大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策分析

董惠琴

（寧夏大學(xué)銀川750021）

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策分析

董惠琴

（寧夏大學(xué)銀川750021）

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來給社會(huì)各領(lǐng)域帶來了深遠(yuǎn)的影響，高等教育便是其中之一。學(xué)生檔案管理作為高等院校的重要工作組成，不僅關(guān)乎到學(xué)生的學(xué)習(xí)發(fā)展，還影響到高校工作的正常運(yùn)行。本文中，筆者結(jié)合當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展的實(shí)際情況，首先對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行了基本概念，緊接著分析了高校檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下面臨的挑戰(zhàn)，最后在前文的基礎(chǔ)上就大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策進(jìn)行了探討，希望能夠?yàn)榻窈笙嚓P(guān)內(nèi)容的研究提供一定的參考依據(jù)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理挑戰(zhàn)對(duì)策

G647.24

A

2017-05-30

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)水平的不斷提升，數(shù)據(jù)分析對(duì)社會(huì)各領(lǐng)域的發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用，這直接推動(dòng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來。高校作為培養(yǎng)人才的重要場(chǎng)所，不僅要為學(xué)生提供良好的教學(xué)資源，還應(yīng)當(dāng)為學(xué)生的學(xué)習(xí)解決后顧之憂。作為學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)和管理工作的具體體現(xiàn)，在傳統(tǒng)管理方式不能滿足時(shí)代發(fā)展需求的情況下，高校檔案管理部門如何應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)，已經(jīng)成為比較重要的話題。

一、大數(shù)據(jù)概念

大數(shù)據(jù)是相對(duì)于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)而言的，是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的產(chǎn)物。就當(dāng)前業(yè)界對(duì)大數(shù)據(jù)的研究來看，大數(shù)據(jù)本身并沒有明確的定義，對(duì)于大數(shù)據(jù)的定義不同的組織或個(gè)人有著不同的理解，但從字面意思理解的話大數(shù)據(jù)指的是龐大的數(shù)據(jù)信息。為了更好地進(jìn)行本次研究，本文綜合各研究對(duì)大數(shù)據(jù)的定義，將大數(shù)據(jù)定義為如下內(nèi)容：大數(shù)據(jù)指的是無法在可承受的實(shí)踐范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理數(shù)據(jù)集合，必須要應(yīng)用新的處理模式才可進(jìn)行充分挖掘并充分利用的“信息資產(chǎn)”。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，既給高校學(xué)生檔案管理帶來機(jī)遇，同時(shí)又帶來挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)的影響已經(jīng)觸及到了高校管理工作中，學(xué)生檔案管理是其典型表現(xiàn)?？v觀各大高校學(xué)生檔案管理工作，很大程度上受到了大數(shù)據(jù)時(shí)代的沖擊，主要表現(xiàn)在紙質(zhì)化檔案存儲(chǔ)不足、檔案管理技術(shù)不成熟、學(xué)生檔案缺乏預(yù)測(cè)性等方面。

1.紙質(zhì)化檔案存儲(chǔ)不足。傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理工作中，學(xué)生檔案記錄的僅僅是學(xué)生的常規(guī)表現(xiàn)，如學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績(jī)、政治表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等。隨著社會(huì)對(duì)復(fù)合型人才的需求越來越大，僅僅從學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)和政治表現(xiàn)等方面來考察已經(jīng)難以滿足市場(chǎng)要求，高校檔案歸檔范圍相應(yīng)地有所拓寬，部分高校的學(xué)生檔案除了上述提及的信息之外，還將誠信檔案、心理檔案、實(shí)踐檔案等納入到學(xué)生檔案中，豐富了學(xué)生檔案信息資料，使得學(xué)校和社會(huì)對(duì)學(xué)生有著更加全面的了解。對(duì)絕大部分高校而言，在進(jìn)行學(xué)生檔案管理的時(shí)候仍然停留在紙質(zhì)檔案管理層面，人工管理依舊占據(jù)主導(dǎo)，數(shù)字化檔案管理知識(shí)在探索階段，這樣的學(xué)生檔案管理方式明顯跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，不利于學(xué)生檔案信息的有效利用[1]。然而，高校受限于資金、人才等因素，在建設(shè)數(shù)字化學(xué)生檔案管理的過程中顯得心有余而力不足，庫房資源嚴(yán)重阻礙了學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

2.檔案管理技術(shù)上存在缺陷。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理應(yīng)當(dāng)要體現(xiàn)一個(gè)“大”字，也就是說要在以往的檔案管理工作上，以“大檔案”和“大服務(wù)”為導(dǎo)向。只有以“大檔案”和“大服務(wù)”為導(dǎo)向，用戶才能更加便捷地獲取到想要的信息資源，這就要求高校在檔案管理工作中創(chuàng)新管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化、可視化、智慧化的目標(biāo)，從而為用戶提供更加高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，以此滿足用戶不斷增長(zhǎng)的個(gè)性需求。這樣一來，高校學(xué)生檔案管理工作在管理技術(shù)上則面臨更加嚴(yán)格的要求[2]。目前，一些高校已經(jīng)建立了學(xué)生電子檔案來實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案的管理，但是在信息資料更新和服務(wù)方面，具有嚴(yán)重的滯后性，從信息資料的收集、處理、存儲(chǔ)到利用，持續(xù)的時(shí)間非常長(zhǎng)，通常都是以學(xué)期或者學(xué)年為單位，這種管理方式的存在與大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對(duì)檔案管理工作的要求嚴(yán)重不符。另外，延續(xù)性和整體性的缺乏也是高校學(xué)生檔案管理工作的缺陷所在。比如，新生剛?cè)雽W(xué)的時(shí)候，高校學(xué)生檔案管理部門組織工作人員對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行整理，而下一次的整理時(shí)間可能是一年之后甚至直到學(xué)生畢業(yè)，這顯然無法應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代提出的要求。

3.檔案管理缺乏預(yù)測(cè)性。大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)分析最大的特點(diǎn)就是通過對(duì)已有數(shù)據(jù)的分析，預(yù)測(cè)今后一段時(shí)間內(nèi)數(shù)據(jù)的發(fā)展情況，這也是大數(shù)據(jù)時(shí)代的最大優(yōu)勢(shì)之一。高校學(xué)生檔案管理中，工作的開展通常都是停留在資料備份和存檔層面，保存好學(xué)生的檔案資料，防止檔案資料的丟失是高校學(xué)生檔案管理工作開展的最大目標(biāo)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，通過對(duì)大數(shù)據(jù)的挖掘、分析和應(yīng)用，可以對(duì)未來一段時(shí)間內(nèi)事物的發(fā)展趨勢(shì)做出一定的科學(xué)判斷和預(yù)估，從而為相關(guān)決策的制定提供更加充足、更加科學(xué)的依據(jù)。因此，高校學(xué)生檔案管理不能再局限于關(guān)注學(xué)生以往的各項(xiàng)表現(xiàn)，而是要通過對(duì)學(xué)生以往各項(xiàng)表現(xiàn)的數(shù)據(jù)挖掘和分析，為高校管理工作提供專業(yè)的、科學(xué)的、合理的決策參考。比如，大學(xué)生心理健康是社會(huì)非常關(guān)注的話題，高校建立學(xué)生心理檔案信息資料，借助可視化技術(shù)，將學(xué)生大學(xué)期間的心理健康狀況以動(dòng)畫、視頻地形式呈現(xiàn)出來，從而更加直觀地測(cè)量學(xué)生的心理健康信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生心理健康狀況的追蹤。然而，就當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作的開展來看，高校距離這一步還有很大的差距[3]。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校如何做好學(xué)生檔案管理工作

高校要想進(jìn)一步提升學(xué)生檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生的全面關(guān)注和培養(yǎng)，高校就必須認(rèn)真分析學(xué)生檔案管理存在的問題，研究落后于時(shí)代發(fā)展的原因，針對(duì)性地提出應(yīng)對(duì)策略，不斷改善學(xué)生檔案管理工作。接下來，筆者在參考相關(guān)文獻(xiàn)資料的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身的工作實(shí)踐，就大數(shù)據(jù)背景下高校學(xué)生檔案管理工作的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行探討。

1.重視學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)資源的有效整合。實(shí)踐決定認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)對(duì)實(shí)踐具有能動(dòng)作用。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作保持高度的重視。以往，高校各項(xiàng)工作開展中，學(xué)生檔案管理工作顯得毫無存在感，給人一種可有可無的感覺，這雖然有一定的夸張成分，但是確實(shí)反映了學(xué)生檔案管理工作不受重視。因此，高校一定要重視學(xué)生檔案管理工作，無論是思想上還是行動(dòng)上，都應(yīng)當(dāng)重視起來，加大對(duì)學(xué)生檔案管理的投入，為學(xué)生檔案管理工作提供完善的制度保證。另外，高校要樹立“大數(shù)據(jù)”的檔案管理理念，圍繞大數(shù)據(jù)分析開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)資源的有效融合。實(shí)現(xiàn)資源的融合，有利于保證高校的教學(xué)、管理和科研工作的順利開展。比如，高校想要在大一學(xué)生中開設(shè)一門課程，該課程的開始應(yīng)當(dāng)改變以往課程的開設(shè)方式，從學(xué)生檔案信息資料中獲取信息，進(jìn)行篩選，確定好課程的時(shí)間、地點(diǎn)等內(nèi)容，依據(jù)學(xué)生的情況確定開設(shè)課程的相關(guān)內(nèi)容。

2.構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可視化。構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的可視化，要求運(yùn)用科技數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)收集到的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整合、共享和利用。比如，高校在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作的時(shí)候，要想了解學(xué)生檔案信息中各專業(yè)的人數(shù)比例及成績(jī)情況，并不需要通過人工查詢的方式獲取，可以直接通過觀看數(shù)據(jù)進(jìn)行了解。對(duì)于學(xué)校而言，以往學(xué)校要想了解自身同其他兄弟院校相比所具有的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，需要在網(wǎng)上找尋專業(yè)機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)分析，而通過學(xué)生檔案中體現(xiàn)出的信息，可以直接了解在學(xué)生工作這一方面高校具有的優(yōu)、劣勢(shì)。此外，大數(shù)據(jù)平臺(tái)的構(gòu)建，有利于高校各部門學(xué)生信息的整合。

3.開發(fā)適合學(xué)生事務(wù)管理的大數(shù)據(jù)分析工具。高校檔案管理，既然教師檔案管理，也包括學(xué)生檔案管理，還包括其他行政人員的檔案管理，不同目標(biāo)人群的檔案管理性質(zhì)不一樣。對(duì)于學(xué)生檔案管理而言，應(yīng)當(dāng)具體情況具體分析，為學(xué)生檔案管理量身定制出一套滿足學(xué)生發(fā)展要求，適合學(xué)生檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具。在具體的操作過程中，高校除了要發(fā)揮出自身的人才優(yōu)勢(shì)之外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)同相關(guān)科技企業(yè)的合作，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，將人才優(yōu)勢(shì)和資金優(yōu)勢(shì)有效地結(jié)合在一起，借助大型科技企業(yè)的力量，實(shí)現(xiàn)學(xué)生數(shù)字檔案資源的有效挖掘和利用[4]?，F(xiàn)階段，部分高校已經(jīng)充分利用了大數(shù)據(jù)帶來的優(yōu)勢(shì)，通過和企業(yè)開展合作，在學(xué)生資助與管理、獎(jiǎng)學(xué)金的申請(qǐng)以及學(xué)生住宿管理方面開發(fā)了針對(duì)校情的學(xué)生信息管理系統(tǒng)，取得了不錯(cuò)的運(yùn)行效果。

4.提高學(xué)生檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。高校學(xué)生檔案管理不應(yīng)當(dāng)只注重保存，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校還應(yīng)當(dāng)充分利用學(xué)生檔案信息資源，為高校學(xué)生管理者提供服務(wù)。除了上述提及的開發(fā)適合學(xué)生發(fā)展的大數(shù)據(jù)分析工具之外，還應(yīng)當(dāng)為信息用戶提供個(gè)性化的服務(wù)，通過細(xì)節(jié)化分析，預(yù)測(cè)出信息用戶真正的需求，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)為信息用戶的目標(biāo)。

5.建立高質(zhì)量的人才隊(duì)伍。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校要想進(jìn)一步提升學(xué)生檔案管理的水平，除了上述提及的重視學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)資源的有效整合，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可視化，開發(fā)適合學(xué)生事務(wù)管理的大數(shù)據(jù)分析工具之外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)，建立起高質(zhì)量的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍[5]。如果學(xué)生檔案管理僅僅依靠人工的處理，簡(jiǎn)單地對(duì)檔案資料收集是不能滿足要求的，學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)以“大數(shù)據(jù)”思維去管理檔案。這樣一來，學(xué)生檔案管理人員面臨的要求更高，既要專業(yè)的檔案知識(shí)，又要學(xué)會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析，還有掌握數(shù)據(jù)建模分析和數(shù)據(jù)處理的能力。因此，高校應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身的人才資源優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培訓(xùn)，提升其專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐管理技能，逐漸建立起一支高質(zhì)量的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，提升高校學(xué)生檔案管理人員的整體素質(zhì)，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作提出的要求，促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化、信息化、可視化的實(shí)現(xiàn)，從而為社會(huì)輸送高質(zhì)量的行業(yè)人才。

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，給高校學(xué)生檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了一定的挑戰(zhàn)。高校學(xué)生檔案管理部門一定要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中存在的不足，認(rèn)真分析學(xué)生檔案管理工作開展過程中出現(xiàn)的問題，利用大數(shù)據(jù)帶來的優(yōu)勢(shì)，并發(fā)揮高校的人才優(yōu)勢(shì)，重視學(xué)生檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)資源的整合，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可視化，不斷對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行完善，使得學(xué)生檔案管理工作符合當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代提出的要求，解決學(xué)生的后顧之憂，為學(xué)生的學(xué)習(xí)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，使得學(xué)生能夠全身心地投入到學(xué)習(xí)當(dāng)中。

[1]張冉妮,楊松平.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)世界,2015（2）:21-22.

[2]周瑩瑩.新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理的時(shí)代需求[J].讀與寫（教育教學(xué)刊）,2015（1）:95.

[3]張峻山.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理與利用探討[J].黑龍江史志,2015（9）:169+171.

[4]韋耀寧.大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校檔案管理“價(jià)值鏈”建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界,2015（32）:92-93.

[5]張亞鳳.探討大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案的管理[J].蘭臺(tái)世界,2016（18）:63-65.

Challenges and Countermeasures of College Students' Archives Management in Big Data Era

Dong Huiqin
（Ningxia University,Yinchuan 750021,China）

At present,the arrival of the era of big data has brought far-reaching impact on all areas of society,and higher education is one of them.As an important part of the institutions of higher education,student archives management is not only related to the students' learning and development,but also to the normal operation of colleges and universities.In this paper,based on the current situation of big data development,the author first presents the basic concept of big data,then analyzes the challenges university archives management faces under the background of big data,and finally discusses the countermeasures,in hope of providing some reference for b future relevant research.

big data era;colleges and universities;archives management;challenge;countermeasures

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.07

董惠琴，寧夏大學(xué)館員，研究方向：學(xué)生檔案管理.