如何高效利用OA系統(tǒng)提高機關檔案管理

齊睿嘉

（遼寧教育研究院 沈陽 110034）

如何高效利用OA系統(tǒng)提高機關檔案管理

齊睿嘉

（遼寧教育研究院 沈陽 110034）

隨著OA（辦公自動化）系統(tǒng)的常態(tài)化，機關單位的檔案管理工作中也逐漸引入辦公自動化系統(tǒng)的概念，其主要是通過數(shù)字、網(wǎng)絡、信息技術的結合應用服務于檔案管理工作，本論文正是基于此，對就如何在機關單位的檔案管理過程中更高效的利用OA系統(tǒng)服務展開分析，具體從計算機系統(tǒng)的開發(fā)運用，檔案人員的工作素養(yǎng)，檔案自動化管理的質保建設這三個方面展開論述，希望本論文的研究能為OA系統(tǒng)在機關檔案管理工作中的運用提供一些參考。

高效利用 OA系統(tǒng) 機關檔案 管理

伴隨著計算機技術的不斷更新，各類辦公系統(tǒng)也隨之不斷的發(fā)展，隨之而來的是工作模式也產(chǎn)生了翻天覆地的變化。計算機辦公系統(tǒng)所產(chǎn)生的高效節(jié)能、方便快捷的優(yōu)勢使得過去人力堆積的辦公模式得以改變，這種情況下所發(fā)展而來的OA（辦公自動化）系統(tǒng)又成為檔案管理在計算機中得以應用的直接表現(xiàn)，進一步推動了檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，這對于檔案工作的影響是深遠的，特別是對機關檔案工作人員來說，OA系統(tǒng)的開發(fā)大大優(yōu)化了他們的工作模式。面對如此便捷快速的管理模式，如何更好的把機關檔案管理工作納入到可持續(xù)化的數(shù)字化管理范疇中去，如何把機關檔案管理工作提高到一個新的水平，使管理工作變得更加高效實用，是本論文研究的主要目的。在通過資料研究與實際工作體會的基礎上，本論文將首先通過機關檔案管理工作與OA系統(tǒng)相對關系的論述，結合工作中的實際應用，再從計算機系統(tǒng)的開發(fā)運用、檔案人員的工作素養(yǎng)、檔案自動化管理的質保建設這三個方面就如何高效運用OA系統(tǒng)為機關檔案管理工作進行優(yōu)質服務展開研究，以實現(xiàn)機關檔案管理工作辦公效率的提升。

一、O A系統(tǒng)對機關檔案管理的影響

機關檔案是指由文字、圖表、聲像等形式形成的各種執(zhí)行代議機關制定的法律和決定，管理國家內政、外交、軍事等方面的行政事務文件。辦公自動化（Of f i ce Aut om at i on,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結構，調整管理體制，提高工作效率，增加協(xié)同辦公能力，實現(xiàn)決策效能的提高。

如今，機關檔案的種類也變得多樣化，單一的文件檔案管理逐漸轉化為今天的文件、聲像、實物形態(tài)、照片等形式的結合，所需的人力、物力、財力和空間都越來越不利于傳統(tǒng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。而OA系統(tǒng)的使用則大大提高了檔案管理的工作效率。首先，計算機系統(tǒng)可以對音頻和視頻文件進行編輯、剪接、重組和改造，通過編輯系統(tǒng)可以完全恢復部分損壞的文件；使用多媒體存儲文件可以方便后續(xù)文件調查使用；二是可以保證原始文件的完整性；三是OA系統(tǒng)的使用使得文件之間的連接、記錄、信息更緊密的合作，再一步一步走向統(tǒng)一管理步驟的方式，這對質量保證要求越來越高的檔案管理體系將呈現(xiàn)標準化的自動化辦公檔案管理系統(tǒng)。

二、高效利用O A系統(tǒng)的措施分析

1.檔案管理OA系統(tǒng)的開發(fā)運用。機關檔案對于機關單位的政務工作具有極大的歷史意義，而所形成的檔案管理也是日趨重要，如何更好的把檔案管理與OA系統(tǒng)結合起來，要做好以幾下方面。

（1）需要機關單位領導對檔案管理有所重視。提高領導和工作人員對檔案管理自動化辦公意識，將機關檔案的辦公自動化與社會發(fā)展的趨勢相協(xié)調，通過相關的現(xiàn)代化管理水平的培訓，來改變領導的知識結構，并讓他們逐漸認識到自動化的辦公系統(tǒng)能對機關檔案管理工作帶來極大的好處，既減輕人力工作強度，也節(jié)省機關檔案管理開支成本，機關領導和檔案工作人員的重視能為OA系統(tǒng)的開發(fā)引入與高效運用提供堅實的基礎。

（2）OA系統(tǒng)對檔案管理的技術服務需要很好的切入點。機關檔案在立卷、信息收集與歸檔、數(shù)字化檔案的維護及查閱都可以在OA系統(tǒng)上實現(xiàn)，因此在OA系統(tǒng)檔案歸檔保存時，要對檔案信息的著錄進行規(guī)范、標引、分類及排列，實現(xiàn)檔案信息的有序化。另外，將屬性相同的信息進行分類，能及時解決因為政務信息資源量大、不集中、難查詢帶來的困難，這些都是OA系統(tǒng)所具有的檔案管理功能?，F(xiàn)如今OA系統(tǒng)種類繁多，功能各異，需要選擇適合機關檔案管理的系統(tǒng)，這樣才能在日后的工作中體現(xiàn)實用和高效。同時，需要機關檔案工作人員很好的掌握系統(tǒng)，充分利用OA系統(tǒng)所具有的潛在功能，為檔案歸檔和檔案調閱的規(guī)范性提供數(shù)據(jù)支持。

（3）機關檔案的管理制度要符合自動化辦公特點。制定規(guī)范的檔案管理工作流程，可以為工作的展開提供很多方便。比如，規(guī)范檔案管理流程標準，可以實現(xiàn)檔案前期處理、電子文檔格式以及歸檔流程的標準化。同時在檔案信息管理系統(tǒng)的設計過程中，要對技術參數(shù)、技術標準進行規(guī)范化設置，要考慮到系統(tǒng)的兼容性、實用性以及便捷性，對數(shù)據(jù)的安全標準、接口標準以及非同一類型的數(shù)據(jù)實施轉化等等。只有對整個系統(tǒng)進行標準化處理，才能使其被高效利用，降低檔案過程中錯誤發(fā)生的幾率。

2.提高檔案人員的工作素養(yǎng)。機關檔案管理雖引入了OA系統(tǒng)，但這個系統(tǒng)的具體執(zhí)行，還需要人力的支持，檔案管理人員依然不可或缺，要想更好地發(fā)揮OA系統(tǒng)在機關檔案管理工作中的作用，就必須提高機關檔案管理工作人員的個人素養(yǎng)，這是實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化更好融合的重要前提。機關檔案的特殊性，使得管理人員要具有堅定的政治立場，對檔案內容的保密工作熟記于心，同時需要純熟的檔案管理知識與熟練的計算機操作技能。對OA系統(tǒng)的各種功能操作熟練，且能在恰當?shù)臅r候發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)中可能存在的問題，并有提出改進的方法，這些對促進OA系統(tǒng)在機關檔案管理處理過程中的融合大有好處。在工作中，需要檔案人員不斷努力學習，更新自已的知識結構，與時俱進，為實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮出自已應有的作用。隨著計算機網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，網(wǎng)絡安全至關重要，電腦病毒的泛濫，黑客入侵技術的不斷更新，這些都會對要案信息管理構成威脅，這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術，努力提高自已的綜合素質，這樣才能確保OA系統(tǒng)在機關檔案管理工作中正常高運轉。

對于檔案管理工作人員個人素養(yǎng)的提升來適應OA系統(tǒng)的需求，可以從以下幾個途徑展開：一是建立健全考核制度，提高檔案管理人員的積極性。通過評估系統(tǒng)，文件管理可以客觀、真實、實時的評估，這是提高檔案管理水平的重要措施，個人修養(yǎng)的提升將極大地促進辦公自動化系統(tǒng)功能的高效利用。二是加強檔案管理人員辦公自動化培訓與指導，對機關單位進行各種業(yè)務培訓、交流溝通等工作，進一步拓寬檔案管理人員的視野，提高辦公檔案管理人員辦公自動化的專業(yè)素質。

3.檔案自動歸檔的質保建設。檔案管理過程中的質保建設是為了迎合OA系統(tǒng)的提升需求，計算機操作平臺下的系統(tǒng)在流程上相對快捷但容易出現(xiàn)質量上的疏忽。比如，在機關檔案歸檔的過程中，檔案內容的清晰度與完整度是必須檢查考核的一方面，這個過程需要相應的歸檔人和校核人，以確保檔案內容在OA系統(tǒng)運行的準確性，為后續(xù)的檔案調閱提供質量保障。這些質保建設需要相應的規(guī)范，這種建設的目的是為了規(guī)范檔案管理的工作流程，使工作更加高效規(guī)范，而不至于無序。同時，為了確保OA系統(tǒng)在機關檔案管理過程中的高效使用，需要為系統(tǒng)設置內外網(wǎng)隔離與防火墻，數(shù)據(jù)備份與安全審計等，以確保OA系統(tǒng)中的機關檔案安全。同時對機關檔案管理中的政務信息保存歸檔、分類整理以及著錄標引等相關工作納入OA系統(tǒng)質保建設的指導性、規(guī)范性文件中，建立集中統(tǒng)一管理的制度，減少信息的重復、交叉，減少檔案信息的不準確、不完整和不一致現(xiàn)象，以確保檔案在OA系統(tǒng)中的清晰明了。

機關檔案的信息來源廣、覆蓋范圍大，OA系統(tǒng)所依據(jù)的計算機工作平臺能很好的縮減機關檔案管理工作中的人力物力，對促進機關政務信息的有效整合大有裨益。OA系統(tǒng)功能眾多，要想更好的使其服務于機關檔案管理工作，還需要機關領導對OA系統(tǒng)的重視，需要相應的制度與規(guī)范建設，在檔案管理工作人員的個人素養(yǎng)要求也應對比傳統(tǒng)的檔案管理要高，計算機技術是關鍵點，同時機關檔案的特殊性，使得質保建設不能被忽視，只有全面的統(tǒng)籌管理才能使OA系統(tǒng)高效的服務于機關檔案的管理工作。

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★作者齊睿嘉為遼寧教育研究院辦公室副主任，檔案系列館員。

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2016-09-28