高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案系統(tǒng)構(gòu)建與管理

王琳

（中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)檔案館武漢430073）

高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案系統(tǒng)構(gòu)建與管理

王琳

（中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)檔案館武漢430073）

隨著高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革的推進(jìn),高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)蓬勃開(kāi)展,高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案應(yīng)運(yùn)而生。針對(duì)高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育管理中檔案管理缺失的問(wèn)題，從高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀分析創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的概念、性質(zhì)、功能、歸檔范圍及保管期限、管理辦法，以及創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的數(shù)字化、信息化管理規(guī)劃等方面，剖析大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案系統(tǒng)構(gòu)建與管理，從而推動(dòng)高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育，更好地促進(jìn)高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革工作的發(fā)展。

高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案系統(tǒng)構(gòu)建與管理

G647

A

2017-05-19

隨著2015年《國(guó)務(wù)院關(guān)于大力推進(jìn)大眾創(chuàng)業(yè)萬(wàn)眾創(chuàng)新若干政策措施的意見(jiàn)》的出臺(tái)，“大眾創(chuàng)業(yè)萬(wàn)眾創(chuàng)新”上升為國(guó)家戰(zhàn)略，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革在全國(guó)高校蓬勃開(kāi)展，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的建設(shè)與管理作為其中極易缺失的重要一環(huán)值得思考研究。其中，《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于深化高等學(xué)校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革的實(shí)施意見(jiàn)》（國(guó)辦發(fā)[2015]36號(hào)）特別指出，“各高校要設(shè)置合理的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)分，建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)分積累與轉(zhuǎn)換制度，探索將學(xué)生開(kāi)展創(chuàng)新實(shí)驗(yàn)、發(fā)表論文、獲得專利和自主創(chuàng)業(yè)等情況折算為學(xué)分，將學(xué)生參與課堂研究、項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)等活動(dòng)認(rèn)定為課堂學(xué)習(xí)。為有意愿有潛質(zhì)的學(xué)生制訂創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力培養(yǎng)計(jì)劃，建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案和成績(jī)單，客觀記錄并量化評(píng)價(jià)學(xué)生開(kāi)展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的情況”[1]156。這一意見(jiàn)的發(fā)布，將高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的建設(shè)與管理，提升到前所未有的高度，緊跟時(shí)代主旋律。可以說(shuō)，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的建設(shè)與管理迫在眉睫，將來(lái)學(xué)生進(jìn)行學(xué)分轉(zhuǎn)換和抵學(xué)分，將以創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案為依據(jù)，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育的過(guò)程管理、痕跡管理也將更為清晰。

一、高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的現(xiàn)狀

通過(guò)對(duì)全國(guó)19所普通本科院校（武漢13所、宜昌1所、襄陽(yáng)1所、廣州2所、重慶1所、成都1所、廈門1所）創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料的歸檔情況的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料納入歸檔范圍的僅有5所，僅占調(diào)查總數(shù)的26%，浙江省也只有40%的高校將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料納入歸檔范圍[2]67，可見(jiàn)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案被大多數(shù)高校忽視，缺失嚴(yán)重。而將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料納入歸檔范圍的幾所高校，實(shí)際歸檔情況也是千差萬(wàn)別。創(chuàng)新創(chuàng)新檔案是新生事物，是隨著時(shí)代發(fā)展出現(xiàn)的新課題。與各高校蓬勃開(kāi)展的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育及活動(dòng)相比，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的建設(shè)與管理相當(dāng)滯后。如不加以重視和研究,學(xué)生將來(lái)進(jìn)行學(xué)分轉(zhuǎn)換和抵學(xué)分則沒(méi)有依據(jù),查找求證相當(dāng)困難。2017年國(guó)際檔案日的主題是“檔案——我們共同的記憶”，但高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育及活動(dòng)的全過(guò)程如果沒(méi)有記錄，則將被遺忘在時(shí)間的長(zhǎng)河里。

二、高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案被忽視的原因

1.無(wú)高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案相關(guān)政策法規(guī)指導(dǎo)。目前，正在使用的高校檔案工作指導(dǎo)性文件《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法方案》出臺(tái)于20世紀(jì)90年代初，而我國(guó)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育起步較晚,國(guó)家層面的改革始于2002年教育部在清華大學(xué)等高校開(kāi)展的創(chuàng)業(yè)教育試點(diǎn)工作。因此，當(dāng)時(shí)歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定中根本沒(méi)有“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)”的任何字眼，國(guó)家出臺(tái)的有關(guān)高等學(xué)校檔案工作的其他指導(dǎo)性文件也是如此。與此相類似，高校的招投標(biāo)檔案出現(xiàn)時(shí)間并不長(zhǎng)，雖然《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法方案》無(wú)“招投標(biāo)”的任何字眼，但地方性的檔案法規(guī)出臺(tái)了指導(dǎo)性文件，如2014年湖北省檔案局聯(lián)合湖北省公共資源交易管理局出臺(tái)了《湖北省進(jìn)場(chǎng)招標(biāo)投標(biāo)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》。但是，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案卻一直沒(méi)有政策法規(guī)涉及。相關(guān)政策法規(guī)的滯后，使得高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的收集整理、歸檔范圍以及保管期限等無(wú)任何參考依據(jù)，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料的歸檔處于無(wú)法可依、無(wú)章可循的尷尬境地[2]67,相關(guān)工作的開(kāi)展尚處于探索階段。

2.上級(jí)主管部門未做要求。上級(jí)主管部門對(duì)高校檔案工作的檢查和評(píng)審中，如“檔案執(zhí)法檢查”和“省特級(jí)檔案館評(píng)審”中并未將高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的建設(shè)與管理列入檢查范圍，將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料納入歸檔范圍的幾所高校均認(rèn)為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案非常重要才主動(dòng)著手這方面的工作。部分高校雖制定了深化創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革實(shí)施方案，但方案里只字未提檔案。大部分高校檔案管理部門由于人員和經(jīng)費(fèi)緊張等原因，無(wú)暇顧及創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案，加上上級(jí)主管部門未做要求，也就忽視了其重要性。

3.高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案收集難度大、業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱。在高等學(xué)校進(jìn)行創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育以及創(chuàng)業(yè)實(shí)踐活動(dòng)是項(xiàng)全新的工作，從出現(xiàn)到今天也就十幾年的時(shí)間。部分高校雖然創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作如火如荼，相關(guān)部門和檔案管理部門開(kāi)展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案歸檔工作的主觀意愿也十分強(qiáng)烈，如筆者所在高校的教務(wù)部和創(chuàng)業(yè)學(xué)院都主動(dòng)提出要將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料歸檔。但是由于高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是新生事物，個(gè)別高校雖將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案列入高校檔案歸檔范圍內(nèi)，但是其歸檔范圍、保管期限、開(kāi)發(fā)利用等方面，均缺乏成熟的經(jīng)驗(yàn)可借鑒。特別是大學(xué)生個(gè)人的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料時(shí)間跨度大，內(nèi)容龐雜，大部分高校對(duì)這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的檔案收集工作力不從心，只好暫時(shí)擱置。

三、高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的系統(tǒng)構(gòu)建與管理

1.構(gòu)建高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案，首先要明確高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的概念、性質(zhì)、功能、歸檔范圍及保管期限,做好收集工作。（1）高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的概念：高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是指高校在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)與管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形式的歷史紀(jì)錄。（2）高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的性質(zhì):高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)產(chǎn)生于高校的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中,屬于教學(xué)檔案。（3）高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的功能：①高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案可量化學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)情況，為將來(lái)學(xué)生進(jìn)行學(xué)分轉(zhuǎn)換提供依據(jù)。②高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案可支撐高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育體系，為提升學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力提供有力支持，可有效監(jiān)督人才培養(yǎng)全過(guò)程，加強(qiáng)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)過(guò)程管理，是提高培養(yǎng)質(zhì)量的可靠保障。利于克服改革過(guò)程條塊分割、職責(zé)分散、多頭管理的缺點(diǎn)，對(duì)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革全程實(shí)施有效監(jiān)督，為修正調(diào)整、績(jī)效評(píng)估提供參考，為提高人才培養(yǎng)質(zhì)量、提升專業(yè)建設(shè)質(zhì)量提供可靠保障[3]164,推動(dòng)高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革工作。③高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案有利于學(xué)生將來(lái)就業(yè)找工作，企業(yè)格外青睞創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的學(xué)生。此外，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)生申請(qǐng)小額擔(dān)保貸款時(shí)，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是有力佐證,可有效提高學(xué)生信譽(yù)。高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案可增強(qiáng)學(xué)生就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，增加求職砝碼。（4）高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限。高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)歸檔工作千頭萬(wàn)緒，無(wú)章可循，針對(duì)實(shí)際工作中形成的相關(guān)材料，在上級(jí)主管部門沒(méi)有明確規(guī)定的前提下，高校檔案管理部門可根據(jù)自身工作情況，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，全面梳理高校有關(guān)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)部門和相關(guān)材料，自行制定歸檔范圍和保管期限，以保證重要檔案的及時(shí)歸檔。筆者認(rèn)為可歸納為如下幾個(gè)方面：①文書(shū)類檔案：包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作文件政策、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作計(jì)劃總結(jié)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)情況統(tǒng)計(jì)分析、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)測(cè)評(píng)分析、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)導(dǎo)師信息、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)刊物等。案例類檔案：包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成功典型案例、個(gè)別有借鑒作用的失敗案例、案例的分析點(diǎn)評(píng)等。②業(yè)務(wù)類檔案：包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育、創(chuàng)業(yè)園（創(chuàng)業(yè)基地）建設(shè)相關(guān)情況、學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)基本情況、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目（如大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計(jì)劃、博文杯百項(xiàng)實(shí)證創(chuàng)新基金項(xiàng)目等）、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成果。③活動(dòng)類檔案：包括創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、創(chuàng)業(yè)沙龍、創(chuàng)業(yè)輔導(dǎo)、創(chuàng)業(yè)大賽（如“挑戰(zhàn)杯”、“創(chuàng)青春”等創(chuàng)業(yè)大賽）、創(chuàng)業(yè)講座、創(chuàng)業(yè)模擬實(shí)驗(yàn)等內(nèi)容。④實(shí)物類檔案：包括上級(jí)機(jī)關(guān)部門頒發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書(shū)等內(nèi)容。⑤聲像類檔案：包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的音頻、視頻、照片等內(nèi)容[2]68。保管期限可以定為長(zhǎng)期。

2.高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的管理。將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料收集齊全，只是歸檔工作中最基礎(chǔ)的一步，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)是重中之重。高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作牽涉部門眾多，包括教務(wù)部門、團(tuán)委、研究生院、科研部門、二級(jí)學(xué)院等，也有高校專門成立了創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)院，因此高校要廣泛宣傳，提高創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的歸檔意識(shí)，高校檔案管理部門也要第一時(shí)間跟進(jìn)，將檔案工作貫穿創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作的始終。高校要明確各相關(guān)部門在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的職責(zé)，確定責(zé)任主體，制訂相關(guān)政策措施，還要對(duì)高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料的立卷歸檔部門、檔案管理部門提供專兼職人員和經(jīng)費(fèi)支持，從制度上給予保證，方能做好高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理工作。

3.開(kāi)展高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案編研工作。開(kāi)展高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案編研工作，可提升高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的服務(wù)效能，將高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案轉(zhuǎn)化為學(xué)生可參考使用的材料，如編制高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)政策匯編、高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成果集、高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目匯編等，可激活學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)靈感，提高學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)熱情。編研成果還可以用來(lái)開(kāi)展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育相關(guān)主題展覽，從而使檔案意識(shí)深入師生心底，并更有針對(duì)性地開(kāi)展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的收集工作，形成良性循環(huán)。

四、高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案信息化、數(shù)字化管理規(guī)劃

高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的信息化、數(shù)字化管理規(guī)劃建立在大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理信息化的基礎(chǔ)上。目前各高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理系統(tǒng)缺乏，各種創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)及項(xiàng)目材料的收集、審核基本靠傳統(tǒng)的手工方式。而且多頭管理，連相關(guān)材料的格式都是五花八門，缺乏統(tǒng)一性。建議建立信息化、數(shù)字化管理平臺(tái)，實(shí)施一站式管理服務(wù)。通過(guò)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理平臺(tái)的構(gòu)建，搭建連接學(xué)校、學(xué)院、師生、檔案管理部門的橋梁紐帶。為各方錄入、調(diào)閱、查詢、輸出、管理、溝通協(xié)調(diào)提供一站式管理服務(wù)。學(xué)生或?qū)W院通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)相關(guān)活動(dòng)、項(xiàng)目、競(jìng)賽的申報(bào)、上傳材料、數(shù)據(jù)錄入、紀(jì)錄創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)并展示成果。采用電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合的歸檔方式，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)平臺(tái)與檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)接，除了官方政策文件作為紙質(zhì)材料放入檔案袋，其他材料作為電子檔案歸檔，可有效減輕檔案管理部門的壓力和負(fù)擔(dān)。在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理平臺(tái)基礎(chǔ)上，形成創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才庫(kù)，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)導(dǎo)師庫(kù)，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成果庫(kù)等專門數(shù)據(jù)庫(kù)。學(xué)生個(gè)人創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料也可以通過(guò)管理平臺(tái)導(dǎo)出，由管理部門審核蓋章，形成學(xué)生個(gè)性化的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案材料，即可作為學(xué)生學(xué)分轉(zhuǎn)換和抵學(xué)分依據(jù)，又可加入學(xué)生人事檔案，增加學(xué)生求職砝碼[3]165。

高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育不可缺少的一環(huán)，高校各創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)相關(guān)部門應(yīng)配合高校檔案管理部門，收集齊全并開(kāi)發(fā)利用好高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案，建立高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系，為學(xué)生學(xué)分轉(zhuǎn)換及抵學(xué)分提供依據(jù)，為學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)提供“智庫(kù)”，深入高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育及活動(dòng)第一線，檔案管理工作從幕后走向臺(tái)前，從而全面推動(dòng)高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革工作。

[1] 國(guó)務(wù)院辦公廳政府信息與政務(wù)公開(kāi)辦公室.國(guó)務(wù)院大眾創(chuàng)業(yè)萬(wàn)眾創(chuàng)新政策選編[M].北京:人民出版社,2015.

[2] 蔡小飛.大學(xué)生創(chuàng)業(yè)檔案的系統(tǒng)構(gòu)建及管理模式創(chuàng)新[J].寧波大學(xué)學(xué)報(bào)（教育科學(xué)版）,2015（11）:67-69.

[3] 梁微.地方高校“全程互動(dòng)”創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理淺析[J].創(chuàng)新與創(chuàng)業(yè)教育,2016（10）:163-166.

王琳，中南財(cái)政政法大學(xué)檔案館館員，研究方向?yàn)闄n案管理。