高校電子檔案資源的現(xiàn)狀與整合

彭柳

（中南民族大學檔案館校史館武漢430074）

高校電子檔案資源的現(xiàn)狀與整合

彭柳

（中南民族大學檔案館校史館武漢430074）

首先介紹了高校電子檔案資源的特點和存在的問題；緊接著分析了高校電子檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀，建議從館藏檔案數(shù)字化和開發(fā)檔案管理集成系統(tǒng)收集電子檔案兩個方面，著手整合高校內(nèi)電子檔案資源；最后提出建立高校之間電子資源聯(lián)合共享機制，統(tǒng)一高校檔案管理技術(shù)、優(yōu)化存儲管理、提高利用效率。

電子檔案電子文件檔案管理系統(tǒng)資源整合

G270.7

A

2017-06-30

高校電子檔案資源一般由檔案管理系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫形式建設(shè)和管理。高校電子檔案來源于高校的教學、科研、管理活動，具體組成包括招生錄取記錄、學生學籍信息、考試成績單、科研立項檔案、招標合同、基建檔案、科技成果轉(zhuǎn)化文件、收發(fā)文件等等[1]35。高校的電子檔案資源是高校重要的信息資產(chǎn)和智力資源，它們形式多樣、格式不一，很多由各管理部門利用各自的管理系統(tǒng)以電子文件的形式流轉(zhuǎn)。如果由各部門將這些文件打印出來歸檔，再由檔案部門將打印出來的紙質(zhì)文件數(shù)字化掃描，則會造成檔案信息資源建設(shè)成本的不必要增加，還有可能將一些重要的電子檔案信息丟失。隨著數(shù)字化校園的建設(shè)，各高校都在逐步推進無紙化辦公，越來越多的具有保存價值的電子文件需要歸檔，電子檔案將逐步成為檔案館館藏中的主流。如何對電子檔案資源進行建設(shè)、管理、提供利用及開發(fā)，將成為高校檔案館在新的發(fā)展形勢下面對的難題。

一、高校電子檔案的現(xiàn)狀

1.高校電子檔案的特點。電子檔案，即通過計算機硬盤、軟盤、磁盤、磁帶庫等設(shè)備進行存儲的電子文件，通過網(wǎng)絡(luò)或者磁盤在線或離線進行傳輸歸檔，由相應(yīng)的檔案管理軟件管理并提供利用，一般都有相對應(yīng)的原文紙質(zhì)檔案。因而電子檔案對比傳統(tǒng)類型檔案具有接收方便，歸檔及時齊全，信息存儲密度高，占據(jù)實體空間少但信息容量大的特點。高校電子檔案來源于高校的各種工作和管理活動，它集文字、圖像、圖表、符號、音頻、視頻等多種媒體于一體，并且需要提供利用的電子檔案主要是文字、圖表和圖像類型。由于電子檔案本質(zhì)上是二進制數(shù)字，其信息的存在形式容易被篡改、數(shù)據(jù)可能丟失、存儲介質(zhì)材料易破壞，對信息管理系統(tǒng)和計算機網(wǎng)絡(luò)等軟硬件要求較高。

2.高校對電子檔案認識的局限。目前，在高校中還存在著對于檔案的重視不足，很多使用者只是在要用時才會想到找檔案，而不是主動有意識地利用檔案促進科研、教學等學校管理水平的提高。而且電子文件的產(chǎn)生單位里也存在部分人，甚至是決策層領(lǐng)導，認為檔案是私有財產(chǎn)，缺乏對電子檔案作為信息資源的共享觀念。以上局限使得電子文件信息資源流失現(xiàn)象嚴重，電子檔案信息資源建設(shè)處于封閉式開發(fā)狀態(tài)，更談不上電子檔案的開放與網(wǎng)上利用了。

3.電子檔案法律效力的不足。2005年實施的《中華人民共和國數(shù)字簽名法》明確了部分電子文件（包括數(shù)據(jù)電文、電子文書）的證據(jù)效力，對于商業(yè)領(lǐng)域有非常重要的積極意義，此后十年間我國電子商務(wù)發(fā)展迅速。令人遺憾的是該法沒有涵蓋電子政務(wù)，電子檔案的證據(jù)效力目前缺乏法律認可與保障。

在行政法規(guī)層面，國務(wù)院辦公廳、國家檔案局于2003年相繼頒布了《電子公文傳輸管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》。在電子文件的開發(fā)利用方面，2007年頒布了針對國家行政機關(guān)的《中華人民共和國政府信息公開條例》。但前述辦法和條例都屬于國務(wù)院規(guī)章，尚未上升到國家法律的層次。電子檔案的法律效力沒有足夠的明確。

4.高校電子檔案管理技術(shù)的不足。檔案最重要的本質(zhì)屬性是原始記錄性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的載體性能穩(wěn)定，其原始記錄性已有成熟的技術(shù)手段識別。然而電子文件具有信息與載體可分離的特性，可以利用計算機軟件進行修改，電子檔案真實性、完整性和可靠性的安全保證在技術(shù)上的難度比較大。此外電子文件通過公共網(wǎng)絡(luò)歸檔以及電子檔案通過公共網(wǎng)絡(luò)發(fā)布時，都可能面臨著病毒和黑客的竊聽、篡改、偽造攻擊，還可能被違法復制甚至倒賣。普通高校現(xiàn)有的防毒軟件和防火墻等技術(shù)難以對付黑客高手，使得電子檔案的信息安全受到嚴重的威脅。

5.高校電子檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀。由于高校內(nèi)電子文件的大量使用是最近十年才盛行，與其相配套的軟件及硬件建設(shè)更新?lián)Q代非常頻繁。目前大多數(shù)的高校檔案館仍然實行的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的電子檔案為輔的檔案保存方式。部分高校檔案館實現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案同步接收，其中電子檔案一般也是以光盤、磁盤等離線移交的方式進行歸檔并保存。少數(shù)走在前列的高校檔案館實現(xiàn)了在線歸檔電子文件，甚至是通過高校信息中心平臺實現(xiàn)系統(tǒng)對接歸檔。

二、高校內(nèi)電子檔案資源的整合

1.館藏檔案數(shù)字化生成電子檔案資源。館藏檔案數(shù)字化的建設(shè)，在我國很多高校都已經(jīng)或者正在計劃開展。國家和地方出臺了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15）、《檔案數(shù)字化規(guī)范》（北京地方標準DB/T765）等規(guī)范文件，為存量紙質(zhì)檔案和聲像實物檔案等的數(shù)字化工作提供了指導。

很多高校建立了館藏檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，將館藏檔案數(shù)字化生成的電子檔案與原檔案以相應(yīng)的聯(lián)系方式同時保存[2]17，并為學校各部門提供不受時間和空間限制的檔案利用服務(wù)，提高了檔案利用的效率。

2.開發(fā)檔案管理集成系統(tǒng)收集電子檔案資源。目前尚無檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的國家標準，而要徹底解決日益增長的高校電子文件的歸檔和管理的問題，最基本的方案就是開發(fā)一個檔案管理的集成系統(tǒng)平臺，提供包括接收、著錄、整理、存儲、庫房管理、提供利用等所有檔案工作功能的信息管理系統(tǒng)。

（1）系統(tǒng)目標。此系統(tǒng)必須能夠接收、存儲和管理各種類型的電子文件、各種文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫，并保證歸檔電子文件的完整、真實、有效性，從而建設(shè)一個適合高校工作實際的、長期可靠的、可擴展的電子文件集成管理信息系統(tǒng)，對高校政務(wù)活動中產(chǎn)生的對國家和社會具有保存和利用價值的電子文件，實現(xiàn)規(guī)范采集、集中歸檔、統(tǒng)一管理、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全保密、方便利用、資源共享。

（2）功能需求。此系統(tǒng)不僅具備一般檔案管理系統(tǒng)的基本管理功能，還應(yīng)該將現(xiàn)有的館藏檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，包括案卷級和文件級目錄信息，以及檔案數(shù)字化生成的全文等電子檔案資源整合到統(tǒng)一管理平臺中。此外，系統(tǒng)還應(yīng)具有對高校各業(yè)務(wù)部門的管理信息系統(tǒng)中分布、異構(gòu)、自治和不斷變化的數(shù)據(jù)進行自動收集整理的集成功能，即具有前端系統(tǒng)集成。在電子文件歸檔的探索過程中，有高校收集過各種前端系統(tǒng)數(shù)據(jù)，為了打開這些數(shù)據(jù)甚至將前端管理系統(tǒng)也復制保存了，但這樣既不便于管理，更不方便提供利用，因而要實現(xiàn)檔案統(tǒng)一接收管理，必須把接收的各前端系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通過接口程序統(tǒng)一格式導入本系統(tǒng)。同時，為了保證歸檔的電子文件真實有效，對前端系統(tǒng)生成的學生成績單等固化為PDF等格式并導入集成系統(tǒng)中，當作電子檔案保管利用。

（3）關(guān)鍵技術(shù)。由于各前端系統(tǒng)軟件是不同的開發(fā)者，針對不同的功能需求開發(fā)，使用的開發(fā)工具、開發(fā)方法千差萬別，要將這些前端系統(tǒng)整合到統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺中，關(guān)鍵的技術(shù)是建立接口程序，抽取出各系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)中的共享字段，采用靈活的系統(tǒng)設(shè)計模型，兼顧各類檔案的特性和要求，方便不同用戶按照不同要求進行功能擴充，最大限度地將各管理和業(yè)務(wù)部門的前端系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進行整合，建立起有效的數(shù)據(jù)集成系統(tǒng)。

三、高校間的信息資源整合

建立高校檔案信息聯(lián)盟是高校電子檔案資源建設(shè)到一定程度的發(fā)展前景。國家檔案局于2003年發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》明確地規(guī)定了電子公文歸檔管理工作的基本條例和實施辦法，給電子公文和檔案數(shù)據(jù)庫錄入與共享提供了指導。

檔案保存和管理的目的就是使用。由于各院校的技術(shù)差異，使各高校的電子檔案數(shù)據(jù)庫處于條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫三種不同保存形態(tài)的數(shù)據(jù)資源，不僅院校之間難以實現(xiàn)對接，更不能滿足社會用戶需求服務(wù)[3]24，用整合式管理的方式，建立類似于高校圖書館工作委員會一樣的聯(lián)盟秘書機構(gòu)，統(tǒng)一調(diào)配各院校間電子檔案管理，實現(xiàn)技術(shù)統(tǒng)一，資源優(yōu)化，將會提高高校電子檔案的利用率和服務(wù)能力[3]25。

1.建立高層次的協(xié)調(diào)機構(gòu)。整合高校間的電子檔案資源整合，建立具有社會化服務(wù)能力的管理系統(tǒng)，不是單個學校能夠承擔的責任，必須由教育主管部門從國家戰(zhàn)略層面建立一個能夠進行制定政策、調(diào)配資源、協(xié)調(diào)所有高校的高層次的長期管理機構(gòu)。此機構(gòu)可以由教育部出面組織各類高校建立相應(yīng)的成員機構(gòu)，在各個地區(qū)設(shè)立常駐組織機構(gòu)以促進高校電子檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系的建構(gòu)。

2.建立虛擬檔案館集成各高校的電子檔案資源?？梢劳幸延械闹鞲删W(wǎng)絡(luò)——中國教育和科研計算機網(wǎng)（CERNET），由上述協(xié)調(diào)機構(gòu)牽頭開發(fā)建設(shè)一個集合所有可共享的高校電子檔案資源的虛擬檔案館。用戶通過虛擬檔案館提供的模擬網(wǎng)上檔案館界面，方便地獲取多個檔案館的數(shù)字化館藏，并取得相關(guān)的瀏覽或者下載等多種信息服務(wù)[4]22。此虛擬檔案館相當于多個數(shù)字檔案館的集中，組織上較為松散，實際電子檔案資源仍存在于各高校檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)，需要處理的關(guān)鍵問題是數(shù)據(jù)異構(gòu)的問題。加強電子檔案集成管理系統(tǒng)的開發(fā)標準是解決數(shù)據(jù)異構(gòu)的有效辦法。

[1] 郭蓉.新形勢下高校檔案信息資源的開發(fā)利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（1）.

[2] 梅婷.論高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)[J].蘭臺世界，2008（6）.

[3] 溫艷秋.基于信息背景下的高校電子檔案整合管理模式研究[J].蘭臺世界，2012（9）.

[4] 李黎，姬鳳英，劉劍，等.關(guān)于城市數(shù)字地圖檔案館建設(shè)的思考[J].湖北檔案，2013（7）.

中南民族大學中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費專項資金項目（CSQ15024）。

彭柳，中南民族大學檔案館校史館館員，主要從事檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)研究。