如何做好醫(yī)院科研檔案信息化管理

潘曉輝

（昆明理工大學(xué)附屬昆華醫(yī)院云南省第一人民醫(yī)院科研科昆明650032）

如何做好醫(yī)院科研檔案信息化管理

潘曉輝

（昆明理工大學(xué)附屬昆華醫(yī)院云南省第一人民醫(yī)院科研科昆明650032）

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科學(xué)研究過程中的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院科研學(xué)術(shù)水平的直接反映和體現(xiàn)。它對(duì)醫(yī)院科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價(jià)值的鑒定具有重要的作用。近年來，隨著信息技術(shù)及醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)院各級(jí)各類科研項(xiàng)目逐漸增多，蘊(yùn)含著大量科研成果、科技專利、高新技術(shù)及創(chuàng)新性科研思想的檔案數(shù)量也隨之增多，這就為傳統(tǒng)的科研檔案管理模式增加了難度，隨之帶來一系列問題，使管理工作陷入困境。為了更好地適應(yīng)快速發(fā)展的信息時(shí)代，提高科研檔案的管理效率和開發(fā)利用率，轉(zhuǎn)變管理模式，實(shí)現(xiàn)科研信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，構(gòu)建科研檔案的信息化管理成為當(dāng)務(wù)之急。

醫(yī)院科研檔案管理

G271

A

2017-07-24

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員在從事科學(xué)研究過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的原始記錄材料，是科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映[1]。醫(yī)學(xué)科研檔案作為醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的載體，是醫(yī)院全部檔案的重要組成部分。它蘊(yùn)含了大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)及創(chuàng)新性科研思想等科研信息，對(duì)科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價(jià)值的鑒定起著重要的作用；同時(shí)也為醫(yī)院制定科技決策、規(guī)劃醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)院人才考核、職稱晉升、科研人員進(jìn)行科學(xué)研究及技術(shù)交流等方面提供了比較可靠真實(shí)的信息依據(jù)，具有參考及憑證的功能。近年來，隨著醫(yī)院科研水平的提高，醫(yī)院各級(jí)各類科研項(xiàng)目逐漸增多，檔案的數(shù)量也隨之增多，這也為傳統(tǒng)的科研檔案管理模式增加了難度。因此，為了更有效更科學(xué)地對(duì)科研檔案實(shí)施管理，需尋求一種現(xiàn)代化管理方式，即信息化管理模式——醫(yī)院科研信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

一、醫(yī)院科研檔案的收集范圍和特點(diǎn)

1.醫(yī)院科研檔案的收集范圍主要包含以下五個(gè)方面的內(nèi)容：①研究準(zhǔn)備階段：這一階段主要是確定研究課題，并做好研究工作的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。包括科研課題的開題報(bào)告、任務(wù)書、協(xié)議書、課題計(jì)劃、研究方案等材料。②研究實(shí)驗(yàn)階段：這個(gè)階段是課題研究的重要階段，主要是進(jìn)行一系列的實(shí)驗(yàn)和分析工作。包括各種載體形式的實(shí)驗(yàn)原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、計(jì)算分析數(shù)據(jù)、階段小結(jié)、實(shí)驗(yàn)樣品、標(biāo)本及照片、底片、幻燈片、錄像拷貝等信息資料。③總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段：這是對(duì)科研成果進(jìn)行總體鑒定和評(píng)價(jià)的工作階段。包括課題總結(jié)、研究報(bào)告、論文、專著、課題成果驗(yàn)收、專家評(píng)審意見、鑒定會(huì)材料、鑒定證書等材料。④成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段：這一階段圍繞著成果獎(jiǎng)勵(lì)的申報(bào)活動(dòng)，主要形成科研成果的申報(bào)材料（科技成果登記表、科技成果報(bào)告表、科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料）、獎(jiǎng)勵(lì)證書（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書）、專利申請(qǐng)書或證書等材料。⑤成果推廣應(yīng)用階段：這是科研成果的實(shí)際應(yīng)用階段，主要形成科研成果推廣應(yīng)用方案、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書、推廣應(yīng)用情況報(bào)告、實(shí)施情況總結(jié)、成果宣傳材料、國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流及同行評(píng)價(jià)材料等[3]。

2.醫(yī)院科研檔案的特點(diǎn)。從歸檔的范圍可以看出，醫(yī)院科研檔案具有以下四個(gè)特點(diǎn)：①形成周期長：醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目一般需要經(jīng)歷課題申報(bào)、立項(xiàng)、鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)以及成果推廣等過程，因此科研項(xiàng)目的檔案管理工作也是一個(gè)較長的周期性過程，需要涉及的材料與內(nèi)容較多、時(shí)間跨度較大、覆蓋面廣泛。②專業(yè)性強(qiáng)：醫(yī)學(xué)科研課題多依據(jù)醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)科分類，如內(nèi)、外、婦、兒等臨床學(xué)科，生理、生化、病理、藥理等基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)學(xué)科等，科研檔案則參照各自的專業(yè)自然形成，并依據(jù)專業(yè)分科管理檔案，分類存檔，因此科研檔案也具有專業(yè)性的特點(diǎn)。③學(xué)科綜合性強(qiáng)：醫(yī)學(xué)科研既有?？菩詮?qiáng)的特點(diǎn)，同時(shí)隨著醫(yī)學(xué)科技的發(fā)展，學(xué)科交叉綜合不斷發(fā)展，多學(xué)科聯(lián)合攻關(guān)不斷呈現(xiàn)，如一些重大課題往往需要多個(gè)交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科的協(xié)作參與，綜合研究，聯(lián)合攻關(guān)。因此科研檔案在形成過程中也體現(xiàn)了學(xué)科交叉綜合的特點(diǎn)，科研檔案內(nèi)容越來越豐富。④載體形式多樣化：由于醫(yī)學(xué)研究的復(fù)雜性，直接記錄實(shí)驗(yàn)結(jié)果的載體形式多種多樣，如各種標(biāo)本、玻璃切片、病歷、化驗(yàn)單、儀器檢測(cè)結(jié)果、照片、音頻、視頻等材料。因此，每一課題研究形成的醫(yī)學(xué)科研檔案載體形式多樣，數(shù)量大。

二、醫(yī)院科研檔案信息化管理的必要性

傳統(tǒng)的醫(yī)院科研檔案管理是以有形介質(zhì)為主的管理模式，主要存在的問題如下：①仍以紙質(zhì)材料存檔為主，在保存過程中，易遺失、破損、褪色、霉變，無法永久保存。②使用過程不夠便利，在需要調(diào)閱的情況下，只能到檔案存放地點(diǎn)進(jìn)行人工復(fù)印，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。③保管困難，隨著紙質(zhì)檔案的累積，需要在適宜環(huán)境下不斷加大存儲(chǔ)空間和增加專門檔案管理人員，管理成本提高。④檔案中蘊(yùn)含的科研信息無法快捷共享，無信息化的快速檢索系統(tǒng)，使得科研檔案利用率低，科研成果難以轉(zhuǎn)化[4]。以上問題制約了醫(yī)院科研檔案的管理與有效利用。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的加快，構(gòu)建準(zhǔn)確、快捷、高效、安全的科研檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的信息化管理成為當(dāng)務(wù)之急。

醫(yī)院科研檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，按照信息社會(huì)和檔案管理的具體要求，開展檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。實(shí)現(xiàn)科研檔案的信息化管理，不僅節(jié)約存儲(chǔ)空間，易于長久存儲(chǔ)，使科研檔案檢索迅速，查找方便，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)便捷共享和有效利用；同時(shí)也減輕了檔案管理工作人員的工作量，提高檔案信息的準(zhǔn)確度和實(shí)效性，能大量、高效、準(zhǔn)確地處理信息，滿足醫(yī)院工作及各專業(yè)技術(shù)人員的需要，從而提高了服務(wù)質(zhì)量和效率。這對(duì)于提高醫(yī)院的科研管理水平，促進(jìn)學(xué)科發(fā)展和科研成果轉(zhuǎn)化等方面都具有重要的意義。

三、醫(yī)院科研檔案信息化管理實(shí)施步驟

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案信息化管理必須完成以下三項(xiàng)任務(wù)：①科研信息資料通過掃描技術(shù)和數(shù)碼攝影技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案全文信息的數(shù)字化處理，形成電子文件；②建立電子檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，科研檔案電子文件完整、安全、規(guī)范地錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；③建立電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的整合、共享與交流[5]。

1.醫(yī)院科研電子檔案形成?？蒲匈Y料形成電子文件需要具備五個(gè)要素：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中產(chǎn)生；是數(shù)字化形式的信息；存儲(chǔ)于磁盤、硬盤、光盤等載體上；依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理；可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送。歸檔具有保存和利用價(jià)值的電子文件就形成了電子檔案。由此看出，科研檔案電子化需具備以下兩個(gè)條件：①硬件條件：要具備較大硬盤容量、更高性能和更強(qiáng)安全性的臺(tái)式計(jì)算機(jī)、掃描刻錄儀、光盤刻錄系統(tǒng)、縮微設(shè)備、照相機(jī)等。②軟件條件：首先科研人員要有科研檔案電子化的意識(shí)，重視該項(xiàng)工作并積極配合。其次科研檔案管理人員在具備檔案管理知識(shí)的基礎(chǔ)上，還需具備使用數(shù)字化設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟件操作與應(yīng)用的能力。具體操作如下：科研檔案管理員制定電子化的科研檔案管理規(guī)范。要求科研項(xiàng)目申報(bào)書、任務(wù)書、科研總結(jié)、驗(yàn)收鑒定相關(guān)資料、實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、論文、專著、實(shí)驗(yàn)樣品、標(biāo)本等均以WORD、JPG、PDFD等格式的電子文檔保存提交；對(duì)于科研人員難于以電子文檔提交的資料，由科研檔案管理員應(yīng)用掃描技術(shù)或數(shù)碼攝影技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案全文信息的數(shù)字化存儲(chǔ)，形成電子檔案；若某些科研材料因版面過大無法用普通掃描儀數(shù)字化時(shí)，也可通過微縮拍照形成的微縮膠片影像進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換。

2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。電子檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)通常由以下三部分組成：①電子檔案數(shù)據(jù)庫：是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)有組織、可共享的檔案數(shù)據(jù)集合。②數(shù)據(jù)庫管理軟件：是指在操作系統(tǒng)控制下對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行收集、分類、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等使用和維護(hù)的一組軟件。③數(shù)據(jù)庫管理員：是指設(shè)計(jì)、管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的專職人員。他們負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)，對(duì)數(shù)據(jù)庫的使用和運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督、控制，對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和改進(jìn)，更好地為數(shù)據(jù)庫資料的需求者提供幫助等工作?？蒲袡n案管理人員將電子檔案導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的同時(shí)，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫管理軟件，將有關(guān)科研項(xiàng)目的信息也同步錄入：如科研項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目級(jí)別類別、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和組成人員（所屬專業(yè)、學(xué)科、職稱、學(xué)歷、出生年月等）、科研經(jīng)費(fèi)及具體研究時(shí)間等。該系統(tǒng)通過錄入的詳細(xì)信息，提供便捷的檢索查詢功能，根據(jù)篩選條件的不同，可以對(duì)科研項(xiàng)目級(jí)別類別、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人承擔(dān)的科研項(xiàng)目、職稱學(xué)歷分布、全院科研項(xiàng)目、各學(xué)科科研項(xiàng)目、項(xiàng)目的起止時(shí)間等進(jìn)行查詢，得到相關(guān)內(nèi)容的電子報(bào)表和圖示，從而為醫(yī)院的科技決策、規(guī)劃醫(yī)院發(fā)展、學(xué)科評(píng)估、醫(yī)院人才的培養(yǎng)考核等快速提供真實(shí)的信息依據(jù)。

3.建立電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于電子檔案數(shù)據(jù)庫管理，即將分散的多臺(tái)獨(dú)立計(jì)算機(jī)，用軟硬件設(shè)備互連，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和信息交流。它需要具備以下兩個(gè)條件：①網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)：應(yīng)用中繼器、網(wǎng)橋、路由器、網(wǎng)關(guān)等中間設(shè)備使多個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來，并使它們遵循專門的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)協(xié)議。②網(wǎng)絡(luò)管理：是指對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的配置、狀態(tài)和用戶進(jìn)行管理。它提供了監(jiān)控、協(xié)調(diào)和測(cè)試各種網(wǎng)絡(luò)資源的手段。通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，醫(yī)院的科研人員、檔案管理部門和其他行政管理部門得以緊密地聯(lián)系在一起，使電子文件的收集、整理、鑒定、歸檔、傳遞、處理、檢索、分析和利用變得更快速、簡(jiǎn)捷和方便，使電子檔案數(shù)據(jù)庫的資源得到更充分更廣泛的共享和開發(fā)利用。

四、醫(yī)院科研檔案信息化管理的安全和防范

醫(yī)院科研檔案應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的跨時(shí)空共享，是一種高效的檔案開發(fā)利用方式。它在給管理工作帶來便利的同時(shí)，也存在著一定的安全隱患。如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的脆弱性，它的各個(gè)組成部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞。因此，醫(yī)院要做好科研檔案管理的安全工作，建立一套合理、安全、嚴(yán)密的管理制度，防止電子檔案的誤刪、修改、損壞或丟失；安裝官方防護(hù)軟件，防止病毒入侵，防止電腦黑客篡改信息數(shù)據(jù)和破壞檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒防護(hù)，對(duì)重要的、保密的科研數(shù)據(jù)進(jìn)行加密并備份，定期進(jìn)行病毒檢測(cè)，以此來提高計(jì)算機(jī)的安全性和穩(wěn)定性，為計(jì)算機(jī)全部的管理活動(dòng)提供安全保障體系。

總之，醫(yī)院科研檔案的信息化管理，作為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分，既節(jié)省了科研檔案存儲(chǔ)的空間，實(shí)現(xiàn)了科研檔案信息的實(shí)時(shí)查詢、便捷調(diào)閱和共享，又提高了科研檔案管理人員的工作效率和檔案開發(fā)利用率，從而使科研檔案更充分體現(xiàn)其服務(wù)價(jià)值，更大限度地滿足了醫(yī)院科研事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。

[1] 胡桂周，吳志華，魯鴻，等.醫(yī)院科研檔案管理存在的問題與建議[J].中國病案，2013，14（1）:17-19.

[2] 白永紅，陳美娟.談醫(yī)學(xué)科研檔案的歸檔與管理[J].新疆醫(yī)學(xué)，2015，7（7）:948-954.

[3] 李嘉怡.高?？蒲许?xiàng)目檔案收集工作存在問題及對(duì)策研究[J].北京檔案，2017（2）:26-27.

[4] 李威，饒從志.云儲(chǔ)存用于醫(yī)院科研檔案管理的構(gòu)想[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017（10）:74-75.

[5] 黃鳳平.檔案工作崗位培訓(xùn)教程[M].昆明:云南教育出版社，2016:246.

潘曉輝，碩士，館員，研究方向?yàn)榭蒲许?xiàng)目檔案管理。