農(nóng)業(yè)高?？蒲袡n案中的突出問題與對策研究

馬國勝 王文慧

（西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館楊陵712100）

農(nóng)業(yè)高?？蒲袡n案中的突出問題與對策研究

馬國勝 王文慧

（西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館楊陵712100）

文章分析了農(nóng)業(yè)高校科研檔案工作中存在的突出問題和原因，研究指出解決高?？蒲袡n案問題的治本之策是培養(yǎng)和提升農(nóng)業(yè)高?？蒲泄ぷ髡叩臋n案意識、增強高?？蒲泄ぷ髡叩姆梢庾R、建立高?？蒲袡n案工作制度、舉辦科研檔案知識培訓(xùn)班、重大科研項目跟蹤指導(dǎo)歸檔工作、建立科研檔案專人負(fù)責(zé)制、利用科研檔案查閱利用工作和重大項目歸檔工作環(huán)節(jié)宣傳科研檔案知識、重視高校研究生和新進(jìn)科教人員的檔案知識培訓(xùn)教育等。

科研工作者檔案意識措施農(nóng)業(yè)高校

G271

A

2017-06-18

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)實踐中形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料,記錄了農(nóng)業(yè)科研活動的全過程,是農(nóng)業(yè)科研工作者智慧的結(jié)晶,是國家重要的信息資源和知識財富。農(nóng)業(yè)科研檔案具有專業(yè)性、成套性、繼承性和科學(xué)性的特點，一套完整的農(nóng)業(yè)科研檔案,應(yīng)該是對項目研究全過程的真實、全面的記錄,一般包括科研項目的立項依據(jù)、研究實驗、總結(jié)驗收、成果鑒定、推廣應(yīng)用以及獎勵申報等六個階段所形成的文檔、聲像資料。

一、農(nóng)業(yè)高?？蒲袡n案中的突出問題

當(dāng)前農(nóng)業(yè)高校科研檔案工作中存在的突出問題是科研項目檔案的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性較差[1]93。

1.科研檔案完整性和系統(tǒng)性差的表現(xiàn)：科研檔案歸檔的材料中,項目申報書、總結(jié)性材料、獲獎證書和表彰材料較多,而在研究實驗階段形成的原始記錄如研究方案、試驗設(shè)計、實驗記錄、數(shù)據(jù)分析、技術(shù)報告等重要的原始性材料很少，許多珍貴的原始材料遺失或者遺留在科研工作者手中,嚴(yán)重影響了科研檔案的系統(tǒng)性和完整性。

2.科研檔案規(guī)范性差的表現(xiàn)：部分科研檔案書寫不規(guī)范，表現(xiàn)在使用的書寫工具較隨意，如使用鉛筆、記號筆等不易保存的記錄工具書寫和標(biāo)注，使用的記錄紙張隨意性強；如使用大小規(guī)格不一、質(zhì)量參差不齊的紙張作為記錄載體，書寫記錄形式較隨意；如在記錄紙上歪歪扭扭書寫，同一試驗記錄資料，這個記錄本有部分記錄，那個記錄本中又有另一部分記錄，科研文檔資料裝訂不整齊、不結(jié)實等[2]11。這些問題充分表現(xiàn)表明高?？蒲泄ぷ髡咚枷胫械臋n案意識淡薄或無檔案意識。

二、問題的成因分析

1.農(nóng)業(yè)科研成果是科研工作者付出了大量心力和體力的勞動成績的反映,因此科研工作者對科研成果倍加珍惜,他們認(rèn)為將自己的科研成果放在檔案館，不保險，心理不踏實，認(rèn)為自己保存起來更為保險[3]53。

2.農(nóng)業(yè)科學(xué)研究工作的連續(xù)性極強，尤其是農(nóng)作物育種和動植物育種的科研工作者在開展下一步研究工作時，往往要參考自己以往的研究方案、技術(shù)路線、研究方法等，將以往的科研檔案保存于檔案館，使用起來不方便，覺得不利于課題的進(jìn)一步研究,不如自己保管起來使用方便。

3.科研檔案的收集歸檔工作必然給科研工作者增加一定的工作量,并要付出一定的時間。因此,科研工作者覺得建檔工作會影響自己的研究工作，占用自己的時間，而忽視建檔工作,檔案資料往往出現(xiàn)遺漏、丟失等現(xiàn)象,造成科研檔案無法彌補的損失。

4.科研工作者對科學(xué)研究工作中所積累形成的原始記錄,如原始試驗數(shù)據(jù)、調(diào)查資料、計算過程、階段總結(jié)、初步結(jié)論等材料隨意擺放，不注意保存，缺乏檔案意識，致使大量珍貴原始記錄資料缺失，導(dǎo)致科研檔案普遍存在兩頭重、中間輕的現(xiàn)象,即項目的立項材料、項目驗收和成果鑒定材料比較完整,而真正寶貴的科研原始記錄材料嚴(yán)重缺失。

5.當(dāng)前科研項目的合作化程度較高，橫向課題的日益增多以及國家下達(dá)課題渠道的多樣化,使科研項目的來源相對比較復(fù)雜，致使科研項目的隸屬關(guān)系更為復(fù)雜，合作研究項目的增多，致使科研檔案的歸屬也相應(yīng)變得復(fù)雜。由于不明確項目的歸檔單位，本來該本校歸檔的科研資料未能及時有效歸檔，本來不該本校歸檔的材料，由于科研工作者認(rèn)為本項目的研究資料不歸本校檔案館負(fù)責(zé)，就將認(rèn)為不重要的原始實驗資料隨意丟棄，致使國家投資立項的大量科研項目缺失原始資料。

明確了農(nóng)業(yè)高?？蒲袡n案工作中存在的突出問題，對問題的成因分析結(jié)果表明，農(nóng)業(yè)高?？蒲泄ぷ髡咚枷胫械臋n案意識淡化和缺失是形成科研檔案諸多問題的根源，培養(yǎng)和提升高?？蒲泄ぷ髡叩臋n案意識是解決科研檔案問題的根本對策。

三、培養(yǎng)和提升農(nóng)業(yè)高?？蒲泄ぷ髡邫n案意識的措施

1.學(xué)習(xí)檔案法規(guī)知識，增強科研檔案的法律意識。高校科研工作者普遍缺乏檔案的法律意識,思想上沒有將檔案工作上升到法律的層面認(rèn)識，沒有建立起依法歸檔的理念，因此，就很難保障科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

要提高科研工作者對檔案工作的重要性、必要性和嚴(yán)肅性的認(rèn)識，增強科研工作者的檔案意識，就要著力提高高?？蒲泄ぷ髡叩臋n案法律意識。高校檔案館要聯(lián)合學(xué)校的科研管理部門和科技推廣部門采用多種形式，如校園廣播宣傳、校園網(wǎng)絡(luò)傳播、印發(fā)宣傳冊等，在高?？蒲泄ぷ髦行麄鳌稒n案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等法律法規(guī)知識，強化廣大科研工作者的檔案法律、法規(guī)意識，使他們認(rèn)識到，科研成果雖然凝聚著科研工作者的辛勤勞動，但也是國家資助的結(jié)果，科研檔案應(yīng)屬于國家財富，對國家法規(guī)明確規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按期向?qū)W校檔案館移交集中管理，任何個人不得據(jù)為己有，即使是橫向合作項目也不能隨意丟棄科研資料。讓學(xué)校的科研工作者知法、懂法,只有知法懂法才能守法,只有守法才能自覺履行檔案職責(zé)和義務(wù)。

2.建立科研檔案工作規(guī)章制度，以制度培養(yǎng)科研工作者的檔案意識。將科研項目建檔工作作為一項重要內(nèi)容納入學(xué)校的相關(guān)規(guī)章制度建設(shè)中，建立健全責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的科研檔案工作制度。建立科研檔案的主管校長負(fù)責(zé)制，并制定相配套的檔案工作制度，如建立農(nóng)業(yè)科研項目驗收通知制度、檔案保證金制度、檔案形成質(zhì)量控制制度、檔案驗收制度、檔案責(zé)任制度等。高校檔案館應(yīng)與學(xué)?？蒲泄芾聿块T和人事部門合作，分解細(xì)化科研檔案工作責(zé)任，落實到具體的部門和崗位職責(zé)中，把科研檔案工作納入相關(guān)部門計劃和總結(jié)中，列入年度工作考核范圍，納入學(xué)校科研人員的年度考核、工作評優(yōu)、職稱評定、職務(wù)聘任的考察范圍內(nèi)，使他們負(fù)有崗位責(zé)任，形成科研檔案工作責(zé)任意識。通過建立健全的檔案工作規(guī)章制度，可使高?？蒲袡n案工作目標(biāo)明確、職責(zé)分明，由此強化高校科研工作者的檔案意識。

3.舉辦檔案知識培訓(xùn)班，提升科研工作者的檔案意識。在高?？蒲泄ぷ髡邔蒲袡n案法律法規(guī)認(rèn)識的基礎(chǔ)上，對科研工作者進(jìn)行檔案學(xué)科基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，進(jìn)一步提升其檔案意識。以高?？蒲泄芾聿块T為培訓(xùn)平臺，舉辦針對學(xué)?？蒲腥藛T的科研檔案專題培訓(xùn)班，從科研項目的各個工作環(huán)節(jié)，講解科研檔案的基本知識，如，歸檔要求是：科研檔案要保證材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性；歸檔范圍是：科研項目的申報表、實驗原始數(shù)據(jù)、各階段總結(jié)材料、論文、論著、獲獎情況等；歸檔環(huán)節(jié)是：農(nóng)業(yè)科研項目的立項、試驗、推廣、總結(jié)、驗收、鑒定、評審、獎勵等。使學(xué)校科研工作者明確科研檔案工作的規(guī)范和要求，提高科研工作者歸檔工作的積極主動性，從而提升其檔案意識。

4.深入重大項目組跟蹤指導(dǎo)檔案工作，培養(yǎng)科研工作者的檔案意識。針對農(nóng)業(yè)高校重大科研項目科研檔案工作者要主動深入項目組，根據(jù)科研項目研究的幾個重要階段：項目試驗階段、項目驗收階段、農(nóng)業(yè)科技推廣階段、項目鑒定評獎階段，在這幾個重要階段主動深入到項目（課題）組或各科研團隊中去，了解科研項目（課題）基本情況，掌握項目的最新研究進(jìn)展情況，跟蹤指導(dǎo)科研工作者的檔案收集工作，幫助科研工作者整理歸檔材料，在工作中與科研工作者進(jìn)行溝通，在潛移默化中影響科研工作者的檔案意識和歸檔行為，使科研檔案材料得到及時整理、修正和完善，并培養(yǎng)起科研工作者不隨意丟棄資料的良好工作習(xí)慣，使科研工作者明白，雖然歸檔工作占用了科研人員的時間，增加了工作量，但科研項目檔案的完整性和系統(tǒng)性有了保障，可提高科研人員以后查閱利用科研檔案的便捷性和準(zhǔn)確性[4]32，使科研工作者在實際工作中逐步培養(yǎng)起檔案意識。

5.建立科研項目檔案專人負(fù)責(zé)制，促進(jìn)科研工作者形成檔案意識。農(nóng)業(yè)高校檔案館可與學(xué)?？蒲泄芾聿块T合作，以科研管理部門為依托建立農(nóng)業(yè)科研項目的檔案專人負(fù)責(zé)制。即在項目批準(zhǔn)立項之初，在科研項目的承擔(dān)部門即項目（課題）組或各科研團隊中，確定一名科研人員兼職負(fù)責(zé)科研項目研究過程中的檔案資料的收集、整理、裝訂、歸檔工作。重大農(nóng)業(yè)科研項目中的主持單位、協(xié)作單位及橫向合作單位，都應(yīng)確定相應(yīng)的人員兼職負(fù)責(zé)科研檔案的收集、整理、歸檔工作。項目（課題）組或科研團隊中兼職檔案員的檔案收集歸檔工作，不僅強化了科研兼職檔案員的檔案意識，也帶動和促進(jìn)了科研團隊中其他科研人員檔案意識的培養(yǎng)和提高[5]3。

6.培養(yǎng)高校研究生的檔案意識，促進(jìn)高?？蒲泄ぷ髡邫n案意識的培養(yǎng)和提升。研究生也是高?？蒲泄ぷ鞯囊粋€群體，通過培養(yǎng)研究生的檔案意識，不僅對高校研究生導(dǎo)師和科研工作者檔案意識的培養(yǎng)具有影響和帶動作用，也對研究生本人以后從事科研工作具有幫助和指導(dǎo)意義。

研究生檔案意識的培養(yǎng)可按照以下思路進(jìn)行。首先，高?？梢栽谘芯可膶W(xué)習(xí)課程中加入或逐步滲透檔案學(xué)的基本理論和基礎(chǔ)知識，有目的地培養(yǎng)研究生的檔案意識。其次，在校園中通過各種宣傳方式促使研究生在不自覺中學(xué)習(xí)檔案學(xué)基礎(chǔ)知識，培養(yǎng)研究生檔案意識的形成。再次，通過檔案管理人員的具體指導(dǎo)，使研究生明確科研檔案歸檔的目的、歸檔范圍及檔案工作規(guī)范要求等，逐步強化研究生的檔案意識，帶動和促進(jìn)學(xué)?？蒲泄ぷ髡邫n案意識的培養(yǎng)和提高。

7.重視高校新進(jìn)科教人員的檔案知識培訓(xùn)教育。高校每年都要補充師資力量，對于學(xué)校新入職的年輕科教工作者，更要注重培養(yǎng)其檔案意識，在新進(jìn)的年輕教師隊伍中著力宣傳檔案法律法規(guī)，并針對新進(jìn)年輕教師開展檔案知識專題培訓(xùn)工作，使他們在從事科研工作之初就認(rèn)識和明確了檔案法律法規(guī)，培養(yǎng)按照檔案法規(guī)開展科研工作的良好習(xí)慣，逐步培養(yǎng)和提高其工作中的檔案意識，對年輕教師進(jìn)行檔案知識的培訓(xùn)教育，也可促進(jìn)并帶動高校其他科研工作者檔案意識的提升。

8.利用科研檔案查閱利用工作提升科研工作者的檔案意識。高?？蒲泄ぷ髡咴谏暾埧蒲许椖炕蚵毞Q晉升時需要查閱相關(guān)科研檔案，在其查閱科研檔案時，高?？蒲袡n案管理人員要借此時機，對其宣傳和普及科研檔案知識，如國家的檔案法規(guī)、科研檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔工作規(guī)范要求等，使其在查閱科研檔案時有更為深刻的體會，從而產(chǎn)生很強的檔案知識宣傳教育效果，使其檔案意識更會印象深刻。

9.針對科研檔案歸檔目標(biāo)培養(yǎng)并提升科研工作者檔案意識。當(dāng)今信息社會，某項農(nóng)業(yè)科研成果的獲得，會引來大量媒體的報道，如西北農(nóng)林科技大學(xué)最新培育成功的小麥品種、西瓜品種或果樹品種，最先會在校園網(wǎng)進(jìn)行大量宣傳報道，隨后，各類媒體都會競相報道，這些信息表明,學(xué)校檔案館應(yīng)對此項科研檔案進(jìn)行及時歸檔,要及時提醒、告知科研工作者對此科研檔案按期歸檔，由此培養(yǎng)學(xué)?？蒲泄ぷ髡叩臍w檔工作習(xí)慣，進(jìn)一步提升學(xué)?？蒲泄ぷ髡叩臋n案意識。

四、結(jié)語

農(nóng)業(yè)科研檔案具有專業(yè)性、成套性、科學(xué)性的特點，是國家投入資金，科研工作者貢獻(xiàn)智慧形成的寶貴的科技信息資源財富。當(dāng)前農(nóng)業(yè)高校科研檔案中存在的突出問題是科研項目檔案的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性較差，要保障農(nóng)業(yè)高?？蒲袡n案的歸檔質(zhì)量，就要做好高校科研工作者的思想源頭工作，培養(yǎng)和提升高?？蒲泄ぷ髡叩臋n案意識是解決科研檔案問題的治本之策。

農(nóng)業(yè)高校檔案管理部門要在學(xué)校多部門、多方面的支持和協(xié)作配合下，依靠檔案法律法規(guī)的宣傳教育、檔案基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)教育、健全完善的檔案工作制度、重大科研項目跟蹤指導(dǎo)歸檔工作、建立科研項目檔案專人負(fù)責(zé)制、重視高校新進(jìn)科教人員和高校研究生檔案知識培訓(xùn)教育、利用科研檔案查閱利用工作和重大科研項目歸檔環(huán)節(jié)宣傳檔案知識等諸多措施的協(xié)作聯(lián)合，促使科研工作者形成良好的科研檔案工作習(xí)慣，培養(yǎng)和提升高?？蒲泄ぷ髡叩臋n案意識，從而保障農(nóng)業(yè)高?？蒲袡n案的工作質(zhì)量。

[1]甘秋歌.新時期農(nóng)業(yè)科研檔案的管理與利用[J].山西檔案,2015（4）.

[2]張寶玲，李曉群.高?？萍紮n案開發(fā)利用的影響及對策[J].科技檔案,2007（4）.

[3]邱玉環(huán),胡修周,劉兆民,李鳳芹,張繼民.高校科技檔案管理中的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題[J].檔案學(xué)通訊，2001（5）.

[4]姚玉萍,王瑤.農(nóng)業(yè)科技檔案收集工作中的障礙因素及對策[J].蘭臺世界，2008（6）.

[5]林鶯,陳成瑾,王丹紅.談基層單位農(nóng)業(yè)科技檔案管理[J].科技檔案，2006（4）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.18

西北農(nóng)林科技大學(xué)科學(xué)研究基金人文社科項目（2014RWYB28）。

馬國勝，碩士，西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館館員，研究方向為檔案管理與利用。