新建地方本科院校檔案收集工作存在的問題及對策
——以河池學(xué)院為例

陳禎

（河池學(xué)院 宜州 546300）

新建地方本科院校檔案收集工作存在的問題及對策
——以河池學(xué)院為例

陳禎

（河池學(xué)院 宜州 546300）

針對新建地方本科院校存在檔案意識淡??；檔案部門缺少創(chuàng)新思維，檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)；規(guī)章制度落后、督促檢查機(jī)制不健全；電子檔案載體檔案收集不齊等檔案收集工作中存在的問題，提出應(yīng)加強(qiáng)宣傳、提高檔案意識；明確責(zé)任意識、強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新精神；完善規(guī)章制度、建立督促檢查機(jī)制；加強(qiáng)電子檔案收集的措施。

檔案 收集 新建 本科院校

新建地方本科院校是在原有?？茖W(xué)校的基礎(chǔ)上，通過獨(dú)立升格或者合并辦學(xué)，由教育部批準(zhǔn)組建的普通地方本科院校。筆者所在的河池學(xué)院就是2003年在原河池師范高等?？茖W(xué)校與原宜山民族師范學(xué)校的基礎(chǔ)上合并辦學(xué)的一所新建地方本科院校。相較與老牌的高校，新建地方本科院校在檔案收集工作方面存在更多的問題，主要表現(xiàn)在以下方面。

1.檔案意識淡薄，收集工作困難重重。

（1）收集的檔案沒能做到齊全、完整。在實(shí)際工作中，經(jīng)常有的業(yè)務(wù)部門兼職檔案員甚至個別領(lǐng)導(dǎo)，由于歸檔意識不強(qiáng)，檔案法制觀念淡薄，在文件歸檔時，“留一手”或者“沒用的歸檔，要用的不歸檔”。有些人為了個人利用方便，將重要的文件特別是一些上級的批復(fù)文件鎖在自己的抽屜內(nèi)，或者以這些文件需要保密為由，不肯移交到檔案館（室）保存。還有些學(xué)校文件是由二級部門制作校內(nèi)行文的附件，學(xué)校秘書部門制作文件的正文部分，這些文件在移交到檔案部門時往往只有正文部分，缺少文件的附件。

（2）收集的檔案沒有進(jìn)行規(guī)范化整理。有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員由于檔案意識淡薄，對檔案部門的工作職責(zé)不了解，錯誤地認(rèn)為歸檔文件的整理是檔案部門的事，因而進(jìn)行文件歸檔時，既不整理，又不區(qū)分歸檔范圍，把一包一捆的零散文件往檔案館（室）一放，嚴(yán)重影響了檔案館（室）檔案收集工作。

（3）收集工作不能按時完成，收集檔案沒能達(dá)到歸檔質(zhì)量要求。各部門的兼職檔案員大多以工作忙，檔案工作可以拖一拖、等一等為由，一再推遲檔案移交的時間，檔案按時移交歸檔的文件變成一紙空文。有些部門的兼職檔案員，當(dāng)部門使用的彩色打印機(jī)損壞時也不及時維修，向檔案部門移交大量“黑頭”文件打印件，有些文件打印件甚至沒有蓋印章，這些不符合檔案收集要求的材料往往也向檔案館（室）移交。

2.檔案部門缺少創(chuàng)新思維，檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)。原來我校綜合檔案室大多是每年年初下發(fā)收集文件材料的通知到各二級部門，被動地坐等各部門及個人按歸檔通知移交檔案材料，交多少就收多少，交什么就收什么，這樣做必定不能保證檔案收集工作順利進(jìn)行。如河池學(xué)院在兩校合并辦學(xué)、院系重組、機(jī)構(gòu)調(diào)整等過程中，出現(xiàn)了一些撤銷機(jī)構(gòu)檔案，等第二年才開始收集檔案材料，這些檔案很有可能被相關(guān)人員帶走或者遺留在某個角落，甚至被當(dāng)成廢品出賣，這將造成不可挽回的損失。

3.規(guī)章制度落后，督促檢查機(jī)制不健全。在實(shí)際工作中雖然我校也根據(jù)檔案法律法規(guī)制定了相應(yīng)的檔案管理辦法及檔案歸檔范圍和保管期表、部門立卷歸檔制度等檔案收集的相關(guān)規(guī)章制度但是這些規(guī)章制度大多是沿用原來專科學(xué)校甚至是中專時期制定的規(guī)章制度，不能適應(yīng)本科院校這一新形式對檔案工作的新要求；要么相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有對檔案工作給予足夠的重視，沒有制定相應(yīng)的獎勵處罰措施，導(dǎo)致制度執(zhí)行力低下，以至各部門未能配合做好檔案收集工作[1]。

4.重視紙質(zhì)檔案的收集，電子文件等其他載體檔案收集不規(guī)范。原?？茖W(xué)校綜合檔案室最初使用的檔案管理軟件是廣西壯族自治區(qū)檔案局開發(fā)的GD2000單機(jī)版，只能進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)錄入，不能有效地進(jìn)行電子文件的管理，不能將電子文件進(jìn)行批量掛接。而且我校使用的辦公自動化系統(tǒng)不能與綜合檔案室使用的檔案管理軟件兼容，不能順利地完成將電子文件批量掛接到檔案管理系統(tǒng)。原?？茖W(xué)校在收集到的電子文件存在沒有保留必要的背景信息和元數(shù)據(jù)信息，不能確保電子檔案的真實(shí)、完整和有效。收集的電子文件沒有刻錄在檔案級別的光盤上，沒過多久電子光盤根本無法讀取。

針對上述種種問題，新建地方本科院校綜合檔案室應(yīng)采取種種措施，做好檔案收集工作。

1.加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識。新建地方本科院校綜合檔案室應(yīng)充分利用各種手段，如校園廣播、校園網(wǎng)、宣傳板報、校報，對全校師生做好檔案宣傳工作，要積極宣傳國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)及相關(guān)政策，使大家充分認(rèn)識到將公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，拒交檔案機(jī)構(gòu)是一種違法行為，違法人所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的法律責(zé)任。只有提高了各類人員的檔案意識，特別是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、二級單位分管檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，具體負(fù)責(zé)單位兼職檔案員的檔案意識，才能保證檔案收集工作的順利進(jìn)行。其次，深度挖掘室藏資源，配合我校中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案信息支持，引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。例如，2011年底河池學(xué)院檔案室圍繞迎接本科教學(xué)工作合格評估這一學(xué)校中心工作時，檔案室提供大量真實(shí)、完整的檔案資料作為評估所需的各類支撐材料，為學(xué)校順利通知評估發(fā)揮重要的作用。學(xué)校的人員也通過評估認(rèn)識到檔案收集的重要性，特別是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也高度重視檔案工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是做好檔案收集工作的前提條件。再次，檔案室可以利用校史館、舉辦各種檔案展覽、如老照片展、學(xué)校辦學(xué)成就展、校慶專題展等，積極宣傳檔案價值和檔案的重要作用，使越來越多的人走進(jìn)檔案，了解檔案，提高檔案意識。

2.明確責(zé)任意識，強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新精神?！陡叩葘W(xué)校管理辦法》第十六條規(guī)定，“學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷?！蔽募牧系臍w檔工作，主要是學(xué)校文秘和業(yè)務(wù)部門的任務(wù)，檔案部門負(fù)有指導(dǎo)與監(jiān)督的職責(zé)。只有真正做到了兼職檔案人員為主，專職檔案人員指導(dǎo)監(jiān)督，學(xué)校各部門的文件材料歸檔工作才能落到實(shí)處[2]。河池學(xué)院綜合檔案室根據(jù)本校的實(shí)際情況，要求從學(xué)校檔案室到二級歸檔單位、二級單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、具體的兼職檔案員層層簽訂歸檔任務(wù)書，明確相關(guān)單位及具體人員的歸檔職責(zé)。

在我們進(jìn)行檔案收集時不能一成不變的按照常規(guī)的定期集中收集的方法進(jìn)行文件收集工作，如我們可以創(chuàng)新思維，采用超前導(dǎo)入收集的方法，河池學(xué)院檔案室對某些文件材料歸檔前發(fā)生歸檔責(zé)任者變更前，超前導(dǎo)入納入接替人管理并按歸檔時間歸檔，避免檔案收集工作的脫節(jié)，造成檔案材料的遺失或歸檔不合要求。

3.完善規(guī)章制度，建立督促檢查機(jī)制。沒有規(guī)矩不成方圓，制度是規(guī)范個人與組織行為的各種約束和規(guī)則，起著規(guī)范約束人們行為的作用。河池學(xué)院綜合檔案室積極完善歸檔工作的相關(guān)制度：（1）按部門制定《河池學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表》；（2）成立和及時調(diào)整各部門分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員；（3）規(guī)定歸檔工作相關(guān)的程序和歸檔辦法；（4）規(guī)定歸檔文件的質(zhì)量要求；（5）規(guī)定歸檔工作的時間。

對檔案工作進(jìn)行督促和檢查，是做好高校檔案收集工作的重要保證。（1）運(yùn)用經(jīng)濟(jì)和行政手段，嚴(yán)把檔案收集關(guān)。河池學(xué)院檔案室與人事處共同制定出有關(guān)制度，在進(jìn)行職稱評定、年度考核、績效工資考核、表彰先進(jìn)時，必須認(rèn)同檔案部門出具的科研論文、論著等證明材料。也就是說單位和個人發(fā)布把科研、獎勵等檔案材料歸檔移交給綜合檔案室后，才參加職稱考評、評比先進(jìn)活動。另外，調(diào)出人員在辦理調(diào)出手續(xù)時，必須經(jīng)過檔案室審核，確認(rèn)已經(jīng)將應(yīng)歸檔的文件材料移交并在調(diào)出單上加蓋檔案部門公章后，學(xué)校人事處才能辦理正式調(diào)出手續(xù)。（2）建立良性的激勵機(jī)制。河池學(xué)院綜合檔案室建立檔案收集工作的考核和獎懲制度，進(jìn)一步明確校直各單位和檔案專兼職檔案員在檔案收集工作中的職責(zé)和任務(wù)，把文件材料歸檔工作和各部門及個人的業(yè)績掛鉤，根據(jù)各部門及有關(guān)人員的歸檔情況的考核內(nèi)容、分等級進(jìn)行量化考核。同時學(xué)校應(yīng)積極開展檔案執(zhí)法工作檢查，評比和表彰活動，以此作為促進(jìn)高校檔案收集工作的有效措施。河池學(xué)院綜合檔案室制定了檔案工作檢查評分標(biāo)準(zhǔn)表，包含領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作并形成制度、歸檔文件、案卷質(zhì)量要求及安全保密和移交手續(xù)等評比項(xiàng)目，每個項(xiàng)目下設(shè)有詳細(xì)的評分細(xì)則，每年12月定為學(xué)院的檔案檢查評比表彰月，將評比結(jié)果以文件形式下發(fā)，并對優(yōu)秀的單位及個人給表彰。通過評比表彰活動，河池學(xué)院檔案收集工作取得了很大進(jìn)步。

4.注重電子文件等特殊載體的收集工作。河池學(xué)院檔案室積極爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，完善檔案信息管理系統(tǒng)，購買了廣西區(qū)檔案局開發(fā)的GD20005.0版的檔案管理軟件，使其能夠與學(xué)校的教學(xué)、科研、辦公系統(tǒng)很好地銜接。檔案室在進(jìn)行電子文件的收集時必須確保電子檔案的真實(shí)、完整、有效。收集檔案必須保存電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)。收集的電子文件一定要刻錄在檔案級別的光盤上，保證電子文件的可讀性。

[1]劉子俠.高校收集工作存在的問題與對策探究[J].黑龍江檔案，2015（6）.

[2]趙憲珍.怎樣做好高校檔案收集工作[J].蘭臺世界，2015（8）.

★作者陳禎為河池學(xué)院館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

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2016-09-05