水利工程檔案管理存在的問題與對策

文//趙麗娜

水利工程檔案管理存在的問題與對策

文//趙麗娜

水利工程檔案是在水利工程建設活動中直接形成的，由水利工程建設項目從立項、可研、設計、決策、施工、驗收到試運行等過程形成的資料組成，是具有保存價值的各種載體的材料。面對我國水利工程檔案管理工作比較滯后的現(xiàn)狀，針對存在的問題提出相應的解決對策，對促進水利事業(yè)的跨越式發(fā)展具有重要價值。

一、水利工程檔案的價值

近年來，隨著水利科技進步和水利工程項目建設數(shù)量迅速增加，水利工程在合理利用和分配水資源、預防洪澇災害、促進經(jīng)濟和社會發(fā)展領域發(fā)揮著越來越大的作用。水利工程不僅是水利工作者智慧與汗水的結晶，更是重要的基礎設施和國家與人民的寶貴財富。要從工程立項、工程建設以及后期維護等環(huán)節(jié)做好資料收集、整理和保存工作，充分發(fā)揮其應有價值，為水利工程的建設和運行維護服務。

在水利工程項目的立項、建設、管理過程中會不斷產(chǎn)生大量的文件資料。這些原始記錄能夠全面、真實、準確地反映水利工程建設的實際情況。在水利工程建設過程中，各種檔案資料是所有參建單位制定施工計劃、做出正確決策的重要參考依據(jù)。在工程施工全部結束后的竣工驗收與質量評定過程中，檔案資料是最重要的查考依據(jù)之一。

二、水利工程檔案管理存在的問題

1．管理體制層面。水利工程領域的檔案管理工作開展較晚，在管理體制上仍然存在明顯的缺陷。水利工程檔案管理建設相對于其它行業(yè)仍然滯后，導致水利工程領域的檔案執(zhí)法力度明顯不足。此外，水利工程作為綜合性工程項目，建設管理工作包括為數(shù)眾多的施工企業(yè)，涵蓋了眾多國家機關和主管部門，這些單位之間關系不清、權責不明也給檔案工作帶來不小難度。

2．管理機構層面。各參建單位對檔案管理的重視程度還不夠，大多數(shù)單位沒有設置專門的檔案管理部門。部分單位工程檔案管理仍由單位的安全、財務、人力資源等部門的行政人員兼職管理，這直接影響到建設單位的檔案管理水平。此外，由于基層單位的檔案管理機構缺乏專業(yè)性，而國家層面的檔案管理機構又沒有條件全程參與水利工程建設，兩層管理機構之間無法銜接也直接影響到水利工程檔案管理質量。

3．管理技術層面。隨著計算機網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，正在逐步進入信息社會。在這一時代背景下，檔案管理信息化為大勢所趨。應該注意到水利工程建設與普通企事業(yè)單位的行政管理不同。水利工程建設涉及眾多的建設單位，這些單位因為工程建設臨時聚集，并隨著施工結束而再次分散。不同性質、不同規(guī)模的水利工程項目，其建設與復雜程度往往也有所不同。因此，一般的管理軟件并不適合水利工程檔案管理，而開發(fā)適合的管理軟件不僅難度較大而且會增加投資成本。在這種情況下，各單位之間文件與信息傳輸仍以紙質為主，嚴重制約了檔案管理的信息化進程。

三、完善水利工程檔案管理的建議

1．健全水利工程檔案管理制度。各水利工程參建單位要根據(jù)國家檔案管理的相關規(guī)定結合行業(yè)標準，建立符合水利工程建設實際的檔案管理工作制度。特別是要建立健全檔案管理人員崗位責任制度、檔案材料的收集整理制度、檔案材料的使用管理制度等系列檔案規(guī)章制度。通過制度約束，使水利工程檔案的收集、整理、保管、使用等有章可循，促進水利工程檔案管理規(guī)范化、制度化和標準化。

2．健全基層檔案管理機構。水利工程參建單位在其項目部內部設立檔案管理部門，配齊所需設備和專職檔案管理人員。對于重特大水利工程，各參建單位要建立由直接領導參與的檔案管理領導小組，對本項目的檔案管理工作負責。通過建立基層檔案管理機構，實現(xiàn)領導統(tǒng)籌、各單位分管、檔案部門具體負責、全員參與的四級檔案管理網(wǎng)絡，為水利工程檔案管理系統(tǒng)化、科學化和標準化提供有力的組織保障。

3．加強檔案管理信息化建設。信息科技的高速發(fā)展，信息技術已廣泛運用到現(xiàn)代管理中，水利工程檔案管理也需要實現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理。當前水利工程領域的檔案管理信息化程度依然較低的原因，主要是檔案管理投入不足以及“尊重”紙質檔案的傳統(tǒng)心理。要促進水利工程檔案信息化建設，首先要改變傳統(tǒng)觀念，并加大檔案管理領域的資金投入。國家相關部門要重視水利工程檔案信息化建設，積極與高校和相關科研機構合作，開發(fā)適合水利工程的信息化管理系統(tǒng)。要從水利工程檔案入手，提升檔案管理信息化水平。例如，在水利工程檔案管理工作中大力推行電子文件、縮微檔案、磁介質檔案等多種新型檔案形式，加大對檔案資料的加工和利用途徑，真正體現(xiàn)檔案資料的價值。

（作者單位：白城市水利勘測設計院）