大數(shù)據(jù)形勢下企業(yè)檔案信息資源的管理

楊冬梅

（中國石油股份有限公司天然氣銷售西部分公司西安710048）

大數(shù)據(jù)形勢下企業(yè)檔案信息資源的管理

楊冬梅

（中國石油股份有限公司天然氣銷售西部分公司西安710048）

在大數(shù)據(jù)時代的今天，“數(shù)據(jù)”已經(jīng)成為一項尤為關鍵的生產(chǎn)因素。在企業(yè)現(xiàn)代化和科技化的發(fā)展下，怎樣才能對檔案的大數(shù)據(jù)有效整合，確保大數(shù)據(jù)更好地發(fā)揮數(shù)據(jù)基石作用，已經(jīng)成為社會各界廣泛熱議的話題。提升檔案工作人員整體素養(yǎng)、構建健全的服務機制、收集企業(yè)檔案信息、拓展服務層次等等，都是很好的完善措施?；诖耍疚姆治鲈诖髷?shù)據(jù)背景下，有效管理企業(yè)檔案信息資源的對策，這對于提高企業(yè)整體發(fā)展能力意義重大。

大數(shù)據(jù)企業(yè)檔案信息資源

G270.7

A

2017-07-31

在云計算技術、物聯(lián)網(wǎng)技術后，大數(shù)據(jù)作為一種新型技術走入了人們的視野，給人們?nèi)粘５墓ぷ骱蜕顜砹朔旄驳氐淖兓?，將“?shù)據(jù)”原本的價值充分體現(xiàn)出來，在我國各大行業(yè)中普遍滲透，已經(jīng)成為我們工作和生活中非常重要的一部分。企業(yè)在實際發(fā)展中，從浩瀚的數(shù)據(jù)中挖掘出所需的數(shù)據(jù)，進而促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。但結合實際情況來講，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案信息資源管理水平整體效率不高，嚴重影響著企業(yè)的健康發(fā)展，如何才能更好地管理檔案信息資源，這是我國各大企業(yè)需要重點思考的問題。

一、大數(shù)據(jù)形勢下企業(yè)檔案信息資源管理的必要性

1.有助于企業(yè)維護自身合法權益。在企業(yè)維護合法權益以及保護知識產(chǎn)權中，檔案管理發(fā)揮著積極作用。企業(yè)知識產(chǎn)權包括很多方面，如著作權、專利權、商標權等等，代表著企業(yè)的創(chuàng)新實力，也可以說是企業(yè)非常重要的一項知識資本。在企業(yè)檔案中對企業(yè)創(chuàng)新知識過程和結果的有效記錄，也是企業(yè)擁有某項知識產(chǎn)權的一種憑證體現(xiàn)，在出現(xiàn)知識產(chǎn)權經(jīng)濟糾紛后，檔案就會發(fā)揮著其關鍵作用，也是保護企業(yè)知識產(chǎn)權的一大法寶。在經(jīng)濟運作過程中，企業(yè)不可避免會遇到一系列糾紛，要想減少經(jīng)濟運作過程中出現(xiàn)的損失，就必須要在平時經(jīng)營管理過程中保存好企業(yè)檔案，便于需要檔案作證時可以及時、有效使用。

2.有助于為企業(yè)領導決策發(fā)揮作用。檔案工作應靈活運用，并充分發(fā)揮檔案工作價值。在市場經(jīng)濟迅猛發(fā)展下，企業(yè)領導決策需要結合每一種信息與資料，最好匯集企業(yè)各種信息[1]。對于企業(yè)決策來講，資金、信息、人才都是非常重要的。若是沒有做到信息、數(shù)字以及資料管理，就很難在競爭激烈的市場中站穩(wěn)腳跟。因此，若是齊全整理企業(yè)檔案信息資料，企業(yè)在進行某項問題決策過程中，就能夠充分利用檔案資料來為科學決策打基礎。

3.有利于更好地建設企業(yè)文化。對于建設企業(yè)文化而言，企業(yè)檔案管理發(fā)揮著積極作用。檔案可以對企業(yè)文化與企業(yè)發(fā)展歷程進行詳細的、真實的、有效的記錄，也梳理和歸納了企業(yè)文化。企業(yè)檔案管理在記錄企業(yè)文化過程中，并不是一種簡單形式的記錄，而是在分類以及分析下，使企業(yè)領導對企業(yè)文化建設中的問題正視起來，便于提高企業(yè)整體實力。

二、大數(shù)據(jù)形勢下，企業(yè)檔案信息資源體現(xiàn)的幾點特征

近些年來，在信息技術迅猛發(fā)展下，大數(shù)據(jù)受到了人們普遍重視，國有企業(yè)在助推我國經(jīng)濟發(fā)展方面，發(fā)揮著無可取代的作用，當然也無法避免地進入到大數(shù)據(jù)浪潮之中。體量浩大、眾多模態(tài)、價值巨大等是大數(shù)據(jù)的時代特征，也正是因為這些特征，使目前企業(yè)檔案管理具備如下幾點特征。

1.數(shù)據(jù)迅猛增多，檔案信息分析運作水平要求提高。當前，我國規(guī)模大、效益好的國有企業(yè)檔案數(shù)據(jù)量也在逐漸升級中。大量的信息數(shù)據(jù)，導致檔案管理不得不花費更多的時間與精力來分析，并且也對企業(yè)檔案管理人員的工作能力與工作素養(yǎng)有著更高的要求。

2.數(shù)據(jù)類型多元化，增大了檔案信息管理難度。在大數(shù)據(jù)時代到來之前，國有企業(yè)數(shù)據(jù)多數(shù)都是定型化的數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案類型呈現(xiàn)出多元化特點，很多非結構化數(shù)據(jù)在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)重要位置。據(jù)相關不完全統(tǒng)計結果表明，當前我國國有企業(yè)非結構化數(shù)據(jù)復合年增長率已經(jīng)達到了92%，其驅動力就是來源于這些信息技術的新生客戶端中，如微信、QQ、微博等[2]。

3.數(shù)據(jù)及時性強，檔案處理捕捉能力有著新的要求。在這個兼容性高、開放性強的大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)檔案管理部門應在超容量級的檔案數(shù)據(jù)中及時、有效地找到所需數(shù)據(jù)，檔案管理者也需要在最短時間內(nèi)找到對企業(yè)發(fā)展有利的信息并應用在決策上，這樣才能充分發(fā)揮檔案信息的作用和價值。

4.數(shù)據(jù)自身有著巨大價值，檔案價值體現(xiàn)稀疏性。在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)價值密度與數(shù)據(jù)總量二者關系不大。所含有的各種信息數(shù)據(jù)，需要專業(yè)的、水平高的檔案人員多次分析和研究信息，并創(chuàng)造出有價值的信息，實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的高質量。但在數(shù)據(jù)信息群日益壯大下，也就逐漸增加了企業(yè)檔案價值稀疏性，也必然增強了分析錯誤數(shù)據(jù)的風險。

三、企業(yè)開發(fā)和利用檔案信息資源具體方法

檔案作為一項最為真實的企業(yè)發(fā)展歷史記錄，對于企業(yè)而言，它是一項寶貴的財富，在企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)等各個方面都發(fā)揮著積極作用。檔案管理工作主要目的就是能夠最大程度上對檔案信息資源開發(fā)和利用。所以，做好開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源，就能夠在挖掘企業(yè)潛在價值下更進一步提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

1.提高有關人員檔案意識。在開發(fā)和利用檔案信息資源中，收集工作是一項很重要的工作，收集工作水平的高低將關系到開發(fā)和利用檔案信息資源水平的高低。加強檔案意識是提高收集檔案質量的一項有力措施。企業(yè)檔案管理部門應在對《檔案法》了解熟知的前提下，將具體實施方法利用各大媒介廣泛宣傳，并進行利用檔案實例的宣傳，以生動的檔案案例、更強的檔案說服力，使廣大員工有著更加深刻的印象，讓他們深入意識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性，進一步強化企業(yè)所有員工的檔案意識[3]。確保檔案管理人員可以深刻意識到，檔案管理工作雖然對專業(yè)性要求很高，但是做好這項工作對于企業(yè)發(fā)展、員工發(fā)展意義都是巨大的。所以，企業(yè)檔案部門應加強所有員工對于檔案管理的認識，從根本上確保歸檔檔案文件材料的質量，提高檔案管理意識，切實做好收集檔案工作，為更好地開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源奠定堅實的物質基礎。

2.提高檔案管理工作者的素質素養(yǎng)。檔案管理人員應在海量的信息中扮演好信息中介這一角色，并主動承擔起傳播信息的工作。我們知道，在信息技術發(fā)展下，對檔案管理工作人員素質素養(yǎng)有著新的要求，要求他們與時俱進、敢于創(chuàng)新。在不斷更新的現(xiàn)代社會技術下，檔案管理人員傳統(tǒng)工作理念與工作方式已很難滿足現(xiàn)代社會實際發(fā)展需求。信息社會時代背景下，企業(yè)需要知識水平高、綜合素養(yǎng)高的信息管理工作人員，其工作人員素質素養(yǎng)影響著開發(fā)和利用檔案信息整體水平。作為新時代的檔案管理工作人員，應努力提高自身素質素養(yǎng)，一是應有強烈的責任心，還要有積極創(chuàng)新、敢于拼搏的精神。二是還應緊隨時代發(fā)展腳步，對各項新的信息技術與業(yè)務知識有效予以掌握，并熟悉和精通管理檔案方法。當前檔案事業(yè)面對著很多挑戰(zhàn)，這些都需要檔案管理人員積極正視問題，并妥善處理問題，并將檔案管理與實際工作有效融合起來，積極進入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理各項活動過程中，更好地為企業(yè)發(fā)展服務。三是企業(yè)應注重培養(yǎng)檔案管理工作人員，為廣大檔案管理工作人員營造良好的學習氣氛，安排他們積極參與到各項知識技能培訓中，努力成為一名檔案管理復合型人才，為更好地開發(fā)和利用檔案信息資源提供源源不斷的人才力量。

四、大數(shù)據(jù)形勢下，探究企業(yè)檔案信息資源收集管理創(chuàng)新思路

1.檔案管理理念與管理方式的轉變。首先，企業(yè)檔案管理范疇發(fā)生了轉變。由之前單一的結構化數(shù)據(jù)轉變成為復合的數(shù)據(jù)結構。其次，企業(yè)檔案管理意義的轉變。之前企業(yè)檔案工作更多注重保存功能、記錄功能，通常局限為體現(xiàn)單一價值作用。而在大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)檔案意義的數(shù)據(jù)在很多領域中都積極發(fā)揮著作用，如政務領域、輿情領域、醫(yī)療領域。企業(yè)檔案服務方式也已經(jīng)從原先被動服務轉變成為主動服務，主動在篩選和甄別信息前提下，尋找出最有價值、最有意義的數(shù)據(jù)信息。

2.企業(yè)收集管理檔案流程更加規(guī)范化與具體化。在大數(shù)據(jù)背景共通共有信息下，加大了信息的不安全性。因此，企業(yè)高層已經(jīng)非常重視檔案信息的安全性，對收集管理企業(yè)檔案實施標準化流程式的管理和控制，尤其是強化培訓了每個環(huán)節(jié)有關人員的安全管理意識。很多企業(yè)都已經(jīng)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)引入了ISO認證標準，更加明確了標準流程，更加嚴格把控了各項環(huán)節(jié)。

3.已經(jīng)初步構建了企業(yè)檔案信息系統(tǒng)技術架構。以前的企業(yè)檔案管理包括三種模式，即集中管理檔案模式、分散管理檔案模式、信息一體化管理模式。在大數(shù)據(jù)時代下，簡單形式的一體化不能達到企業(yè)對于檔案管理的多元需求。在這種新型數(shù)據(jù)技術應用下，一體化信息處理轉變成為一站化方式，也就是在云計算技術應用下，重新設計企業(yè)中的檔案信息，動態(tài)增加了存儲與計算資源，以二維碼的方式來存儲檔案數(shù)據(jù)信息，并在統(tǒng)一量化和分析各種數(shù)據(jù)前提下，結合結論分析出潛在規(guī)律，推算會出現(xiàn)的情況，并及時將最后有價值、有意義的數(shù)據(jù)傳輸給決策層，便于企業(yè)決策。

五、大數(shù)據(jù)形勢下，展望企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息管理工作前景

1.構建企業(yè)檔案信息管理大數(shù)據(jù)平臺。平臺建設需要當前的基礎設備，但與云平臺基礎建設有所不同，建設大數(shù)據(jù)平臺還要引入各種相應軟件，實現(xiàn)在云框架下分析和應用各種大數(shù)據(jù)。從各方面上而言，建設企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)并不是一項簡單的工作，我國在進行這項工作過程中還有很多不足，其建設水平還需要進一步提高。

2.企業(yè)檔案利用率的大力提高。在大數(shù)據(jù)背景下，很多檔案管理人員認為企業(yè)不可能在保證信息數(shù)據(jù)有序流動的同時，還能夠保證檔案史料的固定性，其實這一做法是可以實現(xiàn)的。我國企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的建設還處于初級階段，因此很難處理好信息數(shù)據(jù)流動性與史料固定的沖突，而在大數(shù)據(jù)技術的廣泛利用下，其實這一沖突還是可以化解的。

總而言之，在企業(yè)檔案重要性日益凸顯的前提下，作為一名檔案管理工作人員，應及時轉變自身工作思維，做好檔案基礎管理工作，并在大數(shù)據(jù)技術充分利用的條件下，充分發(fā)揮檔案管理的價值和作用，為企業(yè)取得更好的發(fā)展而打下良好的基礎。

[1] 李軍.企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用[J].科教文匯（下旬刊），2015（10）:191-192.

[2] 趙躍，周耀林.知識管理視閾下的檔案信息資源合作開發(fā)模式探析[J].檔案學研究，2015（5）:66-73.

[3] 何振，易臣何，楊文.檔案公共服務的理念創(chuàng)新與功能拓展[J].檔案學研究，2015（3）:44-50.

[4] 周耀林，朱倩.大數(shù)據(jù)時代我國數(shù)字檔案館的建設與發(fā)展[J].信息資源管理學報，2015（2）:108-113.

Management of Enterprise Archives Information Resources Under Big Data Environment

Yang Dongmei
(West Gas Marketing Company of CNPC,Xi'an 710048,China)

In the era of big data,"data"has become a particularly critical factor of production.With the enterprise modernization and the development of science and technology,how to effectively integrate the big data of archives to ensure that big data plays a better role of data cornerstone has become a hot topic in all circles of society.To improve the overall quality of archives staff,to build a sound service mechanism,to collect enterprise archives information,to expand the levels of services,and so on,are very effective measures.Based on this,this article analyzes the countermeasures of effective management of enterprise archives information resources under the background of big data,which is of great significance for improving the overall development ability of enterprises.

big data;enterprise archives;information resources

，楊冬梅，中國石油股份有限公司天然氣銷售西部分公司館員，研究方向為檔案管理。