“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校文檔一體化檔案管理建設(shè)

吳海燕

（韓山師范學(xué)院 潮州 521041）

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校文檔一體化檔案管理建設(shè)

吳海燕

（韓山師范學(xué)院 潮州 521041）

大數(shù)據(jù)時代的最顯著的特征就是數(shù)據(jù)無處不在，數(shù)據(jù)在各行各業(yè)中都存在并占據(jù)重要的位置。在這樣一個數(shù)據(jù)時代下，高校數(shù)據(jù)化檔案管理建設(shè)就是檔案管理未來的發(fā)展趨勢。檔案管理中最重要的就是檔案的數(shù)據(jù)完整儲存，文檔一體化可以保證檔案信息的完整收集，可通過建立有效的辦公自動化檔案系統(tǒng)來實現(xiàn)。本文從時代特征下對高校文檔一體化檔案管理建設(shè)進行研究探討。

大數(shù)據(jù) 文檔一體化 檔案管理 建設(shè)

隨著計算機技術(shù)的不斷更新快速發(fā)展，短短幾十年，計算機除了存儲和計算能力大大增強之外，數(shù)據(jù)的傳播速度也光速般加快。數(shù)據(jù)在這時代下無處不在。數(shù)據(jù)在各行各業(yè)中都存在著并且占據(jù)著很多重要的位置。我們在對任何事情下結(jié)論之前都需要認真考量各種數(shù)據(jù)才會獲得準(zhǔn)確的結(jié)論，數(shù)據(jù)在人們的生活工作中都扮演了重要的角色。記錄整理好數(shù)據(jù)就是檔案管理工作的最基本的意義。在”互聯(lián)網(wǎng)+”時代，高校的檔案管理從面對紙張的管理轉(zhuǎn)變成需要對數(shù)據(jù)進行管理。對數(shù)據(jù)文檔的一體化管理既能夠保證數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性，又能夠保證數(shù)據(jù)的重新利用，提高高校檔案管理工作的效率。在當(dāng)前許多高校在開展校園信息化的建設(shè)中，開通了辦公自動化的管理系統(tǒng)（簡稱OA管理系統(tǒng)），從而開啟了一個新的文件檔案管理模式[1]。如何建設(shè)好這樣一個新的文件檔案管理模式需要我們進行研究和探討。

一、文檔一體化在高校檔案管理中的重要性

我們認為文檔一體化具體指的就是從文件發(fā)生時刻起，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輔助，系統(tǒng)地收集文檔數(shù)據(jù)，避免了重復(fù)記錄工作，確保了從文件的建立到館藏檔案管理的高效率和管理的規(guī)范化。這種文檔一體化的規(guī)范管理對高校的檔案管理具有積極的意義。高等教育學(xué)校由于學(xué)術(shù)上的權(quán)威性、科學(xué)性等特點，其產(chǎn)生的文件和檔案都能夠成為在教學(xué)上進行可持續(xù)發(fā)展的重要理論依據(jù)。高校的傳統(tǒng)文件和檔案的保存方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)發(fā)展要求。文檔一體化作為在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代新型的文件檔案管理模式對高校的檔案管理就具有重要意義。

1.文檔一體化在高校檔案管理的理論必要性。文檔一體化所依靠的理論基礎(chǔ)實際上源于文檔的生命周期理論，這個理論起源于20世紀(jì)90年代的歐美檔案界。西方的檔案研究學(xué)者也是從思考文檔的理論基礎(chǔ)起步，逐步地提出了文件生命周期理論。文件生命周期理論具體是指文件從發(fā)生時刻起到永久的保存為止，是像生命的輪回過程一樣具有自己的生命周期。文檔的生命周期理論充分展示了文檔從無到保存的整體運動過程和在過程中文檔之間的內(nèi)在聯(lián)系，理論教育我們必須要尊重這種文檔生命的整體性和在過程中文檔之間的內(nèi)在聯(lián)系。理論強調(diào)一個文件和檔案是同一個事物在不同階段的性質(zhì)不同而已。對高校文檔的整體運動過程實施全面和系統(tǒng)的管理，以使處于各個階段的文件都能夠得到準(zhǔn)確有效的控制，提高了高校文檔在流轉(zhuǎn)過程中的效率，便于檔案部門的人員對前期文檔的監(jiān)控[2]。文檔的生命周期理論為文檔一體化在高校檔案管理提供了堅實的理論基礎(chǔ)。把高校的辦公文件和文件的歸檔利用計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)，把文件處理和歸檔有機地結(jié)合起來，保證了文檔檔案的完成性。在現(xiàn)在高校文檔一體化的管理方面具有理論上的必要性。

2.文檔一體化是高校檔案管理發(fā)展的需要。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出碎片化的發(fā)展趨勢，我們在新的時代下對于檔案管理的要求不僅僅是文件收集、整理、保存這樣一個簡單的存儲過程，而是要求檔案在存儲之后還能夠隨時隨地調(diào)用，檔案數(shù)據(jù)的重復(fù)使用并更新，是我們對于檔案管理的新要求。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，以及通訊技術(shù)的廣泛提高，這些技術(shù)的發(fā)展為高等學(xué)校校園信息化建設(shè)提供了強有力的技術(shù)支持。同時各種自動化系統(tǒng)在高校管理上推廣和普及，文檔一體化在高校的日常工作中開始扮演重要的角色。大部分的文件、公示、辦公流程、申請等等都通過辦公系統(tǒng)傳達到各級存儲的終端，不僅提高了辦公時效性，還提高了文檔傳送的準(zhǔn)確性和唯一性。高校的教學(xué)科研工作進入到了大數(shù)據(jù)時代，文檔一體化的出現(xiàn)使得傳統(tǒng)的文檔檔案管理工作慢慢弱化功能。高等學(xué)校建立是為了更好地傳播文化，傳播知識的文化事業(yè)機構(gòu)，高校檔案工作的意義是收集、保管并記錄高校發(fā)展全過程。這些收集、整理、記錄的檔案都能夠客觀地反映高校的真實教學(xué)、科研、管理等情況，具有很高的參考價值。所以高校檔案工作記錄原始數(shù)據(jù)完整與否對高校的未來發(fā)展具有很大的指導(dǎo)意義。高校的檔案工作需要應(yīng)對時代的變化，從改變管理模式、改變管理觀念、改變管理手段等方法來適應(yīng)”互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理新模式[3]。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校一體化檔案建設(shè)的途徑

1.文檔一體化依靠辦公自動化管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。隨著數(shù)字化、信息化高等校園的逐步建立，檔案的保存工作從原有的紙張保存進一步發(fā)展到多種的保存形態(tài)。除了紙質(zhì)的檔案之外，圖像、音像、光盤、U盤、移動硬盤等多種保存方式都出現(xiàn)在了檔案的保存形態(tài)之中。這些保存形態(tài)多樣，但是同樣存在具有不穩(wěn)定的因素，比如病毒的侵入、設(shè)備易損壞等等，這些風(fēng)險使得檔案的保存具有不穩(wěn)定性。文檔一體化的管理可以盡量避免一些不必要的保存風(fēng)險，可以對從文件的產(chǎn)生到檔案的轉(zhuǎn)化過程進行整體的管理和把控。文檔一體化的實現(xiàn)現(xiàn)階段來說更多的是依靠辦公自動化管理系統(tǒng)。

辦公自動化系統(tǒng)簡稱OA系統(tǒng)（英文為：Office Automation System），是面向高校日常運作和管理的辦公系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)中，從普通的老師到學(xué)校的管理人員，都可以是文檔的創(chuàng)建者，也可以是檔案的記錄者。辦公自動化系統(tǒng)是一個”互聯(lián)網(wǎng)+”時代，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案建設(shè)發(fā)展的產(chǎn)物，是一種優(yōu)化的辦公模式，也符合社會對于環(huán)保辦公的要求，辦公自動化系統(tǒng)出現(xiàn)也是開啟了無紙辦公的新型辦公模式。通過辦公自動化系統(tǒng)在高校的推廣運行，避免了許多重復(fù)性的勞動工作，提高了工作效率，提高了文檔的檢索速度，實現(xiàn)了文檔檔案資源的共享率，對檔案的規(guī)范管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理有很大的促進作用。這種智能化的管理系統(tǒng)可以把高校里的各個部門機構(gòu)緊密地結(jié)合在一起，有秩序、有方向性的進行工作流轉(zhuǎn)，強化了信息傳達的準(zhǔn)確性，可以精確到每一個教師和管理人員，避免了有人成為信息的孤島。在文件流轉(zhuǎn)的過程中，節(jié)約了紙張和時間，不需要拿著文件各個部門去走手續(xù)，查找文件，節(jié)省了成本并且有效地提高了辦公效率[4]。

高校的檔案管理工作人員需要把辦公自動化系統(tǒng)和檔案信息化系統(tǒng)很好地銜接起來，將文件的收集整理，查閱共享都統(tǒng)一到辦公自動化系統(tǒng)平臺上面，這樣才能實現(xiàn)從文件的建立到轉(zhuǎn)化為檔案保存過程一體化。所以說高?，F(xiàn)階段需要進一步加強建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)，加快辦公自動化的進程，這是高校建立文檔一體化管理的重要途徑。

2.從思想上建立文檔一體化檔案管理的意識。哲學(xué)上認為物質(zhì)決定意識，意識反作用于物質(zhì)，物質(zhì)與意識之間相互作用，促進社會的進步和發(fā)展。我們說的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等等這些都屬于物質(zhì)基礎(chǔ)，物質(zhì)基礎(chǔ)的進步使得我們在管理的思想意識上就需要進行變化，要打破原有的檔案管理思想意識，轉(zhuǎn)變到”互聯(lián)網(wǎng)+”時代新型的檔案管理思想儀式上，需要一個轉(zhuǎn)變的過程。

文檔一體化管理雖然依靠計算機技術(shù)，但是也不能完全依靠儀器設(shè)備，還是需要人為的操作和管理。這就需要提高從事檔案管理的工作人員提高自己的思想意識，既要熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)，還要掌握計算機技術(shù)，并且能夠熟練應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)去收集、保存、上傳、共享檔案。人們在思想意識上的改變上遠遠沒有物質(zhì)的變革快，人們習(xí)慣于在一個模式下思考生存，逐漸形成固有的思考問題的模式。文件建立者和文件的歸檔人往往都工作在各自的模式下，相互配合協(xié)作的思想意識較少。文檔一體化的檔案管理模式在思想意識形態(tài)上改變原有的管理方式，從文件建立到歸檔放置到了一個工作模式下，就需要檔案管理人員學(xué)習(xí)新的技能，掌握新的方法，在新形勢下對于檔案員的要求更具有復(fù)合型的人才需求。高校也應(yīng)該提升自己的檔案管理隊伍的管理能力水平，對檔案管理人員給予更多的學(xué)習(xí)和提升的機會，多開展講座學(xué)習(xí)的活動，從多個方面加強檔案管理人員的思想意識。建立一個完善的文檔一體化檔案管理制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，從檔案管理部門整理收集文檔，轉(zhuǎn)化成為可檢索的檔案制定制度專人專責(zé)，從思想上加強建設(shè)明確職能，才能更好地為文檔一體化的工作做好服務(wù)。能否在高校里全面推行文檔一體化的檔案管理工作取決于思想上的重視程度。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校一體化檔案建設(shè)面對的挑戰(zhàn)

數(shù)據(jù)滲透到各行各業(yè)是大數(shù)據(jù)時代的重要特征。計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，也是電子文檔數(shù)據(jù)保存面對的問題。新的事物總會產(chǎn)生新的問題，新的時代也會面對新的挑戰(zhàn)。作為高校的管理工作人員時刻面對問題，時刻面對挑戰(zhàn)是工作的一部分，我們有能力也有決心去解決問題、面對挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，高校的一體化檔案建設(shè)面對以下幾個方面的問題。

1.機構(gòu)設(shè)置的問題。目前，大多數(shù)高校都設(shè)有檔案館作為收集整理學(xué)校各類文檔的部門。很多時候與其他的職能部門在文檔的建立之初并沒有直接的業(yè)務(wù)聯(lián)系，而是在文檔的生命周期快要結(jié)束的時候進行文檔的檔案轉(zhuǎn)化工作。這樣就會導(dǎo)致有同一個文檔的多個部門都要到檔案室進行保存，造成了檔案的多次登記，多個編號，不僅浪費檔案的存儲空間，還造成許多重復(fù)勞動[5]。

2.經(jīng)濟條件的制約，對一體化檔案建設(shè)的意識不足。建立完整的辦公自動化系統(tǒng)，需要有強大的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和硬件設(shè)備的支持。營造優(yōu)質(zhì)、快速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境都需要資金投入去購買先進的硬件設(shè)備。高校的資金有限，由于對一體化檔案建設(shè)意識的不足，往往都會優(yōu)先考慮教學(xué)和科研這兩大方面，所以高校里大部分的資金大多用于教學(xué)、科研活動上，購買教學(xué)、科研用具較多，在一體化檔案管理建設(shè)上的資金投入上較少，對于一體化檔案建設(shè)會有一定的經(jīng)濟制約。

3.復(fù)合型檔案管理人員的缺乏。在高校的檔案管理人員大多為教學(xué)輔助崗位。不同于一線教師和一線的管理人員，對于檔案文件的信息意識不是很敏銳，較少會考慮如何把檔案更好的收集、保存并方便再次檢索等等。各個高校也都缺乏具有檔案管理專業(yè)方面的人才。大部分高校從事檔案管理工作的人員都非檔案管理專業(yè)出身，只是接受過短期的培訓(xùn)，普遍缺少專業(yè)理論知識和專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作崗位實際上是一個對語言、計算機能力等技能要求很高的管理崗位，如果僅僅只是對文件登記保存就失去了檔案管理的作用[8]。

這些問題都存在于高校的檔案管理之中，面對問題我們考慮的是如何解決問題想出對策，而不是去逃避，檔案管理的改革勢在必行，需要我們?nèi)ビ掠诮邮芴魬?zhàn)。首先就要從改革檔案管理模式上入手，完善文檔生命周期，明確檔案管理的規(guī)章制度，制定負責(zé)人，提高工作效率。文檔一體化管理就是提高檔案管理的最有效率的手段。辦公自動化系統(tǒng)里建立的電子文檔可以有效地對文檔的完整性進行保護。在管理的過程中，要明確各級部門都要始終保障辦公自動化系統(tǒng)使用的完整性，確保數(shù)據(jù)在各級部門完整流暢地傳達直至被檔案管理整理收錄。形成一個良好的運行體系，才能不斷發(fā)揮出文檔一體化的優(yōu)越性。其次，要改進文檔一體化依靠的辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)從開始出現(xiàn)到現(xiàn)在，系統(tǒng)設(shè)計已經(jīng)研發(fā)了四代，都在不斷地研究改良上一代的系統(tǒng)缺陷。隨著計算機技術(shù)的進一步發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)的功能會更加的智能化，在檔案的檢索以及共享方面的功能會更加的人性化，便于查找服務(wù)。再次，文檔一體化的建設(shè)要順應(yīng)時代的潮流，在移動終端上的使用也是未來辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展方向。隨著觸屏智能手機的出現(xiàn)，以及無線Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)的普及，通過手機、平板電腦等移動終端進行辦公文件的隨時隨地的處理都成為未來辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展的趨勢。利用碎片時間去處理和整理文件的高效性是檔案工作今后的新發(fā)展方向。

綜上所述，高校文檔一體化檔案建設(shè)是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案工作的發(fā)展趨勢。建立一體化檔案體系需要管理者提高檔案管理工作重要性的意識，解放思想，從管理模式上入手，建立完善的檔案管理制度，依靠先進的辦公自動化系統(tǒng)，把一體化檔案建設(shè)在高校中推廣建設(shè)起來，這對高校今后的發(fā)展具有積極的意義。

[1]劉薇莉.論高校檔案管理工作中的文檔一體化[J].中國成人教育，2012（17）.

[2]劉建平,范小英.信息時代高校文檔一體化管理芻議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（7）.

[3]徐擁軍,周艷華,李剛.基于知識服務(wù)的檔案管理模式的理論探索[J].檔案學(xué)通訊,2011（2）.

[4]楊政婷,肖濤.實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設(shè)[J].凱里學(xué)院報，2016（8）.

[5]朱慶華.高校文檔一體化管理的現(xiàn)狀、問題與對策[J].蘭臺世界，2014（7）.

[6]唐江玲,呂露.近五年來高校文檔一體化研究綜述[J].科技咨詢，2012（2）.

[7]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代情報,2007（6）.

[8]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].中國行政管理，2013（6）.

★項目名稱：廣東省潮州市哲學(xué)社會科學(xué)“十三五”規(guī)劃，項目編號：2016-C-01。

★作者介紹：吳海燕，檔案館員，研究方向為檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.11

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2017-01-11