高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究

陶媛

（黑龍江大學(xué)研究生學(xué)院哈爾濱150000）

高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究

陶媛

（黑龍江大學(xué)研究生學(xué)院哈爾濱150000）

檔案是社會發(fā)展的重要組成部分，高校檔案更是整個高校運行必不可少的條件。目前高校檔案已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的僅僅依靠紙質(zhì)文件來呈現(xiàn)和保存，更多的是數(shù)字化的檔案，即運用與時代發(fā)展接軌的新信息技術(shù)來實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的收集與整理的全過程。通過閱讀近幾年與高校檔案數(shù)字化建設(shè)有關(guān)的學(xué)術(shù)文獻，我對相關(guān)的文獻數(shù)量和研究內(nèi)容進行了匯總，本文將從高校檔案數(shù)字化建設(shè)的概述、研究現(xiàn)狀、存在的問題和相關(guān)對策這幾個方面入手分析，較為詳細(xì)地分析與這個課題相關(guān)的研究內(nèi)容、學(xué)術(shù)貢獻、研究空間和不足之處等內(nèi)容，以期對以后更多學(xué)者的學(xué)術(shù)研究有一定的參考價值。

高校檔案檔案數(shù)字化數(shù)字化建設(shè)

G270.7

A

2017-05-06

一、數(shù)據(jù)來源

1.論文選取。選取中國知網(wǎng)“中國期刊全文數(shù)據(jù)庫”作為檢索工具，檢索時間是在2017年2月22日上午十點，筆者采用“篇名=高校檔案and篇名=數(shù)字化建設(shè)”為檢索條件，可以發(fā)現(xiàn)，一共檢索到95條結(jié)果，相關(guān)的論文發(fā)表的時間主要集中在2003年到2016年，因此我們主要是對這個時間段內(nèi)的研究文獻進行檢索。不難發(fā)現(xiàn)，這個領(lǐng)域的研究層次主要是以下四個部分，分別是基礎(chǔ)研究（社科）、行業(yè)指導(dǎo)（社科）、工程技術(shù)（自科）、職業(yè)指導(dǎo)（社科）。其中最早的一篇文獻是在2003年8月25日發(fā)表的《高校檔案信息化數(shù)字化建設(shè)初探》，作者是山東行政學(xué)院、山東省經(jīng)濟管理干部學(xué)院學(xué)報的李若秀，他的這篇文獻被引用過兩次，截止檢索時被下載過73次，以下是詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析。

圖1 2003—2016年高校檔案數(shù)字化建設(shè)的論文年度分布圖

圖一是2003年至2016年高校檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)的文獻數(shù)量統(tǒng)計情況，從圖表的折線走勢來看，文獻每年的發(fā)表情況是很不穩(wěn)定的，波動性很大，但是從總體上看，文獻的發(fā)表數(shù)量還是呈上升趨勢的。在后期，也就是2014年到2016年這兩年期間，文獻數(shù)量上升得最快，直到2016年，該領(lǐng)域的文獻數(shù)量達到了最大值15篇。預(yù)計在2017年文獻數(shù)量還會呈增長趨勢，形勢是十分可觀的。

2.期刊分布。經(jīng)統(tǒng)計，發(fā)表論文涉及的期刊共計63種，其中，發(fā)布一篇論文的有50種。表2列出了發(fā)表兩篇論文及兩篇論文以上的期刊。

表二 載文量在兩篇以上的期刊分布

從圖二可以看出：有13種期刊（其中有5種是檔案學(xué)專用期刊）發(fā)文兩篇及兩篇以上，一共42篇文獻，發(fā)表論文數(shù)占總數(shù)的44.21%，其中《蘭臺世界》和《城建檔案》兩種期刊是獲取網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究的重要來源。關(guān)于數(shù)字化背景下的檔案建設(shè)的研究論文能在《蘭臺世界》這樣的期刊上發(fā)表在一定程度上反映了其論文水平相對較高。同時，通過這個數(shù)據(jù)，也給我們一個指引，在哪獲取有關(guān)高校檔案數(shù)字化建設(shè)方面研究的信息以及學(xué)術(shù)論文參考等。在發(fā)文數(shù)量在兩篇及兩篇以上的這13種期刊中，有5種是核心期刊，占論文總數(shù)的18.95%，但是絕大多數(shù)刊登的期刊都不是知名期刊，而且總體刊登的論文數(shù)較少，高質(zhì)量論文所占的比率也不是太低。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的研究現(xiàn)狀

1.現(xiàn)狀概況。很顯然，隨著信息技術(shù)的進步，數(shù)字化進程明顯加快，檔案數(shù)字化建設(shè)也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。通過對這一領(lǐng)域相關(guān)論文的統(tǒng)計研究，我們也可以看到，在當(dāng)前背景下高校如何合情、合理、合法地建設(shè)檔案數(shù)字化的研究雖然不是很多，但是各研究人員也在實踐中得出自己的觀點，這些觀點也值得各檔案部門借鑒參考。通過目前的研究發(fā)現(xiàn)，在高校檔案數(shù)字化建設(shè)方面，學(xué)術(shù)界也存在研究不夠充分的狀況。因為在實踐中，人們對于檔案的認(rèn)識也不充分，檔案信息并沒有像圖書那樣引起大家足夠的認(rèn)識和重視，在實際利用方面，對檔案館的利用也是少之又少。而通過對于有關(guān)高校檔案數(shù)字化建設(shè)方面論文的查看，可以看到目前這一領(lǐng)域的研究，主要還是在高校檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)優(yōu)化研究方向，針對開發(fā)途徑的研究還是在少數(shù)。

2.存在的問題。

（1）技術(shù)基礎(chǔ)薄弱。在如今的信息化時代，傳統(tǒng)的高校檔案已經(jīng)慢慢地?zé)o法適應(yīng)社會的需要，現(xiàn)代化的檔案越來越得到社會的關(guān)注，高校的檔案數(shù)字化建設(shè)與技術(shù)息息相關(guān)。目前，高校在檔案數(shù)字化建設(shè)方面的技術(shù)條件還是不夠成熟。鍵盤錄入和光學(xué)的字符識掃描輸入作為檔案數(shù)字化的很重要的兩種技術(shù)方法，在發(fā)揮其獨特優(yōu)勢的同時，也存在著一定的弊端。鍵盤錄入是有一些不足之處的，比如費用比較高，錄入工作效率低下，導(dǎo)致整個檔案工作效率不高；光學(xué)的字符識掃描輸入也存在一些問題，比如照片不清楚，符號類別較多，難以分辨等[1]93。針對這些問題，高校更應(yīng)該重視檔案數(shù)字化的技術(shù)基礎(chǔ)建設(shè)，加快向現(xiàn)代化數(shù)字檔案轉(zhuǎn)型的步伐，把檔案工作從理論推向?qū)嵺`。

（2）制度不夠完善。高校檔案數(shù)字化建設(shè)是需要遵循一定的制度和規(guī)范的，依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，高校檔案數(shù)字化工作才能進一步開展。目前的高校檔案數(shù)字化進程緩慢，而且沒有特別規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)來約束檔案數(shù)字化工作，這就使得在數(shù)字化建設(shè)過程中會出現(xiàn)很多問題，無法用公平、公正的方式去處理[2]60。其實，高校的檔案作為一個獨立的系統(tǒng)，沒有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，因此這個系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)度不高，如果要進行統(tǒng)一的管理恐怕有難度。

（3）基礎(chǔ)設(shè)施落后。我們都了解，經(jīng)濟基礎(chǔ)決定上層建筑。如果我們把建設(shè)高校檔案數(shù)字化所需要的基礎(chǔ)設(shè)施當(dāng)作基礎(chǔ)，同時依靠這些基礎(chǔ)設(shè)施對高校檔案進行數(shù)字化，就能夠更好地保存檔案，從而提高檔案的利用效率。目前，各大高校對學(xué)校教學(xué)設(shè)備的投入不多，對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入更是少之又少，這在一定程度上阻礙了檔案數(shù)字化的發(fā)展進程。另一方面，數(shù)字化也面臨著網(wǎng)絡(luò)安全問題，如病毒、黑客及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身的安全故障等，都會影響高校檔案的完整性。

（4）專業(yè)人才缺乏。高校檔案數(shù)字化建設(shè)不是一朝一夕的事情，需要人才和技術(shù)雙管齊下。高校需要對檔案專業(yè)人才進行一定的培訓(xùn)和管理，尤其要重視檔案管理人員的培養(yǎng)，檔案的收集和整理工作是基礎(chǔ)，要給予更多的關(guān)注。當(dāng)然，對于檔案管理相關(guān)技術(shù)人員的培養(yǎng)也不能忽視[4]86。只有在保證檔案專業(yè)人員具備一定的知識素養(yǎng)和綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，才能對高校檔案進行更好的管理，高校檔案的數(shù)字化進程才能更快發(fā)展。

三、對策分析

1.對高校數(shù)字化檔案進行規(guī)范化管理。一個國家一個民族的發(fā)展需要一定的政治經(jīng)濟制度來加以約束和管理，檔案不論多少，也需要一定的規(guī)范化管理手段進行制約。揚州職業(yè)大學(xué)的蘇莉認(rèn)為要實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)就要有一個統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)[5]3。這種標(biāo)準(zhǔn)不是由高校自己制定的，而是由國家檔案行政管理部門制定出宏觀的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，然后各大高校進行遵循。

2.對高校數(shù)字化檔案增加資金投入。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項很重要的工作，但是很多高校對其重視不夠，對檔案工作的重視程度不及教學(xué)工作的三分之一。從根本上來說，還是經(jīng)費不足。也就是說，各大高校對檔案工作方面的資金投入很少，檔案進行數(shù)字化建設(shè)又需要大量的技術(shù)支持，因此資金是很重要的因素。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)手段也上了新臺階，高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要更多資金的投入。像是技術(shù)引進、人才引進等問題都需要一定的資金來滿足和實現(xiàn)。

3.為高校數(shù)字化檔案提供安全保證。伴隨著社會的進步和發(fā)展，檔案的數(shù)字化進程明顯加快，高校檔案的數(shù)字化建設(shè)也在加快，這就使得檔案信息資源安全成為各大高校需要高度重視的問題。我們可以從幾個方面入手去落實檔案的安全性問題。首先，各大高?？梢越梃b或者使用先進的檔案管理系統(tǒng)，把校內(nèi)檔案通過互聯(lián)網(wǎng)合并到一個信息數(shù)據(jù)庫之中，便于信息資源共享和管理。其次，各大高校可以嘗試采取較為穩(wěn)妥的檔案信息保密機制，可以加強廣大師生的檔案信息安全意識，培養(yǎng)檔案管理人員的保管和管理技能[6]15。同時，也可以對重要的檔案進行備份，以免數(shù)據(jù)丟失而造成損失。各高校甚至可以使用安全監(jiān)控系統(tǒng)來保證檔案的安全。在保證檔案資源安全的基礎(chǔ)上，高校才能長遠(yuǎn)地發(fā)展。

4.開展高校檔案人員的系統(tǒng)化培訓(xùn)。我們都知道，紙質(zhì)檔案最早是由檔案工作人員進行保存的，高校的檔案也同樣如此。各高校要對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓(xùn)。高校檔案管理人員并不都是專職的，如果不進行系統(tǒng)培訓(xùn)就難以實現(xiàn)數(shù)字化?，F(xiàn)階段，數(shù)字化進程在不斷發(fā)展，與檔案相關(guān)的資源也越來越多，在這樣的背景下，我們更應(yīng)該想方設(shè)法提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。第一，檔案專業(yè)人員要培養(yǎng)較高的職業(yè)素養(yǎng)，把檔案工作當(dāng)成一種責(zé)任，時刻保持勤懇的工作態(tài)度。第二，操作系統(tǒng)要讓專業(yè)的檔案人員進行操作，避免信息出現(xiàn)大量錯誤或者是由于檔案人員自身原因?qū)е碌臋n案處理能力和效率下降等問題。工作人員最基本的工作環(huán)節(jié)就是檔案收集與整理，高校檔案管理人員的檔案技能得到有效改善，高校檔案數(shù)字化建設(shè)的進程才能穩(wěn)步向前。

四、結(jié)論

伴隨著數(shù)字化程度不斷加深和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進步，對高校的檔案也進行數(shù)字化管理目前已經(jīng)發(fā)展成新的潮流。依靠新型的信息技術(shù)和手段，數(shù)字化的檔案能夠節(jié)省人力、物力和財力，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)更大存儲范圍的數(shù)據(jù)庫的信息資源共享。目前，各高校在學(xué)校檔案利用方面還存在一定的缺陷，那是因為對高校檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏深入的認(rèn)識。因此，為了更好地滿足檔案信息用戶的信息需求，很重要的因素就是對檔案信息資源進行深度的挖掘，加強高校檔案的數(shù)字化進程。

[1] 袁琳.試論高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].黃岡師范學(xué)院學(xué)報,2004,24（1）:93-95.

[2] 海濤,宋文鳳.高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題與對策[J].現(xiàn)代交際,2013（11）:60-61.

[3] 鄭象虹.高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的對策研究[J].浙江海洋學(xué)院學(xué)報（人文科學(xué)版）,2010,27（2）:122-125.

[4] 柯峰,馮冬.高校檔案數(shù)字化建設(shè)芻論[J].西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報:社會科學(xué)版,2005,25（2）:86-88.

[5] 王建萍.淺談高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2007（3）.

[6] 蘇莉.高校檔案數(shù)字化建設(shè)亟待解決的問題及對策[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2005,15（18）:254-255.

Research on Digitalization Construction of University Archives

Tao Yuan
(Graduate School of Heilongjiang University,Harbin 150000,China)

Archives are an important part of social development,university archives is a dispensable condition for the operation of colleges and universities.At present,the archives of colleges and universities are no longer presented and saved by traditional paper documents,but more digitalized,that is to say,the process of collecting and collating data is realized with new information technology in accordance with the development of times.By reading the academic literature about the digitalization construction of university archives in recent years,I summarize the related literature quantity and research contents.Starting from the generalization,research status,existing problems and related countermeasures of digitalization construction of university archives,this paper analyzes the contents of research,academic contribution,research space and shortcomings related to this topic,and provides some reference to the future academic research.

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