微信：提升高校檔案服務(wù)的關(guān)鍵助力

張杰

（天津中醫(yī)藥大學(xué) 天津 300193）

微信：提升高校檔案服務(wù)的關(guān)鍵助力

張杰

（天津中醫(yī)藥大學(xué) 天津 300193）

微信不僅是信息交流的工具，更是政府、企事業(yè)單位業(yè)務(wù)推廣與宣傳的利器，高校檔案館要利用微信提升檔案服務(wù)。文章對(duì)微信對(duì)高校檔案服務(wù)的影響進(jìn)行了分析，探討了微信在高校檔案服務(wù)中的應(yīng)用，設(shè)想了高校檔案館利用微信服務(wù)的發(fā)展方向。

高校檔案 微信平臺(tái) 服務(wù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，人們不再滿足于通過傳統(tǒng)的方式來獲取所需的信息，QQ、微博、微信等新型信息交流工具應(yīng)運(yùn)而生。其中微信自2011年由騰訊公司推出以來，更是因其信息傳播形式的多樣性、信息傳播的及時(shí)性、使用簡便、功能強(qiáng)大、成本低廉等優(yōu)點(diǎn)，迅速贏得了使用者的喜愛，成為使用范圍涵蓋個(gè)人、政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的廣泛信息交流宣傳平臺(tái)。

國家檔案局局長李明華講道：“加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作的融合進(jìn)程。當(dāng)前，在國家‘互聯(lián)網(wǎng)+’行動(dòng)計(jì)劃的推動(dòng)下，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新引擎、民生服務(wù)的新方式、信息傳播的新渠道。我們要順應(yīng)趨勢(shì)，主動(dòng)作為?！盵1]各級(jí)國家檔案館采取各種形式，升級(jí)檔案服務(wù)，有的地區(qū)已率先嘗試將微信與檔案服務(wù)結(jié)合，創(chuàng)新服務(wù)方式，如天津檔案館就建立了微信公眾號(hào)，通過設(shè)立老照片、專題展覽、檔案服務(wù)等菜單，實(shí)現(xiàn)介紹館藏資源、編研成果、宣傳檔案文化等功能。

相比各級(jí)國家檔案館，各高校檔案館并沒有很好地將微信應(yīng)用于檔案服務(wù)中，筆者通過搜索“檔案”公眾號(hào)關(guān)鍵詞，發(fā)現(xiàn)全國共有東北師范大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、上海交大等16所院校檔案館建立了微信公眾號(hào)，有的院校微信平臺(tái)建設(shè)得較好，提供的服務(wù)較全，如同濟(jì)大學(xué)檔案館在平臺(tái)設(shè)立業(yè)務(wù)咨詢、網(wǎng)上利用、館藏精粹三個(gè)菜單，關(guān)注后自動(dòng)推送館室地址、對(duì)外開放時(shí)間、咨詢電話并提供微博、網(wǎng)站、檔案利用服務(wù)系統(tǒng)鏈接，使利用者對(duì)館室信息有全面的了解，有愉悅的利用體驗(yàn)。有的院校檔案館雖然建立了微信公眾號(hào)，但存在著菜單設(shè)計(jì)簡單、提供的服務(wù)項(xiàng)目少、沒有實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)咨詢等問題。

一、微信對(duì)高校檔案服務(wù)的影響

將微信融入檔案服務(wù)，是廣大用戶的需求，更是擺在高校檔案館面前的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。微信將全面影響檔案服務(wù)，這體現(xiàn)在以下幾方面。

1.檔案服務(wù)意識(shí)。高校檔案館通過建立微信平臺(tái)，可以轉(zhuǎn)變過去“重藏輕用”的傳統(tǒng)觀念，檔案的價(jià)值在于利用，檔案館為中心的服務(wù)模式要被以用戶為中心的服務(wù)模式所替代，用戶需要什么，檔案館就應(yīng)該提供什么。微信打開了檔案館封閉的大門，開放賦予了檔案新生。微信在用戶與檔案館之間架設(shè)了一座橋梁，使得館藏信息可以快速準(zhǔn)確地傳遞給用戶，檔案信息的傳播、宣傳更為便捷，用戶與檔案館對(duì)等的關(guān)系，讓用戶感覺非常舒服，這對(duì)加深用戶對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，提高自身的檔案意識(shí)，起到了重要的作用。

高校檔案館要在創(chuàng)新服務(wù)方式上下功夫，做好收集、歸檔、整理、編研、利用等各環(huán)工作，以豐富的館藏檔案信息為基礎(chǔ)，充分發(fā)掘信息資源，通過微信平臺(tái)及時(shí)向所需用戶傳遞。

2.檔案服務(wù)需求。微信互動(dòng)式的交流方式，既實(shí)現(xiàn)了各高校檔案館之間的交流需求，通過微信可以學(xué)習(xí)其他院校檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，又可以滿足高校檔案館與國家檔案機(jī)構(gòu)之間的溝通需求，了解檔案機(jī)構(gòu)最新工作動(dòng)態(tài)、法規(guī)政策，遇到問題可以及時(shí)請(qǐng)教上一級(jí)檔案機(jī)構(gòu)。高校檔案館、國家檔案機(jī)構(gòu)發(fā)布的信息可通過建立鏈接或推送的方式，實(shí)現(xiàn)資源的共享，用戶可以通過關(guān)注的微信平臺(tái)輕松獲取所需信息，權(quán)威的信息傳遞渠道，減少了信息失真情況的發(fā)生。

微信的轉(zhuǎn)發(fā)功能，使得檔案信息的傳遞變得無比快捷，檔案信息可以在短時(shí)間內(nèi)向大范圍人群傳播，極大地實(shí)現(xiàn)了檔案信息價(jià)值。微信的評(píng)論功能，使得高校檔案館可以及時(shí)傾聽用戶在微信上發(fā)布的意見，認(rèn)清自身在利用服務(wù)中的優(yōu)缺點(diǎn)，改進(jìn)工作方式。

二、微信在高校檔案服務(wù)中的應(yīng)用

政府、企事業(yè)機(jī)構(gòu)利用微信在自身宣傳和業(yè)務(wù)推廣上取得了巨大成功。高校檔案館應(yīng)借鑒政府、企事業(yè)機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)微信在檔案館服務(wù)中的應(yīng)用，改變學(xué)校檔案館網(wǎng)站瀏覽量低、信息形式單一、互動(dòng)性差的現(xiàn)狀。

1.查詢利用。檔案館微信平臺(tái)要承擔(dān)檔案查詢和利用這兩項(xiàng)高校檔案服務(wù)主要工作，這要求平臺(tái)、檔案網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接。用戶通過微信平臺(tái)查閱所需檔案時(shí)，平臺(tái)可將相關(guān)網(wǎng)站鏈接發(fā)送給用戶，使用戶通過數(shù)據(jù)庫獲得翔實(shí)的信息資源，檔案網(wǎng)站資源是否豐富、更新是否及時(shí)，決定了用戶檔案查詢的滿意程度，所以不能忽略檔案網(wǎng)站的建設(shè)。

微信要實(shí)現(xiàn)信息推送和服務(wù)的功能，高校檔案館要在微信平臺(tái)的設(shè)計(jì)上下功夫，科學(xué)規(guī)劃菜單布局，利用微信強(qiáng)大的開發(fā)模式，設(shè)置符合學(xué)校特點(diǎn)的菜單，利用高級(jí)接口上傳文字、圖片、視頻等富媒體信息。有條件的學(xué)校還可以針對(duì)用戶需求對(duì)微信平臺(tái)功能進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)。

2.文化宣傳。每所學(xué)校都有獨(dú)具特色的歷史底蘊(yùn)和文化傳承，這在館藏檔案信息中得以充分的展現(xiàn)，要運(yùn)用微信平臺(tái)對(duì)校史、學(xué)校文化進(jìn)行全方位的展示，使廣大師生、校友突破時(shí)間、地域的限制，隨時(shí)隨地了解學(xué)校的歷史、現(xiàn)在、未來[2]。此外，高校檔案館長期采取傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下至廣大師生對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足，高校檔案館要加強(qiáng)檔案宣傳，可通過在微信平臺(tái)設(shè)置專欄的形式向師生普及檔案法規(guī)政策、檔案基礎(chǔ)理論、檔案利用須知，避免因檔案認(rèn)識(shí)不足而對(duì)自身就業(yè)、職務(wù)晉升等重要事項(xiàng)造成不利影響。宣傳要達(dá)到用戶知曉館藏范圍、利用方法的效果。

3.其他服務(wù)。高校檔案館應(yīng)充分發(fā)掘微信的功能，提供前所未有的服務(wù)，如在線咨詢、檔案論壇等。用戶進(jìn)入檔案館微信平臺(tái)后不單單面對(duì)枯燥的文字，還要有感興趣的反映學(xué)校標(biāo)志建筑、重要?dú)v史活動(dòng)的圖片及視頻資料等。用戶通過在線咨詢向檔案館提出問題，由平臺(tái)甄別問題，提供自動(dòng)回復(fù)或人工回復(fù)。自動(dòng)回復(fù)針對(duì)的是用戶提出的一些常見問題，由檔案館編輯預(yù)設(shè)回復(fù)信息，當(dāng)用戶提出相似問題時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送預(yù)設(shè)信息。人工回復(fù)則是針對(duì)用戶的具體詢問或自動(dòng)回復(fù)無法解釋的問題，工作人員予以解答，檔案館可在工作時(shí)間采取自動(dòng)回復(fù)與人工回復(fù)相結(jié)合的方式，非工作時(shí)間自動(dòng)回復(fù)的方式提供咨詢服務(wù)。電子地圖的運(yùn)用，可以使得初次到檔案館的師生或校外用戶方便快捷地找到檔案館位置，縮短用戶查詢時(shí)間[3]。

三、高校檔案館運(yùn)用微信服務(wù)的發(fā)展方向

首先，高校檔案館要堅(jiān)持技術(shù)先行，及時(shí)學(xué)習(xí)更新微信功能，自主開發(fā)符合學(xué)校實(shí)際的其他功能。善于學(xué)習(xí)優(yōu)秀平臺(tái)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)比自己學(xué)校的平臺(tái)，認(rèn)真思考改進(jìn)的空間，反復(fù)摸索，實(shí)現(xiàn)技術(shù)突破。再次，微信內(nèi)容要豐富、有深度。圍繞檔案宣傳與檔案服務(wù)，突出學(xué)校特色。要堅(jiān)持發(fā)展的眼光，根據(jù)學(xué)校的發(fā)展、中心工作和材料的積攢，提高平臺(tái)信息的數(shù)量和質(zhì)量。檔案館只有提供滿足用戶需要的集文化性、趣味性、知識(shí)性、服務(wù)性于一身的信息內(nèi)容時(shí)，用戶才能持續(xù)關(guān)注檔案館微信平臺(tái)。最后，要在功能拓展上下功夫，利用微信平臺(tái)采納用戶對(duì)檔案館發(fā)展提出的好建議。爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)支持，加大人力、財(cái)力、物力投入，完善平臺(tái)功能。

微信是互聯(lián)網(wǎng)及移動(dòng)通信技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，它不僅是信息交流的工具，更是政府、企事業(yè)單位業(yè)務(wù)推廣與宣傳的利器，高校檔案館要利用微信推送及時(shí)、傳播范圍廣、使用成本低廉的特點(diǎn)，推動(dòng)高校檔案服務(wù)能力提升。微信技術(shù)雖然已經(jīng)成熟，但還存在用戶年齡局限性、網(wǎng)絡(luò)安全威脅等問題，筆者覺得隨著技術(shù)的發(fā)展，這些問題是可以解決的，微信對(duì)服務(wù)形式的創(chuàng)新作用現(xiàn)階段無可替代，高校檔案館要抓住新機(jī)遇，依托微信平臺(tái)，改變過去“坐等用戶上門”的工作方式，主動(dòng)開發(fā)開放檔案信息資源，提升高校檔案的服務(wù)能力。

[1]國家檔案局局長李明華在全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上的講話ht t p：//s aac.gov.cn/new/2016-01/11/cont ent_126600.ht m.

[2]肖玉，姚明淑.張寶玲.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案館微信服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建研究[J].蘭臺(tái)世界，2016（9）.

[3]劉子俠.微信在高校檔案利用服務(wù)中的應(yīng)用探析[J].山西檔案，2015（5）.

★作者張杰為天津中醫(yī)藥大學(xué)檔案館館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

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Zhang Ji e

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天津市檔案局科技項(xiàng)目（2016-R-04）。

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2016-09-08