民生檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)依據(jù)

曹培培

（上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系 上海 200444）

民生檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)依據(jù)

曹培培

（上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系 上海 200444）

在民生檔案服務(wù)不斷完善的過程中，依然存在各種各樣的服務(wù)供給問題。面對(duì)日益頻繁的民生檔案服務(wù)需求，部分地區(qū)的檔案部門試圖建立民生檔案社會(huì)化服務(wù)平臺(tái)，盡量彌補(bǔ)在民生檔案供給與需求方面的差距與不協(xié)調(diào)現(xiàn)象。文章探討了我國目前民生檔案服務(wù)問題，分析了民眾需求的緊迫性，意在為民生檔案社會(huì)化服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

民生檔案 檔案服務(wù) 問題 需求

隨著民生意識(shí)的不斷提升，關(guān)乎人民切身利益的民生檔案問題也日益進(jìn)入檔案界的視野。2007年，國家檔案局順勢(shì)而動(dòng)，從全社會(huì)日益矚目的民生角度出發(fā)，頒發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，表明了檔案部門重視民生的態(tài)度。隨后，各檔案部門依據(jù)檔案局的建議，積極開展各項(xiàng)民生檔案工作的建設(shè)。同以往的檔案管理工作相比，我國檔案部門的工作人員在民生檔案問題上，不管在意識(shí)形態(tài)還是具體實(shí)踐方面，都邁出了堅(jiān)定的步伐。在民生檔案服務(wù)意識(shí)提升的背后，可以看到，我國大部分地區(qū)檔案部門從人員配備、技術(shù)更新到方方面面具體的民生檔案管理和服務(wù)細(xì)節(jié)，都在大步跟隨知識(shí)信息時(shí)代的步伐。當(dāng)然，在部門建設(shè)的同時(shí)，公眾對(duì)民生檔案的利用需求也在與日俱增，人們?cè)谵k理眾多切身事宜（例如養(yǎng)老保險(xiǎn)、住房公積金、房屋產(chǎn)權(quán)等）時(shí)，都需要出示證明自己各種材料真實(shí)可靠的民生檔案，民生檔案之于社會(huì)被人查閱利用的意義也逐漸凸顯。但是，在民生檔案服務(wù)供給與需求雙雙增長的背后，可以看到，民生檔案服務(wù)仍存在各種各樣尚未解決的問題，與民眾不斷增長的利用需求之間也仍存在眾多急需解決的矛盾。部分經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)城市（如上海）直面二者矛盾的現(xiàn)實(shí)，借助自身的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)資源，搭乘數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智慧化的城市列車，積極推進(jìn)民生檔案服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)。

一、我國民生檔案服務(wù)存在的問題分析

我國民生檔案服務(wù)工作起步較晚，在建設(shè)初期，民生檔案服務(wù)工作主要集中在整合資源、建立數(shù)據(jù)庫、提供實(shí)地實(shí)體檔案查詢方面，雖然較之從前已有很大進(jìn)步，但我國當(dāng)前民生檔案服務(wù)中仍存在很多急需解決的問題。

1.民生檔案資源分布分散造成利用不便。自2007年《意見》頒布以來，各檔案部門加大了對(duì)民生檔案的收集力度。但由于2007年以前檔案部門對(duì)民生檔案的認(rèn)識(shí)程度不夠，加上民生檔案內(nèi)容涉及面廣，使得民生檔案長期分散于各個(gè)涉民部門，而且有些早期的檔案還歸在文書檔案之中，歷史遺留問題導(dǎo)致民生檔案管理嚴(yán)重混亂。雖然綜合檔案館近幾年進(jìn)行了一系列民生檔案接收進(jìn)館的收集工作，但由于有些部門出于工作便利和利益考慮，拒絕將單位保管的相關(guān)民生檔案移交進(jìn)館。而且，就目前檔案館條件而言，基本都面臨著或多或少的脹庫問題，如果再將種類豐富的民生檔案全數(shù)納入檔案館，那對(duì)檔案館容納體積將又是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。如此種種，都為民生檔案資源整合帶來了重重困難。

通過近幾年民生檔案資源的整合實(shí)踐，雖然有了些許成效，但民生檔案資源分散依舊是一個(gè)尚未解決的難題。針對(duì)民生檔案資源保管地點(diǎn)問題，有部門對(duì)全國61個(gè)檔案館進(jìn)行了走訪調(diào)查。調(diào)查結(jié)果顯示，50%以上的專門民生檔案資源都由具體專門涉民單位負(fù)責(zé)，尤其是關(guān)系民眾婚姻、住房、健康、養(yǎng)老等幾個(gè)重大問題的民生檔案。舉例來看，超過三分之二的檔案館將住房城鄉(xiāng)建設(shè)檔案（房屋拆遷檔案、房產(chǎn)檔案、廉租房檔案）安排給專管部門住房城鄉(xiāng)建設(shè)單位留存使用；超過二分之一的檔案館認(rèn)為，人力資源社會(huì)保障部門在工傷鑒定方面更專業(yè)，所以未考慮將這類檔案接收進(jìn)館；同樣，有55%的檔案館將農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案保管在民政部門；47%的檔案館表示，城鄉(xiāng)居民健康檔案保管在衛(wèi)生部門[1]97。

因此，就目前總體民生檔案資源分布情況來看，我國民生檔案仍主要處于分散保存狀態(tài)，而且這種狀態(tài)很難得到徹底性解決，這勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案館在提供民生檔案服務(wù)時(shí)可供查找的民生檔案有限，給公眾利用民生檔案資源帶來極大的不便?，F(xiàn)實(shí)生活中，實(shí)地實(shí)體檔案“查不到、查得不詳細(xì)、多部門折騰”一直是公眾抱怨的主要問題。

2.民生檔案信息化建設(shè)不平衡且相對(duì)孤立。在信息化推進(jìn)的時(shí)代，不少檔案館充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，建立專門的數(shù)據(jù)庫。但就現(xiàn)狀來看，民生檔案信息化建設(shè)開展過程中存在著建設(shè)不平衡和管理相對(duì)獨(dú)立的問題。

首先，民生檔案信息化建設(shè)不平衡。限于各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和政府意識(shí)政策的影響，我國民生檔案信息化建設(shè)在地區(qū)和被信息化的種類方面存在很大的差別。從地區(qū)來看，我國民生檔案資源信息化建設(shè)在市區(qū)檔案部門開展得較好，在一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)和街道辦事處等基層單位進(jìn)行得速度較為緩慢。從民生檔案信息化類別來看，目前僅對(duì)利用頻繁的婚姻、社會(huì)保障等民生檔案實(shí)現(xiàn)了絕大部分的數(shù)字化。在61個(gè)被調(diào)查檔案館中，有63%的基層檔案館已經(jīng)建成民生檔案專題數(shù)據(jù)庫，13%的基層檔案館正在建設(shè)之中，還有24%的基層檔案館沒有建立民生檔案專題數(shù)據(jù)庫。其中，約有49%的檔案館建立了婚姻登記檔案專題數(shù)據(jù)庫，28%的檔案館建立了知青檔案專題數(shù)據(jù)庫，20%的檔案館建立了公證檔案專題數(shù)據(jù)庫。其中，婚姻登記檔案作為最為重要的數(shù)字化對(duì)象，57%的檔案館表示已對(duì)該類檔案進(jìn)行了數(shù)字化[1]98。但也有一部分檔案館由于認(rèn)知能力、財(cái)力和人力方面的限制，對(duì)民生檔案數(shù)字化工作的展開提出了質(zhì)疑，使得民生檔案數(shù)字化建設(shè)的廣泛鋪設(shè)受到了一定程度的限制。

其次，民生檔案信息化建設(shè)相對(duì)孤立。雖然部分檔案行政管理部門積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引進(jìn)信息化技術(shù)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，但在各部門實(shí)施過程中最大的問題是，各單位所依托的技術(shù)單位不同，導(dǎo)致信息化中關(guān)鍵的幾項(xiàng)要素，比如數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)庫軟硬件標(biāo)準(zhǔn)等，都不同程度地體現(xiàn)著各部門自身的需要和技術(shù)服務(wù)公司的獨(dú)特性。雖然彰顯個(gè)性是這個(gè)時(shí)代的特點(diǎn)，但是，在民生檔案信息化進(jìn)程中，這樣的“獨(dú)特性”必定會(huì)造成檔案資源系統(tǒng)的相互孤立，無法實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源的共享。各檔案部門孤立的信息化建設(shè)使得民生檔案數(shù)字化橫向拓展受到了一定程度的限制，在自身檔案館民生檔案資源收藏有限的情況下，如何加強(qiáng)與其他檔案部門的合作與共享成為一個(gè)關(guān)鍵問題。

3.民生檔案服務(wù)手段較為單一。就目前民生檔案服務(wù)提供手段來看，上到檔案館、檔案室，下到民生檔案社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心，大部分檔案部門都是沿用傳統(tǒng)的檔案實(shí)體實(shí)地的窗口化服務(wù)方式，通過簡單原始的人工服務(wù)窗口，為有需要的民眾提供檔案服務(wù)。當(dāng)然，根據(jù)部門和所需服務(wù)范圍的大小，窗口數(shù)量各異。但就全國城市規(guī)模和經(jīng)濟(jì)水平來講，大城市還是屈指可數(shù)的，大多數(shù)都是二、三線城市，在這些地區(qū)，幾個(gè)窗口便可解決民眾檔案需求問題，無非工作量大一些，業(yè)務(wù)繁忙一點(diǎn)，相比于先進(jìn)技術(shù)投入，他們認(rèn)為檔案實(shí)體實(shí)地服務(wù)更切合實(shí)際。調(diào)查顯示，超過85%的檔案館提供檔案復(fù)印服務(wù)和館內(nèi)查閱服務(wù)，63%的檔案館提供了館內(nèi)參考咨詢服務(wù)，36%的檔案館可以提供電子郵件服務(wù)，29%的檔案館提供了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)?？梢?，在基層檔案館中，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體實(shí)地服務(wù)仍然是民生檔案利用服務(wù)的最主要方式[1]98。但這種服務(wù)手段給利用者及檔案工作者都帶來很多問題：一方面民生檔案服務(wù)窗口單一，一般都設(shè)在檔案館內(nèi)，在靠近市民檔案查詢需要的服務(wù)地點(diǎn)，如市民中心、房地產(chǎn)交易中心沒有服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)，給公眾利用帶來很大不便，而沒有提供方便的初步查詢網(wǎng)點(diǎn)，公眾需要在不同的機(jī)構(gòu)之間來往奔波。另一方面，查詢民生檔案都需要集中到檔案館來，窗口辦理排隊(duì)時(shí)間長，利用者意見大，查詢效率不高，同時(shí)也給服務(wù)窗口帶來很大壓力，檔案工作人員的工作強(qiáng)度也很大。

因此，當(dāng)前民生檔案服務(wù)中主要采用的窗口服務(wù)方式手段過于單一，工作效率不高，給利用者帶來很大不便，也使民生檔案工作人員承受很大的工作強(qiáng)度和壓力。而且這種單一的服務(wù)方式也導(dǎo)致在民生檔案服務(wù)工作中檔案工作人員疲于應(yīng)付公眾的查檔出證需求，而無力也無法對(duì)利用者的類型、身份，對(duì)民生檔案使用類型、使用頻率作出統(tǒng)計(jì)分析，從而也無法有針對(duì)性地提高民生檔案工作服務(wù)質(zhì)量。因此也導(dǎo)致當(dāng)前民生檔案服務(wù)工作中因無法了解和掌握公眾的需求，民生檔案服務(wù)工作仍處在被動(dòng)服務(wù)的局面。

二、民眾對(duì)民生檔案的利用情況分析

近年來，我國民主走在日臻完善的道路上。國家和政府從各個(gè)方面推出惠民政策，力圖為民眾提供全方位、無死角的民主保障。民主與法制相伴相生，民主的有力實(shí)行需要法律規(guī)范的保障。因此，國家要求各部門在提供民生保障（養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等）時(shí)，需要辦理群眾出具原始檔案作為憑證。那么，曾被政府機(jī)關(guān)檔案淹沒的大量民生檔案，理所應(yīng)當(dāng)?shù)爻蔀榱吮Ｕ先嗣袢罕姾戏ɡ娴闹匾獞{證。近幾年，上海市各區(qū)縣檔案館的檔案利用人次都在節(jié)節(jié)攀升。以崇明縣為例，婚姻、計(jì)生、農(nóng)民建房等民生檔案的利用率居高不下，這些檔案為百姓購房、補(bǔ)證、解決社會(huì)保障等問題提供了有力憑證，解決了實(shí)際困難[2]30。以浦東區(qū)市民中心為例，約有12類以上的事項(xiàng)需要直接查詢相關(guān)檔案材料（還不包括間接提供材料的），以每類事項(xiàng)周平均45例查詢?yōu)榛鶖?shù)，則年查詢量約為21600次以上，在房地產(chǎn)交易中心，涉及的房屋登記、交易、抵押等事項(xiàng)也直接或間接地需要查詢相關(guān)的產(chǎn)證檔案，而且這部分的需求非常迫切，查詢?nèi)藬?shù)在激增。2014年，浦東新區(qū)檔案館館藏檔案利用中，民生檔案利用是主體，其中房產(chǎn)檔案和婚姻檔案兩項(xiàng)合計(jì)利用占比達(dá)53%，社員建房、獨(dú)生子女、土地檔案、知青子女回滬等民生檔案利用總量保持穩(wěn)定，這六大類檔案利用占比近85%[3]30。由此可見，滿足民生檔案利用需求已成為檔案部門的重點(diǎn)工作內(nèi)容。

但是，隨著民生檔案利用率的攀升，我們發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)事實(shí)：民眾需求的快速增長并不代表民生檔案工作已十分令人滿意。相反，民眾在需要利用民生檔案時(shí)，往往會(huì)由于實(shí)體資源的分散性及服務(wù)方式和手段的單一性等問題，需要奔波于辦事部門和檔案館之間查詢相關(guān)檔案資料和其他證明。而且，時(shí)常會(huì)面臨檔案資料不存在、窗口辦理手續(xù)煩瑣、等待時(shí)間過長等各種令人心生郁結(jié)的不便現(xiàn)象。因此，民生檔案服務(wù)中，公眾對(duì)民生檔案的利用需求劇增與民生檔案服務(wù)資源分散性及手段和方式的滯后性之間的矛盾成為當(dāng)前民生檔案服務(wù)急需解決的問題。于是，部分試點(diǎn)城市和單位便采用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化方式，將民生檔案服務(wù)平臺(tái)引入檔案管理，擺脫民生檔案服務(wù)過程中的傳統(tǒng)問題，緩解民生檔案需求壓力。

三、小結(jié)

面對(duì)民生檔案服務(wù)供給與需求方面矛盾不斷加深的難題，各級(jí)檔案館和檔案機(jī)關(guān)如何從滿足人民群眾日益增長的查檔需求出發(fā)，以服務(wù)為先，民生為要，圍繞“貼近百姓、服務(wù)民生”，全面推進(jìn)民生檔案利用服務(wù)工作?？梢灶A(yù)見，民生檔案服務(wù)平臺(tái)搭建成功后，隨著民生檔案內(nèi)涵外延的不斷豐富，廣大群眾需要的不斷更新，民生檔案服務(wù)平臺(tái)會(huì)不斷拓展，不斷進(jìn)化，融入服務(wù)民生的大生態(tài)系統(tǒng)中，預(yù)計(jì)整體服務(wù)能效能提高20%—30%。平臺(tái)的建立可分流窗口服務(wù)人群，提高群眾滿意度；可大大縮短服務(wù)時(shí)間，提高服務(wù)效率；提高檔案利用的便民性、惠民性，減輕群眾辦事的來往奔波之苦；擴(kuò)大檔案服務(wù)人群；通過建立相關(guān)檔案被調(diào)用使用的信息數(shù)據(jù)庫，為數(shù)據(jù)分析、提高服務(wù)質(zhì)量提供條件，從而實(shí)現(xiàn)檔案的智慧服務(wù)等成效?？傊?，隨著民生服務(wù)平臺(tái)的建成，民生檔案的利用會(huì)更加便捷，總使用人數(shù)也將會(huì)進(jìn)一步增長，在需求和服務(wù)之間形成良性循環(huán)。不難預(yù)測(cè)，民生檔案服務(wù)平臺(tái)將會(huì)是解決目前民生檔案問題的可行性方案。

[1]肖秋會(huì),張欣.基層檔案館民生檔案工作：現(xiàn)狀、問題與對(duì)策研究[J].檔案學(xué)通訊,2014（2）.

[2]陳美玉.民生檔案工作發(fā)展之我見[J].上海檔案,2013（9）.

[3]丁紅勇.2014年上海市浦東新區(qū)檔案館檔案利用分析[J].中國檔案,2015（5）.

★作者曹培培為上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系研究生，研究方向?yàn)闄n案資源開發(fā)。

Real i st i c Basi s ofLi vel i hood A rchi ves Servi ce Pl at form's Const ruct i on

Cao Pei pei

（Li brary,Inform at i on and A rchi ves D epart m entofShanghaiU ni versi t y,Shanghai200444,Chi na）

In t he process of const ant l y i m provi ng l i vel i hood archi ves servi ce,t here are st i l l al l ki nds of servi ce suppl y probl em s.Faci ng i ncreasi ngl y frequentarchi ves servi ce needs of l i vel i hood archi ves,archi ves depart m ent s of som e areas t ry t o bui l d a l i vel i hood archi ves soci alservi ce pl at form,m aki ng up t he gap bet w een suppl i es and dem ands.The art i cl e di scusses t he currentprobl em s ofl i vel i hood archi ves servi ce and anal yzes t he urgency ofpeopl e's dem ands,ai m i ng t o provi de real i st i c basi s forl i vel i hood archi ves servi ce pl at form's const ruct i on.

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G 270.7

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2016-09-18