)，并且在檔案管理體系完善過程中應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對(duì)待。在檔案管理工作實(shí)際開展過程中，對(duì)于所有檔案收集、整理以及記錄情況均應(yīng)當(dāng)保證詳細(xì)記錄，以便在今后能夠更好進(jìn)行查證。另外，在單位檔案管理過程中，為能夠?qū)Ω鞣N不同類型檔案實(shí)行合理區(qū)分以及合理管理，應(yīng)當(dāng)檔案信息資源實(shí)行分列集中處理，從而使檔案管理能夠更好實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、有序化及科學(xué)化，在此基礎(chǔ)上使檔案管理工作效率能夠得以有效提升，使其能夠與新形勢(shì)下檔案管理工作實(shí)際需求相適應(yīng)，使檔案管理規(guī)范化能夠得以更好實(shí)現(xiàn)。

3.2 進(jìn)一步完善檔案管理工作制度

對(duì)于檔案管理規(guī)章制度而言，其功能主要就是對(duì)檔案管理工作實(shí)行合理指導(dǎo)，并且實(shí)行有效約束，從而保證檔案管理工作人員能夠?qū)ψ陨砺氊?zé)及任務(wù)更加明確，在此基礎(chǔ)上才能夠保證自身管理水平能夠得以有效提升，這也是對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行完善的必然需求及要求。在對(duì)檔案管理規(guī)章制度實(shí)行完善過程中，應(yīng)當(dāng)保證其能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行較好規(guī)范，還應(yīng)當(dāng)保證檔案管理規(guī)章制度具有較強(qiáng)可操作性，能夠在實(shí)際檔案管理工作中得以較好落實(shí)，還應(yīng)當(dāng)保證具體一定實(shí)際價(jià)值，從而才能更好服務(wù)于檔案管理工作。此外，在檔案管理規(guī)章制度構(gòu)建及完善過程中，還應(yīng)當(dāng)注意與單位內(nèi)部實(shí)際情況相結(jié)合，在此基礎(chǔ)上才能夠保證相關(guān)規(guī)章制度更加符合單位內(nèi)部實(shí)際情況，才能夠使規(guī)章制度更加具有針對(duì)性，從而使規(guī)章制度作用能夠得到更加發(fā)揮，為檔案管理工作的更好開展奠定更加理想的基礎(chǔ)，提供更好保障。

3.3 提升檔案管理技術(shù)水平

在現(xiàn)代社會(huì)不斷快速發(fā)展的大形勢(shì)下，利用傳統(tǒng)方式及方法開展檔案管理工作已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求，無法使檔案管理水平得以提升，也無法使檔案管理規(guī)范化得以較好實(shí)現(xiàn)，這主要是由于檔案種類比較多，其實(shí)際管理工作有很大差異存在，也就無法使規(guī)范化管理得以較好實(shí)現(xiàn)。對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理方式而言，通常情況下都是通過人工方式實(shí)施管理，在實(shí)際工作過程中往往需要較好較多人力及物力，并且很難提供充足資源支持。所以，在實(shí)際檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)代化管理方式進(jìn)行應(yīng)用，在實(shí)際管理工作中融入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，從而使檔案管理規(guī)范化能夠得以較好實(shí)現(xiàn)，并且使其得以較好發(fā)展。在檔案管理工作過程中，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用可使檔案管理工作效率得以有效提升，但是在引入新技術(shù)的同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)安全性加強(qiáng)管理，使檔案管理規(guī)范性及保密性能夠得以有效提升，使檔案管理工作中所發(fā)生遺失及泄露情況能夠得以有效減少。為能夠使檔案管理安全性得到保證，應(yīng)當(dāng)注意構(gòu)建保密系統(tǒng)，對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)定期實(shí)行維護(hù)，保證其使用期間各個(gè)方面功能均能夠?qū)Τ浞职l(fā)揮，進(jìn)而使檔案管理安全性能夠得到更好保證。

四 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前檔案管理工作實(shí)際開展過程中，檔案管理規(guī)劃化已經(jīng)成為必然要求及必然需求，因而積極實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化也就十分必要。在實(shí)際檔案管理工作過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)在充分檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，選擇有效途徑及策略積極實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)劃化，以促進(jìn)檔案管理工作得以更好發(fā)展。