信息化背景下高校檔案的服務(wù)策略

徐微微

（吉林化工學(xué)院吉林132022）

信息化背景下高校檔案的服務(wù)策略

徐微微

（吉林化工學(xué)院吉林132022）

在信息化技術(shù)的日益發(fā)展和推動(dòng)下，高校檔案服務(wù)管理方式和環(huán)境也在逐漸發(fā)生著變化。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)管理模式不能滿足當(dāng)前的需求，基于現(xiàn)狀，本文在信息化的背景下，首先解釋了檔案信息化和信息化檔案服務(wù)的基本內(nèi)涵，然后探討了目前高校檔案服務(wù)的現(xiàn)狀，筆者針對(duì)一系列的問(wèn)題提出了相應(yīng)的對(duì)策，有利于更好地推動(dòng)我國(guó)高校檔案服務(wù)工作的蓬勃發(fā)展。

信息化檔案服務(wù)高校檔案

G273

A

2017-06-07

檔案是人類社會(huì)在日常的工作和活動(dòng)中直接形成的信息記錄，檔案作為一種情報(bào)，同時(shí)也是一種信息。但是“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄是最為原始的信息，可以將其作為第一手資料。這種信息記憶了人類社會(huì)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，它既具有原始性，同時(shí)具有歷史性。然而在這個(gè)信息龐雜的大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案及對(duì)檔案的管理模式正在發(fā)生著改變，筆者首先為我們厘清信息化中的信息以及檔案在信息化中扮演的角色。

信息化背景下的信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了檔案本身所記錄下來(lái)的信息，它還涵蓋了將原始信息進(jìn)行信息技術(shù)加工處理后的信息，該信息是一種更為廣泛的、與社會(huì)融合度更高的信息內(nèi)容，并且突破了檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性。那么，檔案服務(wù)工作也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的改變，舊有的檔案服務(wù)管理模式不能適應(yīng)當(dāng)前的需求。為此，在今后的檔案服務(wù)工作中要改進(jìn)管理模式。尤其對(duì)于一些高校檔案的服務(wù)管理，更應(yīng)該優(yōu)化檔案服務(wù)管理，從而發(fā)揮檔案的最大價(jià)值。

一、檔案信息化的基本內(nèi)涵

檔案信息化是檔案管理部門(mén)利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)檔案的二次加工，涵蓋了對(duì)檔案信息資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用。由此可見(jiàn)，檔案信息化的內(nèi)容包括兩個(gè)方面，一是狹義上的信息化，就是將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)信息化的管理，進(jìn)行電子存檔，即檔案本身的信息化；二是廣義上的信息化，檔案是記錄社會(huì)活動(dòng)內(nèi)容的，那么檔案信息化也必將離不開(kāi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，要與社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面相融合，進(jìn)而對(duì)融合后的信息進(jìn)行信息技術(shù)的加工處理。因此，檔案信息化建設(shè)在人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中起著至關(guān)重要的作用[1]26。一方面在大數(shù)據(jù)時(shí)代的推動(dòng)和影響下，檔案本身信息在社會(huì)交流系統(tǒng)中被人們廣為利用，充分地發(fā)揮了檔案的社會(huì)屬性。另一方面檔案中記載的信息與其他形式的信息，例如圖書(shū)、情報(bào)等融合使用，為社會(huì)信息系統(tǒng)提供利用。這兩方面相互聯(lián)系，相互促進(jìn)。檔案并不是孤立地存在，將檔案進(jìn)行信息化的過(guò)程，也是把狹義上的信息化看作是廣義上的信息化的過(guò)程。因此，狹義上的信息化與廣義上的信息化是相通的，只是表現(xiàn)形式上的不同，內(nèi)容本質(zhì)上還是相通的。

二、信息化檔案服務(wù)的基本內(nèi)涵

時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展只依靠技術(shù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，人類對(duì)社會(huì)的認(rèn)知還是要靠信息這一媒介，那么對(duì)信息的收集和整理勢(shì)必也影響時(shí)代前進(jìn)。簡(jiǎn)而言之，檔案服務(wù)管理工作就是對(duì)信息進(jìn)行有序化的收集和整理。大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息化的時(shí)代，是人才的時(shí)代，對(duì)人才的選拔要經(jīng)過(guò)查詢檔案和對(duì)比信息。在國(guó)家政策的規(guī)定和號(hào)召下，數(shù)字檔案館的建立很大程度上推動(dòng)了我國(guó)檔案信息服務(wù)管理工作逐漸步入數(shù)字化，檔案工作人員借助信息技術(shù)手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工和掃描，最后保存在網(wǎng)絡(luò)上[2]23。用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檢索到自己需要的檔案信息，這種方法方便快捷，操作簡(jiǎn)便，能夠使用戶很快地獲取信息，針對(duì)性強(qiáng)，能夠?yàn)橛脩籼峁┓浅７奖愕姆?wù)?？傊陨蟽?nèi)容就是在大數(shù)據(jù)和信息化時(shí)代環(huán)境下，信息化檔案服務(wù)的基本內(nèi)涵，同時(shí)也是我國(guó)各高校在今后的檔案服務(wù)工作中進(jìn)行策略改革的新理念和新方法。

三、當(dāng)前我國(guó)高校檔案服務(wù)現(xiàn)狀分析

目前，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)有了一個(gè)突飛猛進(jìn)的發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛地運(yùn)用到社會(huì)的各個(gè)工作領(lǐng)域，教育是我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的重中之重，高校是集聚人才的地方，同時(shí)也是我國(guó)教育的一個(gè)重要的組成部分。因此，創(chuàng)新高校檔案服務(wù)具有一定的必要性和重要性。但是，由于科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用還未經(jīng)歷一個(gè)長(zhǎng)期的考驗(yàn)，尤其是科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的時(shí)間還很短，這樣使得其存在很多的不足，在檔案服務(wù)管理工作中還不能充分地發(fā)揮其作用及價(jià)值。筆者針對(duì)其現(xiàn)狀分析，歸納了以下幾點(diǎn)不足：

1.檔案工作人員的服務(wù)理念陳舊。高校檔案管理工作者的工作理念和認(rèn)知水平還停留在以前的階段，并沒(méi)有隨著信息化技術(shù)的發(fā)展而更新，服務(wù)理念僅限于對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，信息化檔案服務(wù)并沒(méi)有引起他們足夠的重視和認(rèn)識(shí)。這導(dǎo)致高校檔案在信息化建設(shè)的進(jìn)程中存在著一些問(wèn)題，一方面是信息化檔案的建設(shè)進(jìn)程緩慢，重則存在停滯不前的現(xiàn)象，另一方面是高校檔案館的館藏資源匱乏，不能滿足利用者的需求。高校檔案部門(mén)在很長(zhǎng)一段時(shí)間對(duì)檔案本身存在的價(jià)值沒(méi)有足夠的重視，還是以政治服務(wù)為中心，這在一定程度上也導(dǎo)致高校檔案的現(xiàn)代化服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念落后，還局限于原來(lái)的管理模式。因此，在我國(guó)的高校檔案管理工作中即便實(shí)現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)，但是在服務(wù)管理工作中也會(huì)存在著很多不足的地方。再者，檔案工作者的服務(wù)理念跟不上，這勢(shì)必會(huì)影響到信息化檔案服務(wù)的進(jìn)程，而且出現(xiàn)了相當(dāng)明顯的重收藏、輕服務(wù)的現(xiàn)狀。

2.檔案服務(wù)工作形式和管理方法單一。我國(guó)高校檔案服務(wù)管理工作具有歷史的局限性，年代較為久遠(yuǎn)，受到很多客觀因素的影響，高校檔案服務(wù)管理工作沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。工作形式較為單一，管理模式還采用了傳統(tǒng)的方式，以前的工作形式和管理模式主要是針對(duì)紙質(zhì)檔案制定的，并不符合現(xiàn)代檔案信息化服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展，信息技術(shù)在不斷更新，但是我國(guó)高校檔案服務(wù)還處于傳統(tǒng)的面對(duì)面的服務(wù)模式，很多網(wǎng)絡(luò)化的信息平臺(tái)還未建立起來(lái)。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)平臺(tái)已經(jīng)不能滿足高校師生及社會(huì)各界人士的需求，建立完善的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)是當(dāng)今高校檔案服務(wù)面臨的重大挑戰(zhàn)。

3.數(shù)字化程度不夠。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字化檔案館的逐步建設(shè)，我國(guó)越來(lái)越重視數(shù)字檔案的管理和利用。該趨勢(shì)已經(jīng)愈發(fā)地成為一種不可阻擋的潮流。高校檔案信息龐雜，同樣也需要數(shù)字化的管理和利用。但是由于高校所發(fā)揮的職能不同，并未重視數(shù)字化的建設(shè)，忽視了對(duì)信息化檔案的管理和利用。雖然在高校的檔案服務(wù)中也進(jìn)行了現(xiàn)代化的管理，但主要是利用現(xiàn)代信息技術(shù)最為簡(jiǎn)單的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)功能，并未充分地發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用。信息平臺(tái)建設(shè)不完善，對(duì)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)沒(méi)有足夠的重視，這些因素使得高校檔案管理的數(shù)字化程度相對(duì)較低[3]5。

四、優(yōu)化完善高校檔案服務(wù)工作的策略

1.提升檔案工作者的服務(wù)理念。高校要重視檔案工作者的服務(wù)理念，培養(yǎng)他們的檔案管理意識(shí)，將被動(dòng)的服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)的服務(wù)，提高檔案工作者的服務(wù)熱情，從而進(jìn)一步提高高校檔案服務(wù)管理的工作效率，提升工作質(zhì)量水平[4]11。為檔案管理工作者訂閱專業(yè)書(shū)籍，學(xué)習(xí)更多的檔案管理知識(shí)，并且定期對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，不斷地更新檔案知識(shí)。在這個(gè)現(xiàn)代化的社會(huì)，還要為檔案管理者普及計(jì)算機(jī)知識(shí)，提高他們的計(jì)算機(jī)使用能力，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，為檔案利用者提供專業(yè)的檔案服務(wù)。

2.轉(zhuǎn)變檔案工作方式和管理方法。舊的檔案服務(wù)工作方式和途徑已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的客戶需求,好的檔案工作管理方法是建立在好的管理組織上。因此，要率先加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理組織的建設(shè)，那么就需要建立一套完整的檔案管理制度，并且還要對(duì)制度不斷地進(jìn)行完善和創(chuàng)新。這樣才能確保在檔案服務(wù)工作中減少錯(cuò)誤，保證高校檔案服務(wù)與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的步伐。在管理的過(guò)程中，還要對(duì)一些相關(guān)聯(lián)的檔案進(jìn)行集中收集和整理，防止檔案信息的泄露，進(jìn)而保護(hù)高校信息以及高校師生信息的安全。

3.切實(shí)提高檔案數(shù)字化水平。數(shù)字化是當(dāng)今社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)，為了對(duì)高校檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，就要充分地采用高新技術(shù)手段，并且聘用專業(yè)人才開(kāi)發(fā)檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系，要有專門(mén)部門(mén)定期對(duì)這套服務(wù)體系進(jìn)行嚴(yán)格考核，保障檔案數(shù)字化落實(shí)到位[5]55。再者，根據(jù)高校檔案的實(shí)際情況，依據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅能對(duì)檔案進(jìn)行更好的記錄和儲(chǔ)存，而且方便以后的查找和利用，從而更好地保證信息化背景下高校檔案服務(wù)的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，信息化技術(shù)的飛速發(fā)展推動(dòng)著高校在檔案服務(wù)工作上的不斷革新，一方面促進(jìn)了高校檔案服務(wù)工作的蓬勃發(fā)展，另一方面對(duì)高校檔案信息化的建設(shè)也有著不容小覷的作用。

[1] 王興婭.基于要素分析的高校數(shù)字檔案信息服務(wù)模式研究[D].南京大學(xué)，2013（26）.

[2] 白曉春.高校檔案服務(wù)信息化發(fā)展策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（23）.

[3] 候海玉.信息化背景下檔案信息服務(wù)模式研究[D].黑龍江大學(xué)，2007.

[4] 陳奕.提升高校檔案服務(wù)功能之我見(jiàn)[J].當(dāng)代教育理論與實(shí)踐，2013（11）.

[5] 倪麗娟.面向社會(huì)開(kāi)發(fā)高校檔案信息資源[J].機(jī)電兵船檔案，1999（6）.

Analysis of the Service Strategy of University Archives Under the Background of Informatization

Xu Weiwei
(Jilin Institute of Chemical Technology,Jilin 132022,China)

With the development and promotion of information technology,the management mode and environment of archives service in colleges and universities are changing gradually.The traditional management mode of archives service can no longer meet the current demand.Based on the present situation and under the background of informatization,this paper firstly explains the basic connotation of archives informatization and informatized archives service,and then discusses the current status of university archives service,and puts forward corresponding countermeasures according to a series of problems.This will help to promote the vigorous development of university archives service in our country.

informatization;archives service;university archives