研究生檔案管理工作的信息化建設(shè)

于偉 邱海寧

（北京語言大學(xué)研究生院 北京 100083）

研究生檔案管理工作的信息化建設(shè)

于偉 邱海寧

（北京語言大學(xué)研究生院 北京 100083）

研究生檔案是研究生學(xué)習(xí)與成長過程的扼要記錄，是高校人才選拔和人才培養(yǎng)的重要參考，也是社會(huì)用人單位考察和了解研究生的重要依據(jù)。高校對研究生檔案的管理，應(yīng)該不斷提高思想認(rèn)識(shí)，認(rèn)真梳理工作內(nèi)容,客觀分析出現(xiàn)的問題，積極尋求研究生檔案管理水平的方法與途徑。值此信息化時(shí)代，設(shè)計(jì)、研發(fā)研究生檔案管理信息系統(tǒng)，開展信息化建設(shè)，并借助該系統(tǒng)優(yōu)化檔案管理工作流程、更新檔案管理制度或管理模式，應(yīng)是首選方案。

研究生檔案 信息化建 設(shè)檔案利用 檔案轉(zhuǎn)寄

研究生檔案是研究生學(xué)習(xí)與成長過程的扼要記錄，是高校人才選拔和人才培養(yǎng)的重要參考，也是社會(huì)用人單位考察和了解研究生的重要依據(jù)。研究生檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分，也是研究生教育管理的重要環(huán)節(jié)。高校研究生檔案管理水平的高低，不僅關(guān)系著研究生本人的成長、發(fā)展與就業(yè)，也體現(xiàn)了高校教育管理工作的服務(wù)意識(shí)與工作水平。因此，高校對研究生檔案的管理，應(yīng)該不斷提高思想認(rèn)識(shí)，認(rèn)真梳理工作內(nèi)容,客觀分析出現(xiàn)的問題，積極尋求研究生檔案管理水平的方法與途徑。

一、研究生檔案內(nèi)容及管理工作環(huán)節(jié)的梳理

1.研究生檔案的主要內(nèi)容。我們通常所說的研究生檔案，有狹義和廣義之分。從狹義上說，指的是研究生在讀期間所產(chǎn)生的檔案材料，具體包括研究生報(bào)名考試材料、錄取入學(xué)材料（含入學(xué)登記表）、評優(yōu)評獎(jiǎng)材料、研究生階段成績單、學(xué)位申請與授予材料、畢業(yè)材料（含畢業(yè)生登記表）、黨員材料、各類資格證書材料等。廣義上講，研究生檔案除包括上述研究生階段的檔案材料之外，至少還包括研究生入學(xué)前的高中檔案材料，本科期間的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位、獎(jiǎng)懲等檔案材料，博士研究生還應(yīng)包括攻讀碩士期間的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位、獎(jiǎng)懲檔案材料，往屆生還應(yīng)包括其在工作期間的人事檔案材料、黨團(tuán)材料、各級各類資格證書材料等[1]。從上面粗略的內(nèi)容分類與界定，我們不難看出，研究生檔案材料的繁雜與多樣。

2.研究生檔案管理的主要環(huán)節(jié)。一般來說，研究生檔案的管理，可以分為研究生檔案的接收與整理、保管與利用、研究生期間檔案的整理與歸檔、研究生檔案的轉(zhuǎn)寄與查詢等四個(gè)環(huán)節(jié)。

研究生檔案的接收與整理，一般由研究生招生部門完成。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，檔案負(fù)責(zé)人要對接收到的研究生檔案認(rèn)真整理，一方面做好研究生入學(xué)資格的復(fù)審，發(fā)現(xiàn)檔案中存在問題的學(xué)生并及時(shí)跟進(jìn)處理；另一方面在將研究生的報(bào)考材料做好歸檔的同時(shí)，對研究生的各類檔案材料做好分類登記，并對檔案中明顯缺失的材料通過各種途徑進(jìn)行補(bǔ)追。

研究生檔案的保管與歸檔，一般由研究生的檔案管理部門完成。首先，檔案管理部門與招生部門進(jìn)行檔案的移交，并將接收到檔案的進(jìn)行逐一清點(diǎn)登記備案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。第二，針對研究生教育教學(xué)管理工作、研究生思想政治工作、研究生黨團(tuán)工作以及研究生個(gè)人因出國、就業(yè)等情況而產(chǎn)生的對研究生檔案的利用需求，做好檔案借閱與調(diào)取的工作，并做好實(shí)時(shí)登記。第三，對研究生管理、培養(yǎng)部門移交的研究生在讀期間所產(chǎn)生的各類學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位材料、黨團(tuán)材料、資格證書材料做好歸檔工作，并做好登記。

研究生期間檔案的整理與歸檔工作，主要由研究生教育管理與培養(yǎng)部門完成。研究生在讀期間所產(chǎn)生的檔案材料主要有四類，一是學(xué)籍檔案材料，包括入學(xué)登記表、學(xué)籍異動(dòng)（休學(xué)、延期、復(fù)學(xué)、退學(xué)）審批表、畢業(yè)登記表等；二是學(xué)業(yè)成績材料，包括研究生的課程學(xué)習(xí)成績表、教學(xué)實(shí)習(xí)實(shí)踐成績鑒定表、科研成績表等；三是學(xué)位申請與審批材料，包括答辯申請表、論文評閱書、答辯會(huì)議記錄、學(xué)位審批表等；四是黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲及其他材料，包括入黨申請書等黨員材料、各級各類獎(jiǎng)學(xué)金申請審批表、學(xué)生違規(guī)違紀(jì)的處理決定、各級各類資格證書的申請審批材料等。研究生培養(yǎng)部門在研究生培養(yǎng)的各個(gè)環(huán)節(jié)中時(shí)時(shí)收集、整理上述檔案材料，并做好分類保管工作。分批次或一次性在研究生畢業(yè)時(shí)移交到檔案管理部門進(jìn)行歸檔。

研究生檔案的轉(zhuǎn)寄與查詢工作，由研究生檔案管理部門完成。其主要工作是在研究生畢業(yè)離校時(shí)，完成研究生檔案的歸檔工作，并根據(jù)研究生的就業(yè)、升學(xué)、二分或出國的實(shí)際情況，進(jìn)行研究生檔案的轉(zhuǎn)寄，接受研究生對檔案去向的查詢。針對就業(yè)或二分回省的研究生，檔案管理部門依據(jù)省級教育主管部門開具的研究生就業(yè)報(bào)到證，轉(zhuǎn)寄學(xué)生的檔案；針對升學(xué)或出國的研究生，依據(jù)高校或相關(guān)部門寄發(fā)的調(diào)檔函，轉(zhuǎn)寄學(xué)生的檔案。由于檔案轉(zhuǎn)寄工作是在研究生離校之后完成的，所以著急使用檔案或關(guān)心檔案去向的研究生會(huì)以各種方式咨詢檔案的轉(zhuǎn)寄情況。故研究生檔案管理部門還需接待學(xué)生的各種咨詢，并查詢告知檔案去向及相關(guān)信息。

二、研究生檔案管理工作中常見問題及成因分析

研究生檔案種類繁多，工作程序復(fù)雜，參與管理的職能部門與工作人員呈現(xiàn)多樣化趨勢，再加上各種不確定性因素的干擾，導(dǎo)致研究生檔案管理過程中出現(xiàn)的問題較多，筆者根據(jù)工作中出現(xiàn)問題的性質(zhì)，對其進(jìn)行了歸類，縷述如下。

1.研究生檔案整體或部分缺失的問題。正如前述，研究生檔案管理牽涉到研究生招生、檔案保管、研究生教育管理（包括研究生院培養(yǎng)辦、學(xué)位辦、各研究生培養(yǎng)單位）等若干部門，經(jīng)辦人員多，移交環(huán)節(jié)多，再加上這些環(huán)節(jié)工作人員的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、熟練程度、崗位更迭、人手不足等因素的影響，極易導(dǎo)致研究生檔案的整體或部分丟失、歸檔時(shí)某部分材料的“張冠李戴”等問題[2]。一旦發(fā)生這種情況，不僅給研究生檔案管理工作造成被動(dòng)，更重要的是可能給檔案所有研究生造成較大的困擾，因?yàn)檎w或部分的缺失所導(dǎo)致研究生檔案的不完整，很可能會(huì)給學(xué)生的升學(xué)與就業(yè)帶來重大影響，而試圖去補(bǔ)辦這些幾年前或十幾年前歸檔的材料，手續(xù)又會(huì)非常復(fù)雜。

仔細(xì)分析則不難發(fā)現(xiàn)，發(fā)生這個(gè)問題主要原因，可能還是在檔案管理人員的“工作疏忽”。為避免實(shí)際工作中因工作人員失誤所帶來的這種問題，高校研究生檔案管理部門多年來做了多方探索，研究出臺(tái)了多項(xiàng)相關(guān)管理規(guī)定，確立了對研究生檔案管理工作各環(huán)節(jié)的全程監(jiān)督和對經(jīng)辦工作人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的工作機(jī)制[3]。這些制度的出臺(tái)與舉措的實(shí)施，雖有效控制了因人員業(yè)務(wù)不熟練、工作態(tài)度不認(rèn)真等主觀因素所導(dǎo)致的問題，起到了一定的效果，但也帶來了新的問題。在繁忙的日常管理工作中，這種對各環(huán)節(jié)的嚴(yán)密監(jiān)管、移交檔案時(shí)的繁瑣手續(xù)、全校各部門定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，給檔案管理部門帶來了人力資源的較大消耗，也增加了各管理部門工作人員的工作負(fù)擔(dān)和心理負(fù)擔(dān)。

2.研究生檔案材料規(guī)范性差、錯(cuò)漏多的問題。在實(shí)際的檔案管理工作中，我們經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)某些研究生對人事檔案的“漠不關(guān)心”，他們不理解個(gè)人檔案在其個(gè)人成長、學(xué)習(xí)與就業(yè)方面的重要性，不了解個(gè)人檔案的管理工作流程，不關(guān)心個(gè)人檔案的保管與轉(zhuǎn)寄情況，對學(xué)校關(guān)于檔案的要求不理解或干脆置之不理，他們不關(guān)心檔案的到校情況，不關(guān)注檔案完整與否[4]。在這種情形之下，就會(huì)產(chǎn)生研究生對待學(xué)校要求填寫、整理的各類表格等檔案材料產(chǎn)生應(yīng)付甚至抵觸情緒，主觀上認(rèn)為學(xué)校在做表面文章無實(shí)際意義。而研究生在讀期間的大部分檔案材料，首先都由研究生本人填寫、整理的，比如研究生的入學(xué)登記表和畢業(yè)生登記表、研究生的學(xué)位申請與審批材料等。這些材料交到檔案管理部門歸檔時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)研究生所填寫的信息存在前后矛盾；必要信息丟三落四；字跡敷衍潦草難以辨認(rèn)等情況。

由此而來的問題可能更加嚴(yán)重，研究生畢業(yè)之后，研究生檔案管理部門會(huì)依據(jù)省級主管部門開具的就業(yè)報(bào)到證（一式兩聯(lián)）或者其他高校開具的調(diào)檔函轉(zhuǎn)寄研究生檔案，同時(shí)會(huì)將報(bào)到證粉聯(lián)發(fā)給研究生去報(bào)到。但學(xué)生對此認(rèn)知不足,他們很多人不會(huì)主動(dòng)查詢檔案轉(zhuǎn)接與接收情況，待到用人單位需要查詢檔案時(shí)或辦理其他手續(xù)時(shí)，才恍然大悟還有檔案的事情。此時(shí)，再打電話回畢業(yè)學(xué)校查詢檔案去向事宜，追查檔案的下落，就比較費(fèi)時(shí)費(fèi)事了。

3.研究生檔案歸檔滯后、利用效率低的問題。目前，高校研究生檔案的管理模式主要有兩種：集中管理模式與分散管理模式。所謂集中管理模式，是指由研究生檔案管理部門對全校的研究生檔案統(tǒng)一管理，而分散管理模式，是指學(xué)校研究生檔案的管理工作，由學(xué)生所在學(xué)院負(fù)責(zé)[5]。無論是集中管理，還是分散管理，研究生檔案的借閱、整理、調(diào)用與歸檔，基本上還是由手工完成，由此帶來問題的是，研究生檔案材料整理的滯后。從高校檔案工作的實(shí)際來看，檔案整理的時(shí)間集中在兩個(gè)階段，即入學(xué)時(shí)、畢業(yè)離校時(shí)，并以在畢業(yè)離校時(shí)檔案材料的整理最為集中。入學(xué)時(shí)，檔案材料的整理主要是入學(xué)前的材料、報(bào)考材料和入學(xué)材料等，相對較少，且這些材料還不能反映研究生在學(xué)期間的學(xué)習(xí)情況，而研究生畢業(yè)階段整理的材料，則主要是研究生在讀期間的各類材料包括：課程成績材料、黨員材料、評優(yōu)評先材料、科研情況材料、學(xué)位申請與學(xué)位授予材料等，這些材料則能夠即時(shí)地反映研究生的學(xué)習(xí)情況、科研情況、政治表現(xiàn)、思想波動(dòng)等情況，并對研究生的教育管理與人才培養(yǎng)有著重要的參考價(jià)值。但遺憾的是，這些材料整理工作時(shí)間的滯后，使得這些反映學(xué)生在學(xué)期間的綜合情況的“晴雨表”并未真正發(fā)揮有效的指導(dǎo)作用，而僅僅成為一種失去對現(xiàn)實(shí)干涉作用的歷史資料的堆積[5]。

另外，研究生畢業(yè)就業(yè)時(shí)，研究生檔案管理部門往往要接待多家用人單位來校對擬招聘的研究生進(jìn)行政審，由于他們到校政審的時(shí)間處在學(xué)校對研究生檔案進(jìn)行集中整理之前，所以在查閱研究生檔案時(shí)常會(huì)問及缺少研究生學(xué)習(xí)期間檔案的問題，也會(huì)要求檔案部門對研究生期間的學(xué)習(xí)成績、在校表現(xiàn)等提供相應(yīng)的補(bǔ)充材料，以供他們對畢業(yè)生有個(gè)相對完整的評價(jià)與認(rèn)知。其實(shí)，這反映了我們研究生檔案管理工作中因檔案材料整理的滯后所帶來的問題與被動(dòng)，也給我們的研究生檔案管理工作，提出了新的、變革的要求。

三、研究生檔案管理信息化建設(shè)的探索

如前所述，研究生檔案的管理，一方面對研究生的成長、成才、就業(yè)會(huì)有著非常重要的作用；另一面又存在著因?yàn)閷?shí)際工作中存在的檔案材料繁多、管理人員疏漏、研究生本人的模式、管理模式的陳舊等因素所帶來的諸多問題，那究竟如何可以有效控制與規(guī)避這些問題，切實(shí)發(fā)揮研究生檔案對學(xué)生的成長、成才的輔助與指導(dǎo)作用呢？在筆者看來，值此信息化時(shí)代與互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，設(shè)計(jì)研發(fā)研究生檔案管理信息系統(tǒng)，并借助該系統(tǒng)優(yōu)化檔案管理工作流程、更新檔案管理制度或管理模式，應(yīng)是首選方案。

結(jié)合研究生檔案管理工作的實(shí)際，筆者認(rèn)為該管理系統(tǒng)至少要做好以下三個(gè)模塊的設(shè)計(jì)與建設(shè)。

1.研究生檔案材料的登記與查詢模塊。研究生檔案材料的登記與查詢模塊，主要是應(yīng)用在研究生入學(xué)時(shí)對檔案材料整理、核對與記錄方面。檔案材料的登記與查詢，主要是為了應(yīng)對研究生檔案材料轉(zhuǎn)入時(shí)因種種原因產(chǎn)生的缺失問題。在這個(gè)環(huán)節(jié)，如果認(rèn)真做好核對整理工作，并對每個(gè)研究生的檔案材料進(jìn)行細(xì)致的分類，并將這些材料的類別分別錄入研究生檔案管理系統(tǒng)并提供相關(guān)部門與學(xué)生查詢，就可以為研究生期間的檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。第一，研究生檔案管理部門可以詳細(xì)地掌握研究生檔案到校的情況，以及檔案可能存在的缺失的情況，比如有些研究生缺少高中檔案，或者本科期間的成績材料等，并進(jìn)行積極有效應(yīng)對。第二，研究生可以在入學(xué)之后查詢自己檔案的到校情況，并能夠清楚地獲知其檔案材料的完整與否，并知道可能缺少的材料，及時(shí)與讀研之前的學(xué)?；騿挝宦?lián)系，查找缺失檔案的下落，及時(shí)補(bǔ)上所缺材料。

另外，在研究生畢業(yè)離校時(shí)，也會(huì)用到該模塊。研究生檔案管理部門將研究生在讀期間產(chǎn)生的所有材料登記錄入系統(tǒng)之后開放查詢，研究生就可以根據(jù)登錄系統(tǒng)查詢，準(zhǔn)確掌握自己全部人事檔案中各種資料的存入情況，便于查缺補(bǔ)漏。

2.在校生檔案材料的采集與利用模塊。當(dāng)下高校的研究生教育管理，基本上都采用了信息管理系統(tǒng)，在這些管理系統(tǒng)中，存放著研究生的各類學(xué)籍、課程、成績與學(xué)位信息。如果研究生的檔案管理系統(tǒng)能夠做好與研究生教育管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，就可以方便地采集其中的數(shù)據(jù)并生成研究生在校期間的檔案材料的電子版，比如研究生的入學(xué)登記表、在學(xué)成績單、科研成果、開題報(bào)告、學(xué)位申請材料、學(xué)位論文等[6]。

這些信息的自動(dòng)獲取，無疑將會(huì)改變傳統(tǒng)的研究生檔案管理模式：一方面利用研究生教育管理系統(tǒng)中已有研究生各類信息數(shù)據(jù)生成的研究生檔案材料，改變了由學(xué)生手動(dòng)填寫各類表格的檔案采集模式，有效規(guī)避了手動(dòng)填寫表格所帶來的格式不規(guī)范、字跡不清楚、信息前后不一致等各種問題。另一方面利用研究生檔案材料電子版的采集與生成，也一改采用信息系統(tǒng)之前研究生檔案材料歸檔滯后的缺憾，能夠即時(shí)反饋與顯示研究生學(xué)習(xí)期間的學(xué)習(xí)情況與思想動(dòng)態(tài)，為研究生教育管理部門進(jìn)行有針對性的管理提供有效的數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，研究生檔案管理系統(tǒng)的開放查詢，也可以方便學(xué)生知曉研究生檔案材料的組成以及檔案材料的重要性，從而更好地督促研究生端正學(xué)習(xí)態(tài)度，潛心向?qū)W。

3.畢業(yè)生檔案材料的轉(zhuǎn)寄與查詢模塊。研究生學(xué)習(xí)期間的檔案材料收集、歸檔完畢之后，檔案管理最為重要的工作就是按照學(xué)生去向類別進(jìn)行分類：將就業(yè)學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)寄到研究生的就業(yè)單位；將升學(xué)學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)寄到研究生將要就讀的高校；將二分回省的學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)寄到研究生的生源所在地；將出國學(xué)生的檔案按實(shí)際情況轉(zhuǎn)寄到相關(guān)單位等[7]。研究生的去向類型多，牽涉到的轉(zhuǎn)寄單位廣，操作比較復(fù)雜，再加上研究生檔案投遞方式由郵政機(jī)要通信渠道改為通過當(dāng)?shù)剜]政EMS投遞的變動(dòng)，這些都對研究生的檔案轉(zhuǎn)寄工作提出了嚴(yán)格的要求，一方面研究生檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真完善研究生檔案轉(zhuǎn)寄的各個(gè)環(huán)節(jié)，保證檔案轉(zhuǎn)寄過程中不出紕漏，不出現(xiàn)檔案丟失的情況；另一方面，研究生檔案轉(zhuǎn)寄的情況應(yīng)該及時(shí)公開以供研究生對檔案去向進(jìn)行查詢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決。

在這個(gè)工作環(huán)節(jié)，首先，檔案管理部門需要將學(xué)生的報(bào)到地址錄入該模塊，并通知學(xué)生登錄系統(tǒng)確認(rèn)報(bào)到的單位，并對檔案轉(zhuǎn)寄的單位信息（包括單位名稱、聯(lián)系地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話）進(jìn)行核對和完善，以確保研究生檔案轉(zhuǎn)寄地址的準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)檔案的誤投遞問題。其次，研究生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在上述檔案轉(zhuǎn)寄單位及地址等信息進(jìn)行采集與核對的基礎(chǔ)上，提供快遞單的批量導(dǎo)出與批量打印，在減輕手動(dòng)填寫快遞單的同時(shí)，保證信息填寫的完整與準(zhǔn)確。第三，提供將EMS單號導(dǎo)入或?qū)懭胂到y(tǒng)的接口，以便學(xué)生登錄系統(tǒng)之后快捷地查到單號，并能在相應(yīng)的網(wǎng)站上查詢到研究生檔案的運(yùn)送與接收情況。

[1]郭小青.高校研究生檔案管理與利用[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2009（1）.

[2]王紅利,郭連鋒.對研究生檔案管理的幾點(diǎn)建議——由某研究生入學(xué)后發(fā)現(xiàn)檔案“缺失”引發(fā)的思考[J].重慶交通學(xué)院學(xué)報(bào)(社科版),2003（4）.

[3]趙海榮.新時(shí)期高校研究生檔案管理與轉(zhuǎn)遞問題初探[J].蘭臺(tái)世界，2015（35）.

[4]趙山花.研究生檔案管理和利用探析[J].蘭臺(tái)世界，2016（1）.

[5]滿保華，張秀婷.高校研究生檔案管理工作探究[J].太原理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2012（6）.

[6]于偉,趙璞.研究生教育信息化建設(shè)的實(shí)踐與探索——以北京語言大學(xué)研究生教育信息化建設(shè)為例[J].中國教育信息化，2015（5）.

[7]李潤紅，寸淑梅.多渠道就業(yè)形勢下畢業(yè)研究生檔案管理與轉(zhuǎn)遞問題探索[J].思想戰(zhàn)（人文社會(huì)科學(xué)），2013（39）.

★項(xiàng)目名稱：中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)資助項(xiàng)目（項(xiàng)目名稱：研究生教育管理信息化建設(shè)的探索，項(xiàng)目編號：2017YJ001）。

The Informatization Construction of Archives Management for Graduate Students

Yu Wei,Qiu Haining

(Graduate School of Beijing Language and Culture University,Beijing 100083,China)

Graduate students'archives are records of their learning and grow ing process,important references to talent selection and cultivation in colleges and universities,also important basis for investigation and understanding of graduate students by society and employers.In themanagement of graduate students'archives,colleges and universities should constantly improve their ideological understanding,carefully sort out the contents of the work,objectively analyze the problems in work,and actively seek ways and means for themanagementof graduate students'archives.On the occasion of the information era,it is a preferred option for us to design and develop management information system for graduate students'archives,carry out informatization construction,optimize the archivesmanagement workflows,and update the archivesmanagement system or managementmode.

graduate students'archives;informatization construction;archives utilization;archives forwarding

于偉，北京語言大學(xué)研究生院培養(yǎng)辦項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，研究方向?yàn)檠芯可逃芾?；邱海寧，北京語言大學(xué)外國語學(xué)部2014級碩士研究生。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.02

G270.7

A

2017-01-20